对档案管理工作的思考

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  随着档案工作中心从“档案保管”转移到“档案利用”上,对档案信息开发人员的思维素养要求越来越高,本文就信息资源管理背景下,档案信息开发人员科学思维的培养问题提出一些解决之策。
  恩格斯指出:“每一个时代的理论思维,都是一种历史的产物,它在不同的时代具有完全不同的形式,同时具有完全不同的内容。因此,关于思维的科学,也和其他各门科学一样,是一种历史的科学,是关于人的思维的历史发展的科学”,档案工作人员的职业角色已从单纯的档案保管者扩展为同时作为概念、知识的提供者”。档案信息开发人员面对的更多的是诸如电子文件的真实性鉴定,网络信息归档及其档案化管理、数字遗产的保护与开发等新问题、新事物的探究都需要档案信息开发人员对档案信息的客观性的把握,对所面临问题深度和广大的把握都提出了更高的要求,因此,在信息资源管理背景下,档案信息开发人员科学思维的培养就显的尤为重要,档案信息开发人员需要培养自己科学思维模式,去解决档案领域不断出现的新的问题,同时档案信息开发人员需要对自己的思维模式进行一些转变,以更加符合档案信息资源开发对信息开发思维素养的需要。
  一、由寻找问题原因思维方式向如何解决问题思维方式转变
  (一)寻找问题原因思维方式、如何解决问题思维方式的定义
  寻找问题原因思维指当一个问题出现时,追根溯源,探究问题是如何产生。这种思维方式不适合档案的实际工作中对实际问题的解决。在档案信息开发过程中,当遇到与档案相关的问题时,档案信息开发人员更多的以如何解决问题作为自己思维的出发點,而不应该以探究问题出现的原因作为自己思维的出发点。而如何解决问题的思维模式是问题发生时,不是去寻找事情发生的原因,而是更多的去寻找解决问题之道。这种思维方式更适合去解决档案信息开发过程中遇到的问题,是一种更高效的思维模式。
  (二)由寻找问题原因思维向如何解决问题思维转变的必要性
  档案工作人员在实际参与档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等工作中更多的是考虑如何解决问题,而不是问为什么。所以,档案人员应该在学习档案学专业理论知识的同时,注重这方面思维的训练。
  比如根据《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等有关文件的规定,档案馆在接收现行单位档案时,必须符合以下要求:
  1.一个单位的档案,应作为一个整体,归入一个档案馆。
  2.规定移交的应由有关单位收集齐全,必须经过整理,必须经过鉴定。
  保管期限要划分准确,要具备一式三份的案卷目录(一份经档案馆签收后退还原但单位保存),一份作为档案馆的检索工具,一份由档案馆存档),同时还应附一份有关档案及其形成单位历史情况的说明,与该部分档案有关的资料,应随同档案一起移交。现行单位在档案移交之前,应就档案的移交时间,移交方式等具体事项与有关的档案馆取得共识。档案工作人员在参与接收现行单位档案时,需要判断接受的档案是否符合上述条件,而无需探究原因。这是一种档案工作的思维模式。所以档案工作人员在日常生活中,遇到各种问题时,应有意识的问自己该如何解决,有什么解决问题之策,只有这样才能渐渐的由问为什么的思维模式向问如何解决的工作思维模式转变。并使之成为自己的一种思维惯性。
  二、由主观性思维向客观性思维转变
  (一)主观思维、客观思维定义
  主观性思维指人们在接受信息时,不是客观地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知识且根据现有的知识经过自己的判断,推断后而得出的结论。已经改变了原有信息的原始面貌,而客观性思维指在接受信息时,只接受客观信息本身,而不加入个人的主观判断。
  (二)强调客观性思维培养的必要性
  档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用等工作中的原则与判断标准都是非常客观的,档案信息开发人员必须从实际出发,客观的实事求是的对其进行判断,切勿加入个人的主观臆断。
  另外,在实际的各项档案工作中,客观地表达档案信息和接受档案信息可以最大量的减少沟通障碍和对信息内容的误判。同时客观性思考问题比主观性思考问题更为合理,更为科学。
  所以说档案管理工作是一项客观性极强的工作,无论是档案管理人员之间,还是档案管理人员与档案利用者之间在交流信息,相互沟通的过程中,都必须客观的接受信息。另外,档案全宗构成的条件、判定档案所属的全宗、档案统计工作的步骤及档案真伪的鉴辨、档案鉴定的程序等都需要做到客观。客观性思维的培养需要一个漫长的过程,需要档案工作人员在学习和生活中不断渗透,使之逐渐成为自己的一种思维习惯。
  档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用本身就是一个相互影响相互制约的有机整体,需要从宏观整体去把握,才能使各项工作井然有序的进行。需要用到演绎的思维,而其中涉及到的具体过程是程序化,流程化的操作,需要归纳性的思维,档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息开发的效率。
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