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摘 要:人事档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等环节,收集工作是首要环节。收集人事档案材料,不断充实人事档案内容,对收集起来的档案材料进行审查,甄别其真伪,判定有无保存价值,确定其是否归入人事档案,直接为人力资源管理工作的社会服务。
关键词:人事档案管理收集鉴别
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(b)-0222-01
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的,以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料。人事档案必须做到整体内容完整齐全,个体材料客观真实,才能为用人部门提供优质服务。
1 人事档案的收集
收集人事档案材料,充实人事档案内容,是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性的工作。
1.1 人事档案的归档
做好人事档案收集工作,人事档案材料的归档范围包括:调配、任免、考察考核材料,录用材料,办理出国、出境材料,各种代表会材料,工资待遇材料,学历和评定岗位技能材料,职称材料,加入党团组织材料,政审、考核材料,奖励与处分材料,履历、自传、鉴定材料,科研材料,残疾材料,其他材料。必须是办理完毕的正式文件材料。材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确、写明承办单位及时间。手续完备。凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章;凡须经本人见面或签字的,必须经过见面或签字。档案材料须统一使用16开规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写。除电传材料外,一般不得用复印件代替原件归档。
1.2 人事档案材料的收集渠道
通过组织、人事、劳动(劳资)及其他人员管理部门,收集各种履历表、简历表、登记表、自传、鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、“以工代干”转干的材料;评聘、晋升、套改专业技术职务(职称)和评定工人岗位技能的材料;授予学位、学衔、军衔的材料;审计工作中形成的有关材料;出国、出境、办理工资、调整级别待遇、离休、退休的材料[1]。通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门,收集员工入党、入团,民主评议党员、退党、退团、除名及参加民主党派的有关材料;授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料;有关政治历史问题的审查、甄别、平反结论、调查报告和本人的申诉、检查交待材料;更改姓名、年龄、参加革命工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。通过纪律检查部门、行政监察部门、保卫部门和公安、司法、检察部门,收集员工违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分及撤销处分的材料,刑事判决书等。通过科技、业务部门、学校和培训部门,收集反映员工业务能力,科技发明、论著的篇目,业务考绩、成果、贡献评定、学习成绩、学历、鉴定、奖励、处分等材料。通过军队有关部门和地方民政部门,收集曾在部队工作过的人员的档案材料,地方干部兼任部队职务的审批材料,复员和转业军人的档案材料。
1.3 建立和健全收集制度
人事档案部门应建立和健全移交制度,明确规定各单位、各部门日常工作中形成的,凡是属于归档范围的材料,均应移交人事档案部门。人事档案部门对所管人事档案数量的状况,应定期(季度、半年、1年)进行检查核对,将不符合归档要求的材料,退回形成单位重新制作或补办手续;不属人事档案范围的材料,予以剔除或退回原单位处理;发现缺少的材料,应填写补充材料登记表,以便有计划地进行收集。组织、人事、劳动(劳资)等部门,根据工作需要和档案材料的缺少情况,统一布置填写履历表、登记表、鉴定表、自传等,使人事档案及时得到补充。
2 人事档案的鉴别
鉴别是系统整理的基础和前提,也是保证人事档案材料完整、精炼、真实的重要手段。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。
2.1 鉴别的内容和方法
鉴别工作的任务之一,就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。人事档案是以员工姓名为特征整理保存的,确定档案材料是否归档,应仔细核对档案材料上的籍贯、年龄、性别、家庭出身、本人成分、工作单位、加入党团组织、参加工作时间、职务、工资级别等基本情况是否相同,主要经历是否一致。鉴别时要核查曾用名及更改姓名的材料,否则,容易把同一个人的材料分散在几处,给查找、利用造成困难。
对处理完毕和手续完备的材料,才能归入人事档案。人事档案材料的内容必须真实、准确,不能有虚假和模棱两可或相互矛盾[2]。鉴别中发现内容不实、词义含混、观点不明确、相互矛盾的材料,均应及时退回原形成单位重新撰写、核实。鉴别中应仔细检查材料系列的完整程度。每份材料不得有缺页、无时间、作者或签章等要素,一经发现应及时收集、补充、补办手续。人事档案要保持精炼,拣出重份和内容重复的材料。不管什么材料,正、副本只各保存一份。鉴别工作中,还应同时检查档案材料有无破损、霉烂变质、字迹模糊、伪造或涂改等现象,有问题时及时处理。
2.2 鉴别工作的原则
鉴别工作的政策性很强,必须遵循“取之有据,舍之有理”的原则。取之有据,是指归入人事档案的材料要有依据,符合上级的有关规定。舍之有理,是指决定剔除的材料,要有足够的理由,尤其是准备销毁的材料,更须十分谨慎,不能武断或草率。人事档案是培养、选拔干部的依据,有时一份材料会影响一个人的使用。因此,应以高度负责的精神,慎之又慎地决定材料的取舍。鉴别档案材料必须以有关政策规定为依据,以有关规定为依据,严肃认真地进行。鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,确定材料是否归入档案。鉴别是决定档案取舍和存毁的大事,必须有严格的制度保证其顺利进行。凡从档案中撤出的材料,必须遵循“舍之有据”的原则,符合有关规定;要有专人负责,严格把关,对比较重要材料的取舍,应请示有关领导;销毁档案材料,必须逐份登记,履行审批和监销手续。
参考文献
[1] 朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.
[2] 邓绍兴.完善干部人事档案工作管理体制的管见[J].档案与建设,2008(1).
关键词:人事档案管理收集鉴别
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(b)-0222-01
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的,以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料。人事档案必须做到整体内容完整齐全,个体材料客观真实,才能为用人部门提供优质服务。
1 人事档案的收集
收集人事档案材料,充实人事档案内容,是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性的工作。
1.1 人事档案的归档
做好人事档案收集工作,人事档案材料的归档范围包括:调配、任免、考察考核材料,录用材料,办理出国、出境材料,各种代表会材料,工资待遇材料,学历和评定岗位技能材料,职称材料,加入党团组织材料,政审、考核材料,奖励与处分材料,履历、自传、鉴定材料,科研材料,残疾材料,其他材料。必须是办理完毕的正式文件材料。材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确、写明承办单位及时间。手续完备。凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章;凡须经本人见面或签字的,必须经过见面或签字。档案材料须统一使用16开规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写。除电传材料外,一般不得用复印件代替原件归档。
1.2 人事档案材料的收集渠道
通过组织、人事、劳动(劳资)及其他人员管理部门,收集各种履历表、简历表、登记表、自传、鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、“以工代干”转干的材料;评聘、晋升、套改专业技术职务(职称)和评定工人岗位技能的材料;授予学位、学衔、军衔的材料;审计工作中形成的有关材料;出国、出境、办理工资、调整级别待遇、离休、退休的材料[1]。通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门,收集员工入党、入团,民主评议党员、退党、退团、除名及参加民主党派的有关材料;授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料;有关政治历史问题的审查、甄别、平反结论、调查报告和本人的申诉、检查交待材料;更改姓名、年龄、参加革命工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。通过纪律检查部门、行政监察部门、保卫部门和公安、司法、检察部门,收集员工违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分及撤销处分的材料,刑事判决书等。通过科技、业务部门、学校和培训部门,收集反映员工业务能力,科技发明、论著的篇目,业务考绩、成果、贡献评定、学习成绩、学历、鉴定、奖励、处分等材料。通过军队有关部门和地方民政部门,收集曾在部队工作过的人员的档案材料,地方干部兼任部队职务的审批材料,复员和转业军人的档案材料。
1.3 建立和健全收集制度
人事档案部门应建立和健全移交制度,明确规定各单位、各部门日常工作中形成的,凡是属于归档范围的材料,均应移交人事档案部门。人事档案部门对所管人事档案数量的状况,应定期(季度、半年、1年)进行检查核对,将不符合归档要求的材料,退回形成单位重新制作或补办手续;不属人事档案范围的材料,予以剔除或退回原单位处理;发现缺少的材料,应填写补充材料登记表,以便有计划地进行收集。组织、人事、劳动(劳资)等部门,根据工作需要和档案材料的缺少情况,统一布置填写履历表、登记表、鉴定表、自传等,使人事档案及时得到补充。
2 人事档案的鉴别
鉴别是系统整理的基础和前提,也是保证人事档案材料完整、精炼、真实的重要手段。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。
2.1 鉴别的内容和方法
鉴别工作的任务之一,就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。人事档案是以员工姓名为特征整理保存的,确定档案材料是否归档,应仔细核对档案材料上的籍贯、年龄、性别、家庭出身、本人成分、工作单位、加入党团组织、参加工作时间、职务、工资级别等基本情况是否相同,主要经历是否一致。鉴别时要核查曾用名及更改姓名的材料,否则,容易把同一个人的材料分散在几处,给查找、利用造成困难。
对处理完毕和手续完备的材料,才能归入人事档案。人事档案材料的内容必须真实、准确,不能有虚假和模棱两可或相互矛盾[2]。鉴别中发现内容不实、词义含混、观点不明确、相互矛盾的材料,均应及时退回原形成单位重新撰写、核实。鉴别中应仔细检查材料系列的完整程度。每份材料不得有缺页、无时间、作者或签章等要素,一经发现应及时收集、补充、补办手续。人事档案要保持精炼,拣出重份和内容重复的材料。不管什么材料,正、副本只各保存一份。鉴别工作中,还应同时检查档案材料有无破损、霉烂变质、字迹模糊、伪造或涂改等现象,有问题时及时处理。
2.2 鉴别工作的原则
鉴别工作的政策性很强,必须遵循“取之有据,舍之有理”的原则。取之有据,是指归入人事档案的材料要有依据,符合上级的有关规定。舍之有理,是指决定剔除的材料,要有足够的理由,尤其是准备销毁的材料,更须十分谨慎,不能武断或草率。人事档案是培养、选拔干部的依据,有时一份材料会影响一个人的使用。因此,应以高度负责的精神,慎之又慎地决定材料的取舍。鉴别档案材料必须以有关政策规定为依据,以有关规定为依据,严肃认真地进行。鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,确定材料是否归入档案。鉴别是决定档案取舍和存毁的大事,必须有严格的制度保证其顺利进行。凡从档案中撤出的材料,必须遵循“舍之有据”的原则,符合有关规定;要有专人负责,严格把关,对比较重要材料的取舍,应请示有关领导;销毁档案材料,必须逐份登记,履行审批和监销手续。
参考文献
[1] 朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.
[2] 邓绍兴.完善干部人事档案工作管理体制的管见[J].档案与建设,2008(1).