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［摘要］大阪市立档案馆内存放着大量的宝贵资料，来访人数众多，安全保管档案是一项重要而艰巨的任务。纸质资料要防止害虫啃噬，金属资料要防止潮湿生锈，使用杀虫剂和干燥剂虽然切实可行，但也做不到万无一失。目前较好的方法是将档案资料电子化，既方便保存也便于查阅，但却少了原始纸质档案资料的原汁原味，说到底，档案的数字化只是一种保管的手段，它永远不能代替纸质档案。
［关键词］档案 保存 电子化
［中图分类号］G279.2 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2011）12－0076－01
日本具有先进的档案管理方法，其中，大阪市立档案馆的档案管理系统在日本国内也具有先进性。大阪市立档案馆对大阪市内的机关、团体制作印刷的刊物、册子、资料、地图等文件刊行后，立刻取得至少三份，一份用作永久保存存入书库，一份在档案馆内保存，一份在行政资料中心展览。档案馆共有四楼，一楼为历史展示厅，二楼为科学展示厅，三楼为科学装置展示厅，四楼为收藏库。
根据2009年度的统计，馆内的收藏资料数目为：档案、行政刊物各9万册，其他文件共20余万件。档案馆每天的来访者约为4000人次，这是因为档案馆本身并不对一般市民开放，因此大阪市立档案馆设立了广泛向一般市民开放查阅档案资料以及提供市政资料的窗口：“行政资料中心”，每天有6万人次来访，该中心不仅可以查阅资料，还免费向来访者提供行政刊物和地图。
面对如此庞大的档案数目和来访人次，安全保管档案不得不称得上是一项重要而艰巨的任务。来访者大多数借阅的档案资料是刊物、印刷物，对于印刷物来说，最怕的是潮气和虫叮。在处理潮气上，由于运营性质上不能进行闭馆统一熏蒸（将资料干燥并且杀虫），这样做也会损害档案馆墙壁，因此在外部对保管资料进行熏蒸处理后，存入仓库。
害虫的发生原因主要有以下几种：通风不畅、漏雨造成的潮气过多；从外部带来的污染资料；清扫不良导致的尘埃聚集等。大阪市立档案馆在发现虫子后，立即处理并究明原因。为防患于未然，采用了很多处理害虫的方案。馆内各处都设有能黏着虫子的IPM捕虫胶带，定期进行紫外线扫描工作，声波蚊虫驱赶系统、电脑调节馆内温度等等。但是尽管如此也不能完全避免害虫的入侵，2006年就发生了一次蚊虫在馆内大量出现的事故。经过调查，是因为带入了一份没有经过检查的带有霉的资料，导致蚊虫滋生，不得已在馆内喷洒了大量的杀虫剂。
由于档案馆同时也保留有很多金属制的资料，因此对于潮湿度也有很高要求。虽然通过电脑测量和调节湿度、温度，但是难免与实际状况会有所出入。特别是梅雨季节，很多来访者都会将雨伞套入塑料袋带入馆内，导致馆内潮湿度上升。而且档案馆建立之初并没有想到日来访者会超过3000人，因此没有设立过高的来访者处理量。后来经过对空调系统的升级，现在能够处理过高的湿度，并且为以防万一，在展示柜内也放有干燥剂。
相比之下，对档案资料保管更好的方法是电子化档案。大阪市立档案馆一直在不断探索更加效率化、节能化、安全化的数码数据保管技术。2001年开始，档案馆先行尝试将平面设计图5000件、照片15200件进行数码化。最初是将图样用数码相机拍照，但是发现这样保存会存在较大的误差，因此终止。后来引进使用浮床式扫描仪直接扫描图样成像，在此之后不断将资料数字化，通过扫描仪数码化后的图像用高解析度的TIFF格式保存。为了供一般群众公开阅览用，图像被处理为JPEG等三阶段格式，作为阅览图片的软件采用了Mr.SID，这种软件不仅对图像的解析还原度很高，而且放大缩小对计算机的负荷很小。
档案馆使用的是A0尺寸的扫描仪，对于很多长度超过3米的设计图，则有必要进行分割扫描处理，超过扫描仪的部分必须留有10厘米以上的重叠部分进行扫描，有效避免了边缘部分信息的缺失。对于横向纵向跨度大的设计图，则分为四个部分扫描。分割扫描后的图样直接保存，并不做连接处理，这是因为很多设计图非常复杂，要想严密的将原图还原的话不仅十分困难，而且需要花费大量的时间。
将印刷品的档案资料进行数字处理后，作为高精细图像阅览服务（Mr.SID格式）向一般群众公开展览。数码化处理的优点是，不仅可以避免资料公开展览所带来的损耗，而且取出、放入资料的过程中无须办理手续，时间被大大缩短，检索档案资料也非常快捷便利。
档案资料的一部分在大阪市立档案馆的网站被公开，但是公开的仅仅是低解析度的图样，这是为了区别网络访客和实际来到档案馆的访客。作为今后的计划，大阪市立档案馆正在探讨数码资料设计图、照片资料的收费打印业务，但是档案馆没有专门印刷照片用的设备，因此作为暂定措施，尝试将带有水印的照片数据存入只读式的存储媒介提供给访客。但是这样的措施是否有效无法得知，也无法贸然尝试，因为一旦数据流入互联网，那么后果不堪设想，因此在目前仍在慎重讨论。
数字化的电子档案虽然方便，但是一步走错，宝贵的收藏资料就会流失。因此不能迷信数字化，尽管有数字资料至上的风潮，但是电子化的档案管理并不是万能的。要认识到，原本的档案，真正的资料才是原汁原味的，档案的数字化只是一种保管的手段。
［关键词］档案 保存 电子化
［中图分类号］G279.2 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2011）12－0076－01
日本具有先进的档案管理方法，其中，大阪市立档案馆的档案管理系统在日本国内也具有先进性。大阪市立档案馆对大阪市内的机关、团体制作印刷的刊物、册子、资料、地图等文件刊行后，立刻取得至少三份，一份用作永久保存存入书库，一份在档案馆内保存，一份在行政资料中心展览。档案馆共有四楼，一楼为历史展示厅，二楼为科学展示厅，三楼为科学装置展示厅，四楼为收藏库。
根据2009年度的统计，馆内的收藏资料数目为：档案、行政刊物各9万册，其他文件共20余万件。档案馆每天的来访者约为4000人次，这是因为档案馆本身并不对一般市民开放，因此大阪市立档案馆设立了广泛向一般市民开放查阅档案资料以及提供市政资料的窗口：“行政资料中心”，每天有6万人次来访，该中心不仅可以查阅资料，还免费向来访者提供行政刊物和地图。
面对如此庞大的档案数目和来访人次，安全保管档案不得不称得上是一项重要而艰巨的任务。来访者大多数借阅的档案资料是刊物、印刷物，对于印刷物来说，最怕的是潮气和虫叮。在处理潮气上，由于运营性质上不能进行闭馆统一熏蒸（将资料干燥并且杀虫），这样做也会损害档案馆墙壁，因此在外部对保管资料进行熏蒸处理后，存入仓库。
害虫的发生原因主要有以下几种：通风不畅、漏雨造成的潮气过多；从外部带来的污染资料；清扫不良导致的尘埃聚集等。大阪市立档案馆在发现虫子后，立即处理并究明原因。为防患于未然，采用了很多处理害虫的方案。馆内各处都设有能黏着虫子的IPM捕虫胶带，定期进行紫外线扫描工作，声波蚊虫驱赶系统、电脑调节馆内温度等等。但是尽管如此也不能完全避免害虫的入侵，2006年就发生了一次蚊虫在馆内大量出现的事故。经过调查，是因为带入了一份没有经过检查的带有霉的资料，导致蚊虫滋生，不得已在馆内喷洒了大量的杀虫剂。
由于档案馆同时也保留有很多金属制的资料，因此对于潮湿度也有很高要求。虽然通过电脑测量和调节湿度、温度，但是难免与实际状况会有所出入。特别是梅雨季节，很多来访者都会将雨伞套入塑料袋带入馆内，导致馆内潮湿度上升。而且档案馆建立之初并没有想到日来访者会超过3000人，因此没有设立过高的来访者处理量。后来经过对空调系统的升级，现在能够处理过高的湿度，并且为以防万一，在展示柜内也放有干燥剂。
相比之下，对档案资料保管更好的方法是电子化档案。大阪市立档案馆一直在不断探索更加效率化、节能化、安全化的数码数据保管技术。2001年开始，档案馆先行尝试将平面设计图5000件、照片15200件进行数码化。最初是将图样用数码相机拍照，但是发现这样保存会存在较大的误差，因此终止。后来引进使用浮床式扫描仪直接扫描图样成像，在此之后不断将资料数字化，通过扫描仪数码化后的图像用高解析度的TIFF格式保存。为了供一般群众公开阅览用，图像被处理为JPEG等三阶段格式，作为阅览图片的软件采用了Mr.SID，这种软件不仅对图像的解析还原度很高，而且放大缩小对计算机的负荷很小。
档案馆使用的是A0尺寸的扫描仪，对于很多长度超过3米的设计图，则有必要进行分割扫描处理，超过扫描仪的部分必须留有10厘米以上的重叠部分进行扫描，有效避免了边缘部分信息的缺失。对于横向纵向跨度大的设计图，则分为四个部分扫描。分割扫描后的图样直接保存，并不做连接处理，这是因为很多设计图非常复杂，要想严密的将原图还原的话不仅十分困难，而且需要花费大量的时间。
将印刷品的档案资料进行数字处理后，作为高精细图像阅览服务（Mr.SID格式）向一般群众公开展览。数码化处理的优点是，不仅可以避免资料公开展览所带来的损耗，而且取出、放入资料的过程中无须办理手续，时间被大大缩短，检索档案资料也非常快捷便利。
档案资料的一部分在大阪市立档案馆的网站被公开，但是公开的仅仅是低解析度的图样，这是为了区别网络访客和实际来到档案馆的访客。作为今后的计划，大阪市立档案馆正在探讨数码资料设计图、照片资料的收费打印业务，但是档案馆没有专门印刷照片用的设备，因此作为暂定措施，尝试将带有水印的照片数据存入只读式的存储媒介提供给访客。但是这样的措施是否有效无法得知，也无法贸然尝试，因为一旦数据流入互联网，那么后果不堪设想，因此在目前仍在慎重讨论。
数字化的电子档案虽然方便，但是一步走错，宝贵的收藏资料就会流失。因此不能迷信数字化，尽管有数字资料至上的风潮，但是电子化的档案管理并不是万能的。要认识到，原本的档案，真正的资料才是原汁原味的，档案的数字化只是一种保管的手段。