论文部分内容阅读
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算与管理过程中形成的专业材料。是记录和反映经济业务的重要史料和证据。随着经济的飞速发展和现代信息技术的广泛应用，会计档案的载体也发生了质的变化，由原来单纯的纸质载体，变为纸质载体和磁性介质载体共存的局面。因两种载体保管和利用方式迥然不同，所以会计档案的管理也面临新的挑战。如何既享受现代信息技术成果带来的便利，使会计档案在管理、利用方面上一个新台阶，又保证其安全完整，成为会计档案管理急待解决的新问题。本文就ERP环境下企业会计档案的管理模式表述拙见。
一、ERP实施对会计档案工作的影响
会计电算化，是以电子计算机为主的当代电子和信息技术综合应用于会计工作中的简称。是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账以及对会计资料电子化分析和应用的现代记账手段。实行会计电算化，是现代化管理和会计自身改革与发展的客观需要，是现代科技发展的必然。
企业ERP系统的实施，已经远远超出了传统意义上的会计电算化的范畴。ERP系统实现了企业物流、信息流、资金流的“三流合一”，具有高度集成性的特点，企业内部业务与会计核算实现同步。因此，企业传统的会计档案管理模式已不能适应ERP环境下的会计档案管理的要求。
企业ERP系统实施后，对会计档案管理带来的影响主要有以下几个方面：
(一)会计凭证的种类和形式发生变化
EKP系统实施前，会计凭证全部由会计人员手工录入产生，会计凭证主要包括原始凭证和记账凭证两个类别。ERP上线后。除财会人员手工处理的会计凭证外，还增加了来源于企业的销售、采购、物流、投资等各个管理部门的会计凭证以及系统自动生成的固定会计凭证等，会计凭证的种类大大增加。同时，会计凭证也由大量的实物凭证传递逐渐转变为“电子凭证”的传递。
(二)会计凭证、账簿格式的变化
ERP系统所提供的会计凭证、账簿打印功能与传统的财务信息系统提供的功能相差较大，从ERP系统中打印出的凭证格式、内容等均与传统意义上的凭证格式差别较大，并且很难在系统中进行调整。因此，EKP实施后，对企业自制原始凭证、记账凭证、会计账簿的格式设计、制取、填制、审核、传递、保管等都提出了新的要求。
(三)会计凭证分类归集方式发生变化
ERP,系统中对会计凭证按凭证类型进行分类排序归集。而系统中的凭证类型非常多，要求企业对会计档案的传递、收集、装订、归档、查询方法等进行相应调整。
二、ERP环境下企业会计档案管理措施
为适应ERP实施后会计档案管理的要求，针对ERP上线后企业会计档案管理中面临的新问题。企业应制订《会计凭证打印装订暂行办法》、《会计档案装订规范》等制度，这些制度主要规范以下事项：
(一)加强会计稽核，保证自制原始凭证格式的标准化
在ERP系统中，与传统模式相比，会计凭证生成的流程发生了很大的变化。传统模式下，财务人员根据原始凭证填制会计凭证，经稽核人员对原始凭证和记账凭证复核确认后。方可记账。如复核中发现错误，会计人员根据复核情况对记账凭证进行修改。而ERP实施后。相关业务人员和会计人员根据原始凭证在ERP系统内直接进行业务处理。系统“过账”保存后，会计凭证即实现自动记账，如果业务处理错误，无法对已“过账”的会计凭证进行修改，只能在系统内进行“冲销”业务的处理，从而产生新的“冲销”会计凭证。因此。为减少因原始凭证不合格造成的错误记账凭证，提高会计核算的质量。保证会计档案的规范。ERP上线后，财务人员的线内、线外稽核工作显得极其重要。提高稽核质量的一个重要方法是将稽核的环节由传统的填制完成记账凭证后提前至进行账务处理前。即规范企业自制原始凭证的管理。加强原始凭证的合规性、合法性的稽核，提高会计业务核算质量。
企业按照内控制度的要求，对企业内部的预算审批、项目立项、费用报销、销售报表、价格控制等工作的审批单据进行修订，将内控控制点所控制的有关内容作为审批单据的必报项目，并设置固定的审批人签字栏。未将审批项目应说明的事项填列清楚或未履行完成规定的审批程序，不得办理相关业务。在企业内统一使用规范格式的自制原始凭证，对于规范会计稽核流程，加强会计档案的规范管理起到重要的作用。
(二)加强业务台账的管理，保证会计资料的完整
ERP上线后，除随会计凭证装订保存的会计核算原始凭证外，还有大量的与会计核算业务密切相关的会计资料，由于受数量的影响，不能与会计凭证一并装订，但这部分资料是会计核算、财务、审计、税务、内控检查所必须提供的资料。为保证会计资料的完整。采取业务台账的形式，按业务内容分别整理归集其他会计资料，如：固定资产卡片、投资、维修项目合同、投资、维修项目决算、验收报告等。
(三)合理分类，规范会计凭证的归集
根据实际工作情况。将全部会计凭证分为单项会计凭证、集成会计凭证和系统会计凭证三个大类。
单项会计凭证是指财务部门的财会人员进行会计核算时，手工录入系统中形成的全部会计凭证。集成会计凭证是指由其他模块自动生成的会计凭证以及数量过多或无法分拆装订的单项会计凭证。主要包括自动生成的会计凭证。系统会计凭证是指ERP系统自动生成的管理信息凭证，如系统执行“月结”操作时自动生成的业务范围调整等会计凭证。将ERP系统复杂的会计凭证体系按照单项会计凭证、集成会计凭证和系统会计凭证分类后，为ERP会计凭证存在的编号、打印、装订等问题的解决提供了条件。
(四)规范会计凭证的编号规则。方便会计凭证的查询和检索
在统一会计凭证编号规则的基础上。编写专门的单项会计凭证自动编号程序，财务人员每编制完成一份单项会计凭证后，执行系统中的编号程序，系统将会对该单项会计凭证自动生成连续的、不间断的顺序号。
对于集成会计凭证，则按照集成会计凭证的类别，分别确定归集时间和方法。
规范会计凭证的编号规则后，有效地解决了ERP系统会计凭证快速查询、准确检索的问题。
(五)规范会计凭证的打印范围和装订方法
根据各类会计凭证的数量、查询、检索以及保存要求等内容，合理确定会计凭证的打印范围。会计凭证装订时，首先区分类别，分别装订成册。
以ERP系统内的原始凭证为依据产生的记账凭证，由于单据的数量大，且在系统内均有据可查，因此，在不打印生成的相关记账凭证的同时。对系统产生的原始凭证，如内向交货单、验收单、入库单、工程进度单等单据，采取单独分类归集的方法，直接装订成册。由相应的业务管理部门指定责任人，按照单据类别，以单据编号和时间顺序排列，根据统一装订标准。按月度另行装订保管，及时归档。由财务部门定期进行检查。
(六)统一标准，规范会计档案的外在形式
会计档案的规范化管理，是企业会计基础工作的起点，能够最直观地反映出企业会计基础工作的水平。应不断总结会计档案管理经验，制订《会计档案装订规范》，根据会计核算以及企业管理实际的变化，不断更新版本。通过规范，对会计记账凭证、自制原始凭证、会计凭证封面、会计账簿封面、银行对账单封面使用纸张的规格、材质、颜色、尺寸、格式制订统一标准。同时，还要对原始凭证的粘贴方法、自制原始凭证的填制方法，原始凭证和自制原始凭证中所需加盖的各类名章、注销章的规格、字体、尺寸、加盖的位置和加盖的颜色进行规范。对会计凭证、会计账簿、银行对账单等会计档案的装订方法、存放方法做统一的规定。通过规范会计档案的装订方法。统一标准，使会计档案的外在形式达到整齐划一的目标，充分展示企业会计档案规范化管理的水平。
(七)加强会计档案管理工作的检查，保证会计档案管理质量
为适应企业经营管理体制和财务体制改革后会计档案管理的要求，保证会计档案的安全、完整，进一步理顺会计档案的传递管理流程和管理职责，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。保证会计档案的完整。同时，采取定期现场抽查会计凭证、银行对账单、现金盘点表、库存盘点表、银行账户台账等资料的方式，对会计装订、费用、资金审批程序、原始凭证、自制凭证、会计核算等内容进行检查，努力实现“统一审批程序。统一核算内容，统一外在形式。统一标准规范”的“四统一”目标，对会计档案管理水平的提高具有重要作用。
一、ERP实施对会计档案工作的影响
会计电算化，是以电子计算机为主的当代电子和信息技术综合应用于会计工作中的简称。是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账以及对会计资料电子化分析和应用的现代记账手段。实行会计电算化，是现代化管理和会计自身改革与发展的客观需要，是现代科技发展的必然。
企业ERP系统的实施，已经远远超出了传统意义上的会计电算化的范畴。ERP系统实现了企业物流、信息流、资金流的“三流合一”，具有高度集成性的特点，企业内部业务与会计核算实现同步。因此，企业传统的会计档案管理模式已不能适应ERP环境下的会计档案管理的要求。
企业ERP系统实施后，对会计档案管理带来的影响主要有以下几个方面：
(一)会计凭证的种类和形式发生变化
EKP系统实施前，会计凭证全部由会计人员手工录入产生，会计凭证主要包括原始凭证和记账凭证两个类别。ERP上线后。除财会人员手工处理的会计凭证外，还增加了来源于企业的销售、采购、物流、投资等各个管理部门的会计凭证以及系统自动生成的固定会计凭证等，会计凭证的种类大大增加。同时，会计凭证也由大量的实物凭证传递逐渐转变为“电子凭证”的传递。
(二)会计凭证、账簿格式的变化
ERP系统所提供的会计凭证、账簿打印功能与传统的财务信息系统提供的功能相差较大，从ERP系统中打印出的凭证格式、内容等均与传统意义上的凭证格式差别较大，并且很难在系统中进行调整。因此，EKP实施后，对企业自制原始凭证、记账凭证、会计账簿的格式设计、制取、填制、审核、传递、保管等都提出了新的要求。
(三)会计凭证分类归集方式发生变化
ERP,系统中对会计凭证按凭证类型进行分类排序归集。而系统中的凭证类型非常多，要求企业对会计档案的传递、收集、装订、归档、查询方法等进行相应调整。
二、ERP环境下企业会计档案管理措施
为适应ERP实施后会计档案管理的要求，针对ERP上线后企业会计档案管理中面临的新问题。企业应制订《会计凭证打印装订暂行办法》、《会计档案装订规范》等制度，这些制度主要规范以下事项：
(一)加强会计稽核，保证自制原始凭证格式的标准化
在ERP系统中，与传统模式相比，会计凭证生成的流程发生了很大的变化。传统模式下，财务人员根据原始凭证填制会计凭证，经稽核人员对原始凭证和记账凭证复核确认后。方可记账。如复核中发现错误，会计人员根据复核情况对记账凭证进行修改。而ERP实施后。相关业务人员和会计人员根据原始凭证在ERP系统内直接进行业务处理。系统“过账”保存后，会计凭证即实现自动记账，如果业务处理错误，无法对已“过账”的会计凭证进行修改，只能在系统内进行“冲销”业务的处理，从而产生新的“冲销”会计凭证。因此。为减少因原始凭证不合格造成的错误记账凭证，提高会计核算的质量。保证会计档案的规范。ERP上线后，财务人员的线内、线外稽核工作显得极其重要。提高稽核质量的一个重要方法是将稽核的环节由传统的填制完成记账凭证后提前至进行账务处理前。即规范企业自制原始凭证的管理。加强原始凭证的合规性、合法性的稽核，提高会计业务核算质量。
企业按照内控制度的要求，对企业内部的预算审批、项目立项、费用报销、销售报表、价格控制等工作的审批单据进行修订，将内控控制点所控制的有关内容作为审批单据的必报项目，并设置固定的审批人签字栏。未将审批项目应说明的事项填列清楚或未履行完成规定的审批程序，不得办理相关业务。在企业内统一使用规范格式的自制原始凭证，对于规范会计稽核流程，加强会计档案的规范管理起到重要的作用。
(二)加强业务台账的管理，保证会计资料的完整
ERP上线后，除随会计凭证装订保存的会计核算原始凭证外，还有大量的与会计核算业务密切相关的会计资料，由于受数量的影响，不能与会计凭证一并装订，但这部分资料是会计核算、财务、审计、税务、内控检查所必须提供的资料。为保证会计资料的完整。采取业务台账的形式，按业务内容分别整理归集其他会计资料，如：固定资产卡片、投资、维修项目合同、投资、维修项目决算、验收报告等。
(三)合理分类，规范会计凭证的归集
根据实际工作情况。将全部会计凭证分为单项会计凭证、集成会计凭证和系统会计凭证三个大类。
单项会计凭证是指财务部门的财会人员进行会计核算时，手工录入系统中形成的全部会计凭证。集成会计凭证是指由其他模块自动生成的会计凭证以及数量过多或无法分拆装订的单项会计凭证。主要包括自动生成的会计凭证。系统会计凭证是指ERP系统自动生成的管理信息凭证，如系统执行“月结”操作时自动生成的业务范围调整等会计凭证。将ERP系统复杂的会计凭证体系按照单项会计凭证、集成会计凭证和系统会计凭证分类后，为ERP会计凭证存在的编号、打印、装订等问题的解决提供了条件。
(四)规范会计凭证的编号规则。方便会计凭证的查询和检索
在统一会计凭证编号规则的基础上。编写专门的单项会计凭证自动编号程序，财务人员每编制完成一份单项会计凭证后，执行系统中的编号程序，系统将会对该单项会计凭证自动生成连续的、不间断的顺序号。
对于集成会计凭证，则按照集成会计凭证的类别，分别确定归集时间和方法。
规范会计凭证的编号规则后，有效地解决了ERP系统会计凭证快速查询、准确检索的问题。
(五)规范会计凭证的打印范围和装订方法
根据各类会计凭证的数量、查询、检索以及保存要求等内容，合理确定会计凭证的打印范围。会计凭证装订时，首先区分类别，分别装订成册。
以ERP系统内的原始凭证为依据产生的记账凭证，由于单据的数量大，且在系统内均有据可查，因此，在不打印生成的相关记账凭证的同时。对系统产生的原始凭证，如内向交货单、验收单、入库单、工程进度单等单据，采取单独分类归集的方法，直接装订成册。由相应的业务管理部门指定责任人，按照单据类别，以单据编号和时间顺序排列，根据统一装订标准。按月度另行装订保管，及时归档。由财务部门定期进行检查。
(六)统一标准，规范会计档案的外在形式
会计档案的规范化管理，是企业会计基础工作的起点，能够最直观地反映出企业会计基础工作的水平。应不断总结会计档案管理经验，制订《会计档案装订规范》，根据会计核算以及企业管理实际的变化，不断更新版本。通过规范，对会计记账凭证、自制原始凭证、会计凭证封面、会计账簿封面、银行对账单封面使用纸张的规格、材质、颜色、尺寸、格式制订统一标准。同时，还要对原始凭证的粘贴方法、自制原始凭证的填制方法，原始凭证和自制原始凭证中所需加盖的各类名章、注销章的规格、字体、尺寸、加盖的位置和加盖的颜色进行规范。对会计凭证、会计账簿、银行对账单等会计档案的装订方法、存放方法做统一的规定。通过规范会计档案的装订方法。统一标准，使会计档案的外在形式达到整齐划一的目标，充分展示企业会计档案规范化管理的水平。
(七)加强会计档案管理工作的检查，保证会计档案管理质量
为适应企业经营管理体制和财务体制改革后会计档案管理的要求，保证会计档案的安全、完整，进一步理顺会计档案的传递管理流程和管理职责，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。保证会计档案的完整。同时，采取定期现场抽查会计凭证、银行对账单、现金盘点表、库存盘点表、银行账户台账等资料的方式，对会计装订、费用、资金审批程序、原始凭证、自制凭证、会计核算等内容进行检查，努力实现“统一审批程序。统一核算内容，统一外在形式。统一标准规范”的“四统一”目标，对会计档案管理水平的提高具有重要作用。