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摘 要：加强档案信息化建设与管理，是新时代提高灌区档案现代化水平的现实需要。信息化建设是灌区档案工作转型发展、共建共享和资源开发的现实需要。但灌区档案信息化管理在档案人员思想认识、业务部门合作和信息管理系统方面存在着诸多的现实困境，对此，应采取有效措施，切实加以解决，不断提升档案信息化建设与管理水平，发挥档案现实价值功能。
关键词：档案信息化;信息化建设;管理;效率
概述
根据2020年9月中国互联网络信息中心发布的第46次《中国互联网发展状况公报》公布的数据显示，截至2020年6月，我国网民规模达到9.4亿人，互联网普及率达67.0%，较3月增长了2.5个百分点。在线政务服务用户规模达7.73亿人，占网民整体82.2%。整体呈现出数字治理体系不断完善，持续提升国家现代化治理能力。信息化时代背景下，档案信息更趋复杂，位山灌区管理处负责位山跨县骨干工程建设与管理，病对市级以下专管机构进行业务指导，在灌区国有资产监管、跨县骨干工程设施监测、维修、税费收缴、灌区沉沙区开发及渠道堤防绿化等工作过程中形成大量文字、数据、图片及影像资料，是位山灌区管理工作的真实反映和历史记录。加强档案信息化建设与管理，是新时代提高灌区档案现代化水平的现实需要。
1 逻辑起点：信息化发展的新要求
随着信息网络技术的发展和应用，信息技术已经渗入到经济社会发展的各个领域，成为推动社会发展进步的重要支撑。新时代背景下，运用先进的信息网络技术，不断创新灌区档案管理方式方法，对促进灌区档案信息化发展具有积极的现实意义。
1.1 信息化建设是档案工作转型发展的客观需要
新时代，以物联网、互联网为代表的信息技术快速发展，深刻地改变着思想观念、知识结构、生活方式，信息网络技术已经成为工作和生活的重要组成部分。借助信息网络的快速传播、数据库的海量管理，在灌区资产管理、跨县骨干工程设施维修、水费收缴动态调整等方面实现由传统的静态管理朝着静态管理与动态管理相统一，使灌区业务工作覆盖面不断扩大，辐射力不断增强，管理效率不断提升。将信息网络技术应用于灌区档案管理，在继承传统基础上，为灌区档案管理提供先进技术支持，保持了灌区档案管理工作的时效性、针对性和高效性。
1.2 信息化建设是档案工作共建共享的重要途径
灌区档案管理随着灌区业务的推展而拓展，与灌区职能变化紧密相连。在灌区日常管理过程中，离不开对传统管理经验的总结、提炼，对过往数据的分析、研判。灌区档案信息化平台建设、系统维护，以及信息网络机制的构建，使海量灌区业务数据信息之间的联系更加紧密。尤其是5G技术的应用，以网络、大数据为代表的信息技术的应用，突破了传统灌区档案管理的时空限制，将馆藏的相关档案信息在门户网站或微信公众号等新媒体平台进行公示，保障知情权、参与权，共同积极参与灌区管理部门的建设、管理，发挥灌区业务档案共建共享功能。
1.3 信息化建设是档案工作资源开发的科学手段
传统档案管理模式下，灌区档案管理多以纸质文档为载体，无论是携带还是查询利用不便，且效率低下。新时代档案信息化管理要求建立覆盖和方便档案资源查询、利用体系，为社会提供更加优质高效的档案资源服务。信息技术与灌区档案管理深度结合，运用先进的档案管理软件，使原本复杂、多样的灌区档案管理更加便捷、高效。利用大数据技术，将灌区业务档案数据信息进行提取，录入专门的档案管理系统中，建立灌区档案信息资源之间的紧密联系，发挥档案资源应有价值，实现灌区档案信息资源价值发挥的时效性和广泛性。
2 现实困境：信息化运行的新挑战
近年来，随着信息網络技术的发展和应用，信息网络技术已经在灌区档案管理得到了广泛应用，不仅改变了传统的档案管理模式，也极大地提升了灌区业务档案管理效率。但，鉴于信息化建设是一项技术含量高、工作难度大的系统性工程，在推进灌区档案信息化建设方面，还面临着诸多的现实挑战。
2.1 信息化认识存在差距
信息化技术改变了传统的灌区档案管理模式，但少数人员没有在思想上真正认识到信息化技术给灌区业务工作带来的巨大影响，思想上重视程度不够，依然习惯于传统的管理模式，无法将信息化建设与灌区各项业务有机结合，如在工程项目建设、除险加固、资产动态管理方面的信息数据收集、记录不准确、不及时、不完整，给灌区业务数据统计带来困难。还存在对信息化档案管理软件系统不熟悉、不熟练，习惯于传统手工记录、纸质保存，单轨制落实不到位，先进信息技术应用未得到充分体现。
2.2 一体化合作不够紧密
从灌区档案信息化管理现状来看，各个部门都配置了相应的计算机，安装了办公所需的各种软件等，但，由于长期设备仪器得不到更新、升级，以及各个部门之间缺乏必要的横向联系，影响了灌区档案信息化管理进程，档案信息化共建互联网络体系没有完全建立起来。从平台建设的现状来看，尚未建立独立、专门的档案管理平台，与各业务部门之间的信息资源共享平台缺失，灌区档案管理系统功能不完整、不健全，更新不及时的现象依然突出。
2.3 标准化系统存在短板
信息技术在灌区档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但从现实来看，由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，灌区档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。
3 突破路径：信息化建设的新思考
档案信息化建设与管理是新时代档案发展的趋势和方向，涉及档案管理者、管理部门及管理平台的方方面面，需要档案管理部门及人员密切配合，积极参与，做好顶层规划设计，利用信息技术，对灌区档案中的数据信息进行转换、文字识别校核等，实现档案信息化建设的科学、规范，通过信息技术助力档案可持续发展。 3.1 注重原始数据信息采集
灌区档案信息化建设，需要从源头保障档案数据信息质量，档案工作者要深入业务一线，多渠道、多形式地做好原始档案信息数据采集。例如，针对不同灌区建设工程项目要从建设时间、地点及规模等，因地制宜地做好业务档案数据信息的主动收集，重点是要检查灌区工程项目资料是否齐全、图纸签章是否完备、案卷资料编排是否规范。做到“三同时”，档案员要提前做好档案信息收集业务指导，确保应收尽收，数据信息符合信息化管理要求，从源头保障档案信息的完整性和规范化。
3.2 健全档案管理信息系统
根据灌区档案信息化管理实际，建立统一的档案信息化管理系统，建立专门的档案数据库，将前期采集到的档案数据信息录入信息系统。该系统可由数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助和用户权限分配等子模块组成，并利用互联网技术，实现档案管理系统与灌区各业务部门之间的有机联系，实现灌区档案信息自动化管理。其中，数据采集加工模块，主要涵盖各个业务部门的数据信息;信息查询则根据不同用户权限配置，赋予其相应的档案信息查询范围;系统维护则由灌区档案后台管理人员使用，根据系统在后期运行过程中出现的各种情况或问题，及时予以更新、维护。
3.3 筑牢档案信息安全防线
灌区档案信息化建设与管理面临着非法访问、数据泄露、病毒攻击等非传统安全因素威胁。为此，要从管理上做好安全风险防范，档案管理人员要提升安全风险防范意识，从密钥管理、灾难恢复、应急处置、风险评估等方面，细化灌区档案数据员、管理员、安全员职责;要从设备上做好安全风险防范，做好日常入侵检测、安全审计、漏洞扫描等常规工作，也需要做好檔案存储设备、服务器、网络设备实时运行监控，重视数据备份工作。要从技术上做好安全风险防范。利用区块链、物联网技术，加强数据信息监测，运用时间戳、电子签名等技术，增强信息安全性。必要时，将档案局域网与政务网、Internet网物理隔离，做好信息边界管控，确保档案信息安全。
3.4 提升档案信息工作素能
档案信息化建设与管理是一项长期工作，离不开一支高素质的档案工作队伍具体执行。首先，要成立灌区档案信息化建设工作领导小组，配齐配强灌区档案信息化管理队伍，把信息化建设与管理成效作为业务工作考核的重要指标之一。其次，加大档案人员信息素养培训，通过定期培训、选派锻炼、交流学习、业务竞赛等形式，有针对性地加强档案人员信息技术培育，培养一批既懂信息技术，又熟练掌握档案业务的复合型人才。再次，根据灌区档案信息化管理的实际需要，有针对性地加大信息技术人才引进力度，将新引入的人才充实到档案管理岗位一线，以满足日益增长的档案信息化管理需要。
参考文献：
[1]蔡玉耳.档案信息化建设再思考[J].兰台内外，2020（18）：10—11.
[2]刘燕.水利档案信息化管理探析[J].山西水利，2020（1）：45—46.
[3]杨实尧.加快推进档案信息化进程研究[J].河南科技，2020（20）：37—39.
[4]王瑞利.“互联网+”环境下档案信息化安全探讨[J].科学与信息化，2020（26）：153—154.
[5]王静.档案信息化建设中的安全管控[J].文化产业，2020（15）：127—128.
[6]王玲.档案信息化建设与档案管理新探[J].管理学家，2020（4）：95—96.
[7]许建智，王艳艳.新时期档案信息化建设的几点思考[J].档案与建设，2020（10）：50—52.
作者简介：李秋云（1969— ），女，大学学历，聊城市位山灌区管理处馆员;研究方向：档案管理。
关键词：档案信息化;信息化建设;管理;效率
概述
根据2020年9月中国互联网络信息中心发布的第46次《中国互联网发展状况公报》公布的数据显示，截至2020年6月，我国网民规模达到9.4亿人，互联网普及率达67.0%，较3月增长了2.5个百分点。在线政务服务用户规模达7.73亿人，占网民整体82.2%。整体呈现出数字治理体系不断完善，持续提升国家现代化治理能力。信息化时代背景下，档案信息更趋复杂，位山灌区管理处负责位山跨县骨干工程建设与管理，病对市级以下专管机构进行业务指导，在灌区国有资产监管、跨县骨干工程设施监测、维修、税费收缴、灌区沉沙区开发及渠道堤防绿化等工作过程中形成大量文字、数据、图片及影像资料，是位山灌区管理工作的真实反映和历史记录。加强档案信息化建设与管理，是新时代提高灌区档案现代化水平的现实需要。
1 逻辑起点：信息化发展的新要求
随着信息网络技术的发展和应用，信息技术已经渗入到经济社会发展的各个领域，成为推动社会发展进步的重要支撑。新时代背景下，运用先进的信息网络技术，不断创新灌区档案管理方式方法，对促进灌区档案信息化发展具有积极的现实意义。
1.1 信息化建设是档案工作转型发展的客观需要
新时代，以物联网、互联网为代表的信息技术快速发展，深刻地改变着思想观念、知识结构、生活方式，信息网络技术已经成为工作和生活的重要组成部分。借助信息网络的快速传播、数据库的海量管理，在灌区资产管理、跨县骨干工程设施维修、水费收缴动态调整等方面实现由传统的静态管理朝着静态管理与动态管理相统一，使灌区业务工作覆盖面不断扩大，辐射力不断增强，管理效率不断提升。将信息网络技术应用于灌区档案管理，在继承传统基础上，为灌区档案管理提供先进技术支持，保持了灌区档案管理工作的时效性、针对性和高效性。
1.2 信息化建设是档案工作共建共享的重要途径
灌区档案管理随着灌区业务的推展而拓展，与灌区职能变化紧密相连。在灌区日常管理过程中，离不开对传统管理经验的总结、提炼，对过往数据的分析、研判。灌区档案信息化平台建设、系统维护，以及信息网络机制的构建，使海量灌区业务数据信息之间的联系更加紧密。尤其是5G技术的应用，以网络、大数据为代表的信息技术的应用，突破了传统灌区档案管理的时空限制，将馆藏的相关档案信息在门户网站或微信公众号等新媒体平台进行公示，保障知情权、参与权，共同积极参与灌区管理部门的建设、管理，发挥灌区业务档案共建共享功能。
1.3 信息化建设是档案工作资源开发的科学手段
传统档案管理模式下，灌区档案管理多以纸质文档为载体，无论是携带还是查询利用不便，且效率低下。新时代档案信息化管理要求建立覆盖和方便档案资源查询、利用体系，为社会提供更加优质高效的档案资源服务。信息技术与灌区档案管理深度结合，运用先进的档案管理软件，使原本复杂、多样的灌区档案管理更加便捷、高效。利用大数据技术，将灌区业务档案数据信息进行提取，录入专门的档案管理系统中，建立灌区档案信息资源之间的紧密联系，发挥档案资源应有价值，实现灌区档案信息资源价值发挥的时效性和广泛性。
2 现实困境：信息化运行的新挑战
近年来，随着信息網络技术的发展和应用，信息网络技术已经在灌区档案管理得到了广泛应用，不仅改变了传统的档案管理模式，也极大地提升了灌区业务档案管理效率。但，鉴于信息化建设是一项技术含量高、工作难度大的系统性工程，在推进灌区档案信息化建设方面，还面临着诸多的现实挑战。
2.1 信息化认识存在差距
信息化技术改变了传统的灌区档案管理模式，但少数人员没有在思想上真正认识到信息化技术给灌区业务工作带来的巨大影响，思想上重视程度不够，依然习惯于传统的管理模式，无法将信息化建设与灌区各项业务有机结合，如在工程项目建设、除险加固、资产动态管理方面的信息数据收集、记录不准确、不及时、不完整，给灌区业务数据统计带来困难。还存在对信息化档案管理软件系统不熟悉、不熟练，习惯于传统手工记录、纸质保存，单轨制落实不到位，先进信息技术应用未得到充分体现。
2.2 一体化合作不够紧密
从灌区档案信息化管理现状来看，各个部门都配置了相应的计算机，安装了办公所需的各种软件等，但，由于长期设备仪器得不到更新、升级，以及各个部门之间缺乏必要的横向联系，影响了灌区档案信息化管理进程，档案信息化共建互联网络体系没有完全建立起来。从平台建设的现状来看，尚未建立独立、专门的档案管理平台，与各业务部门之间的信息资源共享平台缺失，灌区档案管理系统功能不完整、不健全，更新不及时的现象依然突出。
2.3 标准化系统存在短板
信息技术在灌区档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但从现实来看，由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，灌区档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。
3 突破路径：信息化建设的新思考
档案信息化建设与管理是新时代档案发展的趋势和方向，涉及档案管理者、管理部门及管理平台的方方面面，需要档案管理部门及人员密切配合，积极参与，做好顶层规划设计，利用信息技术，对灌区档案中的数据信息进行转换、文字识别校核等，实现档案信息化建设的科学、规范，通过信息技术助力档案可持续发展。 3.1 注重原始数据信息采集
灌区档案信息化建设，需要从源头保障档案数据信息质量，档案工作者要深入业务一线，多渠道、多形式地做好原始档案信息数据采集。例如，针对不同灌区建设工程项目要从建设时间、地点及规模等，因地制宜地做好业务档案数据信息的主动收集，重点是要检查灌区工程项目资料是否齐全、图纸签章是否完备、案卷资料编排是否规范。做到“三同时”，档案员要提前做好档案信息收集业务指导，确保应收尽收，数据信息符合信息化管理要求，从源头保障档案信息的完整性和规范化。
3.2 健全档案管理信息系统
根据灌区档案信息化管理实际，建立统一的档案信息化管理系统，建立专门的档案数据库，将前期采集到的档案数据信息录入信息系统。该系统可由数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助和用户权限分配等子模块组成，并利用互联网技术，实现档案管理系统与灌区各业务部门之间的有机联系，实现灌区档案信息自动化管理。其中，数据采集加工模块，主要涵盖各个业务部门的数据信息;信息查询则根据不同用户权限配置，赋予其相应的档案信息查询范围;系统维护则由灌区档案后台管理人员使用，根据系统在后期运行过程中出现的各种情况或问题，及时予以更新、维护。
3.3 筑牢档案信息安全防线
灌区档案信息化建设与管理面临着非法访问、数据泄露、病毒攻击等非传统安全因素威胁。为此，要从管理上做好安全风险防范，档案管理人员要提升安全风险防范意识，从密钥管理、灾难恢复、应急处置、风险评估等方面，细化灌区档案数据员、管理员、安全员职责;要从设备上做好安全风险防范，做好日常入侵检测、安全审计、漏洞扫描等常规工作，也需要做好檔案存储设备、服务器、网络设备实时运行监控，重视数据备份工作。要从技术上做好安全风险防范。利用区块链、物联网技术，加强数据信息监测，运用时间戳、电子签名等技术，增强信息安全性。必要时，将档案局域网与政务网、Internet网物理隔离，做好信息边界管控，确保档案信息安全。
3.4 提升档案信息工作素能
档案信息化建设与管理是一项长期工作，离不开一支高素质的档案工作队伍具体执行。首先，要成立灌区档案信息化建设工作领导小组，配齐配强灌区档案信息化管理队伍，把信息化建设与管理成效作为业务工作考核的重要指标之一。其次，加大档案人员信息素养培训，通过定期培训、选派锻炼、交流学习、业务竞赛等形式，有针对性地加强档案人员信息技术培育，培养一批既懂信息技术，又熟练掌握档案业务的复合型人才。再次，根据灌区档案信息化管理的实际需要，有针对性地加大信息技术人才引进力度，将新引入的人才充实到档案管理岗位一线，以满足日益增长的档案信息化管理需要。
参考文献：
[1]蔡玉耳.档案信息化建设再思考[J].兰台内外，2020（18）：10—11.
[2]刘燕.水利档案信息化管理探析[J].山西水利，2020（1）：45—46.
[3]杨实尧.加快推进档案信息化进程研究[J].河南科技，2020（20）：37—39.
[4]王瑞利.“互联网+”环境下档案信息化安全探讨[J].科学与信息化，2020（26）：153—154.
[5]王静.档案信息化建设中的安全管控[J].文化产业，2020（15）：127—128.
[6]王玲.档案信息化建设与档案管理新探[J].管理学家，2020（4）：95—96.
[7]许建智，王艳艳.新时期档案信息化建设的几点思考[J].档案与建设，2020（10）：50—52.
作者简介：李秋云（1969— ），女，大学学历，聊城市位山灌区管理处馆员;研究方向：档案管理。