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摘要：企业档案是企业显性知识的“沉淀容器”，是企业隐性知识显性化的编码工具，是寻找企业知识专家的关键线索，是企业员工知识培训的必备教材，是知识型企业文化的重要反映，是企业知识共享的主要媒介，更是保护企业知识产权的有力武器。本文主要从保护企业知识产权的角度出发，阐述企业在档案管理方面应坚持统一管理、动态管理及有效利用原则，发挥其有力作用，维护企业知识产权、确保企业合法权益。
关键词：档案管理；企业；知识产权
最近，国家档案局与国家知识产权局联合发布了《关于加强知识产权档案管理的意见》，这是我国第一部关于知识产权档案管理方面的法规，也是国家档案局和国家知识产权局两家首次联合发文。而早在2006年1月党中央国务院就将鼓励自主创新和保护知识产权确定为国家发展战略，并提出“在建设创新型国家中企业是科技创新的主体”。因此，加强企业档案管理，保护企业知识产权就成了重中之重。
一、加强对企业知识产权档案的搜集归档，坚持统一管理的原则
集中统一管理是国家对档案管理的总体要求，也是我国档案工作的基本原则。企业档案管理也要服从这一总体要求和基本原则。
知识产权活动是一项涉及多个部门的专业性活动，因此知识产权档案的搜集归档工作就尤为困难，它不仅仅只是几份证书，也不是科研档案加上申请文件和权力证书，还包括知识产权运用过程中产生的文件材料，如知识产权进行变更、转让、评估、延续、补证、终止和无效、撤销、争议、纠纷、诉讼、调解、维权、裁定等过程中产生的合同、许可实施文件、异议书、知会函、回复函、通知书、保证书，调查举证和凭证等文件材料。将这些文件进行统一搜集归档，实行集中统一管理。此外，还要根据知识产权工作程序性强、申請审批过程周期较长的特点和知识产权文件形成的特点，对知识产权档案进行动态管理，持续搜集，保持知识产权工作全过程档案的完整、准确、有效和系统。保证知识产权档案的安全、规范保管和高效、便捷利用，以维护企业整体利益。
随着市场竞争日益加剧，企业要加强知识产权档案管理工作，并充分发挥其作用。一方面更加要注重档案的利用和开发，另一方面凡属于本单位的知识产权档案必须要妥善保管好。在我国，由于对知识产权档案保护不够重视，使单位自主知识产权或商业秘密泄露的案例已经不胜枚举，在一定程度上可以说是档案工作的失误，这已经成为商业秘密流失的重要渠道之一。随着社会主义市场经济的建立和不断完善，知识产权的竞争已经成为企业参与国内外市场竞争的重要手段，防止知识产权特别是自主知识产权档案的流失，是一项紧迫而艰巨的任务。档案工作人员要切实充实保护知识产权方面的业务知识，进一步明确档案管理人员的职责就是要维护各类档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。
国家档案局曾做过调研，目前，在我国大多数科技型企业一般对知识产权档案资料采取初步的分散式管理方式。档案部门只保管知识产权证书和凭证类的官方文件，申办和维权处理过程的文件作为资料由知识产权管理部门或法务部保管，缴费单据由财务部保管，商业秘密保管在业务部门。在管理方式上，有的企业统一由集团公司档案部门管理，有的企业由技术研发部门管理，有的企业分别由集团各个职能部门管理，还有的企业由集团公司二级单位管理。例如我国某知名大型科技企业，其档案室保存了3000多件商标档案，都是证书类的材料，而商标申请单，续费单等材料没有作为商标档案归档；专利档案由集团下属各分公司自己的档案室保存，技术秘密和商业秘密由集团公司的不同部门掌握。总的来看，多数企业对知识产权档案没有实行集中统一管理，而这种分散式管理存在着显而易见的隐患，不利于知识产权档案的有效利用。
我国应诉美国发起的H型钢案等一系列钢铁反倾销案和加拿大发起的汽车挡风玻璃反倾销案胜诉，两者合计保住了约1亿2千万美元的出口市场。剖析上述两个案件胜诉的原因，其中重要的一点。就是应诉企业保存有完整、全面、真实的反映其生产、经营及管理等各项活动的企业现行文件、档案。
二、加强对企业知识产权档案的安全保管，实施动态管理原则
档案信息工作是市场链中的重要一环，是连接市场和开发制造的结合点，档案信息部门既是市场和销售部门的用户，接收市场和售后服务的信息；又是产品开发部门的市场，为其提供信息服务。档案信息和产品开发，制造、售前、市场、售后共同形成了一个完整的闭环。因此，企业知识产权档案的动态管理，不仅体现在持续搜集归档阶段，更体现在归档后的安全保管方面。
《与贸易有关的知识产权协定》规定了知识产权保护的范围，包括版权及相关权利、商标、专利、工业设计、集成电路布图设计、植物新品种保护及未公开信息等。由于知识产权是依附于一定载体而存在的智力成果，而档案是记载智力成果的一种形式。所以，管理好企业知识产权档案，尤其是在档案的保管，查阅，整理过程中保证知识产权档案的完整，全面，准确，有效和系统，是保护企业知识产权的—项重要的基础性措施。
加强对企业知识产权档案的安全保管，可以从六方面入手：第一，应明确本企业知识产权档案，特别是商业秘密档案的范围，并在其档案包装盒(袋)上作出明显标志。同时，规定企业员工包括不同业务主管接触知识产权档案的权限，每个员工不得查阅自己无权利用的档案。第二，应由具有安全防护措施的档案部门集中统一管理企业知识产权档案。目前，由于企业档案管理组织体制不合理，导致企业商业秘密档案被盗的案件屡有发生。如2000年至2001年《法制日报》曾多次报道了江苏牧羊集团职工顾某被江苏正昌集团公司吕某所收买，从江苏牧羊集团下属的中宏机械有限公司技术部，盗走由英国独家引进的MUZL全套颗粒机图纸3本共304页的案件。中宏机械有限公司的技术图纸被盗，可能有多方面原因，但该套图纸作为企业的重要档案没有采取集中统一管理。应该说是其重要原因之一。由于图纸被盗，中宏机械有限公司被迫停产一个月，造成经济损失49万多元。可见，随着中国市场的逐步放开，企业间竞争的加剧，企业档案部门的“守土”职责将更加艰巨。第三，应制定完善的安全管理措施。从制度上避免企业知识产权档案的流失。第四。企业档案部门应高度负责地做好对企业各业务和技术部门文件材料的形成、积累及归档工作的监督、指导。第五，应正确处理好保护和利用的关系。包括商业秘密在内的知识产权保护是针对一定的时间和对象而言的。在其保护期限内应严格控制利用者，只向特定对象提供服务，而一旦超过保护期，就应扩大其利用者范围，充分发挥档案的作用。如根据国务院规定，某些设计的保护期为10年的规定，在设计保护期内，未经权利人授权，在设计过 程中所形成的文件也不能对他人提供利用，而超过了10年，则可以对外提供利用。第六，应不断加强对企业员工的保密教育，使员工增强保密观念，树立起自觉保护企业知识产权档案，特别是商业秘密档案的意识。
三、正确及时利用企业知识产权档案。维护企业知识产权
自从我国正式加入世界贸易组织(WTO)之后，知识产权已经成为我国企业提高国际市场竞争能力，打破国外企业技术壁垒封锁的主要工具之一，在我国加入世界贸易组织以后，我国企业已经不止一次利用知识产权档案赢得了知识产权诉讼的胜利。建立完善的知识产权管理及利用制度是建设现代企业管理制度的重要内容。与强化我国企业知识产权管理工作一样，实现企业知识产权档案规范化管理也是一个需要长期推进的系统工程。而企业知识产权档案规范化管理的实现，就能够对企业知识产权活动提供最为全面有效的可靠支持。
未来世界的竞争将演变为知识产权的竞争。知识产权作为民事权利，发生侵权纠纷时，经常通过司法途径解决。很多拥有知识产权和自主创新能力的企事业单位、科研院所和高等院校由于对知识产权档案管理薄弱和滞后造成证据不足，在与知识产权有关的贸易摩擦和法律纠纷中处于被动地位。曾多次代理中国应诉反倾销的美国高特兄弟律师事务所北京办事处首席代表，法籍华人陶景洲坦陈，作为代理律师，代理中国企业的案件，应诉的最大难度就在于证据的收集，很多的时间和精力都花费在取证上。而企業档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程，内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到有至关重要的凭证作用。
如2004年。福建七匹狼实业股份有限公司状告中华人民共和国知识产权局专利复审委员会“标贴(七匹狼)的外观设计为龙岩卷烟厂专利的授权公告”。经北京市第一中级人民法院审理判决一中行初15号，关于“七匹狼”图形的行政判决书(原告周连期，被告国家知识产权局专利复审委员会，第三人龙岩卷烟厂)中维持国家知识产权局关于“标贴(七匹狼)的外观设计为龙岩卷烟厂专利的授权公告”。
同样是在2004年，益安贸易公司向国家商标局申请“与狼共舞D.WOLVES及图形”商标注册，商标局初步审定并公告，龙岩卷烟厂提出异议，认为是侵权行为。同时，龙岩卷烟厂综合档案室提供了大量“与狼共舞”凭证，及七匹狼香烟和“与狼共舞”信息相连的社会认可凭证。国家工商行政局商标评审会：商评680号裁定益安贸易公司不能注册“与狼共舞D.WOLVES及图形”商标。
正是因为平常注意搜集归档，统一管理，保存的档案全面，龙岩卷烟厂综合档案室才能在此次事件中提供大量“标贴(七匹狼)的外观设计专利的文书资料和凭证，从而为维护企业的知识产权的合法权益起到决定性作用。
因此，在对知识产权档案的统一收集，动态管理的基础上，合理利用，提高效率，使档案这个最具法律效力的凭证和依据在各种知识产权争端的解决中发挥不可替代的重要作用，是一个新的命题，也是我们不懈努力的方向。企业档案人员应该从维护企业权益、促进经济发展的视角，重新认识自身工作的重要性。认真学习国家有关的法规、政策，积极研究企业在生产、经营及管理等项活动中出现的新情况，不断制定和完善有助于企业档案形成完整、真实的保证性措施，以保障企业的合法权益，增强企业在市场上的竞争力。
关键词：档案管理；企业；知识产权
最近，国家档案局与国家知识产权局联合发布了《关于加强知识产权档案管理的意见》，这是我国第一部关于知识产权档案管理方面的法规，也是国家档案局和国家知识产权局两家首次联合发文。而早在2006年1月党中央国务院就将鼓励自主创新和保护知识产权确定为国家发展战略，并提出“在建设创新型国家中企业是科技创新的主体”。因此，加强企业档案管理，保护企业知识产权就成了重中之重。
一、加强对企业知识产权档案的搜集归档，坚持统一管理的原则
集中统一管理是国家对档案管理的总体要求，也是我国档案工作的基本原则。企业档案管理也要服从这一总体要求和基本原则。
知识产权活动是一项涉及多个部门的专业性活动，因此知识产权档案的搜集归档工作就尤为困难，它不仅仅只是几份证书，也不是科研档案加上申请文件和权力证书，还包括知识产权运用过程中产生的文件材料，如知识产权进行变更、转让、评估、延续、补证、终止和无效、撤销、争议、纠纷、诉讼、调解、维权、裁定等过程中产生的合同、许可实施文件、异议书、知会函、回复函、通知书、保证书，调查举证和凭证等文件材料。将这些文件进行统一搜集归档，实行集中统一管理。此外，还要根据知识产权工作程序性强、申請审批过程周期较长的特点和知识产权文件形成的特点，对知识产权档案进行动态管理，持续搜集，保持知识产权工作全过程档案的完整、准确、有效和系统。保证知识产权档案的安全、规范保管和高效、便捷利用，以维护企业整体利益。
随着市场竞争日益加剧，企业要加强知识产权档案管理工作，并充分发挥其作用。一方面更加要注重档案的利用和开发，另一方面凡属于本单位的知识产权档案必须要妥善保管好。在我国，由于对知识产权档案保护不够重视，使单位自主知识产权或商业秘密泄露的案例已经不胜枚举，在一定程度上可以说是档案工作的失误，这已经成为商业秘密流失的重要渠道之一。随着社会主义市场经济的建立和不断完善，知识产权的竞争已经成为企业参与国内外市场竞争的重要手段，防止知识产权特别是自主知识产权档案的流失，是一项紧迫而艰巨的任务。档案工作人员要切实充实保护知识产权方面的业务知识，进一步明确档案管理人员的职责就是要维护各类档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。
国家档案局曾做过调研，目前，在我国大多数科技型企业一般对知识产权档案资料采取初步的分散式管理方式。档案部门只保管知识产权证书和凭证类的官方文件，申办和维权处理过程的文件作为资料由知识产权管理部门或法务部保管，缴费单据由财务部保管，商业秘密保管在业务部门。在管理方式上，有的企业统一由集团公司档案部门管理，有的企业由技术研发部门管理，有的企业分别由集团各个职能部门管理，还有的企业由集团公司二级单位管理。例如我国某知名大型科技企业，其档案室保存了3000多件商标档案，都是证书类的材料，而商标申请单，续费单等材料没有作为商标档案归档；专利档案由集团下属各分公司自己的档案室保存，技术秘密和商业秘密由集团公司的不同部门掌握。总的来看，多数企业对知识产权档案没有实行集中统一管理，而这种分散式管理存在着显而易见的隐患，不利于知识产权档案的有效利用。
我国应诉美国发起的H型钢案等一系列钢铁反倾销案和加拿大发起的汽车挡风玻璃反倾销案胜诉，两者合计保住了约1亿2千万美元的出口市场。剖析上述两个案件胜诉的原因，其中重要的一点。就是应诉企业保存有完整、全面、真实的反映其生产、经营及管理等各项活动的企业现行文件、档案。
二、加强对企业知识产权档案的安全保管，实施动态管理原则
档案信息工作是市场链中的重要一环，是连接市场和开发制造的结合点，档案信息部门既是市场和销售部门的用户，接收市场和售后服务的信息；又是产品开发部门的市场，为其提供信息服务。档案信息和产品开发，制造、售前、市场、售后共同形成了一个完整的闭环。因此，企业知识产权档案的动态管理，不仅体现在持续搜集归档阶段，更体现在归档后的安全保管方面。
《与贸易有关的知识产权协定》规定了知识产权保护的范围，包括版权及相关权利、商标、专利、工业设计、集成电路布图设计、植物新品种保护及未公开信息等。由于知识产权是依附于一定载体而存在的智力成果，而档案是记载智力成果的一种形式。所以，管理好企业知识产权档案，尤其是在档案的保管，查阅，整理过程中保证知识产权档案的完整，全面，准确，有效和系统，是保护企业知识产权的—项重要的基础性措施。
加强对企业知识产权档案的安全保管，可以从六方面入手：第一，应明确本企业知识产权档案，特别是商业秘密档案的范围，并在其档案包装盒(袋)上作出明显标志。同时，规定企业员工包括不同业务主管接触知识产权档案的权限，每个员工不得查阅自己无权利用的档案。第二，应由具有安全防护措施的档案部门集中统一管理企业知识产权档案。目前，由于企业档案管理组织体制不合理，导致企业商业秘密档案被盗的案件屡有发生。如2000年至2001年《法制日报》曾多次报道了江苏牧羊集团职工顾某被江苏正昌集团公司吕某所收买，从江苏牧羊集团下属的中宏机械有限公司技术部，盗走由英国独家引进的MUZL全套颗粒机图纸3本共304页的案件。中宏机械有限公司的技术图纸被盗，可能有多方面原因，但该套图纸作为企业的重要档案没有采取集中统一管理。应该说是其重要原因之一。由于图纸被盗，中宏机械有限公司被迫停产一个月，造成经济损失49万多元。可见，随着中国市场的逐步放开，企业间竞争的加剧，企业档案部门的“守土”职责将更加艰巨。第三，应制定完善的安全管理措施。从制度上避免企业知识产权档案的流失。第四。企业档案部门应高度负责地做好对企业各业务和技术部门文件材料的形成、积累及归档工作的监督、指导。第五，应正确处理好保护和利用的关系。包括商业秘密在内的知识产权保护是针对一定的时间和对象而言的。在其保护期限内应严格控制利用者，只向特定对象提供服务，而一旦超过保护期，就应扩大其利用者范围，充分发挥档案的作用。如根据国务院规定，某些设计的保护期为10年的规定，在设计保护期内，未经权利人授权，在设计过 程中所形成的文件也不能对他人提供利用，而超过了10年，则可以对外提供利用。第六，应不断加强对企业员工的保密教育，使员工增强保密观念，树立起自觉保护企业知识产权档案，特别是商业秘密档案的意识。
三、正确及时利用企业知识产权档案。维护企业知识产权
自从我国正式加入世界贸易组织(WTO)之后，知识产权已经成为我国企业提高国际市场竞争能力，打破国外企业技术壁垒封锁的主要工具之一，在我国加入世界贸易组织以后，我国企业已经不止一次利用知识产权档案赢得了知识产权诉讼的胜利。建立完善的知识产权管理及利用制度是建设现代企业管理制度的重要内容。与强化我国企业知识产权管理工作一样，实现企业知识产权档案规范化管理也是一个需要长期推进的系统工程。而企业知识产权档案规范化管理的实现，就能够对企业知识产权活动提供最为全面有效的可靠支持。
未来世界的竞争将演变为知识产权的竞争。知识产权作为民事权利，发生侵权纠纷时，经常通过司法途径解决。很多拥有知识产权和自主创新能力的企事业单位、科研院所和高等院校由于对知识产权档案管理薄弱和滞后造成证据不足，在与知识产权有关的贸易摩擦和法律纠纷中处于被动地位。曾多次代理中国应诉反倾销的美国高特兄弟律师事务所北京办事处首席代表，法籍华人陶景洲坦陈，作为代理律师，代理中国企业的案件，应诉的最大难度就在于证据的收集，很多的时间和精力都花费在取证上。而企業档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程，内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到有至关重要的凭证作用。
如2004年。福建七匹狼实业股份有限公司状告中华人民共和国知识产权局专利复审委员会“标贴(七匹狼)的外观设计为龙岩卷烟厂专利的授权公告”。经北京市第一中级人民法院审理判决一中行初15号，关于“七匹狼”图形的行政判决书(原告周连期，被告国家知识产权局专利复审委员会，第三人龙岩卷烟厂)中维持国家知识产权局关于“标贴(七匹狼)的外观设计为龙岩卷烟厂专利的授权公告”。
同样是在2004年，益安贸易公司向国家商标局申请“与狼共舞D.WOLVES及图形”商标注册，商标局初步审定并公告，龙岩卷烟厂提出异议，认为是侵权行为。同时，龙岩卷烟厂综合档案室提供了大量“与狼共舞”凭证，及七匹狼香烟和“与狼共舞”信息相连的社会认可凭证。国家工商行政局商标评审会：商评680号裁定益安贸易公司不能注册“与狼共舞D.WOLVES及图形”商标。
正是因为平常注意搜集归档，统一管理，保存的档案全面，龙岩卷烟厂综合档案室才能在此次事件中提供大量“标贴(七匹狼)的外观设计专利的文书资料和凭证，从而为维护企业的知识产权的合法权益起到决定性作用。
因此，在对知识产权档案的统一收集，动态管理的基础上，合理利用，提高效率，使档案这个最具法律效力的凭证和依据在各种知识产权争端的解决中发挥不可替代的重要作用，是一个新的命题，也是我们不懈努力的方向。企业档案人员应该从维护企业权益、促进经济发展的视角，重新认识自身工作的重要性。认真学习国家有关的法规、政策，积极研究企业在生产、经营及管理等项活动中出现的新情况，不断制定和完善有助于企业档案形成完整、真实的保证性措施，以保障企业的合法权益，增强企业在市场上的竞争力。