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摘 要：现阶段，开放教育的进一步发展和基层电大办学机制的改革创新，对学校档案管理工作提出了更高的要求，提升学校档案管理水平势在必行。本文试图对基层电大档案管理工作的常见问题及其成因进行分析，在此基础上探求解决存在问题的对策，以期为基层电大档案管理工作提供有益的启示。
关键词：基层电大；成人高等教育；档案管理；档案利用
高水平的档案管理是基层电大办好开放教育、实现学校持续发展的重要基础。长期以来，受认识不足、人员专业素养偏低等因素的影响，基层电大档案管理工作水平普遍不高，一定程度上影响到办学工作的开展。而且，随着国家教育体制改革的深入，当前基层电大面临着新一轮的改革、创新，对档案管理工作提出了更高要求。为此，学校应加强基层电大档案管理，提升学校档案管理工作水平。
一、基层电大做好档案管理工作的意义
1.为学校工作决策提供信息和依据
学校档案是学校发展历程的忠实记载，是建校以来学校招生、教学教务、师资队伍建设、校园建设等办学工作的材料汇总。高水平的档案管理，能够在学校进行工作决策时，为决策者提供充分、准确、全面的信息和决策依据，让决策者承前启后，继往开来，最大限度地保证决策的及时性、科学性。
2.为学校处理有关业务问题提供凭证
档案管理是一种信息存储和保真的行为。做好档案管理工作，保存好学校办学工作的原始资料，在学校处理一些业务问题时，能够发挥至关紧要的凭证作用，对问题的解决、责任的明确而言，价值无可估量。
二、基层电大档案管理工作的常见问题
1.经费投入不足，设施和手段落后
基层电大档案工作普遍存在着经费不足、条件较差的情况，大多数学校没有对档案管理投入必要的资源，导致档案管理部门的办公条件较差，设施建设滞后。档案工作人员的办公区、其他人员借阅档案的阅览区、存放档案的库房未能按功能分开设置，档案现代化及档案保护设备配置不全，档案管理仍采取手工作业方式，严重阻碍了学校档案管理及服务工作水平的提高。此外，档案管理现代化水平不高，工作人员被手工作业耗去大量时间，对档案工作的学习、研究无暇顾及，导致个人能力无质的提高，因而也无法推动学校档案管理工作水平。
2.档案管理工作不到位、不规范，水平较低
档案管理是从档案的收集开始的。档案收集不及时、不齐全，是基层电大最普遍存在的问题。一些学校的档案工作人员，档案意识不强，工作主动性不足，在档案收集上不积极、不及时，常常导致重要资料的遗漏，造成档案缺失。譬如，一些学校举办重要活动，档案管理部门却没有将活动资料完整保留下来；一些重要人物莅临学校视察、参观，往往也没有进行文字、图片、音像的有效记录。这些档案的收集机会稍纵即逝，当时不认真把握，往后就没有重做的可能。同时，一些档案工作人员对档案的认识还停留在传统的范畴，只重视文书档案的收集和管理，而对声像档案和实物档案重视不足，一些非常有价值的实物材料没有纳入档案管理的范畴，没有进行有效的保存而最终损坏甚至遗失。不仅由于工作人员的意识和能力不强，作风不实，基层电大档案管理工作也一定程度上存在着时间编排混乱、装订不合要求、借阅不作记录、因原始材料缺失而后期补充拼凑等不规范的情形，严重影响了学校档案的管理、开发和利用。
3.档案的价值未能有效开发，利用率不高
基层电大的档案管理，虽然有为学校记录发展历史、提供决策信息和工作依据的功能和目的，但在实际工作中并没有发挥出应有作用。许多学校组建档案管理部门开展档案管理工作，仅仅是为了顺应本级政府及其职能部门的要求，学校领导和教职员工潜意识里并没有档案开发利用的概念。在学校各项工作决策中，决策者很少查阅、参考档案，大都根据当前的情况进行方案的抉择，往往会导致工作的前后脱节。而对于普通教职员工而言，利用档案的情形就更少了。因此，档案一入库，基本就尘封起来，很少得到开发利用，档案的信息服务功能无法体现。这一问题的存在，反过来又对档案工作的正常开展和改善带来了一定的负面影响。
三、基层电大档案管理工作常见问题的成因探析
1.教职工特别是学校领导对档案工作重视不够
就目前情况来看，基层电大的教职工甚至是学校领导对档案工作的重要性都缺乏足够的认识，认为办好学校的关键是做好招生和教学工作，只要有生源，把好质量关，就不愁学校没发展，因而忽视学校档案管理工作，不愿意将人力、财力和物力投入到“没有产出”的档案管理工作中去，从而导致档案部门办公条件差，设施不足，设备陈旧老化，人员配备不全，影响了档案管理工作的正常开展和改善。
2.岗位人员素质满足不了现代档案工作的要求
在新技术蓬勃发展的信息时代，档案管理工作要求从业人员具备较高的信息管理专业技能。但从基层电大档案工作的实际来看，档案管理岗位人员大多达不到这一要求，他们学习能力较差，知识老化，技能不精，很难做好档案管理工作。一种情形是，一些学校由于人手较少，档案管理工作由其他工作岗位的人员兼任，对档案工作并未实施专人专责管理，兼职人员往往由于工作类多量大，不能专注于档案管理工作，制约了档案管理技能的学习和提高，最终无法适应档案工作的要求。另一种情形是，一些学校对档案管理工作认识有所偏差，重视不足，认为档案管理工作谁都可以做，将档案部门看作老弱病残人员的收容所，使档案工作人员的基本素质得不到保证，学校档案工作的效果可想而知。
3.档案管理工作机制不完善
大多数基层电大没有建立起完善的档案管理工作机制，是其档案管理水平不高、效果不好的重要原因。第一，档案管理工作责任机制不完善。除了规定档案管理部门的职责之外，许多学校没有明确其他部门对学校档案建设和管理的责任，学校档案建设和管理得不到其他部门的有力支持，形成档案管理部门孤军作战的不利局面。第二，档案管理的激励机制不完善。档案管理工作不像其他业务，容易做出可观的成绩，在其他领域效果卓著的绩效管理，在档案管理工作中却难以适用。很多学校没有建立起针对档案工作的考核评价和奖惩制度，欠缺科学的评价考核指标体系，对档案管理工作人员的表现量化困难，造成奖惩无所依据的尴尬局面。 四、提高基层电大档案管理工作水平的对策思考
1.提高认识，重视学校档案工作
只有学校广大教职员工特别是主要领导充分认识到档案工作的价值，高度重视学校档案建设，档案工作才能得到有力的支持和充足的投入，当中存在的问题和困难才会得到解决。因此，学校档案工作的责任人要通过多种途径宣传档案工作的重要性，加深学校教职员工对档案建设的认识，强化教职员工收集、保存、移交档案资料的主动性和自觉性。要结合档案行政主管部门的要求，提请主要领导重视学校档案工作的规范化建设，把档案工作纳入学校重要工作日程，保证学校对档案工作的人力、财力、物力的投入，从而提升学校档案建设与管理的质量和水平。
2.提升工作人员业务素质，优化学校档案管理队伍
任何一项工作的顺利开展和圆满完成，都离不开高素质的专业人才作为支撑。因此，提升档案工作人员的业务素质，优化档案管理队伍，是基层电大提升档案工作质量和水平的关键环节。一方面，基层电大要为学校档案管理岗位配备符合工作要求的专业人员，不但要避免出现学非所用、用非所学的专业不对口的情形，而且要防止把档案管理岗位作为学校人员安置场所的错误行为；另一方面，基层电大要根据档案工作发展的需要，积极创造机会，让档案工作人员继续深造和参加培训，不断提高其工作能力和业务水平，从而使学校档案建设和管理工作不断改进、完善。
3.完善档案管理工作机制，促进管理水平提升
基层电大完善档案管理工作机制，应着手做好以下工作：第一，根据国家档案法规和本校实际，健全学校档案管理工作制度，并以之作为学校档案工作的基本准则，确保学校档案资料的收集、整理、移交、归档、借阅等环节有章可循，有据可依。第二，明确学校各部门、各岗位在档案工作中的职责和责任，赋予档案管理部门相应的协调、指挥、监督和考核评价的权力，档案管理部门对其他部门、岗位在学校档案建设与管理中的表现与成效的评价，要作为衡量各部门、各岗位办学工作表现和成效的重要标准，成为学校奖惩的重要依据。第三，确立由学校分管领导、部门领导和档案员共同构成的档案管理纵向系统，在档案工作中一级抓一级，层层抓落实。第四，完善档案工作的相关激励机制，从档案资料收集的齐备性、资料移交的及时性、立卷保管的规范性、开发利用的高效性等多角度科学设置考核指标，并通过内部考核、和其他单位交叉评比、引入外部评价等方式对学校档案工作进行考评，对表现突出、成效显著、贡献较大的部门和人员给予相应奖励，对工作不力、成效欠佳的部门和人员提出批评或予以惩戒，从而充分调动广大教职员工特别是档案工作人员的积极性。
4.推动档案的开发利用，充分发挥档案的信息服务功能
如前所述，完备的档案能够为基层电大的办学和发展提供十分重要的依据和凭证。在学校建设、师资配备、教学安排、考核评价、人事任免、薪酬给付、晋级增资、奖励处罚等方面，有丰富、完备的档案资料作为依据和凭证，既能为学校各项业务的开展提供方便，又能保证工作的科学、合理和公正，获得广大师生员工的认可和支持。为此，基层电大通过档案建设和管理，将各类零散资料系统化、卷宗化、完备化，并完善、明确档案借阅、引用的程序、手续，为学校工作和广大师生员工提供便捷的档案信息服务，从而提高学校档案利用的效率。
参考文献：
[1]曾宪力.电大档案管理创新建设探讨[J].湖北广播电视大学学报，2014（6）.
[2]易朝晖，朱永念.电大档案管理与信息资源利用[J].新疆广播电视大学学报，2000（2）.
[3]孙海燕.新时期高校档案管理探析[J].品牌，2014（8）.
[4]刘伟.档案管理人员的职业素养探讨[J].企业改革与管理，2014（24）.
[5]吴珊.基于服务意识下的高校档案管理工作探究[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2014（8）.
关键词：基层电大；成人高等教育；档案管理；档案利用
高水平的档案管理是基层电大办好开放教育、实现学校持续发展的重要基础。长期以来，受认识不足、人员专业素养偏低等因素的影响，基层电大档案管理工作水平普遍不高，一定程度上影响到办学工作的开展。而且，随着国家教育体制改革的深入，当前基层电大面临着新一轮的改革、创新，对档案管理工作提出了更高要求。为此，学校应加强基层电大档案管理，提升学校档案管理工作水平。
一、基层电大做好档案管理工作的意义
1.为学校工作决策提供信息和依据
学校档案是学校发展历程的忠实记载，是建校以来学校招生、教学教务、师资队伍建设、校园建设等办学工作的材料汇总。高水平的档案管理，能够在学校进行工作决策时，为决策者提供充分、准确、全面的信息和决策依据，让决策者承前启后，继往开来，最大限度地保证决策的及时性、科学性。
2.为学校处理有关业务问题提供凭证
档案管理是一种信息存储和保真的行为。做好档案管理工作，保存好学校办学工作的原始资料，在学校处理一些业务问题时，能够发挥至关紧要的凭证作用，对问题的解决、责任的明确而言，价值无可估量。
二、基层电大档案管理工作的常见问题
1.经费投入不足，设施和手段落后
基层电大档案工作普遍存在着经费不足、条件较差的情况，大多数学校没有对档案管理投入必要的资源，导致档案管理部门的办公条件较差，设施建设滞后。档案工作人员的办公区、其他人员借阅档案的阅览区、存放档案的库房未能按功能分开设置，档案现代化及档案保护设备配置不全，档案管理仍采取手工作业方式，严重阻碍了学校档案管理及服务工作水平的提高。此外，档案管理现代化水平不高，工作人员被手工作业耗去大量时间，对档案工作的学习、研究无暇顾及，导致个人能力无质的提高，因而也无法推动学校档案管理工作水平。
2.档案管理工作不到位、不规范，水平较低
档案管理是从档案的收集开始的。档案收集不及时、不齐全，是基层电大最普遍存在的问题。一些学校的档案工作人员，档案意识不强，工作主动性不足，在档案收集上不积极、不及时，常常导致重要资料的遗漏，造成档案缺失。譬如，一些学校举办重要活动，档案管理部门却没有将活动资料完整保留下来；一些重要人物莅临学校视察、参观，往往也没有进行文字、图片、音像的有效记录。这些档案的收集机会稍纵即逝，当时不认真把握，往后就没有重做的可能。同时，一些档案工作人员对档案的认识还停留在传统的范畴，只重视文书档案的收集和管理，而对声像档案和实物档案重视不足，一些非常有价值的实物材料没有纳入档案管理的范畴，没有进行有效的保存而最终损坏甚至遗失。不仅由于工作人员的意识和能力不强，作风不实，基层电大档案管理工作也一定程度上存在着时间编排混乱、装订不合要求、借阅不作记录、因原始材料缺失而后期补充拼凑等不规范的情形，严重影响了学校档案的管理、开发和利用。
3.档案的价值未能有效开发，利用率不高
基层电大的档案管理，虽然有为学校记录发展历史、提供决策信息和工作依据的功能和目的，但在实际工作中并没有发挥出应有作用。许多学校组建档案管理部门开展档案管理工作，仅仅是为了顺应本级政府及其职能部门的要求，学校领导和教职员工潜意识里并没有档案开发利用的概念。在学校各项工作决策中，决策者很少查阅、参考档案，大都根据当前的情况进行方案的抉择，往往会导致工作的前后脱节。而对于普通教职员工而言，利用档案的情形就更少了。因此，档案一入库，基本就尘封起来，很少得到开发利用，档案的信息服务功能无法体现。这一问题的存在，反过来又对档案工作的正常开展和改善带来了一定的负面影响。
三、基层电大档案管理工作常见问题的成因探析
1.教职工特别是学校领导对档案工作重视不够
就目前情况来看，基层电大的教职工甚至是学校领导对档案工作的重要性都缺乏足够的认识，认为办好学校的关键是做好招生和教学工作，只要有生源，把好质量关，就不愁学校没发展，因而忽视学校档案管理工作，不愿意将人力、财力和物力投入到“没有产出”的档案管理工作中去，从而导致档案部门办公条件差，设施不足，设备陈旧老化，人员配备不全，影响了档案管理工作的正常开展和改善。
2.岗位人员素质满足不了现代档案工作的要求
在新技术蓬勃发展的信息时代，档案管理工作要求从业人员具备较高的信息管理专业技能。但从基层电大档案工作的实际来看，档案管理岗位人员大多达不到这一要求，他们学习能力较差，知识老化，技能不精，很难做好档案管理工作。一种情形是，一些学校由于人手较少，档案管理工作由其他工作岗位的人员兼任，对档案工作并未实施专人专责管理，兼职人员往往由于工作类多量大，不能专注于档案管理工作，制约了档案管理技能的学习和提高，最终无法适应档案工作的要求。另一种情形是，一些学校对档案管理工作认识有所偏差，重视不足，认为档案管理工作谁都可以做，将档案部门看作老弱病残人员的收容所，使档案工作人员的基本素质得不到保证，学校档案工作的效果可想而知。
3.档案管理工作机制不完善
大多数基层电大没有建立起完善的档案管理工作机制，是其档案管理水平不高、效果不好的重要原因。第一，档案管理工作责任机制不完善。除了规定档案管理部门的职责之外，许多学校没有明确其他部门对学校档案建设和管理的责任，学校档案建设和管理得不到其他部门的有力支持，形成档案管理部门孤军作战的不利局面。第二，档案管理的激励机制不完善。档案管理工作不像其他业务，容易做出可观的成绩，在其他领域效果卓著的绩效管理，在档案管理工作中却难以适用。很多学校没有建立起针对档案工作的考核评价和奖惩制度，欠缺科学的评价考核指标体系，对档案管理工作人员的表现量化困难，造成奖惩无所依据的尴尬局面。 四、提高基层电大档案管理工作水平的对策思考
1.提高认识，重视学校档案工作
只有学校广大教职员工特别是主要领导充分认识到档案工作的价值，高度重视学校档案建设，档案工作才能得到有力的支持和充足的投入，当中存在的问题和困难才会得到解决。因此，学校档案工作的责任人要通过多种途径宣传档案工作的重要性，加深学校教职员工对档案建设的认识，强化教职员工收集、保存、移交档案资料的主动性和自觉性。要结合档案行政主管部门的要求，提请主要领导重视学校档案工作的规范化建设，把档案工作纳入学校重要工作日程，保证学校对档案工作的人力、财力、物力的投入，从而提升学校档案建设与管理的质量和水平。
2.提升工作人员业务素质，优化学校档案管理队伍
任何一项工作的顺利开展和圆满完成，都离不开高素质的专业人才作为支撑。因此，提升档案工作人员的业务素质，优化档案管理队伍，是基层电大提升档案工作质量和水平的关键环节。一方面，基层电大要为学校档案管理岗位配备符合工作要求的专业人员，不但要避免出现学非所用、用非所学的专业不对口的情形，而且要防止把档案管理岗位作为学校人员安置场所的错误行为；另一方面，基层电大要根据档案工作发展的需要，积极创造机会，让档案工作人员继续深造和参加培训，不断提高其工作能力和业务水平，从而使学校档案建设和管理工作不断改进、完善。
3.完善档案管理工作机制，促进管理水平提升
基层电大完善档案管理工作机制，应着手做好以下工作：第一，根据国家档案法规和本校实际，健全学校档案管理工作制度，并以之作为学校档案工作的基本准则，确保学校档案资料的收集、整理、移交、归档、借阅等环节有章可循，有据可依。第二，明确学校各部门、各岗位在档案工作中的职责和责任，赋予档案管理部门相应的协调、指挥、监督和考核评价的权力，档案管理部门对其他部门、岗位在学校档案建设与管理中的表现与成效的评价，要作为衡量各部门、各岗位办学工作表现和成效的重要标准，成为学校奖惩的重要依据。第三，确立由学校分管领导、部门领导和档案员共同构成的档案管理纵向系统，在档案工作中一级抓一级，层层抓落实。第四，完善档案工作的相关激励机制，从档案资料收集的齐备性、资料移交的及时性、立卷保管的规范性、开发利用的高效性等多角度科学设置考核指标，并通过内部考核、和其他单位交叉评比、引入外部评价等方式对学校档案工作进行考评，对表现突出、成效显著、贡献较大的部门和人员给予相应奖励，对工作不力、成效欠佳的部门和人员提出批评或予以惩戒，从而充分调动广大教职员工特别是档案工作人员的积极性。
4.推动档案的开发利用，充分发挥档案的信息服务功能
如前所述，完备的档案能够为基层电大的办学和发展提供十分重要的依据和凭证。在学校建设、师资配备、教学安排、考核评价、人事任免、薪酬给付、晋级增资、奖励处罚等方面，有丰富、完备的档案资料作为依据和凭证，既能为学校各项业务的开展提供方便，又能保证工作的科学、合理和公正，获得广大师生员工的认可和支持。为此，基层电大通过档案建设和管理，将各类零散资料系统化、卷宗化、完备化，并完善、明确档案借阅、引用的程序、手续，为学校工作和广大师生员工提供便捷的档案信息服务，从而提高学校档案利用的效率。
参考文献：
[1]曾宪力.电大档案管理创新建设探讨[J].湖北广播电视大学学报，2014（6）.
[2]易朝晖，朱永念.电大档案管理与信息资源利用[J].新疆广播电视大学学报，2000（2）.
[3]孙海燕.新时期高校档案管理探析[J].品牌，2014（8）.
[4]刘伟.档案管理人员的职业素养探讨[J].企业改革与管理，2014（24）.
[5]吴珊.基于服务意识下的高校档案管理工作探究[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2014（8）.