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摘 要：随着社会进入高速信息时代，人们对信息的渴求日益增进，这对我们档案的宣传工作提出了更高的要求，然而，由于多种复杂因素影响，档案宣传工作存在许多问题，也使得档案信息的大量闲置，阻碍了档案事业的发展。作为知识传播与人才培养的高校，更应该提高档案意识，加强宣传工作，实现为校园建设服务的目标。本文通过对目前高校档案宣传工作的现状进行分析，提出问题，分析档案宣传工作的重要性，并提出强化档案宣传工作的办法。
关键词：高校档案 信息时代 宣传工作
一、引言
档案宣传工作是为了增进档案内外沟通与交流而产生和发展的。盡管档案工作已经开展了几十年，不少公众对档案工作至今还存在偏见与误解。这充分说明我们的宣传工作不到位，宣传效果不理想。高校档案是承载高校发展的重要原始记录，是高校的宝贵财富，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，而宣传工作的目标是促进档案工作的开展与内外交流。为了做好高校档案宣传工作，我们可以从以下几方面进行探讨。
二、高校档案宣传工作的现状
1.思想存在偏差，缺乏宣传主动性。档案工作者埋头苦干、“闭门造车”，在校园处于默默无闻的状态，工作对象局限于机关兼职档案员，忽视以人为本，为校园建设服务的理念，宣传工作处于半封闭状态。
2.宣传工作落后于其他业务性工作。一方面，高校档案馆（室）“重藏轻用”的现象普遍存在。档案管理办法，工作守则等制度中较少提到宣传工作，平时注重各部门档案的收集与整理工作，缺乏对档案宣传利用的研究。另一方面，宣传工作手段和内容单一，主要是通过期刊、工作简讯、馆藏手册、国际档案日等重大活动进行宣传，宣传工作受众面窄，较少利用平日的多媒体、网络、数字化校园等平台，宣传工作受到阻碍。
3.高校间发展不平衡。随着校园信息化建设的不断发展，高校档案工作发展差距性较大。部分高校通过数字化档案馆建设进行档案宣传，加强对档案信息资源的开发，使得高校档案能真正促进文化教育事业的发展。然而大多数高校档案（馆）室仍停留在保存档案的阶段，受人力、物力等主客观因素影响，没有纳入学院整体发展规划，发展裹足不前。
4.宣传力度不足。高校档案宣传重视法律法规、部门职责、馆藏内容等“表层”宣传，陷入封闭式的内部宣传。档案部门缺乏对信息的挖掘与汇总，找不到宣传工作切入点，不能抓住大家需求的重点，造成宣传工作“昙花一现”，不能实现宣传工作的长期性和持久性。
三、高校档案宣传工作的重要性
中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令《普通高等学校档案管理办法》对规范档案工作提出了要求。江苏省教育厅、省档案局联合发文，发布了《江苏省高等学校档案管理办法》（简称《办法》）。《办法》指出高校档案工作是高校重要的基础性工作，是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一，同时对江苏高校档案机构的设置与人员配备、管理职责、条件保障以及档案的利用与公布等做出了全面、明确的规定。从国家到地方，对档案工作越来越重视，这是档案事业发展的重要机遇。各高校也根据《办法》的要求和精神制订了学校的档案管理办法，然而，由于对管理办法的宣传不到位，各高校重视事务性工作，导致管理办法成为摆设，无法贯彻落实。
1.推动档案事业发展。“工欲善其事，必先利其器”，档案宣传工作事关档案事业的发展。做好档案宣传工作可以扩大档案影响力，培养档案“知名度”，提高档案利用率，推动档案事业的发展，更好的服务高校教育事业。
2.推动数字档案（馆）室建设。随着数字化校园建设的推进与十三五规划工作的开展，加强档案宣传工作，提高各机关领导数字化档案室建设的意识有利于推进档案信息化建设，建立数字档案室，把档案信息化建设纳入高校整体规划建设，使档案工作及时应变高速发展的信息时代。
档案数字化建设是指利用技术手段将传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，通过档案数字化更有利于档案安全性与效益性。档案数字化建设至关重要：（1）可以解决传统的管理手段查询效率低的问题。利用计算机进行系统化管理，调阅数字档案可以大大提高查询速度，同时可以提高查全率和查准率。（2）可以解决室内档案管理难度大的问题。档案的登记、录入及归档、借阅、接收等日常管理工作任务繁重且容易出现管理上的漏洞。使用计算机进行管理，可以对发现的错误及时地发出提示，并根据查档者的权限，提供相应的档案。（3）可以更好地解决档案保存的问题。提供电子档案，可以避免纸质档案因多次反复利用而造成损害，保护档案原件。（4）可以解决不易实现信息共享的问题。可以利用计算机系统，把档案同时提供给众多用户，实现各部门数据共享。实践经验表明，档案工作的发展离不开领导的重视与支持，而领导的支持是建立在认识和了解的基础上。要做好数字化档案工作，就必须结合档案工作在校园建设发展中的重要性，对领导进行详细的说明和宣传，使其真正了解该项工作的重要性，从而能够在人员的培训、设备的配备、经费的批给等方面给予支持，从各部门的档案数字化的协调上给予支持，进而全面开展档案数字化工作。
四、大数据时代加强高校档案宣传工作的办法
1.提高档案宣传工作意识。让档案工作走进大众，首先要就要转变宣传观念，从内向到外向。档案工作者不能唱“独角戏”，要调动全校师生参与到档案中去，演奏好“交响乐”。档案工作者要明白档案的生命在于服务于民。
2.增强档案工作人员素质。档案人员需要提高计算机知识水平，增强档案理论知识。专职档案员不光要做好档案管理基础性工作，还要加强宣传工作的研究，要细化宣传工作管理办法，制定宣传策略与机制。档案员要定期对兼职档案员进行业务培训，交流档案工作进展，定期推出趣味宣传主题，使更多的师生参与到档案工作。
3.创新宣传手段。
3.1加强档案网站建设。档案网站一般以主页的方式提供档案服务和开展档案宣传，是档案部门服务高校文化教育事业发展的重要窗口。档案网站的主要内容包括：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。由于档案网站不是时尚流行的平台，也不是师生日常学习工作中必不可少的，所以，如果不进行宣传推广，仅仅被动的靠网站本身被检索，那广大师生点击率会非常少，无法使有价值的档案信息广泛的传播，也不能发挥档案网站的作用。因此，档案网站需要采取有效措施进行建设，留住网民。第一，档案网站中增加公共服务性内容：学校历史沿革、优秀校友信息、校园风光、城市景点、路线图、常用表格下载、热线电话等链接，丰富网站内容。第二，档案馆藏信息介绍中，可以通过制作档案视频、微电影等方式向师生展示。第三，建立历史上的今天趣味栏目，通过历史上的今天重大事件的信息展示，吸引网民的点击。 3.2建立微博微信平台。微信和微博这种通讯软件集文字、语言、视频、社交等功能于一体，方便网民扩大社交网络，快速传播信息。目前我国使用微信的网民已突破6亿。大部分人从网上获取信息，这就要求宣传工作必须高度重视运用新兴媒体，开拓新领域。广大师生不仅是信息的接受者，而且是意见的传递着，通过公开的微博与微信平台，可以与师生交流，传播有价值的档案信息，增强实效性，使档案从封闭走向开放。在微博上“找人”一栏搜索“档案”关键词，词条12248个，官方认证档案用户1070个，高校类近20个，通过搜索可以发现其中“解密”、“绝密”类的认证微博特别吸引粉丝，以下表1-1介绍部分档案微博用户情况：
在微信公众号搜索“档案”一词，发现高校档案馆6个，其他档案用户超过200个，如：江苏档案、厦门档案、档案学苑、国外档案新视野等档案公众号，涉及面广，信息量大，吸引网友的关注。可以看出，利用微博、微信积极开辟新渠道开展档案宣传工作、主动发布档案信息的做法受到许多档案机构的亲睐，因為这种信息服务的成本较小，所传播的档案信息不再枯燥乏味。高校档案馆（室）可以依托微博、微信平台建立公共服务平台，加强档案信息服务力度。对高校档案馆来说可以扩充档案服务内容，可以查询学籍档案、毕业生档案去向、学生论文成果、教学科研成果、基建档案等，设立档案专业的“维基百科”。服务方式上可以在线咨询，等待回复；可以通过视频的方式讲解档案专业知识，针对兼职档案员开设专门的档案业务培训课程；可以通过专题展览如：校友、校庆、校史馆等信息，追溯历史，传播馆藏资源信息，建成高校的宣传平台，让师生和社会感受到档案的魅力。
3.3以人为本，强化宣传内容。高校档案部门除了做好日常宣传工作外，也要做特色档案，通过特色专题档案宣传来扩大档案影响力。吸引大众的都是内容丰富生动而又真实的信息。日常的档案管理工作中注重高校11大类的档案信息收集与保管，许多信息与师生没有直接的利益关系。高校档案部门可以做记录师生重要信息的记录者与传播者。（1）教职工档案。高校通过对教职工的考核每年都会产生先进工作者和优秀教师，档案部门可以联合学校学生会、记者团对优秀的员工进行微采访，拍摄工作中的照片和视频，做成年度合集，印刷纸质刊物宣传，也可以在校园网站上进行视频宣传。对于退休的老教职工，对学院建设有重大贡献的，可以进行分期采访，收集教授的手稿，进行集中保管。（2）学生档案。学生在大学的几年对于未来人生发展非常重要，不单是平时的成绩单和毕业证书可以体现的。高校档案部门可以选取典型，针对优秀班级、优秀班委、优秀社团组织进行信息采集与成长记录，通过主题班会、社团表演、个人采访等等，把最优秀、最美好的时光记录在册，不断地在校园进行事例宣传，渲染出积极向上的氛围。
3.4以重大事件为契机做好主题宣传活动。高校的大型宣传活动重点在开学典礼、毕业典礼、校庆、校友会、周年纪念等等。不少都是具有历史纪念意义的回顾性宣传，需要大量翔实的档案资料作为信息源，保证信息的可靠性，因此高校档案部门可以此为契机，为大型宣传活动提供信息支撑与智力参与，增强信息的真实性和神秘性，达到双赢效果。
综上，高校档案部门宣传工作任重道远，加大宣传力度，无论对于档案工作自身的发展还是对于整个高校而言都是重要的、迫在眉睫的。大数据时代背景下，高校档案部门应该抓住机遇，改善工作方法，结合现代化信息技术手段，开创宣传工作新局面，实现档案工作又好又快的全面发展。
参考文献：
[1]省教育厅省档案局联合颁布《江苏省高等学校档案管理办法》 [J].档案与建设，2012.
[2]尚珊，郎惠彬. 论微信在档案信息服务中的应用[J].浙江档案，2014（9）.
[3]马燕婷.做好做活高校档案宣传的几点思路[J].兰台世界，2013（2）.
[4]舒筱雅，徐国娟.浅议微博时代的档案宣传工作[J].兰台世界，2014（5）.
关键词：高校档案 信息时代 宣传工作
一、引言
档案宣传工作是为了增进档案内外沟通与交流而产生和发展的。盡管档案工作已经开展了几十年，不少公众对档案工作至今还存在偏见与误解。这充分说明我们的宣传工作不到位，宣传效果不理想。高校档案是承载高校发展的重要原始记录，是高校的宝贵财富，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，而宣传工作的目标是促进档案工作的开展与内外交流。为了做好高校档案宣传工作，我们可以从以下几方面进行探讨。
二、高校档案宣传工作的现状
1.思想存在偏差，缺乏宣传主动性。档案工作者埋头苦干、“闭门造车”，在校园处于默默无闻的状态，工作对象局限于机关兼职档案员，忽视以人为本，为校园建设服务的理念，宣传工作处于半封闭状态。
2.宣传工作落后于其他业务性工作。一方面，高校档案馆（室）“重藏轻用”的现象普遍存在。档案管理办法，工作守则等制度中较少提到宣传工作，平时注重各部门档案的收集与整理工作，缺乏对档案宣传利用的研究。另一方面，宣传工作手段和内容单一，主要是通过期刊、工作简讯、馆藏手册、国际档案日等重大活动进行宣传，宣传工作受众面窄，较少利用平日的多媒体、网络、数字化校园等平台，宣传工作受到阻碍。
3.高校间发展不平衡。随着校园信息化建设的不断发展，高校档案工作发展差距性较大。部分高校通过数字化档案馆建设进行档案宣传，加强对档案信息资源的开发，使得高校档案能真正促进文化教育事业的发展。然而大多数高校档案（馆）室仍停留在保存档案的阶段，受人力、物力等主客观因素影响，没有纳入学院整体发展规划，发展裹足不前。
4.宣传力度不足。高校档案宣传重视法律法规、部门职责、馆藏内容等“表层”宣传，陷入封闭式的内部宣传。档案部门缺乏对信息的挖掘与汇总，找不到宣传工作切入点，不能抓住大家需求的重点，造成宣传工作“昙花一现”，不能实现宣传工作的长期性和持久性。
三、高校档案宣传工作的重要性
中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令《普通高等学校档案管理办法》对规范档案工作提出了要求。江苏省教育厅、省档案局联合发文，发布了《江苏省高等学校档案管理办法》（简称《办法》）。《办法》指出高校档案工作是高校重要的基础性工作，是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一，同时对江苏高校档案机构的设置与人员配备、管理职责、条件保障以及档案的利用与公布等做出了全面、明确的规定。从国家到地方，对档案工作越来越重视，这是档案事业发展的重要机遇。各高校也根据《办法》的要求和精神制订了学校的档案管理办法，然而，由于对管理办法的宣传不到位，各高校重视事务性工作，导致管理办法成为摆设，无法贯彻落实。
1.推动档案事业发展。“工欲善其事，必先利其器”，档案宣传工作事关档案事业的发展。做好档案宣传工作可以扩大档案影响力，培养档案“知名度”，提高档案利用率，推动档案事业的发展，更好的服务高校教育事业。
2.推动数字档案（馆）室建设。随着数字化校园建设的推进与十三五规划工作的开展，加强档案宣传工作，提高各机关领导数字化档案室建设的意识有利于推进档案信息化建设，建立数字档案室，把档案信息化建设纳入高校整体规划建设，使档案工作及时应变高速发展的信息时代。
档案数字化建设是指利用技术手段将传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，通过档案数字化更有利于档案安全性与效益性。档案数字化建设至关重要：（1）可以解决传统的管理手段查询效率低的问题。利用计算机进行系统化管理，调阅数字档案可以大大提高查询速度，同时可以提高查全率和查准率。（2）可以解决室内档案管理难度大的问题。档案的登记、录入及归档、借阅、接收等日常管理工作任务繁重且容易出现管理上的漏洞。使用计算机进行管理，可以对发现的错误及时地发出提示，并根据查档者的权限，提供相应的档案。（3）可以更好地解决档案保存的问题。提供电子档案，可以避免纸质档案因多次反复利用而造成损害，保护档案原件。（4）可以解决不易实现信息共享的问题。可以利用计算机系统，把档案同时提供给众多用户，实现各部门数据共享。实践经验表明，档案工作的发展离不开领导的重视与支持，而领导的支持是建立在认识和了解的基础上。要做好数字化档案工作，就必须结合档案工作在校园建设发展中的重要性，对领导进行详细的说明和宣传，使其真正了解该项工作的重要性，从而能够在人员的培训、设备的配备、经费的批给等方面给予支持，从各部门的档案数字化的协调上给予支持，进而全面开展档案数字化工作。
四、大数据时代加强高校档案宣传工作的办法
1.提高档案宣传工作意识。让档案工作走进大众，首先要就要转变宣传观念，从内向到外向。档案工作者不能唱“独角戏”，要调动全校师生参与到档案中去，演奏好“交响乐”。档案工作者要明白档案的生命在于服务于民。
2.增强档案工作人员素质。档案人员需要提高计算机知识水平，增强档案理论知识。专职档案员不光要做好档案管理基础性工作，还要加强宣传工作的研究，要细化宣传工作管理办法，制定宣传策略与机制。档案员要定期对兼职档案员进行业务培训，交流档案工作进展，定期推出趣味宣传主题，使更多的师生参与到档案工作。
3.创新宣传手段。
3.1加强档案网站建设。档案网站一般以主页的方式提供档案服务和开展档案宣传，是档案部门服务高校文化教育事业发展的重要窗口。档案网站的主要内容包括：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。由于档案网站不是时尚流行的平台，也不是师生日常学习工作中必不可少的，所以，如果不进行宣传推广，仅仅被动的靠网站本身被检索，那广大师生点击率会非常少，无法使有价值的档案信息广泛的传播，也不能发挥档案网站的作用。因此，档案网站需要采取有效措施进行建设，留住网民。第一，档案网站中增加公共服务性内容：学校历史沿革、优秀校友信息、校园风光、城市景点、路线图、常用表格下载、热线电话等链接，丰富网站内容。第二，档案馆藏信息介绍中，可以通过制作档案视频、微电影等方式向师生展示。第三，建立历史上的今天趣味栏目，通过历史上的今天重大事件的信息展示，吸引网民的点击。 3.2建立微博微信平台。微信和微博这种通讯软件集文字、语言、视频、社交等功能于一体，方便网民扩大社交网络，快速传播信息。目前我国使用微信的网民已突破6亿。大部分人从网上获取信息，这就要求宣传工作必须高度重视运用新兴媒体，开拓新领域。广大师生不仅是信息的接受者，而且是意见的传递着，通过公开的微博与微信平台，可以与师生交流，传播有价值的档案信息，增强实效性，使档案从封闭走向开放。在微博上“找人”一栏搜索“档案”关键词，词条12248个，官方认证档案用户1070个，高校类近20个，通过搜索可以发现其中“解密”、“绝密”类的认证微博特别吸引粉丝，以下表1-1介绍部分档案微博用户情况：
在微信公众号搜索“档案”一词，发现高校档案馆6个，其他档案用户超过200个，如：江苏档案、厦门档案、档案学苑、国外档案新视野等档案公众号，涉及面广，信息量大，吸引网友的关注。可以看出，利用微博、微信积极开辟新渠道开展档案宣传工作、主动发布档案信息的做法受到许多档案机构的亲睐，因為这种信息服务的成本较小，所传播的档案信息不再枯燥乏味。高校档案馆（室）可以依托微博、微信平台建立公共服务平台，加强档案信息服务力度。对高校档案馆来说可以扩充档案服务内容，可以查询学籍档案、毕业生档案去向、学生论文成果、教学科研成果、基建档案等，设立档案专业的“维基百科”。服务方式上可以在线咨询，等待回复；可以通过视频的方式讲解档案专业知识，针对兼职档案员开设专门的档案业务培训课程；可以通过专题展览如：校友、校庆、校史馆等信息，追溯历史，传播馆藏资源信息，建成高校的宣传平台，让师生和社会感受到档案的魅力。
3.3以人为本，强化宣传内容。高校档案部门除了做好日常宣传工作外，也要做特色档案，通过特色专题档案宣传来扩大档案影响力。吸引大众的都是内容丰富生动而又真实的信息。日常的档案管理工作中注重高校11大类的档案信息收集与保管，许多信息与师生没有直接的利益关系。高校档案部门可以做记录师生重要信息的记录者与传播者。（1）教职工档案。高校通过对教职工的考核每年都会产生先进工作者和优秀教师，档案部门可以联合学校学生会、记者团对优秀的员工进行微采访，拍摄工作中的照片和视频，做成年度合集，印刷纸质刊物宣传，也可以在校园网站上进行视频宣传。对于退休的老教职工，对学院建设有重大贡献的，可以进行分期采访，收集教授的手稿，进行集中保管。（2）学生档案。学生在大学的几年对于未来人生发展非常重要，不单是平时的成绩单和毕业证书可以体现的。高校档案部门可以选取典型，针对优秀班级、优秀班委、优秀社团组织进行信息采集与成长记录，通过主题班会、社团表演、个人采访等等，把最优秀、最美好的时光记录在册，不断地在校园进行事例宣传，渲染出积极向上的氛围。
3.4以重大事件为契机做好主题宣传活动。高校的大型宣传活动重点在开学典礼、毕业典礼、校庆、校友会、周年纪念等等。不少都是具有历史纪念意义的回顾性宣传，需要大量翔实的档案资料作为信息源，保证信息的可靠性，因此高校档案部门可以此为契机，为大型宣传活动提供信息支撑与智力参与，增强信息的真实性和神秘性，达到双赢效果。
综上，高校档案部门宣传工作任重道远，加大宣传力度，无论对于档案工作自身的发展还是对于整个高校而言都是重要的、迫在眉睫的。大数据时代背景下，高校档案部门应该抓住机遇，改善工作方法，结合现代化信息技术手段，开创宣传工作新局面，实现档案工作又好又快的全面发展。
参考文献：
[1]省教育厅省档案局联合颁布《江苏省高等学校档案管理办法》 [J].档案与建设，2012.
[2]尚珊，郎惠彬. 论微信在档案信息服务中的应用[J].浙江档案，2014（9）.
[3]马燕婷.做好做活高校档案宣传的几点思路[J].兰台世界，2013（2）.
[4]舒筱雅，徐国娟.浅议微博时代的档案宣传工作[J].兰台世界，2014（5）.