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摘 要:随着我国现代化经济的发展,农村经济组织的运行发展方式开始接近于企业的管理模式,但其财务风险往往缺乏相关的制度进行防范,因此需要及时完善农村经济组织内部控制制度。每一个农村经济组织经营时都需要根据自身特点和优势增强核心竞争力,同时,都要在日常运营过程中不断发现内部控制存在的不足与隐患,并进行系统全面的分析研究,从而有针对性地完善内部控制制度,使之更好用于该农村经济组织。因此,以拉萨市达孜县21个农村经济组织为分析研究对象,采用案例分析等多种方法,对比近年来我国各个省份采用的不同内控方法,實地进入拉萨市达孜县,对研究对象的问题与矛盾进行分析,并针对发现的弊端从静态与动态两个层面进行深入研究与分析,制定有针对性的内控方案,推动拉萨市农村集体经济组织内控制度的建设。
关键词:农村经济组织;内部控制制度;运行风险
中图分类号:F234.3 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2021)20-0140-06
一、农村集体经济组织内控制度改革的背景、意义及研究方法
(一)研究背景
近年来,我国从广东省开始实现由第三方进行农村经济组织的账务记录工作,并取得了显著的进步。但由于未能得到普遍推广,再加上部分偏远地区思维限制、管理方式不够规范甚至部分地区连管理人员的数量都难以补足,所以需要引起当地相关政府机构,例如,农牧局等部门的高度重视,尽快协商弥补潜在的漏洞。同时,“内控”一词也开始频繁出现在人们的视野中,越来越多的企业高层管理者、政府部门管理人员认识到内部控制制度的不可或缺性,开始弥补经济组织中可能存在的内控漏洞。由于仅仅依靠外来的监督已经无法满足农村集体经济组织的正常运行与安全,这也就凸显出了内部控制的的必要性。
(二)研究意义
目前在我国农村,旧的组织形式仍占有较大份额,管理较为混乱,缺少制度约束,经济业务结构程序缺失,财务人员事前控制意识相对缺乏,导致现行的财务内部控制制度缺乏良好的实施环境和监督机制,以至于日常运转效率较低。而内部控制制度的完善能够使其得到有效解决。因此,有必要提高农村经济合作组织现有资产的使用效率,确保财务信息的真实可靠,统筹规划企业内部日常经营活动,促使农村经济组织内部形成明确的分工、成员之间相互协作,在彼此之间相互监督的基础之上整理并形成一套切合实际并行之有效的内部控制制度。通过在拉萨市达孜县农村经济合作组织整理财务的调研,发现其现有内控制度尤其是财务制度,以及各村合作组织内控制度存在很多问题,笔者进行归类总结,撰写此文,为拉萨市各县区农村经济组织内控制度的建设提供参考价值。
上升一个层面来讲,研究设计内部控制制度,目标应当定位于帮助农村经济组织实现更好的运营与发展,帮助管理者切实掌握及预测农村经济组织运营及盈利情况,为管理层和和政府人员制定企业合理发展目标提供可靠依据。内部控制存在于经济组织日常经营活动中的每一个环节与活动,任何目前可能存在的风险与漏洞,都需要存在相对应的内部控制制度来保障组织内部资产的安全性;同时,它也是一种防止组织内部资产流失的必要措施。对于任何一个经济组织的管理者而言,如果要实现最初既定的经营目标,他们就需要阅读分析各种形式的财务数据并从中及时捕获到准确的资料和信息,及时根据市场环境变动作出正确的判断并制定出进一步的规划。
(三)研究步骤
在研究过程中总体可以分为五步。第一步,在正式接触业务之前大量查阅可能会涉及的文件以及当地的特点,以便于到达当地顺利开展工作。第二步,在入驻当地以后开始初步接触业务,整理分析历年来的账务,了解业务类型。第三步,将业务进行分类归纳,发现各类业务的风险漏洞。第四步,发现漏洞以后及时与当地人员进行沟通,了解该风险漏洞是否可以有效进行规避。第五步,针对提出的发现漏洞提出合理的内控方案。
(四)研究方法
1.比较分析法
通过对多个不同的企业内部控制制度进行对比,研究不同的完善程度对企业经营状况的影响,然后对比企业与农村经济组织的不同之处,针对各自特点进行分析,以此来显现内部控制制度对不同经济组织的独特作用。
2.系统研究法
根据实际收集以及查阅资料所得出的统计结果,就拉萨市的企业和农村经济组织内部控制制度的现状及产生的原因进行实证性理论分析,对拉萨市企业和农村经济组织内控方案的发展与变化、问题与矛盾、对策与建议、经验与启示进行系统的分析研究。
3.静态分析与动态分析相结合的方法
世间很多的事物都是不断发展、变化的,静止是相对的,运动是绝对的。因此,在本课题的研究中不能只进行静态分析,更重要的是结合实际情况进行动态分析。因此,我们同时查阅了近年来所实行的内部控制制度,针对一段时间内的变化情况和趋势,提出任务目标,制定有针对性的内控方案,推动拉萨市农村集体经济组织内控制度的建设。
4.案例分析法
在此次研究中,运用案例分析法,根据拉萨市农村集体经济组织的现状,采取实际入驻调研的方式,翻阅多个农村集体经济组织的账务,就内部控制这一问题展开研究,探讨现状如何及存在的问题,并寻找出切实可行的解决措施。
二、实地调研过程中存在的问题
(一)财务人员的专业素质较低
“在一些地方,村会计工作不受当地政府领导的重视,抽调了一些业务素质不高的财务人员到村会计委托代理服务机构从事村会计工作。在一些地方,由于乡财政所、乡农经站工作人员较少,当地政府领导临时委派一些其他部门非财务工作人员到村会计委托代理服务机构从事村会计工作,这就导致一些地方村会计素质不高。”[1]
在实际发生的业务中,财务处理工作流于表面,很难起到真正的财务监管作用。在实务中不难发现,将账务记录工作是否准确的标准仅仅定义为账实相等,很少关注账实相符的过程中可能出现的舞弊现象,一次次地忽视着账务的真实性与实质重于形式的原则。 (二)监督制度缺乏
监督是为了保证已经制定的内部控制制度良好的执行,二者相当于法律与法院的关系,已经产生了的内控制度条例必须有一个类似于法院的机构推动执行。这包括农村经济组织的内部自行监督与外部监督。
1.内部监督制度匮乏
农村集体经济组织缺少来自于内部成员的监督。农村地区大多地处偏远,与外界的沟通相对较少,过多地依赖外部监督很难实现,需要充分利用农村经济组织内部成员的监督作用。在实务中,农村经济组织的管理者很少向内部成员公示近期的相关财务数据,没有做到财务内部公开透明,导致内部成员在不清楚近期财务收支的情况下根本无法发挥监督作用。
2.外部监督审查力度不足
外部监督的频率与强度都有待提高。内部监督的作用类似于建议,起到的作用远不及来自乡政府的外部监督。外部监督每年仅有一次,监督的重点是针对一年中的财产登记调查,仅仅满足了年末相对于年初财产的变更登记,缺少了对收支具体内容和账务中记录业务真实性的核查工作,长此以往,并没有起到外部监督的作用。
(三)票证管理制度不完善
农村经济组织中所涉及的相关票据和证件没有一套完善的取得、保管制度,只有在使用时才会意识到这些票证的重要性,也是在这种时候才会发现一套票证管理制度的不可或缺性。这其中就包括资产权属证明文件、买卖租赁合同和日常花销的票据。
资产的权属证明在购买时便会销售者提供,但是农村经济组织的部分财产是由内部出面代为购买,因此在购买时权属证明文件中的所有者是个人,并非集体,在法律中也将个人定义为资产的拥有者。
农村经济组织存在将部分归属于集体的资产进行出租以获得收入的现象,出租的对象大多是内部的成员或村民,在双方互相认识的前提下形成了约定俗成的口头协议,没有签订具有法律效力的书面合同。这种情况在法律意识相对淡薄的农村地区很常见,“缺失了契约精神和危机意识,合同期限内随意更改履行期限、价款的行为时有发生。另外,部分签订的合同管理混乱,随意放置在个人手中进行保存,没有固定存放档案的地方,在将来查找使用时难以查证。”[2]
日常的支出花销票据是农村经济组织最多也最难收集保管的一类原始凭证,它们经常需要从外出经手业务的相关人员手中获取,而且农村经济组织内部成员的会计思维意识不足,经常发生忘开票据、丢失票据以及票据不合规的现象,会计也在这种情况下忽略监管,直接进行报销处理。
(四)经济业务主体不清
在农村经济组织中有时会设立农村合作社,它属于农村经济组织,同时又要区分两者的联系。这种关系类似于母公司与子公司之间的关系,两者相互独立但是又存在一定的附属关系。因此,在核算过程中经常会将两者的资产、业务、经济责任合并在一起进行核算。
在调研实务中发现,农村合作社成立后借用农村经济组织的部分财产进行使用,一段时间过后,双方在没有签订买卖或租赁协议的情况下,直接将农村经济组织所拥有的的财产划入农村合作社名下进行核算,造成了集体资产外流丢失的现象。
农村合作社造成营业不规范被税务等相关部门罚款后,资金支出记录在了农村经济组织的账务中;承包完成的业务收入也直接进入了农村经济组织的账户之中,造成了农村合作社在财务账面中只有成本却没有收入。
(五)农村经济专项款管理制度缺失
“依据《村集体经济组织会计制度》,结合专项资金性质、归属和具体用途,收到专项资金的记账科目有:补助收入、专项应付款、一事一议资金和内部往来。”[3]我国会根据每个地区不同的生态环境和特定情况进行农村经济专项款的拨发,这部分款项的用途不同于运转资金,它是实行专款专用的,本年盈余时留作次年继续使用,不足时申请进行补足,农村经济专项款的使用、保存、记录都应当独立于日常运转资金而存在。
国家下拨的村内运转经费每年都是在固定时间定额发放,少数民族地区日常节日庆祝支出较多,年末可能会发生超支现象,这种时候他们会选择将部分专项经费用于日常运转支出,严重违反专款专用的原则。研究对象将专项款在银行的保存时也是与运转费用合并在一起进行保存,专项款的记录时也没有独立的专项款账本,夹杂在了日常支出之中,需要逐笔辨认才能区分开,最终影响整体账目的准确性。
三、内部控制的对策与措施
(一)增强财务人员的专业素质
内部员工的专业素质与经济组织的发展息息相关,对经济组织的发展具有重大影响。针对不同职能的人员应建立不同的管理制度与考核制度,通过制度督促其提高自身的专业知识素养,提高行政管理人员决策的正确性和财务管理人员的知识素养,以及其他人员的规范意识。在建立完整的内控制度的基础上,也要注重提高内部人员内控意识。可以通过集体学习或讲座的形式,使每个人都明确各自岗位职责,明确具体章程以及内控制度的每一个环节,确保内控制度的正常实施,以达到内控的预期目标。“财务记录人员需要具备基础的财务会计、税务会计以及法律等相关知识,且需要保证每个相关的会计部门至少存在两名委托代理会计,两人之间相互核对、互相监督,形成交叉审核的局面,减少个人工作量的同时也能确保做出的账务的正确性,积极发挥会计的审核监督作用。”[4]
“加强农村集体资产的财务管理,必须建设高素质的农村财会人員队伍,不仅要提高农村财会人员的业务素质,更重要的是要提高他们的思想素质。乡镇基层政府的相关管理部门应有针对性地加强对农村财会人员的业务指导和专业技能培训,经常组织其学习财会管理知识,定期进行考试、考核,对考核合格者发放从业资格证,做到财会工作人员持证上岗。对财会人员的思想素质的提升,要通过提高他们的思想品德和职业道德,使其树立工作责任感和使命感。对违反财会人员工作纪律的,严格执行处罚,甚至取消其财会人员工作资格。”[5]
(二)加强内外监督制度 内部控制制度贯穿于运营活动的方方面面,监督的力度与内部控制的执行效率密不可分,因此,内部控制的监督机制对经济组织而言同样至关重要。要使内控制度全面有效实施,应从以下方面加强内部监督机制。
1.加强行政部的监督管理作用
行政部门在经济组织运行过程中起着主导作用,它是总揽经济组织工作的最高层面,应明确行政部门的职责,做到合理管理。目前的现状是管理人员对工作的进行缺乏清晰的思路,应聘请外部专业人员其进行专业的培训,提高管理人员的管理能力,厘清管理思路,融入到经济组织的管理机制中,完善自身机制。
2.建立内部专人监督
建立内部监督制度是监督的一种方式,它的意义就在于针对经济组织运行问题,监督管理人员和普通成员责任的履行,规范制定的基本要求,保障资源所有者的利益,提高农村经济组织的经营效率。研究中的经济组织目前现状是,内部滋生操作惯性使得原有的内控制度无法有效实施,所有人员凭借经验进行业务处理。为确保内控制度的有效实施,经济组织内部应由专人进行监督,并与其他工作相互独立,同时赋予其一定的权限,直接向行政部管理人员负责,确保内审部门工作的正常进行;定期负责进行公示,并对他人提出的疑问进行解答。
3.重视外审部门的审计作用
与内部监督相对应的就是外部监督。外部监督最大的优点在于不受企业制度的约束,所谓“旁观者清”,可以最有效地发现经济组织内部存在的漏洞,同时可以起到账目检查的作用。借助外部审计部门能够及时发现内部监督机制存在的漏洞,并加以改正,这实质上也是对内部控制制度的一种监督控制。外部审计部门提供的审计结论不受内部各类因素的制约,可以客观反映经济组织内部控制中存在的问题以及某些漏洞,应当给予足够的重视。因此,通过内审与外审的双重监管,可以保证内部控制制度的有效实施。
(三)完善票证管理制度
农村经济组织中的部分固定资产由管理者出面代为购买,在购买后权属没有做到及时变更,导致部分资产由组织付款购买后法律上却属于管理者个人。针对于这个问题,应当规定代理购买后一定期限内进行权属转让,将相关资料文件进行归档保存,避免拖延以至于未来发生财产权属纠纷。
为了应对财产租赁后续纠纷问题,在出租之前应签订书面租赁合同,明确双方责任与义务,及时审查合同的内容,确保合同条款符合双方利益,以便在将来出现纠纷时根据已签订的合同进行协商解决。加强契约精神建立,以“先小人后君子”的原则保护农村经济组织的既定利益。
所有需要报销的票据经过会计的核对,确认其属于有效票据后进行报销,保证纳入会计资料的所有票据都属于已认可的原始凭证。档案管理应坚持集中统一管理的原则,设立专职档案管理员进行各类档案资料的收集和归档工作。装订成册的档案必须按规定立卷,填好案卷目录后上架保管,以便日后查找利用。建立档案保管制度就是为了补充完善票证管理。
(四)明确区分经济业务权利与义务
在农村经济组织的下面有时会设立农村合作社,它属于农村经济组织的同时又要区分两者的联系,在核算过程中需要进行区分,两者的资产也要有所划分,互相借用时要以租赁的形式互相借调。这样有利于明确双方的财产权属,更有助于区分两者之间的经济责任。固定资产在收到以后由村委会办公室进行验收登记,确认其完好性,并与《固定资产申购单》对比,查看型号等信息,最后确认固定资产的权属并负责及时变更,确认完毕后填写《固定资产验收单》。将农村经济组织与下属的合作社财产权属明确划分,避免造成混淆。在经济业务发生时提前确定业务主体,条件允许的情况下可以进行书面约定,避免将来产生收益时难以划分。与资产权属是相同的道理,如果不明确划分农村经济组织与农村合作社两者之间的责任与权利,会造成经济责任发生时无人承担,利益产生后相互争抢的现象,因此需要事前分离两者的责任与权利。
(五)农村经济专项款单独区别化管理
农村经济专项资金的收入与支出都应当单独记录成册,必须做到完全区分于村委会的日常运转资金。
专项款保存在银行中的款项应当单独开立账户,并定期打印银行对账单进行检查。存放于村委会中的现金专项款不与运转经费混合保存,与银行账户中的专项款合并共同形成所有专项资金。每次货币资金盘查将专项资金作为单独一项,独立于库存现金与银行存款之外的第三种资金进行盘查,填制完成盘点表格后,由参与盘点的人员签字盖章进行确认。同时,为了积极发挥村民們内部监督的功能,必须定期定点将最近一段时间内的专项资金的收支进行公示,对于村民提出的疑惑要及时答疑解决。
专项款的记录设置独立账簿进行记录,标明收支日期、金额以及使用缘由,方便日后盘查时确认是否属于专项款的支出范围,有利于推动专款专用的制度。
四、达孜县农村经济组织内部控制制度优化思路
此次内部控制中的优化以取得达孜县21个农村经济组织2017—2018年全部业务信息为基础,研究分析业务执行过程中的内部控制漏洞,发现在内部控制过程中没有明确配套的内部控制制度导致的内控混乱。为了弥补这个漏洞,同时结合当地经济组织的实际情况,将该地区的农村经济组织的业务种类划分为收入活动、支出活动、固定资产管理、货币资金管理共计四类,从最基本的日常收支入手,以规范化的表单为基础,结合当地居民实际处理业务情况,为该地区农村经济组织优化的内部控制制度。
依据上述思路对内部控制制度进行优化。此次优化最大的困难在于应用对象文化基础较差,缺少应有的专业思维,因此尽量简约流程,方便实施。但是最终所要求的控制作用也必须得到发挥,将一切流程规范化。
内部控制的目的旨在确保运行持续性的实现,同时提高运行的效率,保证各项事务服从法律法规、政策,保护企业资源,提高企业各项信息质量。根据相关经济组织的运行规律与业务特点,其内控点主要在收入核对的管理、支出的审批流程、资产的管理与修缮、相关资料的借阅保存、会计凭证的完整与记录的准确。以此确定的内部控制目标为,确保运行流程合法合规、增加经济组织内部自营收入;保证各类权属文件及时依法签订与保管;核对每次支出项目审批流程,核算财务资料真实与准确;降低费用支出,明确每一次支出资金的用途,将每一分钱能发挥的作用都提升到极致。
五、结论
内部控制制度是企业得以长久发展的因素之一,它的产生或许只是在一瞬间,但是切实有效并且足够完善则需要经过长期实践并及时总结经验,还要进行适时调整。一套完备且行之有效的内部控制制度或许无法对获取利润达到立竿见影的效果,但是在日积月累潜移默化影响下可以帮助一个组织提高自己的工作效率。对组织内部不同部门进行制约,有利于减少违规、越权等现象的发生,确保经济组织资产的安全,进而使得企业良好运转。制定内部的规章制度,使每一位成员可以明确自己的工作职责,各个部门能够各司其职、各负其责,有条不紊地进行内部整体的经营活动,从而有效提高经济组织经营管理的效率和效果。完善并且合理可行的内部控制制度,辅之以有效的内部控制手段以及专业的会计技巧能使研究目标中的经济组织经营规模逐渐扩大、盈利能力得以增强,最终实现持久经营的可能。该设计主要是通过拉萨市达孜县农村经济组织的内部控制制度进行探讨,实地考察了相关经济组织的运行状况、财务信息,针对研究过程中发现的缺陷提出了相关的解决措施,并设计了一套符合拉萨市达孜县农村经济组织的内部控制制度。
参考文献:
[1] 黄俊植.村集体经济组织会计工作存在的问题及对策[J].乡村科技,2017,(10中):44-46.
[2] 高明芳.农村集体“三资”管理存在的问题及建议[J].中国农业信息,2017,(11下):6-8.
[3] 王瑞芝.村集体经济组织专项资金的会计核算[J].农村财务会计,2018,(2):9-14.
[4] 黄菊英.浅谈村集体财务管理存在的问题及解决策略[J].三农论坛,2016,(16).
[5] 周星.农村集体资产管理的政府干预问题研究[D].保定:河北大学,2017.
关键词:农村经济组织;内部控制制度;运行风险
中图分类号:F234.3 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2021)20-0140-06
一、农村集体经济组织内控制度改革的背景、意义及研究方法
(一)研究背景
近年来,我国从广东省开始实现由第三方进行农村经济组织的账务记录工作,并取得了显著的进步。但由于未能得到普遍推广,再加上部分偏远地区思维限制、管理方式不够规范甚至部分地区连管理人员的数量都难以补足,所以需要引起当地相关政府机构,例如,农牧局等部门的高度重视,尽快协商弥补潜在的漏洞。同时,“内控”一词也开始频繁出现在人们的视野中,越来越多的企业高层管理者、政府部门管理人员认识到内部控制制度的不可或缺性,开始弥补经济组织中可能存在的内控漏洞。由于仅仅依靠外来的监督已经无法满足农村集体经济组织的正常运行与安全,这也就凸显出了内部控制的的必要性。
(二)研究意义
目前在我国农村,旧的组织形式仍占有较大份额,管理较为混乱,缺少制度约束,经济业务结构程序缺失,财务人员事前控制意识相对缺乏,导致现行的财务内部控制制度缺乏良好的实施环境和监督机制,以至于日常运转效率较低。而内部控制制度的完善能够使其得到有效解决。因此,有必要提高农村经济合作组织现有资产的使用效率,确保财务信息的真实可靠,统筹规划企业内部日常经营活动,促使农村经济组织内部形成明确的分工、成员之间相互协作,在彼此之间相互监督的基础之上整理并形成一套切合实际并行之有效的内部控制制度。通过在拉萨市达孜县农村经济合作组织整理财务的调研,发现其现有内控制度尤其是财务制度,以及各村合作组织内控制度存在很多问题,笔者进行归类总结,撰写此文,为拉萨市各县区农村经济组织内控制度的建设提供参考价值。
上升一个层面来讲,研究设计内部控制制度,目标应当定位于帮助农村经济组织实现更好的运营与发展,帮助管理者切实掌握及预测农村经济组织运营及盈利情况,为管理层和和政府人员制定企业合理发展目标提供可靠依据。内部控制存在于经济组织日常经营活动中的每一个环节与活动,任何目前可能存在的风险与漏洞,都需要存在相对应的内部控制制度来保障组织内部资产的安全性;同时,它也是一种防止组织内部资产流失的必要措施。对于任何一个经济组织的管理者而言,如果要实现最初既定的经营目标,他们就需要阅读分析各种形式的财务数据并从中及时捕获到准确的资料和信息,及时根据市场环境变动作出正确的判断并制定出进一步的规划。
(三)研究步骤
在研究过程中总体可以分为五步。第一步,在正式接触业务之前大量查阅可能会涉及的文件以及当地的特点,以便于到达当地顺利开展工作。第二步,在入驻当地以后开始初步接触业务,整理分析历年来的账务,了解业务类型。第三步,将业务进行分类归纳,发现各类业务的风险漏洞。第四步,发现漏洞以后及时与当地人员进行沟通,了解该风险漏洞是否可以有效进行规避。第五步,针对提出的发现漏洞提出合理的内控方案。
(四)研究方法
1.比较分析法
通过对多个不同的企业内部控制制度进行对比,研究不同的完善程度对企业经营状况的影响,然后对比企业与农村经济组织的不同之处,针对各自特点进行分析,以此来显现内部控制制度对不同经济组织的独特作用。
2.系统研究法
根据实际收集以及查阅资料所得出的统计结果,就拉萨市的企业和农村经济组织内部控制制度的现状及产生的原因进行实证性理论分析,对拉萨市企业和农村经济组织内控方案的发展与变化、问题与矛盾、对策与建议、经验与启示进行系统的分析研究。
3.静态分析与动态分析相结合的方法
世间很多的事物都是不断发展、变化的,静止是相对的,运动是绝对的。因此,在本课题的研究中不能只进行静态分析,更重要的是结合实际情况进行动态分析。因此,我们同时查阅了近年来所实行的内部控制制度,针对一段时间内的变化情况和趋势,提出任务目标,制定有针对性的内控方案,推动拉萨市农村集体经济组织内控制度的建设。
4.案例分析法
在此次研究中,运用案例分析法,根据拉萨市农村集体经济组织的现状,采取实际入驻调研的方式,翻阅多个农村集体经济组织的账务,就内部控制这一问题展开研究,探讨现状如何及存在的问题,并寻找出切实可行的解决措施。
二、实地调研过程中存在的问题
(一)财务人员的专业素质较低
“在一些地方,村会计工作不受当地政府领导的重视,抽调了一些业务素质不高的财务人员到村会计委托代理服务机构从事村会计工作。在一些地方,由于乡财政所、乡农经站工作人员较少,当地政府领导临时委派一些其他部门非财务工作人员到村会计委托代理服务机构从事村会计工作,这就导致一些地方村会计素质不高。”[1]
在实际发生的业务中,财务处理工作流于表面,很难起到真正的财务监管作用。在实务中不难发现,将账务记录工作是否准确的标准仅仅定义为账实相等,很少关注账实相符的过程中可能出现的舞弊现象,一次次地忽视着账务的真实性与实质重于形式的原则。 (二)监督制度缺乏
监督是为了保证已经制定的内部控制制度良好的执行,二者相当于法律与法院的关系,已经产生了的内控制度条例必须有一个类似于法院的机构推动执行。这包括农村经济组织的内部自行监督与外部监督。
1.内部监督制度匮乏
农村集体经济组织缺少来自于内部成员的监督。农村地区大多地处偏远,与外界的沟通相对较少,过多地依赖外部监督很难实现,需要充分利用农村经济组织内部成员的监督作用。在实务中,农村经济组织的管理者很少向内部成员公示近期的相关财务数据,没有做到财务内部公开透明,导致内部成员在不清楚近期财务收支的情况下根本无法发挥监督作用。
2.外部监督审查力度不足
外部监督的频率与强度都有待提高。内部监督的作用类似于建议,起到的作用远不及来自乡政府的外部监督。外部监督每年仅有一次,监督的重点是针对一年中的财产登记调查,仅仅满足了年末相对于年初财产的变更登记,缺少了对收支具体内容和账务中记录业务真实性的核查工作,长此以往,并没有起到外部监督的作用。
(三)票证管理制度不完善
农村经济组织中所涉及的相关票据和证件没有一套完善的取得、保管制度,只有在使用时才会意识到这些票证的重要性,也是在这种时候才会发现一套票证管理制度的不可或缺性。这其中就包括资产权属证明文件、买卖租赁合同和日常花销的票据。
资产的权属证明在购买时便会销售者提供,但是农村经济组织的部分财产是由内部出面代为购买,因此在购买时权属证明文件中的所有者是个人,并非集体,在法律中也将个人定义为资产的拥有者。
农村经济组织存在将部分归属于集体的资产进行出租以获得收入的现象,出租的对象大多是内部的成员或村民,在双方互相认识的前提下形成了约定俗成的口头协议,没有签订具有法律效力的书面合同。这种情况在法律意识相对淡薄的农村地区很常见,“缺失了契约精神和危机意识,合同期限内随意更改履行期限、价款的行为时有发生。另外,部分签订的合同管理混乱,随意放置在个人手中进行保存,没有固定存放档案的地方,在将来查找使用时难以查证。”[2]
日常的支出花销票据是农村经济组织最多也最难收集保管的一类原始凭证,它们经常需要从外出经手业务的相关人员手中获取,而且农村经济组织内部成员的会计思维意识不足,经常发生忘开票据、丢失票据以及票据不合规的现象,会计也在这种情况下忽略监管,直接进行报销处理。
(四)经济业务主体不清
在农村经济组织中有时会设立农村合作社,它属于农村经济组织,同时又要区分两者的联系。这种关系类似于母公司与子公司之间的关系,两者相互独立但是又存在一定的附属关系。因此,在核算过程中经常会将两者的资产、业务、经济责任合并在一起进行核算。
在调研实务中发现,农村合作社成立后借用农村经济组织的部分财产进行使用,一段时间过后,双方在没有签订买卖或租赁协议的情况下,直接将农村经济组织所拥有的的财产划入农村合作社名下进行核算,造成了集体资产外流丢失的现象。
农村合作社造成营业不规范被税务等相关部门罚款后,资金支出记录在了农村经济组织的账务中;承包完成的业务收入也直接进入了农村经济组织的账户之中,造成了农村合作社在财务账面中只有成本却没有收入。
(五)农村经济专项款管理制度缺失
“依据《村集体经济组织会计制度》,结合专项资金性质、归属和具体用途,收到专项资金的记账科目有:补助收入、专项应付款、一事一议资金和内部往来。”[3]我国会根据每个地区不同的生态环境和特定情况进行农村经济专项款的拨发,这部分款项的用途不同于运转资金,它是实行专款专用的,本年盈余时留作次年继续使用,不足时申请进行补足,农村经济专项款的使用、保存、记录都应当独立于日常运转资金而存在。
国家下拨的村内运转经费每年都是在固定时间定额发放,少数民族地区日常节日庆祝支出较多,年末可能会发生超支现象,这种时候他们会选择将部分专项经费用于日常运转支出,严重违反专款专用的原则。研究对象将专项款在银行的保存时也是与运转费用合并在一起进行保存,专项款的记录时也没有独立的专项款账本,夹杂在了日常支出之中,需要逐笔辨认才能区分开,最终影响整体账目的准确性。
三、内部控制的对策与措施
(一)增强财务人员的专业素质
内部员工的专业素质与经济组织的发展息息相关,对经济组织的发展具有重大影响。针对不同职能的人员应建立不同的管理制度与考核制度,通过制度督促其提高自身的专业知识素养,提高行政管理人员决策的正确性和财务管理人员的知识素养,以及其他人员的规范意识。在建立完整的内控制度的基础上,也要注重提高内部人员内控意识。可以通过集体学习或讲座的形式,使每个人都明确各自岗位职责,明确具体章程以及内控制度的每一个环节,确保内控制度的正常实施,以达到内控的预期目标。“财务记录人员需要具备基础的财务会计、税务会计以及法律等相关知识,且需要保证每个相关的会计部门至少存在两名委托代理会计,两人之间相互核对、互相监督,形成交叉审核的局面,减少个人工作量的同时也能确保做出的账务的正确性,积极发挥会计的审核监督作用。”[4]
“加强农村集体资产的财务管理,必须建设高素质的农村财会人員队伍,不仅要提高农村财会人员的业务素质,更重要的是要提高他们的思想素质。乡镇基层政府的相关管理部门应有针对性地加强对农村财会人员的业务指导和专业技能培训,经常组织其学习财会管理知识,定期进行考试、考核,对考核合格者发放从业资格证,做到财会工作人员持证上岗。对财会人员的思想素质的提升,要通过提高他们的思想品德和职业道德,使其树立工作责任感和使命感。对违反财会人员工作纪律的,严格执行处罚,甚至取消其财会人员工作资格。”[5]
(二)加强内外监督制度 内部控制制度贯穿于运营活动的方方面面,监督的力度与内部控制的执行效率密不可分,因此,内部控制的监督机制对经济组织而言同样至关重要。要使内控制度全面有效实施,应从以下方面加强内部监督机制。
1.加强行政部的监督管理作用
行政部门在经济组织运行过程中起着主导作用,它是总揽经济组织工作的最高层面,应明确行政部门的职责,做到合理管理。目前的现状是管理人员对工作的进行缺乏清晰的思路,应聘请外部专业人员其进行专业的培训,提高管理人员的管理能力,厘清管理思路,融入到经济组织的管理机制中,完善自身机制。
2.建立内部专人监督
建立内部监督制度是监督的一种方式,它的意义就在于针对经济组织运行问题,监督管理人员和普通成员责任的履行,规范制定的基本要求,保障资源所有者的利益,提高农村经济组织的经营效率。研究中的经济组织目前现状是,内部滋生操作惯性使得原有的内控制度无法有效实施,所有人员凭借经验进行业务处理。为确保内控制度的有效实施,经济组织内部应由专人进行监督,并与其他工作相互独立,同时赋予其一定的权限,直接向行政部管理人员负责,确保内审部门工作的正常进行;定期负责进行公示,并对他人提出的疑问进行解答。
3.重视外审部门的审计作用
与内部监督相对应的就是外部监督。外部监督最大的优点在于不受企业制度的约束,所谓“旁观者清”,可以最有效地发现经济组织内部存在的漏洞,同时可以起到账目检查的作用。借助外部审计部门能够及时发现内部监督机制存在的漏洞,并加以改正,这实质上也是对内部控制制度的一种监督控制。外部审计部门提供的审计结论不受内部各类因素的制约,可以客观反映经济组织内部控制中存在的问题以及某些漏洞,应当给予足够的重视。因此,通过内审与外审的双重监管,可以保证内部控制制度的有效实施。
(三)完善票证管理制度
农村经济组织中的部分固定资产由管理者出面代为购买,在购买后权属没有做到及时变更,导致部分资产由组织付款购买后法律上却属于管理者个人。针对于这个问题,应当规定代理购买后一定期限内进行权属转让,将相关资料文件进行归档保存,避免拖延以至于未来发生财产权属纠纷。
为了应对财产租赁后续纠纷问题,在出租之前应签订书面租赁合同,明确双方责任与义务,及时审查合同的内容,确保合同条款符合双方利益,以便在将来出现纠纷时根据已签订的合同进行协商解决。加强契约精神建立,以“先小人后君子”的原则保护农村经济组织的既定利益。
所有需要报销的票据经过会计的核对,确认其属于有效票据后进行报销,保证纳入会计资料的所有票据都属于已认可的原始凭证。档案管理应坚持集中统一管理的原则,设立专职档案管理员进行各类档案资料的收集和归档工作。装订成册的档案必须按规定立卷,填好案卷目录后上架保管,以便日后查找利用。建立档案保管制度就是为了补充完善票证管理。
(四)明确区分经济业务权利与义务
在农村经济组织的下面有时会设立农村合作社,它属于农村经济组织的同时又要区分两者的联系,在核算过程中需要进行区分,两者的资产也要有所划分,互相借用时要以租赁的形式互相借调。这样有利于明确双方的财产权属,更有助于区分两者之间的经济责任。固定资产在收到以后由村委会办公室进行验收登记,确认其完好性,并与《固定资产申购单》对比,查看型号等信息,最后确认固定资产的权属并负责及时变更,确认完毕后填写《固定资产验收单》。将农村经济组织与下属的合作社财产权属明确划分,避免造成混淆。在经济业务发生时提前确定业务主体,条件允许的情况下可以进行书面约定,避免将来产生收益时难以划分。与资产权属是相同的道理,如果不明确划分农村经济组织与农村合作社两者之间的责任与权利,会造成经济责任发生时无人承担,利益产生后相互争抢的现象,因此需要事前分离两者的责任与权利。
(五)农村经济专项款单独区别化管理
农村经济专项资金的收入与支出都应当单独记录成册,必须做到完全区分于村委会的日常运转资金。
专项款保存在银行中的款项应当单独开立账户,并定期打印银行对账单进行检查。存放于村委会中的现金专项款不与运转经费混合保存,与银行账户中的专项款合并共同形成所有专项资金。每次货币资金盘查将专项资金作为单独一项,独立于库存现金与银行存款之外的第三种资金进行盘查,填制完成盘点表格后,由参与盘点的人员签字盖章进行确认。同时,为了积极发挥村民們内部监督的功能,必须定期定点将最近一段时间内的专项资金的收支进行公示,对于村民提出的疑惑要及时答疑解决。
专项款的记录设置独立账簿进行记录,标明收支日期、金额以及使用缘由,方便日后盘查时确认是否属于专项款的支出范围,有利于推动专款专用的制度。
四、达孜县农村经济组织内部控制制度优化思路
此次内部控制中的优化以取得达孜县21个农村经济组织2017—2018年全部业务信息为基础,研究分析业务执行过程中的内部控制漏洞,发现在内部控制过程中没有明确配套的内部控制制度导致的内控混乱。为了弥补这个漏洞,同时结合当地经济组织的实际情况,将该地区的农村经济组织的业务种类划分为收入活动、支出活动、固定资产管理、货币资金管理共计四类,从最基本的日常收支入手,以规范化的表单为基础,结合当地居民实际处理业务情况,为该地区农村经济组织优化的内部控制制度。
依据上述思路对内部控制制度进行优化。此次优化最大的困难在于应用对象文化基础较差,缺少应有的专业思维,因此尽量简约流程,方便实施。但是最终所要求的控制作用也必须得到发挥,将一切流程规范化。
内部控制的目的旨在确保运行持续性的实现,同时提高运行的效率,保证各项事务服从法律法规、政策,保护企业资源,提高企业各项信息质量。根据相关经济组织的运行规律与业务特点,其内控点主要在收入核对的管理、支出的审批流程、资产的管理与修缮、相关资料的借阅保存、会计凭证的完整与记录的准确。以此确定的内部控制目标为,确保运行流程合法合规、增加经济组织内部自营收入;保证各类权属文件及时依法签订与保管;核对每次支出项目审批流程,核算财务资料真实与准确;降低费用支出,明确每一次支出资金的用途,将每一分钱能发挥的作用都提升到极致。
五、结论
内部控制制度是企业得以长久发展的因素之一,它的产生或许只是在一瞬间,但是切实有效并且足够完善则需要经过长期实践并及时总结经验,还要进行适时调整。一套完备且行之有效的内部控制制度或许无法对获取利润达到立竿见影的效果,但是在日积月累潜移默化影响下可以帮助一个组织提高自己的工作效率。对组织内部不同部门进行制约,有利于减少违规、越权等现象的发生,确保经济组织资产的安全,进而使得企业良好运转。制定内部的规章制度,使每一位成员可以明确自己的工作职责,各个部门能够各司其职、各负其责,有条不紊地进行内部整体的经营活动,从而有效提高经济组织经营管理的效率和效果。完善并且合理可行的内部控制制度,辅之以有效的内部控制手段以及专业的会计技巧能使研究目标中的经济组织经营规模逐渐扩大、盈利能力得以增强,最终实现持久经营的可能。该设计主要是通过拉萨市达孜县农村经济组织的内部控制制度进行探讨,实地考察了相关经济组织的运行状况、财务信息,针对研究过程中发现的缺陷提出了相关的解决措施,并设计了一套符合拉萨市达孜县农村经济组织的内部控制制度。
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