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日常办公中，张岚起草公文后通常是将打印稿送交领导进行手工圈阅批改，文稿返回后，再根据修改意见进行定稿。这样一来，不仅会产生大量的重复劳动，而且极易出错，如果借助Word提供的修订和批注功能则可以实现团队审阅公文。由于可以采用声音批注方式，这种方法还解决了某些领导因不会打字带来的麻烦，从而提高了办公效率和处理文稿的准确性。