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摘要：随着计算机技术的快速发展，网络信息技术的普遍应用，档案管理数字化成为大势所趋。本文通过分析档案数字化的优势，及档案数字化工作的原则，进而提出加强档案管理数字化的几点途径。
关键词：档案管理；数字化；途径
当今计算机技术和网络技术为核心的现代化信息技术的蓬勃发展，已经将人类带入了前所未有的信息社会。社会数字化建设和档案事业的发展呼唤档案数字化建设，在新形势下如何提高档案数字化管理水平，更好地开发利用档案资料，促进档案工作的发展，成为档案工作人员面临的重大课题和担负的历史责任。
一、档案数字化的涵义及优势所在
1、涵义
所谓档案数字化，是指应用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将以纸张等为载体的传统介质档案，转化成二进制的数字编码形式，形成结构有序的档案信息库，使其通过计算机网络进行直接传播，提供快速、便捷的信息利用服务。
2、档案数字化的优势
第一，档案数字化可以节省档案存储空间，使得档案信息储存更完整。利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积。纸质档案经过长时间存放及翻阅，材料容易破损或残缺，而转化成数字形式存储于计算机内，不会因为长时间存放及翻阅而损坏。第二，档案数字化可以缩短信息加工时间， 提高档案信息的时效性。手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现， 从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化，可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。第三，档案数字化缩短档案信息检索时间。手工档案信息检索，需要先检索目录，然后到指定的档案架上进行查找，如对查找信息不是很明确，就会增大查阅难度，增加档案材料的查找时间。档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。第四，档案网络化提高了档案信息利用率。档案信息数字化、网络化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，扩大影响，拓宽服务范围，提高档案信息利用率。
二、新时期档案数字化工作的原则
从提高档案利用的效率和确保档案原件的安全角度出发，档案数字化是每个档案室都需要做的基础性工作。在新时期开展数字化工作过程中应当把握下列几个方面的原则。
1、克隆原则
应当有效保证档案信息的完整性。每个专题的档案应当全部进行数字化，不能视档案信息内容的重要程度、敏感程度等删减数字化内容，避免人为造成档案信息不完整现象出现，给档案管理和提供利用造成障碍。另外，要注重维护体育档案原貌，必须减少对原件可能造成的损害。应当对数字化、缩微、仿真复制、鉴定整理等工作进行统筹规划、合理安排，尽可能不拆卷扫描，杜绝多次拆装卷和重复扫描。
2、排序原则
应当优先建立文件级目录数据库，为开展全文数字化工作奠定基础。要注重基础工作的质量。档案数字化是应用计算机等相关技术对档案数据进行高效管理，档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败。应当对档案案卷进行准确无误的分类、著录、整理、编页，建立高质量的案卷目录和文件目录，为数字化工作奠定坚实的基础，从源头上杜绝计算机管理的差错。
3、便利原则
数字化的主要目的是方便利用，同时保护原件。对已经数字化的体育档案，要及时鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将无限制开放的档案及时向社会开放，确保可以公开的数字化档案向社会提供利用，使档案数字化真正成为档案信息资源开发利用的有力手段，而不仅仅作为档案信息保存的另一种形式。
三、新时期提高档案管理数字化水平的途径
1、开发功能完善的档案管理数字化系统
由于电子档案本身具有与纸质档案不同的技术特性，档案管理数字化制度，管理标准以及管理方法上的要求最终都要依赖软件系统来实现，因此电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法。为确保档案管理数字化系统的性能和质量，在系统设计阶段，在遵循有关规定标准的前提下，应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见，统筹协调，把相关的管理性措施纳入其中，通过技术手段来实现。通过软件系统来满足档案管理数字化的功能需求，确保电子档案的真实有效。
2、加强硬件系统的管理
要选择性能稳定功能齐全的硬件设备，进一步完善设备的保管设施和环境，保证适宜的温湿度条件；强化防磁设施的完善和维护；有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，并通过热备或机群等技术保证应用系统的正常运行；合理配置存储设备，采用多种方式介质备份，如双机数据热备、定期冷备份、异地备份、磁带备份、光盘备份等，满足电子档案长期保存的需要。
3、确保网络环境的安全
制定和完善规章制度，加强权限管理，做到合理分配和有效监督；采用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防范等技术保证网络运行安全，并及时修补漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级；采用安全认证、数据加密、信息隐藏等技术保证电子档案在传输过程中的安全。
4、完善我国档案管理数字化的法律法规体
面对电子档案的发展现状，档案管理数字化工作迫切需要理论上的指导，促进其实践工作，避免无章可循的现象。电子档案的管理是一项极其复杂的技术工作，与纸质档案管理不尽相同，迫切需要档案管理数字化的各项标准、法规的建立，以防止有长远保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失。所以，在技术环境中进行的档案管理数字化工作，不论从理论还是实践都需要相应的电子档案政策与法规相支持。同时，在完善我国电子档案的法规体系时，应兼顾电子档案工作理论与实践需要。
5、提高档案工作人员业务素质
作为一个档案管理人员，业务能力源于自身的勤奋学习和刻苦实践，而专业学习可以使知识系统化，是今后不断学习和实践的基础。体育档案工作人员可以通过各种途径来丰富自己的业务知识，学中干，干中学，不断提高素质。业务素质包括：掌握系统的专业理论知识、文化素质和业务能力、应用现代化新技术以及技能素质等。因此，数字时期的档案工作者应该是具有复合型知识结构的人才，不仅应该具备档案业务方面的专业知识、相关学科知识、多媒体方面的知识甚至是外语知识，还应该熟练掌握计算机技术及网络化信息技术。从现实情况看，国内这种具有复合型知识结构的档案人才还非常缺乏，因此培养和造就符合时代需要的高素质复合型人才，成为档案部门亟待解决的问题。
参考文献：
[1]刘越男.融合之路:中国电子文件管理的体制和机制[J].档案学通讯，2009(5).
[2]金向阳.实现档案数字化建设需要注意的问题[J].兰台世界，2005(4)
[3]潘连根.数字档案馆的定义及特征--数字档案馆研究之二[J].浙江档案，2004（4）
[4]邱丽杰.数字档案馆现代化服务方式的探索[J].兰台世界，2006（11）.
作者简介：蔡天叶（1979-），女，江苏张家港人，深圳市体工大队。
关键词：档案管理；数字化；途径
当今计算机技术和网络技术为核心的现代化信息技术的蓬勃发展，已经将人类带入了前所未有的信息社会。社会数字化建设和档案事业的发展呼唤档案数字化建设，在新形势下如何提高档案数字化管理水平，更好地开发利用档案资料，促进档案工作的发展，成为档案工作人员面临的重大课题和担负的历史责任。
一、档案数字化的涵义及优势所在
1、涵义
所谓档案数字化，是指应用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将以纸张等为载体的传统介质档案，转化成二进制的数字编码形式，形成结构有序的档案信息库，使其通过计算机网络进行直接传播，提供快速、便捷的信息利用服务。
2、档案数字化的优势
第一，档案数字化可以节省档案存储空间，使得档案信息储存更完整。利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积。纸质档案经过长时间存放及翻阅，材料容易破损或残缺，而转化成数字形式存储于计算机内，不会因为长时间存放及翻阅而损坏。第二，档案数字化可以缩短信息加工时间， 提高档案信息的时效性。手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现， 从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化，可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。第三，档案数字化缩短档案信息检索时间。手工档案信息检索，需要先检索目录，然后到指定的档案架上进行查找，如对查找信息不是很明确，就会增大查阅难度，增加档案材料的查找时间。档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。第四，档案网络化提高了档案信息利用率。档案信息数字化、网络化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，扩大影响，拓宽服务范围，提高档案信息利用率。
二、新时期档案数字化工作的原则
从提高档案利用的效率和确保档案原件的安全角度出发，档案数字化是每个档案室都需要做的基础性工作。在新时期开展数字化工作过程中应当把握下列几个方面的原则。
1、克隆原则
应当有效保证档案信息的完整性。每个专题的档案应当全部进行数字化，不能视档案信息内容的重要程度、敏感程度等删减数字化内容，避免人为造成档案信息不完整现象出现，给档案管理和提供利用造成障碍。另外，要注重维护体育档案原貌，必须减少对原件可能造成的损害。应当对数字化、缩微、仿真复制、鉴定整理等工作进行统筹规划、合理安排，尽可能不拆卷扫描，杜绝多次拆装卷和重复扫描。
2、排序原则
应当优先建立文件级目录数据库，为开展全文数字化工作奠定基础。要注重基础工作的质量。档案数字化是应用计算机等相关技术对档案数据进行高效管理，档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败。应当对档案案卷进行准确无误的分类、著录、整理、编页，建立高质量的案卷目录和文件目录，为数字化工作奠定坚实的基础，从源头上杜绝计算机管理的差错。
3、便利原则
数字化的主要目的是方便利用，同时保护原件。对已经数字化的体育档案，要及时鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将无限制开放的档案及时向社会开放，确保可以公开的数字化档案向社会提供利用，使档案数字化真正成为档案信息资源开发利用的有力手段，而不仅仅作为档案信息保存的另一种形式。
三、新时期提高档案管理数字化水平的途径
1、开发功能完善的档案管理数字化系统
由于电子档案本身具有与纸质档案不同的技术特性，档案管理数字化制度，管理标准以及管理方法上的要求最终都要依赖软件系统来实现，因此电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法。为确保档案管理数字化系统的性能和质量，在系统设计阶段，在遵循有关规定标准的前提下，应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见，统筹协调，把相关的管理性措施纳入其中，通过技术手段来实现。通过软件系统来满足档案管理数字化的功能需求，确保电子档案的真实有效。
2、加强硬件系统的管理
要选择性能稳定功能齐全的硬件设备，进一步完善设备的保管设施和环境，保证适宜的温湿度条件；强化防磁设施的完善和维护；有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，并通过热备或机群等技术保证应用系统的正常运行；合理配置存储设备，采用多种方式介质备份，如双机数据热备、定期冷备份、异地备份、磁带备份、光盘备份等，满足电子档案长期保存的需要。
3、确保网络环境的安全
制定和完善规章制度，加强权限管理，做到合理分配和有效监督；采用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防范等技术保证网络运行安全，并及时修补漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级；采用安全认证、数据加密、信息隐藏等技术保证电子档案在传输过程中的安全。
4、完善我国档案管理数字化的法律法规体
面对电子档案的发展现状，档案管理数字化工作迫切需要理论上的指导，促进其实践工作，避免无章可循的现象。电子档案的管理是一项极其复杂的技术工作，与纸质档案管理不尽相同，迫切需要档案管理数字化的各项标准、法规的建立，以防止有长远保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失。所以，在技术环境中进行的档案管理数字化工作，不论从理论还是实践都需要相应的电子档案政策与法规相支持。同时，在完善我国电子档案的法规体系时，应兼顾电子档案工作理论与实践需要。
5、提高档案工作人员业务素质
作为一个档案管理人员，业务能力源于自身的勤奋学习和刻苦实践，而专业学习可以使知识系统化，是今后不断学习和实践的基础。体育档案工作人员可以通过各种途径来丰富自己的业务知识，学中干，干中学，不断提高素质。业务素质包括：掌握系统的专业理论知识、文化素质和业务能力、应用现代化新技术以及技能素质等。因此，数字时期的档案工作者应该是具有复合型知识结构的人才，不仅应该具备档案业务方面的专业知识、相关学科知识、多媒体方面的知识甚至是外语知识，还应该熟练掌握计算机技术及网络化信息技术。从现实情况看，国内这种具有复合型知识结构的档案人才还非常缺乏，因此培养和造就符合时代需要的高素质复合型人才，成为档案部门亟待解决的问题。
参考文献：
[1]刘越男.融合之路:中国电子文件管理的体制和机制[J].档案学通讯，2009(5).
[2]金向阳.实现档案数字化建设需要注意的问题[J].兰台世界，2005(4)
[3]潘连根.数字档案馆的定义及特征--数字档案馆研究之二[J].浙江档案，2004（4）
[4]邱丽杰.数字档案馆现代化服务方式的探索[J].兰台世界，2006（11）.
作者简介：蔡天叶（1979-），女，江苏张家港人，深圳市体工大队。