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不论是纸质版的还是电子版的地方报纸，或是其延伸出的微信公众号等不同形式的媒介，地方报纸的本质就是记录当地社会事件、传播信息、反映时代的载体，而构成报纸的图片文字是那个时期重要事件的真实反映，更是当地经济、社会发展和历史变迁的见证。报社如何利用自身优势，让图文资料的功能从单纯的提供内部查阅，延伸到成为社会信息不可或缺部分，科学建立和管理电子图文资料库是关键。
笔者分析自身所在单位的现阶段电子图文库现状，就报纸电子图文资料库建立和管理提出以下改造构想，以适应不断增长的数据量和访问量。
对需要查询的电子图文资料，笔者所在报社统一在“北大方正报业DAM平台”（以下简称“DAM平台”）里获取。这个平台是报社常用的软件之一，可以预览和纸质报纸完全一样的“大样”（即电子报纸），按日期、版面分级排列。“大样”的来源可以总结为以下流程：
记者上传图文稿至“DAM平台”——编辑初改——传输初改后的图文至排版软件——编辑结合版面要求，在排版软件里修改内容——完成排版生成大样——传输大样至“DAM平台”。
如上所述，实际工作中，编辑不太可能把图文改到终稿状态才进入排版环节，大部分修改是在排版软件里完成，之后传输“大样”给“DAM平台”。“DAM平台”的检索入口，只能对排版前的图文进行检索，以致通过平台检索的图文不符合电子图文资料入库标准。
想要检索“大样”里的电子图文资料，就必须用类似翻找纸质报纸的办法，在“DAM平台”里一张张翻“大样”，找到目标电子图文后，用PDF阅读器双击打开，再整版或部分复制下来。这种办法可以满足近期资料查阅需求，可对一些时间跨度大、内容涵盖多的资料而言，不仅费时费力，形同“海底捞针”，除消耗大量的人力外，效率低又容易出错。
报社图文资料是从“DAM平台”中“大样”中截取，资料来源的唯一性能够得到保证。怎样才能快速、正确、顺畅地检索到目标资料，是笔者所在报社电子图文资料库改造最应该考虑的关键点。笔者在参照“四段式名称结构”的基础上，根据报纸出版规律，提出适合地方报社现状的电子图文资料入库方法。
确定图文存储位置、所在文件夹和文件名命名规则
许多人习惯以年月日或事由、人物为单位建立文件夹，夹内放置相关电子图文，一旦文件夹内文件脱离该文件夹，该电子图文很容易变成“无主文件”。为了直观有序地收集图文资料，一方面需要固定存储地址，另一方面需要按标准的命名办法，来对文件夹和文件名进行统一命名。
存储地址和文件夹命名办法。首先，确定整个图文资料库的存储位置，把所有图文资料固定存放在某个数据盘的对应目录下。因为图文资料库内容多，占用空间大，最好单独占用一个数据盘。比如，笔者把报社的图文资料存放在电脑硬盘F上，方便所有的图文资料存入“F：＼”下。其次，确定文件夹名。以“年”“月”为一、二级文件夹目录，以“日”为三级目录，如2020年9月30日的电子图文资料，保存在“F：＼2020＼202009＼20200930”文件夹下，形成一棵简洁清晰的目录树。随着报纸出报数量的累积，目录树按日期层层展开，互不重叠干扰，一目了然。
文件名和文件类型的确定。文件名的命名规则——检索资料，关键词是首要，报纸的资料检索大多是以“新闻人物”“新闻地点”或“报道类型”为线索，这些线索同时也是关键字。因而笔者把出版日期、关键词、标题内容等作为文件名的一部分，以分列号“–”间隔，组成一套较为完整的文件命名方法，即：报纸出版日期–所在版面和篇位及文稿属性文或图–关键词–新闻标题。其中：所在版面和篇位均为两位数字，从“01”到“99”;文稿属性若为文字则为“文”，若为图片则为“图”;如果文稿有附图，则在新闻标题后再加“–图”和数字。如：以2020年9月30日报纸第一版第二篇的《长福高速正式通车》一文为例来说明入库图文命名办法。本篇新闻由一则文稿和一张配图组成。按上述方法，文稿名则为：20200930–0102文–龙山收费站–长福高速正式通车.doc;所属的图片名则为：20200930–0102文–龙山收费站–长福高速正式通车–图1.jpg，如有多张图片，编号依此类推。文件类型的确定。为了方便读取，文件保存类型应以通用性为原则，避免可视上的不便，电子资料库图片的格式保存为jpg，文字保存类型为Word文档。
按统一格式命名的优点。电子图文资料库里的图文用统一格式命名，存在对应的文件夹下，使每个文件夹下的图文数量适中，符合读取习惯。如每年12个月，每月21期报纸，每期目录下约有文字资料17–25篇，图片4–5张（组图除外）;文件夹和其所含的文件数量适中，文件名里又有包含文件夹的名称的字段，结构清晰明了，符合读取习惯，避免不小心造成“无主文件”。
及时准确复制图文资料，同步更新电子图文库的目录清单
及时准确复制、收集图文资料，是完善报社电子图文资料库必须完成的事项。同时为更加快捷、准确地检索到目标资料，以及更好地管理和维护报社电子图文资料库，建议用Excel电子表格软件对入库的图文，建立对应的文件目录清单，清单内容和每日入库的图文同步更新。一个年度設计一个文件，每个文件下设若干个工作表，工作表以全年各个自然月命名，另加一个“备忘”工作表，必要时给各个工作表添加颜色，方便区分。
在清单文件格式上，笔者做了一个模板，简要说明如下：
工作表中“列”的编排设计。在“列”的编排上，设计了“期号”“出版日期”“作者”“文件名”项目，“期号”填写报纸的出版期数，同理“出版日期”“作者”“文件名”填写对应的内容。把“文件名”设计在最后一列，是因为文件名里包含“–”分列号，方便需要时对该列的字段进行分列处理。
用“跨列居中”代替“合并后居中”。Excel中常常会用到“合并后居中”工具，在电子图文库的清单中，为了方便表格的后续调整，整个表格不能使用“合并后居中”，对需要居中的标题等内容，用“跨列居中”代替“合并后居中”，日后对表格进行调整时，系统不会提示错误。
有了以上按标准存储和命名的文件，以及对应的文件目录清单的Excel文件，对地方报社电子图文资料库的检索将变得更加简单、便捷和准确。
首先，在Excel中对电子图文资料库的清单目录进行检索，把检索对象定位在整个“工作簿”，对文件下的所有工作表进行检索，定位相关目标。其次，找到各个对应的文件夹，不打开文档的情况下，只要鼠标停留在该文档上，就可以看到对应的文件名，或是再次输入更精确的关键字段进行二次筛选，同样能进行精确定位。
报刊电子图文资料库的管理和一般单位的档案管理对比，既有共性也有自己的特色。除了“专人管理，及时归档，给电脑加密码，做好备份”这几个常规事项外，还需要对文件存储路径和文件名的命名规则以及需要特别说明的事项做好备忘记载。一是可以加强规范，二是可以保证资料库管理的延续性，方便不同时期的专人管理。
报纸图文资料库经过改造后，能更加快捷、正确地获取到所需的资料，提高了检索效率，最大限度地节约了查找时间和人力成本，使我们的检索变得事半功倍，更使宝贵的资料能够得到充分利用，更有价值，更好地服务当地社会。
笔者分析自身所在单位的现阶段电子图文库现状，就报纸电子图文资料库建立和管理提出以下改造构想，以适应不断增长的数据量和访问量。
对需要查询的电子图文资料，笔者所在报社统一在“北大方正报业DAM平台”（以下简称“DAM平台”）里获取。这个平台是报社常用的软件之一，可以预览和纸质报纸完全一样的“大样”（即电子报纸），按日期、版面分级排列。“大样”的来源可以总结为以下流程：
记者上传图文稿至“DAM平台”——编辑初改——传输初改后的图文至排版软件——编辑结合版面要求，在排版软件里修改内容——完成排版生成大样——传输大样至“DAM平台”。
如上所述，实际工作中，编辑不太可能把图文改到终稿状态才进入排版环节，大部分修改是在排版软件里完成，之后传输“大样”给“DAM平台”。“DAM平台”的检索入口，只能对排版前的图文进行检索，以致通过平台检索的图文不符合电子图文资料入库标准。
想要检索“大样”里的电子图文资料，就必须用类似翻找纸质报纸的办法，在“DAM平台”里一张张翻“大样”，找到目标电子图文后，用PDF阅读器双击打开，再整版或部分复制下来。这种办法可以满足近期资料查阅需求，可对一些时间跨度大、内容涵盖多的资料而言，不仅费时费力，形同“海底捞针”，除消耗大量的人力外，效率低又容易出错。
报社图文资料是从“DAM平台”中“大样”中截取，资料来源的唯一性能够得到保证。怎样才能快速、正确、顺畅地检索到目标资料，是笔者所在报社电子图文资料库改造最应该考虑的关键点。笔者在参照“四段式名称结构”的基础上，根据报纸出版规律，提出适合地方报社现状的电子图文资料入库方法。
确定图文存储位置、所在文件夹和文件名命名规则
许多人习惯以年月日或事由、人物为单位建立文件夹，夹内放置相关电子图文，一旦文件夹内文件脱离该文件夹，该电子图文很容易变成“无主文件”。为了直观有序地收集图文资料，一方面需要固定存储地址，另一方面需要按标准的命名办法，来对文件夹和文件名进行统一命名。
存储地址和文件夹命名办法。首先，确定整个图文资料库的存储位置，把所有图文资料固定存放在某个数据盘的对应目录下。因为图文资料库内容多，占用空间大，最好单独占用一个数据盘。比如，笔者把报社的图文资料存放在电脑硬盘F上，方便所有的图文资料存入“F：＼”下。其次，确定文件夹名。以“年”“月”为一、二级文件夹目录，以“日”为三级目录，如2020年9月30日的电子图文资料，保存在“F：＼2020＼202009＼20200930”文件夹下，形成一棵简洁清晰的目录树。随着报纸出报数量的累积，目录树按日期层层展开，互不重叠干扰，一目了然。
文件名和文件类型的确定。文件名的命名规则——检索资料，关键词是首要，报纸的资料检索大多是以“新闻人物”“新闻地点”或“报道类型”为线索，这些线索同时也是关键字。因而笔者把出版日期、关键词、标题内容等作为文件名的一部分，以分列号“–”间隔，组成一套较为完整的文件命名方法，即：报纸出版日期–所在版面和篇位及文稿属性文或图–关键词–新闻标题。其中：所在版面和篇位均为两位数字，从“01”到“99”;文稿属性若为文字则为“文”，若为图片则为“图”;如果文稿有附图，则在新闻标题后再加“–图”和数字。如：以2020年9月30日报纸第一版第二篇的《长福高速正式通车》一文为例来说明入库图文命名办法。本篇新闻由一则文稿和一张配图组成。按上述方法，文稿名则为：20200930–0102文–龙山收费站–长福高速正式通车.doc;所属的图片名则为：20200930–0102文–龙山收费站–长福高速正式通车–图1.jpg，如有多张图片，编号依此类推。文件类型的确定。为了方便读取，文件保存类型应以通用性为原则，避免可视上的不便，电子资料库图片的格式保存为jpg，文字保存类型为Word文档。
按统一格式命名的优点。电子图文资料库里的图文用统一格式命名，存在对应的文件夹下，使每个文件夹下的图文数量适中，符合读取习惯。如每年12个月，每月21期报纸，每期目录下约有文字资料17–25篇，图片4–5张（组图除外）;文件夹和其所含的文件数量适中，文件名里又有包含文件夹的名称的字段，结构清晰明了，符合读取习惯，避免不小心造成“无主文件”。
及时准确复制图文资料，同步更新电子图文库的目录清单
及时准确复制、收集图文资料，是完善报社电子图文资料库必须完成的事项。同时为更加快捷、准确地检索到目标资料，以及更好地管理和维护报社电子图文资料库，建议用Excel电子表格软件对入库的图文，建立对应的文件目录清单，清单内容和每日入库的图文同步更新。一个年度設计一个文件，每个文件下设若干个工作表，工作表以全年各个自然月命名，另加一个“备忘”工作表，必要时给各个工作表添加颜色，方便区分。
在清单文件格式上，笔者做了一个模板，简要说明如下：
工作表中“列”的编排设计。在“列”的编排上，设计了“期号”“出版日期”“作者”“文件名”项目，“期号”填写报纸的出版期数，同理“出版日期”“作者”“文件名”填写对应的内容。把“文件名”设计在最后一列，是因为文件名里包含“–”分列号，方便需要时对该列的字段进行分列处理。
用“跨列居中”代替“合并后居中”。Excel中常常会用到“合并后居中”工具，在电子图文库的清单中，为了方便表格的后续调整，整个表格不能使用“合并后居中”，对需要居中的标题等内容，用“跨列居中”代替“合并后居中”，日后对表格进行调整时，系统不会提示错误。
有了以上按标准存储和命名的文件，以及对应的文件目录清单的Excel文件，对地方报社电子图文资料库的检索将变得更加简单、便捷和准确。
首先，在Excel中对电子图文资料库的清单目录进行检索，把检索对象定位在整个“工作簿”，对文件下的所有工作表进行检索，定位相关目标。其次，找到各个对应的文件夹，不打开文档的情况下，只要鼠标停留在该文档上，就可以看到对应的文件名，或是再次输入更精确的关键字段进行二次筛选，同样能进行精确定位。
报刊电子图文资料库的管理和一般单位的档案管理对比，既有共性也有自己的特色。除了“专人管理，及时归档，给电脑加密码，做好备份”这几个常规事项外，还需要对文件存储路径和文件名的命名规则以及需要特别说明的事项做好备忘记载。一是可以加强规范，二是可以保证资料库管理的延续性，方便不同时期的专人管理。
报纸图文资料库经过改造后，能更加快捷、正确地获取到所需的资料，提高了检索效率，最大限度地节约了查找时间和人力成本，使我们的检索变得事半功倍，更使宝贵的资料能够得到充分利用，更有价值，更好地服务当地社会。