论文部分内容阅读
摘要：档案是一个单位最重要数据库，不仅是企业往年发展信息存储，也是未来企業发展前景最重要的依据。档案管理对企业来说至关重要，完善的档案管理体系是一个企业内部体系健全的重要标志。而且相应档案的管理也是国家相关法律的要求。地勘单位合同档案的管理与其他档案的管理一样重要，合同作为企业重要的法律依据，在涉及相关方的权利与义务时，合同有最明确的依据作用。本文从地勘单位合同档案管理中存在的问题出发，探究完善地勘部门合同档案管理的途径与措施。
关键词：地质勘查单位；合同档案；档案管理
合同档案是企事业单位经济行为凭证依据，对合同档案的收集、保管和利用，能够有效维护企业合法权益，为企业发展提供法律保障。地质勘查单位的合同档案的管理也是如此。对合同的有效保管能够较好地在纠纷中明确责任义务与权利。但是在现实中，合同档案的管理存在着诸多的问题，例如难以将合同收集归档，保管期限的划分较为混乱等。地质勘查单位合同档案的管理也存在着一些问题，接下来具体探究其合同档案管理的重要性，并分析档案管理过程中存在的问题。
一、地质勘查单位档案管理
1.1地质勘查单位合同档案管理的重要性
地质勘查单位在实际工作中经常会涉及到与其他单位的合作与交流，在进行合作的过程中，都会涉及到合同。而且合同是两个单位在合作中明确双方权利与义务最直接的凭证，对单位合同档案的保管能够有效的保证合同双方在实际工作中较好地履行各自的责任。合同作为双方权利与义务的凭证，对合同档案的管理的重要性也就不言而喻。
1.2地质勘查单位合同档案管理工作中的不足
1.2.1对合同档案管理工作不够重视
地质勘查单位的合同档案与其他档案相比在数量上较少。地质勘查单位在日常中需要处理大量的相关勘查资料，并将其整理成为档案是一件工作量巨大的工作。然而合同档案只是地质勘查单位档案中很少的一类档案，如果继续对合同档案进行相应的归档管理同样是很大的工作量。那么地质勘查部门自然对合同档案的管理的重视就比较少。这也是地质勘查单位档案管理的特点，对勘查资料档案的管理较为重视。
1.2.2合同档案管理工作的制度不健全
上文提到在地质勘查单位对合同档案的管理不够重视，那么在地质勘查部门也难以有较为健全的合同档案的管理制度。合同档案的管理在现代档案管理制度中有一系列完善的管理措施与管理制度。这一系列的管理制度也需要企业单位投入一定的成本。地质勘查部门的工作重心大多放在地质勘查方面，对于合同档案管理的投入就比较少，管理不够规范，管理制度存在一定的问题。首先单位没有统一合理的合同档案收集制度，难以对由各个部门签订完成合同档案形成统一管理，合同档案散落在下属单位、科室和个人手中比较多；其次合同档案没有按照专业的分类，进行相应的归类管理。地质勘查单位各部门是将合同档案与地质勘查结果档案放在一起管理，这就缺乏管理的专业性，在实际运用合同档案时也就缺乏实用性。合同档案的管理制度的不健全，其原因是对合同档案管理的投入不足。
1.2.3档案管理的信息化程度低
地质勘查部门需要管理大量的档案文件，其中纸质档案还占有非常大比重，档案管理的信息化程度偏低。由于地质勘查部门档案流动性较大，信息化程度低严重制约了档案管理工作效率的提高。如果地质勘查部门能够建立信息化的档案管理制度，那么合同档案管理在档案管理过程中也就能够有较好地管理程序，使得比重较小的合同档案也能够得到较好的管理。
二、地质勘查单位合同档案管理需要改进的措施
针对地质勘查部门档案管理制度中存在的问题，提高地质勘查单位档案管理效率和档案管理的有效性，才能够减少不必要的工作量，帮助地质勘查部门高效的完成任务，同时促进地质勘查部门档案的较快转移。接下来具体探究完善地质勘查部门档案管理的措施与建议。
2.1重视合同档案管理工作
制度的建立需要人们对工作的重视，那么对地质勘查部门档案管理工作制度的健全，就需要加强工作人员对档案管理工作的重视，尤其是合同档案的管理。加强工作人员对档案管理的重视可以从档案管理的重要性出发。地质勘查单位的档案对国家经济、社会的发展有着重要的意义，能够让国家确保能源安全，保证人民能源充足等。档案的管理能够有效地传递我国的能源信息。同样地质勘查单位合同档案的管理能够保证地质勘查单位较好地履行责任，同时更好地承担义务、行使权利。所以加强工作人员对档案管理工作的重视能够提高工作人员在档案管理工作中的积极性，保证档案管理工作较好地进行。单位可以从以上这几个方面出发，对档案收集、管理人员加强教育，让档案管理人员重视合同档案的收集、管理，将合同档案以及电子版按归档流程在规定时间内移交到档案室。
2.2完善合同档案管理制度
完善的档案管理制度是保证档案管理工作顺利进行的重要保证。地质勘查部门需要制定本单位档案管理的细则。同时要保证档案管理工作符合国家相关法规的要求。
完善档案管理工作需要包含合同档案的保管。对合同档案的管理需要根据现代合同档案管理科学管理制度，制定具针对性和可操作性的合同档案管理制度，使合同档案管理工作真正做到有章可循、有据可依。合同管理制度主要内容包括：档案保管制度、档案查阅制度、档案保密制度、档案鉴定制度、档案销毁制度等。来完善地质勘查单位内部的合同档案的管理。同时完善合同档案管理细则，保证每份合同档案得到最为合理的管理。做好合同档案的分类，在合同的收集分类、归档整理、装订标准、案卷归案等方面要做到程序合理、步骤规范。明确界定合同档案的归档范围、保管年限等等使合同档案管理有法可依、有章可循，只有在建立完善档案管理制度的同时，加强对合同档案的管理，才能更好地使合同档案得到较好的管理。
2.3加大对合同档案管理的投入
地质勘查部门的档案管理也是一项较为有技术性的工作，对档案的管理需要专业人士来完成。目前地质勘查部门对档案管理工作的重要性的认识不足，对档案管理工作的投入也就不足。完善档案管理，需要地质勘查部门加大对档案管理的投入。单位可以建立专门的档案管理室，尤其是合同档案管理室、既可以保证合同档案在保管期限内不会因为人为原因或者不必要的自然原因而遭受损毁，还可以保证对合同档案的统一管理。 2.4加强档案管理的信息化建设，确保合同档案的完全收集
现代信息技术的进步，地质勘查部门的档案管理也完全可以通过信息技术来完成。在工作中将档案由纸质档案转化为信息化档案。现代信息技术能够有限判断各类档案的类型，大大减少档案管理的工作量。那么单位可以引进现代合同档案数字处理技术，将合同档案数据化，然后保管相应数据。同时单位应该安排专门的档案收集、录入人员，确保单位所有的合同档案能够完全得到收集，同时纳入单位合同档案数据库。
2.5加强员工培训，加强档案的分类管理
合同档案的管理虽然可以通过信息化档案管理制度来完成，为了保证合同档案的管理更加有效地完成，地质勘查部门应该设立专门的合同档案管理岗位，让专业人才来管理地质勘查部门的合同档案。同时将档案的分类管理纳入培训内容，让单位员工在收集、整理合同档案时进行专业的分类整理和分类保管，将合同档案进行全面统一的分类数字化处理，能够保证合同档案的合理保存与最大化利用。
2.6加强对合同档案管理及合同档案运用工作的监督
有效的监督制度能够较好地保证工作高效地完成。目前对地质勘查部门对档案管理的监督欠缺也是档案管理工作存在问题的重要原因。地质勘查部门可以加强对档案管理工作的监督，定期地检查档案管理部门在档案管理工作中是否存在问题，同时对档案管理是否符合单位的管理细则进行检查。保证地质勘查单位档案管理工作有效进行。对地质勘查单位的合同档案的管理也需要加强监督，合同档案归档的及时性和完整性，对管理中存在的问题进行批评整改，对档案管理中存在的优势做出鼓励与表扬。这样的档案管理监督制度能够更好地保证档案管理工作的进行。单位同时也应该加强对合同档案的利用的管理与监督，保证单位各部门运用合同档案的合理性以及合法性。确保合同档案在运用之后能够及时归档。
【结束语】：
合同档案虽然是质勘查部门大量档案中的一小分档案，但记载了地质部门在各个年度的生产运作内容，只有完善合同档案管理制度，做好合同档案的开发利用，才对地勘单位的经营发展提供重要依据。本文对地质勘查部门档案管理存在问题的分析以及提高合同档案管理有效性做出了一定的论述，希望本文的措施与建议能对地质勘查部门合同档案管理带去一定的借鉴意义。
参考文献：
[1]黃美桃. 浅析地质勘查单位档案管理措施[J]. 经营管理者，2014，（03）：300.
[2]李颖. 试论地质矿产勘查单位地质档案管理现状及解决对策[J]. 才智，2012，（34）：330.
[3]金丽双. 地质勘查单位档案管理工作问题浅析[J]. 科技风，2015，（09）：237.
关键词：地质勘查单位；合同档案；档案管理
合同档案是企事业单位经济行为凭证依据，对合同档案的收集、保管和利用，能够有效维护企业合法权益，为企业发展提供法律保障。地质勘查单位的合同档案的管理也是如此。对合同的有效保管能够较好地在纠纷中明确责任义务与权利。但是在现实中，合同档案的管理存在着诸多的问题，例如难以将合同收集归档，保管期限的划分较为混乱等。地质勘查单位合同档案的管理也存在着一些问题，接下来具体探究其合同档案管理的重要性，并分析档案管理过程中存在的问题。
一、地质勘查单位档案管理
1.1地质勘查单位合同档案管理的重要性
地质勘查单位在实际工作中经常会涉及到与其他单位的合作与交流，在进行合作的过程中，都会涉及到合同。而且合同是两个单位在合作中明确双方权利与义务最直接的凭证，对单位合同档案的保管能够有效的保证合同双方在实际工作中较好地履行各自的责任。合同作为双方权利与义务的凭证，对合同档案的管理的重要性也就不言而喻。
1.2地质勘查单位合同档案管理工作中的不足
1.2.1对合同档案管理工作不够重视
地质勘查单位的合同档案与其他档案相比在数量上较少。地质勘查单位在日常中需要处理大量的相关勘查资料，并将其整理成为档案是一件工作量巨大的工作。然而合同档案只是地质勘查单位档案中很少的一类档案，如果继续对合同档案进行相应的归档管理同样是很大的工作量。那么地质勘查部门自然对合同档案的管理的重视就比较少。这也是地质勘查单位档案管理的特点，对勘查资料档案的管理较为重视。
1.2.2合同档案管理工作的制度不健全
上文提到在地质勘查单位对合同档案的管理不够重视，那么在地质勘查部门也难以有较为健全的合同档案的管理制度。合同档案的管理在现代档案管理制度中有一系列完善的管理措施与管理制度。这一系列的管理制度也需要企业单位投入一定的成本。地质勘查部门的工作重心大多放在地质勘查方面，对于合同档案管理的投入就比较少，管理不够规范，管理制度存在一定的问题。首先单位没有统一合理的合同档案收集制度，难以对由各个部门签订完成合同档案形成统一管理，合同档案散落在下属单位、科室和个人手中比较多；其次合同档案没有按照专业的分类，进行相应的归类管理。地质勘查单位各部门是将合同档案与地质勘查结果档案放在一起管理，这就缺乏管理的专业性，在实际运用合同档案时也就缺乏实用性。合同档案的管理制度的不健全，其原因是对合同档案管理的投入不足。
1.2.3档案管理的信息化程度低
地质勘查部门需要管理大量的档案文件，其中纸质档案还占有非常大比重，档案管理的信息化程度偏低。由于地质勘查部门档案流动性较大，信息化程度低严重制约了档案管理工作效率的提高。如果地质勘查部门能够建立信息化的档案管理制度，那么合同档案管理在档案管理过程中也就能够有较好地管理程序，使得比重较小的合同档案也能够得到较好的管理。
二、地质勘查单位合同档案管理需要改进的措施
针对地质勘查部门档案管理制度中存在的问题，提高地质勘查单位档案管理效率和档案管理的有效性，才能够减少不必要的工作量，帮助地质勘查部门高效的完成任务，同时促进地质勘查部门档案的较快转移。接下来具体探究完善地质勘查部门档案管理的措施与建议。
2.1重视合同档案管理工作
制度的建立需要人们对工作的重视，那么对地质勘查部门档案管理工作制度的健全，就需要加强工作人员对档案管理工作的重视，尤其是合同档案的管理。加强工作人员对档案管理的重视可以从档案管理的重要性出发。地质勘查单位的档案对国家经济、社会的发展有着重要的意义，能够让国家确保能源安全，保证人民能源充足等。档案的管理能够有效地传递我国的能源信息。同样地质勘查单位合同档案的管理能够保证地质勘查单位较好地履行责任，同时更好地承担义务、行使权利。所以加强工作人员对档案管理工作的重视能够提高工作人员在档案管理工作中的积极性，保证档案管理工作较好地进行。单位可以从以上这几个方面出发，对档案收集、管理人员加强教育，让档案管理人员重视合同档案的收集、管理，将合同档案以及电子版按归档流程在规定时间内移交到档案室。
2.2完善合同档案管理制度
完善的档案管理制度是保证档案管理工作顺利进行的重要保证。地质勘查部门需要制定本单位档案管理的细则。同时要保证档案管理工作符合国家相关法规的要求。
完善档案管理工作需要包含合同档案的保管。对合同档案的管理需要根据现代合同档案管理科学管理制度，制定具针对性和可操作性的合同档案管理制度，使合同档案管理工作真正做到有章可循、有据可依。合同管理制度主要内容包括：档案保管制度、档案查阅制度、档案保密制度、档案鉴定制度、档案销毁制度等。来完善地质勘查单位内部的合同档案的管理。同时完善合同档案管理细则，保证每份合同档案得到最为合理的管理。做好合同档案的分类，在合同的收集分类、归档整理、装订标准、案卷归案等方面要做到程序合理、步骤规范。明确界定合同档案的归档范围、保管年限等等使合同档案管理有法可依、有章可循，只有在建立完善档案管理制度的同时，加强对合同档案的管理，才能更好地使合同档案得到较好的管理。
2.3加大对合同档案管理的投入
地质勘查部门的档案管理也是一项较为有技术性的工作，对档案的管理需要专业人士来完成。目前地质勘查部门对档案管理工作的重要性的认识不足，对档案管理工作的投入也就不足。完善档案管理，需要地质勘查部门加大对档案管理的投入。单位可以建立专门的档案管理室，尤其是合同档案管理室、既可以保证合同档案在保管期限内不会因为人为原因或者不必要的自然原因而遭受损毁，还可以保证对合同档案的统一管理。 2.4加强档案管理的信息化建设，确保合同档案的完全收集
现代信息技术的进步，地质勘查部门的档案管理也完全可以通过信息技术来完成。在工作中将档案由纸质档案转化为信息化档案。现代信息技术能够有限判断各类档案的类型，大大减少档案管理的工作量。那么单位可以引进现代合同档案数字处理技术，将合同档案数据化，然后保管相应数据。同时单位应该安排专门的档案收集、录入人员，确保单位所有的合同档案能够完全得到收集，同时纳入单位合同档案数据库。
2.5加强员工培训，加强档案的分类管理
合同档案的管理虽然可以通过信息化档案管理制度来完成，为了保证合同档案的管理更加有效地完成，地质勘查部门应该设立专门的合同档案管理岗位，让专业人才来管理地质勘查部门的合同档案。同时将档案的分类管理纳入培训内容，让单位员工在收集、整理合同档案时进行专业的分类整理和分类保管，将合同档案进行全面统一的分类数字化处理，能够保证合同档案的合理保存与最大化利用。
2.6加强对合同档案管理及合同档案运用工作的监督
有效的监督制度能够较好地保证工作高效地完成。目前对地质勘查部门对档案管理的监督欠缺也是档案管理工作存在问题的重要原因。地质勘查部门可以加强对档案管理工作的监督，定期地检查档案管理部门在档案管理工作中是否存在问题，同时对档案管理是否符合单位的管理细则进行检查。保证地质勘查单位档案管理工作有效进行。对地质勘查单位的合同档案的管理也需要加强监督，合同档案归档的及时性和完整性，对管理中存在的问题进行批评整改，对档案管理中存在的优势做出鼓励与表扬。这样的档案管理监督制度能够更好地保证档案管理工作的进行。单位同时也应该加强对合同档案的利用的管理与监督，保证单位各部门运用合同档案的合理性以及合法性。确保合同档案在运用之后能够及时归档。
【结束语】：
合同档案虽然是质勘查部门大量档案中的一小分档案，但记载了地质部门在各个年度的生产运作内容，只有完善合同档案管理制度，做好合同档案的开发利用，才对地勘单位的经营发展提供重要依据。本文对地质勘查部门档案管理存在问题的分析以及提高合同档案管理有效性做出了一定的论述，希望本文的措施与建议能对地质勘查部门合同档案管理带去一定的借鉴意义。
参考文献：
[1]黃美桃. 浅析地质勘查单位档案管理措施[J]. 经营管理者，2014，（03）：300.
[2]李颖. 试论地质矿产勘查单位地质档案管理现状及解决对策[J]. 才智，2012，（34）：330.
[3]金丽双. 地质勘查单位档案管理工作问题浅析[J]. 科技风，2015，（09）：237.