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1、NARA与ERA
现阶段NARA（National Archives and Records Administration，美国国家档案与文件管理局，简称NARA）主要负责长期保存美国政府业务活动中形成的具有重要历史价值的文件。在数字时代，伴随大量电子文件的不断产生，新形态的电子文件也开始不断出现，这给电子文件的管理带来了诸多困难。为了应对这一难题，NARA开始开发ERA系统（Electronic Records Archives，电子文件档案馆，简称ERA）。
2、新型电子文件带来的挑战
ERA的主要使命是推动NARA开展文件管理工作。据此，NARA提出了相应的需求。第一，NARA所需要负责管理的文件包括美国政府在计算机环境下所生成的各种类型的电子文件。第二，政府需要依据相关法律和规章确保公众在相应的权限范围内获取和使用他们所感兴趣的联邦政府信息。第三，NARA有责任帮助其他机构更好的开展文件管理和政府事务工作。
NARA致力于把ERA建成一个完整的系统，负责文件的保存管理和提供利用，同时还需要确保政府文件在整个生命周期内的在线传递，推动机构间的各项合作，促进文件管理工作的发展。
在关注工作使命的同时，NARA也逐渐意识到与美国政府以外的机构进行多方合作的必要性。例如，NARA希望数字图书馆能够作为国家档案馆馆藏文件利用的先行者。公众可以通过NARA获取与其馆藏相关的相应文件信息服务，但是NARA无法针对不同的用户提供个性化的服务，图书馆却可以更好地为公众提供这样的服务。这样的合作，一方面使得数字图书馆可以在其馆藏信息传播和拓展过程中发挥重要的作用；另一方面，数字图书馆也可以将NARA的馆藏划归为其自身馆藏的一部分。
NARA所面临的挑战是极其严峻的。据国会研究服务部（The Congressional Research Service）估计，现存15年前的联邦信息中，有超过95%的信息都无法在计算机中读取。现在只有不到5%的联邦文件被保存在国家档案馆里，但是数字信息的案卷数量正在增长。例如：
1972年至2000年间，NARA接收到的政府部门文书有约25，000，000件。
每四年或八年时间，当一个总统任职期结束以后，NARA会接收到大量来自白宫的电子文件。老布什政府时期，NARA收到了十万多封电子邮件；克林顿政府时期，NARA收到了32，000，000件；预计现任总统任期结束以后NARA将会面临更多数量文件的考验。
2000年十年人口普查给NARA带来了上亿件图像扫描文件。
在军方人事档案管理中，NARA所面临的图像扫描文件数量估计有十万亿之多。正当NARA在尝试选择最佳管理方式的时候，军方早已经制定好了数据中心人事管理系统来对庞大数量的图像扫描文件进行管理。
新型复杂的数字格式会给电子文件的管理带来诸多问题。在美国，传统意义上，国家档案馆为海军的每一艘船只都保存有一套完整的船舶构造图纸，其中的某些文件经常会被调用。NARA和海军军方在保存这些文件的过程中遇到了相同的难题。几十年以来，海军军方不断对船只进行维护，到一定的时候，势必需要对船只进行修缮和改装，需要对船只的机械系统、计算机系统，乃至厨房、干衣间等基础设施进行改造。这就像一个城市的发展一样，它们都在不断地变化。
3、NARA的应对策略
面对重重挑战，NARA针对数字信息的保存问题制定了相应的策略。NARA已逐步认识到将信息技术应用于联邦政府管理的重要性。如果能够在技术上找到解决的办法，供机构使用并应用于业务中，那么相关系统中的电子文件将更易于传递和管理。不仅如此，NARA还决定为下一代国家信息基础设施建设寻求技术解决方案。但是NARA也逐步意识到，仅仅针对数字信息保存而开发相应的技术解决方案代价将是十分昂贵的。
除了应对数字文件保存问题所带来的挑战，ERA还必须为所有类型文件生命周期内的管理提供支持。文件生命周期内的管理的关键在于文件的形成者需要对文件进行长时间的保管，不论其载体为数字形式、纸张还是胶片，这些文件都应该被保存在国家档案馆里。管理的唯一依据就是这些文件告诉我们了什么。因此，NARA不应只关注文件的形式或特点，而需要一套完成的方法来应对政府文件的管理。作为系统内部的一个子系统，ERA将在国家档案馆、总统图书馆和联邦文件中心这三个不同的业务流程中为电子文件的管理提供相应的支持。
ERA系统的应用有诸多益处：
为政府和公众提供更好、更简单和更快捷的“一站式”的文件查阅服务。
整合政府文件生命周期内的管理，在保守机密的前提下最大限度地提供馆藏文件的利用。
有利于形成一套完整和不断发展的文件生命周期管理方法。
利用在线通讯与合作工具进行多方交流。
NARA发现，将来要想建立一个更优的系统，需要满足以下条件：
系统必须是可进化的。现在没有一种方法能够完全解决数字保存的问题，即这本身就是一个动态问题。现阶段所实施的任何方法和技术在将来的某个时间点都会化为一种阻碍。为了使文件的保存不受信息技术更替的影响，必须保持所有硬件和软件的更新，与此同时整个系统必须不断满足新的需求，维护保存在其中的文件的真实与完整。
系统必须沿着两个需求方向开发。一是要满足国防部及其下属部门数十亿文件的处理，二是要考虑到某些必须单独存放开来的文件集合体的处理。
系统必须是可扩展的。只要信息技术持续发展，就会不断有新的电子文件产生，这些文件的类型甚至都是现阶段人们无法想象得到的。十年、二十年乃至一百年以后，我们必须对系统进行更新以应对新型数据文件的管理、保存和提供利用。
4、ERA建设目前所取得的成果
NARA开发的ERA系统显然走在了时代的最前沿。可以说，目前世界上尚没有一个系统能够实现NARA的工作目标，即满足其在功能、规模、可进化性和扩展性上的需求。为了将需求具体化，NARA花了几年的时间来分析和定制这些需求信息。通过与NARA内部的组织机构等合作方的多方探讨，重复进行机构范围的复议，对管理方法变革进行细化，同时还邀请技术部门和普通服务部门对相关需求进行点评。至此，NARA已经组织了两次会议对ERA计划进行讨论并获得相关的反馈信息，两次会议一个面向的是未来用户，另一个面向企业，如今已经有数百人参加了会议。随后，NARA转向信息技术企业寻求实际的开发方案。2004-2005年NARA在Harris和Lockheed Martin公司间进行设计方案竞标。公司各自提出了系统的详尽设计架构和系统工程计划。2005年9月，最终选择了Lockheed Martin公司来建造和操作这个系统。任务主要以OAIS（Open Archival Information System）为参考模型设计一个面向服务的系统架构。
鉴于需求的庞大及其复杂性，NARA将整个系统的建设周期定为六年时间，预计整个系统将于2011年完工。系统的一期工程已于2007年9月启动，主要实现文件的在线创建、依据时间表向NARA进行文件的提交等功能。接下来的差不多六个月，系统将逐步使电子文件能够向国家档案馆进行在线移交。
目前系统用户仅仅限制在系统内部人员以及其他四个机构，如美国海军军方、能源部、劳工部以及专利与商标办公室等美国国内政府机构。但是，ERA承诺会逐步扩大用户面，并预计在即将开始的2009年第三期工程中提供公众获取信息的渠道。
5、展望
ERA系统的建设将针对NARA的各种需求不断地调整。目前文件管理的核心业务流程尚未能实现自动化处理的支持，但是今后ERA将完全改变这一切，它将会改变我们现阶段单一和团体的工作方式，将改变我们与其他机构、系统和公众的交流方式。它还将帮助我们实现一些现阶段电子文件管理所难以达到的目标：即确保快速增长的大量极具历史价值的电子文件的永久保存和持续利用，确保人们可以对这些丰富的文献遗产进行持续的开发、利用和学习。
参考文献：
The National Archives Electronic Records Archives (ERA). www.archives.gov/era. （访问时间2008-4-16）
Kenneth Thibodeau. If you build it, will it fly? Criteria for success in a digital repository. Texas Digital Library, September, 2007.
Kenneth Thibodeau. Preserving Electronic Records: Developments at the National Archives and Records Administration. June 17, 2004.
Kenneth Thibodeau. Building the Archives of the Future: Advances in Preserving Electronic Records at the National Archives and Records Administration. D-Lib Magazine. Volume 7 Number 2, February 2001.
作者单位：武汉大学信息管理学院
现阶段NARA（National Archives and Records Administration，美国国家档案与文件管理局，简称NARA）主要负责长期保存美国政府业务活动中形成的具有重要历史价值的文件。在数字时代，伴随大量电子文件的不断产生，新形态的电子文件也开始不断出现，这给电子文件的管理带来了诸多困难。为了应对这一难题，NARA开始开发ERA系统（Electronic Records Archives，电子文件档案馆，简称ERA）。
2、新型电子文件带来的挑战
ERA的主要使命是推动NARA开展文件管理工作。据此，NARA提出了相应的需求。第一，NARA所需要负责管理的文件包括美国政府在计算机环境下所生成的各种类型的电子文件。第二，政府需要依据相关法律和规章确保公众在相应的权限范围内获取和使用他们所感兴趣的联邦政府信息。第三，NARA有责任帮助其他机构更好的开展文件管理和政府事务工作。
NARA致力于把ERA建成一个完整的系统，负责文件的保存管理和提供利用，同时还需要确保政府文件在整个生命周期内的在线传递，推动机构间的各项合作，促进文件管理工作的发展。
在关注工作使命的同时，NARA也逐渐意识到与美国政府以外的机构进行多方合作的必要性。例如，NARA希望数字图书馆能够作为国家档案馆馆藏文件利用的先行者。公众可以通过NARA获取与其馆藏相关的相应文件信息服务，但是NARA无法针对不同的用户提供个性化的服务，图书馆却可以更好地为公众提供这样的服务。这样的合作，一方面使得数字图书馆可以在其馆藏信息传播和拓展过程中发挥重要的作用；另一方面，数字图书馆也可以将NARA的馆藏划归为其自身馆藏的一部分。
NARA所面临的挑战是极其严峻的。据国会研究服务部（The Congressional Research Service）估计，现存15年前的联邦信息中，有超过95%的信息都无法在计算机中读取。现在只有不到5%的联邦文件被保存在国家档案馆里，但是数字信息的案卷数量正在增长。例如：
1972年至2000年间，NARA接收到的政府部门文书有约25，000，000件。
每四年或八年时间，当一个总统任职期结束以后，NARA会接收到大量来自白宫的电子文件。老布什政府时期，NARA收到了十万多封电子邮件；克林顿政府时期，NARA收到了32，000，000件；预计现任总统任期结束以后NARA将会面临更多数量文件的考验。
2000年十年人口普查给NARA带来了上亿件图像扫描文件。
在军方人事档案管理中，NARA所面临的图像扫描文件数量估计有十万亿之多。正当NARA在尝试选择最佳管理方式的时候，军方早已经制定好了数据中心人事管理系统来对庞大数量的图像扫描文件进行管理。
新型复杂的数字格式会给电子文件的管理带来诸多问题。在美国，传统意义上，国家档案馆为海军的每一艘船只都保存有一套完整的船舶构造图纸，其中的某些文件经常会被调用。NARA和海军军方在保存这些文件的过程中遇到了相同的难题。几十年以来，海军军方不断对船只进行维护，到一定的时候，势必需要对船只进行修缮和改装，需要对船只的机械系统、计算机系统，乃至厨房、干衣间等基础设施进行改造。这就像一个城市的发展一样，它们都在不断地变化。
3、NARA的应对策略
面对重重挑战，NARA针对数字信息的保存问题制定了相应的策略。NARA已逐步认识到将信息技术应用于联邦政府管理的重要性。如果能够在技术上找到解决的办法，供机构使用并应用于业务中，那么相关系统中的电子文件将更易于传递和管理。不仅如此，NARA还决定为下一代国家信息基础设施建设寻求技术解决方案。但是NARA也逐步意识到，仅仅针对数字信息保存而开发相应的技术解决方案代价将是十分昂贵的。
除了应对数字文件保存问题所带来的挑战，ERA还必须为所有类型文件生命周期内的管理提供支持。文件生命周期内的管理的关键在于文件的形成者需要对文件进行长时间的保管，不论其载体为数字形式、纸张还是胶片，这些文件都应该被保存在国家档案馆里。管理的唯一依据就是这些文件告诉我们了什么。因此，NARA不应只关注文件的形式或特点，而需要一套完成的方法来应对政府文件的管理。作为系统内部的一个子系统，ERA将在国家档案馆、总统图书馆和联邦文件中心这三个不同的业务流程中为电子文件的管理提供相应的支持。
ERA系统的应用有诸多益处：
为政府和公众提供更好、更简单和更快捷的“一站式”的文件查阅服务。
整合政府文件生命周期内的管理，在保守机密的前提下最大限度地提供馆藏文件的利用。
有利于形成一套完整和不断发展的文件生命周期管理方法。
利用在线通讯与合作工具进行多方交流。
NARA发现，将来要想建立一个更优的系统，需要满足以下条件：
系统必须是可进化的。现在没有一种方法能够完全解决数字保存的问题，即这本身就是一个动态问题。现阶段所实施的任何方法和技术在将来的某个时间点都会化为一种阻碍。为了使文件的保存不受信息技术更替的影响，必须保持所有硬件和软件的更新，与此同时整个系统必须不断满足新的需求，维护保存在其中的文件的真实与完整。
系统必须沿着两个需求方向开发。一是要满足国防部及其下属部门数十亿文件的处理，二是要考虑到某些必须单独存放开来的文件集合体的处理。
系统必须是可扩展的。只要信息技术持续发展，就会不断有新的电子文件产生，这些文件的类型甚至都是现阶段人们无法想象得到的。十年、二十年乃至一百年以后，我们必须对系统进行更新以应对新型数据文件的管理、保存和提供利用。
4、ERA建设目前所取得的成果
NARA开发的ERA系统显然走在了时代的最前沿。可以说，目前世界上尚没有一个系统能够实现NARA的工作目标，即满足其在功能、规模、可进化性和扩展性上的需求。为了将需求具体化，NARA花了几年的时间来分析和定制这些需求信息。通过与NARA内部的组织机构等合作方的多方探讨，重复进行机构范围的复议，对管理方法变革进行细化，同时还邀请技术部门和普通服务部门对相关需求进行点评。至此，NARA已经组织了两次会议对ERA计划进行讨论并获得相关的反馈信息，两次会议一个面向的是未来用户，另一个面向企业，如今已经有数百人参加了会议。随后，NARA转向信息技术企业寻求实际的开发方案。2004-2005年NARA在Harris和Lockheed Martin公司间进行设计方案竞标。公司各自提出了系统的详尽设计架构和系统工程计划。2005年9月，最终选择了Lockheed Martin公司来建造和操作这个系统。任务主要以OAIS（Open Archival Information System）为参考模型设计一个面向服务的系统架构。
鉴于需求的庞大及其复杂性，NARA将整个系统的建设周期定为六年时间，预计整个系统将于2011年完工。系统的一期工程已于2007年9月启动，主要实现文件的在线创建、依据时间表向NARA进行文件的提交等功能。接下来的差不多六个月，系统将逐步使电子文件能够向国家档案馆进行在线移交。
目前系统用户仅仅限制在系统内部人员以及其他四个机构，如美国海军军方、能源部、劳工部以及专利与商标办公室等美国国内政府机构。但是，ERA承诺会逐步扩大用户面，并预计在即将开始的2009年第三期工程中提供公众获取信息的渠道。
5、展望
ERA系统的建设将针对NARA的各种需求不断地调整。目前文件管理的核心业务流程尚未能实现自动化处理的支持，但是今后ERA将完全改变这一切，它将会改变我们现阶段单一和团体的工作方式，将改变我们与其他机构、系统和公众的交流方式。它还将帮助我们实现一些现阶段电子文件管理所难以达到的目标：即确保快速增长的大量极具历史价值的电子文件的永久保存和持续利用，确保人们可以对这些丰富的文献遗产进行持续的开发、利用和学习。
参考文献：
The National Archives Electronic Records Archives (ERA). www.archives.gov/era. （访问时间2008-4-16）
Kenneth Thibodeau. If you build it, will it fly? Criteria for success in a digital repository. Texas Digital Library, September, 2007.
Kenneth Thibodeau. Preserving Electronic Records: Developments at the National Archives and Records Administration. June 17, 2004.
Kenneth Thibodeau. Building the Archives of the Future: Advances in Preserving Electronic Records at the National Archives and Records Administration. D-Lib Magazine. Volume 7 Number 2, February 2001.
作者单位：武汉大学信息管理学院