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摘要：地震科技档案与其他普通档案资料相比，不仅需要做好存储管理，还要采用多种手段深入挖掘科技档案的价值，发挥档案信息资源优势，为地震科研工作取得突破性的进展提供必要的参考依据。尤其是对于基层的地震监测部门，存在档案管理模式滞后、档案管理人员业务素质参差不齐等问题。通过探究地震科技档案优化管理的相关策略，可以切实提高科技档案的利用效率与服务质量，为防震减灾工作的开展也起到了积极的帮助。
关键词：地震科技档案；信息安全；资源整合；业务素养
引言
地震科技档案具有內容丰富、门类多样、来源广泛等特点，做好地震科技档案的收集、分类、整理和利用，是地震监测中心的重要工作任务。但是通过实际调查也发现，部分地震监测中心虽然建立了比较健全的科技档案管理和利用制度，但是并没有在工作中加以落实，这就导致科技档案的参考和服务价值没有得到凸显。因此，新形势下地震监测部门应当树立科学管理、整合利用的新型管理理念，发挥地震科技档案在地震科研工作开展中的重要作用。
一、科学管理是做好档案工作的根本
1、建立健全各种规章制度使档案工作规模化
针对地震科技档案的管理应做到“两步走”：第一步是要尽可能的收集更加全面、更加详细的资料，可以是文字记录，也可以是录音、影像等实体资料等。然后由专门的档案管理人员，对这些资料进行分类、加工和整理，使其形成具有参考价值的地震科研档案，然后进行保存管理；第二步是要借助于现代化的技术和设备，例如互联网、办公软件以及大数据技术等，对地震科研档案进行分析和利用，充分挖掘其潜在价值，使科技档案真正变成具有参考和借鉴价值的资料。这两步工作的开展，都离不开健全的规章制度提供外部约束。因此，在地震科技档案的管理工作中，需要尽快建立起一套适合本单位工作开展需要的规章制度。例如，通过出台《档案借阅制度》，对地震科技档案的借阅、登记等进行了规范化处理，避免了以往地震科技档案借阅中存在的延期归还、借阅期间档案损坏等问题。同时，仅有完善的档案管理制度还远远不够，在部门内部要定期开展普及学习工作，真正让档案管理人员对这些规章制度内容有深入的了解，并且在工作中严格遵循，这样也可以间接的推动地震科技档案管理工作向标准化、制度化方向发展。
2、加强档案宣传有效促进档案的收集
档案人员以多种形式宣传《档案法》、逐步提高科技人员的归档意识，以获得科技人员对档案工作的支持。为满足科技人员的需求，档案人员非常重视档案资源的建设，确保收集的档案齐全、完整、准确。通过宣传，使科技人员学会善于利用档案，以达到为科技人员提供全方位档案信息服务的目标。近几年来，在档案收集方面，档案人员做了大量的工作，采取口头和书面宣传，亲自登门追交、催交档案等多种手段，使“十二五”期间的成果归档率达到98%以上。同时还把“十二五”归档成果进行了成果摘要汇编，提供给领导和科研人员查阅。
3、注意信息安全，确保作者的知识产权
为保证个人和单位利益免受侵害和不受损失，档案管理部门对档案材料划分了密级，被定为暂时保密的档案，根据密级情况，在一定的时期内进行档案技术保密，不经作者同意，一律不外借。档案部门依靠自身的科学管理和优良的服务取得了科技人员的信任，使科技人员打消了顾虑，积极归档。这样做既保护了个人、单位的知识产权，又为个人、集体创造了经济效益，也避免了科技档案的流失。
二、积极开发档案信息资源，提高档案利用价值
档案人员在档案管理中，积极创造各种条件，主动为科研工作提供服务。在档案服务中积极创新，把要我服务转变为我要服务，把被动服务变成主动服务，使档案服务工作有了新的改进，如，充分利用计算机建立数据库，拓展档案工作的服务功能，提高档案服务质量。为来档案室查询、借阅、复印、咨询的科技人员延长时间、节假日随叫随到等多种服务方式，满足他们的需求；在服务手段上采取计算机检索和手工检索并举的档案信息检索体系，为科技人员提供高效、便捷的查询服务。通过可以档案信息资源的整合与利用，可以从以往的工作中汲取经验教训，一方面支持了地震科研工作的发展，另一方面又可以避免在科研工作中走弯路。
三、建立现代化的档案管理模式
档案管理人员要解放思想、更新观念，积极参与地震局档案管理的现代化建设，在地震档案信息化建设和网络环境下，加强信息资源的开发利用。中国地震局档案管理部门，为使全局档案管理系统做到规范、统一，避免档案信息资源的重复开发，组织研制了地震科技档案管理网上共享软件，该软件在中国地震局数据中心（输入档案信息2000条）、在山东省地震局、中国地震局地球物理研究所、地壳应力研究所等8个单位试运行，已通过鉴定验收。此软件具有多种查询途径，其强大的检索能力、完善的借阅管理等功能，改变了以往的档案管理模式，大大提高了档案工作的效率和质量，缩短了信息的流动时间，能够为防震减灾事业提供优质的服务。
四、加强学习，不断提高档案管理人员的业务素质
当今是一个网络化、知识化、信息化的社会，这就要求档案管理人员必须具有广博的专业知识。只有既专又通的复合型人才，才能引导地震档案事业的发展。时代要求我们必须学习新知识、掌握新技术，适应形势的发展，提高应对能力和适应能力。我所的档案工作人员都接受过岗位培训，还经常参加档案学习班、档案工作研讨会，交流档案工作的新知识、新技术、新经验，这样拓宽了档案人员的视野和知识面，改善了知识结构，提高了综合业务素质，为提高档案管理工作水平和服务质量打下了坚实的基础。
结语：
科学管理和有效地利用档案对总结过去、指导现在、规划未来，推动地震科技进步具有深远的意义。档案工作是研究所的一项重要工作。档案工作肩负着承前启后的重任，保管好前人留下的珍贵档案也就为后人留下了系统而完整的真实史料。展望未来任重而道远，要跟上时代的步伐，使档案管理工作有所创新，尚需我们不断努力学习和实践。
参考文献：
[1]张佩，庄树英，刘素琼.对地震科技档案管理工作标准化和规范化的认识[J].四川地震，2015（03）：129-131.
[2]高淑琴.开发地震科技档案信息资源地方地震档案工作不可忽视[C]//中国地震学会第四次学术大会论文摘要集.2016.
[3]李小邨.地震科学技术档案整理装订规范——国标“GB/T11822—2000”在地震科技档案实际工作中的应用[J].国际地震动态，2017，（10）：36-40.
关键词：地震科技档案；信息安全；资源整合；业务素养
引言
地震科技档案具有內容丰富、门类多样、来源广泛等特点，做好地震科技档案的收集、分类、整理和利用，是地震监测中心的重要工作任务。但是通过实际调查也发现，部分地震监测中心虽然建立了比较健全的科技档案管理和利用制度，但是并没有在工作中加以落实，这就导致科技档案的参考和服务价值没有得到凸显。因此，新形势下地震监测部门应当树立科学管理、整合利用的新型管理理念，发挥地震科技档案在地震科研工作开展中的重要作用。
一、科学管理是做好档案工作的根本
1、建立健全各种规章制度使档案工作规模化
针对地震科技档案的管理应做到“两步走”：第一步是要尽可能的收集更加全面、更加详细的资料，可以是文字记录，也可以是录音、影像等实体资料等。然后由专门的档案管理人员，对这些资料进行分类、加工和整理，使其形成具有参考价值的地震科研档案，然后进行保存管理；第二步是要借助于现代化的技术和设备，例如互联网、办公软件以及大数据技术等，对地震科研档案进行分析和利用，充分挖掘其潜在价值，使科技档案真正变成具有参考和借鉴价值的资料。这两步工作的开展，都离不开健全的规章制度提供外部约束。因此，在地震科技档案的管理工作中，需要尽快建立起一套适合本单位工作开展需要的规章制度。例如，通过出台《档案借阅制度》，对地震科技档案的借阅、登记等进行了规范化处理，避免了以往地震科技档案借阅中存在的延期归还、借阅期间档案损坏等问题。同时，仅有完善的档案管理制度还远远不够，在部门内部要定期开展普及学习工作，真正让档案管理人员对这些规章制度内容有深入的了解，并且在工作中严格遵循，这样也可以间接的推动地震科技档案管理工作向标准化、制度化方向发展。
2、加强档案宣传有效促进档案的收集
档案人员以多种形式宣传《档案法》、逐步提高科技人员的归档意识，以获得科技人员对档案工作的支持。为满足科技人员的需求，档案人员非常重视档案资源的建设，确保收集的档案齐全、完整、准确。通过宣传，使科技人员学会善于利用档案，以达到为科技人员提供全方位档案信息服务的目标。近几年来，在档案收集方面，档案人员做了大量的工作，采取口头和书面宣传，亲自登门追交、催交档案等多种手段，使“十二五”期间的成果归档率达到98%以上。同时还把“十二五”归档成果进行了成果摘要汇编，提供给领导和科研人员查阅。
3、注意信息安全，确保作者的知识产权
为保证个人和单位利益免受侵害和不受损失，档案管理部门对档案材料划分了密级，被定为暂时保密的档案，根据密级情况，在一定的时期内进行档案技术保密，不经作者同意，一律不外借。档案部门依靠自身的科学管理和优良的服务取得了科技人员的信任，使科技人员打消了顾虑，积极归档。这样做既保护了个人、单位的知识产权，又为个人、集体创造了经济效益，也避免了科技档案的流失。
二、积极开发档案信息资源，提高档案利用价值
档案人员在档案管理中，积极创造各种条件，主动为科研工作提供服务。在档案服务中积极创新，把要我服务转变为我要服务，把被动服务变成主动服务，使档案服务工作有了新的改进，如，充分利用计算机建立数据库，拓展档案工作的服务功能，提高档案服务质量。为来档案室查询、借阅、复印、咨询的科技人员延长时间、节假日随叫随到等多种服务方式，满足他们的需求；在服务手段上采取计算机检索和手工检索并举的档案信息检索体系，为科技人员提供高效、便捷的查询服务。通过可以档案信息资源的整合与利用，可以从以往的工作中汲取经验教训，一方面支持了地震科研工作的发展，另一方面又可以避免在科研工作中走弯路。
三、建立现代化的档案管理模式
档案管理人员要解放思想、更新观念，积极参与地震局档案管理的现代化建设，在地震档案信息化建设和网络环境下，加强信息资源的开发利用。中国地震局档案管理部门，为使全局档案管理系统做到规范、统一，避免档案信息资源的重复开发，组织研制了地震科技档案管理网上共享软件，该软件在中国地震局数据中心（输入档案信息2000条）、在山东省地震局、中国地震局地球物理研究所、地壳应力研究所等8个单位试运行，已通过鉴定验收。此软件具有多种查询途径，其强大的检索能力、完善的借阅管理等功能，改变了以往的档案管理模式，大大提高了档案工作的效率和质量，缩短了信息的流动时间，能够为防震减灾事业提供优质的服务。
四、加强学习，不断提高档案管理人员的业务素质
当今是一个网络化、知识化、信息化的社会，这就要求档案管理人员必须具有广博的专业知识。只有既专又通的复合型人才，才能引导地震档案事业的发展。时代要求我们必须学习新知识、掌握新技术，适应形势的发展，提高应对能力和适应能力。我所的档案工作人员都接受过岗位培训，还经常参加档案学习班、档案工作研讨会，交流档案工作的新知识、新技术、新经验，这样拓宽了档案人员的视野和知识面，改善了知识结构，提高了综合业务素质，为提高档案管理工作水平和服务质量打下了坚实的基础。
结语：
科学管理和有效地利用档案对总结过去、指导现在、规划未来，推动地震科技进步具有深远的意义。档案工作是研究所的一项重要工作。档案工作肩负着承前启后的重任，保管好前人留下的珍贵档案也就为后人留下了系统而完整的真实史料。展望未来任重而道远，要跟上时代的步伐，使档案管理工作有所创新，尚需我们不断努力学习和实践。
参考文献：
[1]张佩，庄树英，刘素琼.对地震科技档案管理工作标准化和规范化的认识[J].四川地震，2015（03）：129-131.
[2]高淑琴.开发地震科技档案信息资源地方地震档案工作不可忽视[C]//中国地震学会第四次学术大会论文摘要集.2016.
[3]李小邨.地震科学技术档案整理装订规范——国标“GB/T11822—2000”在地震科技档案实际工作中的应用[J].国际地震动态，2017，（10）：36-40.