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摘 要:本文通过对高校学生党员组织档案内容的阐述、对高校学生党员组织档案管理存在的不规范问题的指出,依据党和国家相关规定,特别是教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》(第27号令),提出了高校学生党员组织档案规范化管理的措施,以进一步推进高校学生党员组织档案具有规范性的管理方法与制度的形成。
关键词:高校 学生党员 组织档案 规范化管理
中图分类号:G420 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2012)08(a)-0212-02
高校学生党员组组档案的规范化管理,具有极其重要的意义。高校学生党员组织档案是一个学生在校期间政治生命轨迹的缩写,是党组织、用人单位等了解一名学生党员政治情况的非常重要的资料,也是一名学生党员政治生涯的重要组成部分。同时,学生党员组织档案也是学生党员身份的重要凭证,具有难以替代的作用。
1 高校学生党员组织档案的内容
高校学生党员组织档案管理主要是对学生党员在校期间所形成的各种相关材料进行整理、归档,提供学生党员组织档案的查阅、借阅服务及毕业学生党员组织档案的转递、管理等。高校学生党员组织档案的具体内容包括以下几个方面。
1.1 党员发展相关材料
按照发展党员的基本流程,主要包括入党申请书,申请入党人登记表,思想汇报(一个季度一次),团组织推荐意见,确定为入党积极分子的材料,入党积极分子培养考察表,列为发展对象的材料,群众座谈意见,党员座谈意见,学生党支部意见,党校集中培训学员登记表、结业证,政审材料与结论,个人自传,学生党支部讨论决议情况,入党志愿书,转正申请书,预备期思想汇报(一个季度一次),预备党员培养考察表,批准为正式党员的材料,其他需要说明的情况材料等等。
1.2 党员奖励相关材料
学生党员忠于职责,成绩优秀,遵守纪律,起模范带头作用的,或者在学习工作中有发明、创造、提出合理化建议,对党和国家以及高校有显著贡献的,或者对防止、挽救事故有功,使国家和人民以及高校的利益免受损失的,或者爱护公共财产、节约国家财产,有重大成绩的,或者同严重的违法行为坚决斗争,有显著成绩的,或者有其他应当奖励的情形的,相应党组织都应当予以奖励,并如实记录奖励的日期、奖励的党组织、受奖励人基本情况、奖励的内容、奖励的原因、受奖励人主要事迹和备注等信息。
1.3 党员惩戒相关材料
主要包括学生党员因违犯党的纪律、国家的法律法规、高校的各项规章制度等所受到的相关党组织的处理决定、处分决定、免于处分的处理意见,以及个人检查、相关证据等材料;在民主评议学生党员中认定为不合格的主要事实依据材料,学生党支部对其做出的限期改正、劝退和除名等处置的决定、向上级党组织的报告材料、上级党组织的批复意见;取消学生预备党员资格的党组织意见,延长预备期的有关材料。
1.4 其他相关材料
除以上内容外,高校学生党员组织档案还包括一些其他相关内容。例如,对学生党员的年度民主评议和组织考核所形成的综合材料;学生党员的退党申请书、学生党支部大会讨论并宣布对其除名的决定、向上级党组织呈报的备案材料;学生党员死亡后的死亡证明材料;相关的原始会议记录;其他可供党组织参考的材料。
2 当前高校学生党员组织档案管理存在的不规范问题
由于诸多原因,部分高校对于学生党员组织档案的管理工作重视程度不够,致使学生党员组织档案管理不够规范,从而导致了一系列问题,甚至存在学生党员组织档案丢失等严重问题。
2.1 学生党员组织档案管理体制不尽完善
学生党员组织档案不仅是学生档案的重要组成部分,而且还是高校档案的一个分支,但是,部分高校往往只重视教学和其他工作的档案管理,对于学生党员组织档案工作的重要性没有认识到位,学生党员组织档案管理的制度缺失,管理体制不尽完善。例如,部分高校没有设立档案馆或综合档案室,没有拟订学生党员组织档案工作规章制度,没有组织实施学生党员组织档案信息化建设和电子文件归档工作,没有对负责学生党员组织档案管理工作的部门配备专职人员,缺少对于学生党员组织档案管理工作的监督,对于学生党员组织档案管理工作投入的经费有限等等。
2.2 学生党员组织档案的收集整理不够规范
当前学生党员组织档案的管理一般由高校的学生管理部门(例如学生工作部、学生处等)进行统一管理,并将学生党员组织档案的整理交由高校的院系来完成。但由于部分高校的学生管理部门和院系并没有配备专职的学生党员组织档案管理人员,加上部分高校缺乏监督检查和业务指导,导致学生党员组织档案在收集整理过程中没有形成标准化、规范化的系统,导致诸多问题的产生。例如,仅在文字材料方面就存在纸张规格不统一、文字书写不标准、书写用笔不规范、出现错别字、考察写实情况千篇一律、材料缺失等。
2.3 学生党员组织档案的服务功能有所丧失
因学生党员组织档案管理不规范,导致学生党员组织档案的服务功能有所丧失。要么学生党员组织档案无人知晓、无人查阅,不利于有关单位和个人了解学生党员;要么学生党员组织档案使用过于随便,不经审批擅自查阅、借阅,学生党员擅自查阅、借阅本人的组织档案;要么无视党和国家有关阅档的规定和保密制度,存在涂改、圈划、抽取、撤换学生党员组织档案材料,或者私自保存学生党员组织档案,或者利用学生党员组织档案材料营私舞弊等情况。
2.4 学生党员组织档案的转递工作有待加强
当学生党员由一个党组织转至另一个党组织时,其相应的组织档案也应当随即转递。在接收学生党员组织档案时,应当经过初审、复查等环节对其组织档案进行形式性与实质性审查。同时,应当检查组织档案有无破损、封口是否完好;检查材料是否齐全;检查考察、发展、审批程序是否符合要求;检查入党志愿书是否涂改、填写是否符合要求;检查函调政审等材料是否符合要求;对于组织关系介绍信要辨别真伪并及时将回执送达给相应党组织。在转出学生党员组织档案时,应当妥善送达,避免邮寄;应当密封包装,贴好封条,加盖党组织公章;逾期一个月未收到回执的,应及时催问以防丢失。但是,部分高校并没有真正做到以上各项事宜。 3 高校学生党员组织档案规范化管理的措施
对高校学生党员组织档案进行规范化管理,除高校的学生党员组织档案管理机构设置、人员配备应当符合党和国家有关规定,符合科学性、合理性原则外,还应当注意以下几个方面。
3.1 在学生党员组织档案的归档管理方面
高校应当建立、健全学生党员组织档案管理的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收学生党员组织档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学生党员组织档案管理水平。同时,应当对所存学生党员组织档案和资料的保管情况进行定期检查,消除安全隐患,遇有异常情况,应当立即向校长报告,及时处理。对于学生党员组织档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。
高校应当对学生党员组织纸质档案材料和电子档案材料进行同步化归档,根据高校的实际情况将纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式的学生党员组织档案及时归档。应当按照归档要求,组织相关人员及时整理学生党员组织档案,并按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料进行系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录。
归档的学生党员组织档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档应当严格按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)的要求执行。相关人员应当对学生党员组织档案进行整理、分类、鉴定和编号,按照党和国家有关规定,确定档案材料的保管期限。
高校应当采用先进的档案保护技术,防止学生党员组织档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。必要时,应当对相关学生党员组织档案及时进行数字化处理,加工成电子档案保管。
3.2 在学生党员组织档案的利用与公布方面
高校应当按照党和国家有关规定公布学生党员组织档案。但是,涉及党和国家秘密的、涉及专利或者技术秘密的、涉及个人隐私的除外。凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明其利用学生党员组织档案的目的和范围并履行相关登记手续后,应当允许其合理利用已公布的学生党员组织档案。但是,境外组织或者个人利用学生党员组织档案的,应当谨慎处理。查阅、摘录、复制未开放的学生党员组织档案,应当经过批准。需要利用的学生党员组织档案涉及重大问题或者国家秘密的,应当经过相关保密工作部门批准。暂时寄存在高校的学生党员组织档案(例如,已经毕业的学生党员),归寄存的学生党员所有,高校如果需要向社会提供利用,应当通知寄存的学生党员并征得其同意。
另外,高校应当采取多种形式积极开展学生党员组织档案宣传工作,如举办学生党员组织档案展览、陈列、建设学生党员组织档案网站等等。
3.3 在学生党员组织档案管理的条件保障方面
高校应当将学生党员组织档案管理所需经费列入高校预算,保证学生党员组织档案工作的需求。同时,高校应当设立专项经费,为学生党员组织档案工作配置管理现代化、信息化所需的各种设备设施,加快数字学生党员组织档案管理工作进程,保障学生党员组织档案信息化建设与高校数字化校园建设同步进行。
高校应当为学生党员组织档案管理提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适合学生党员组织档案管理需要或者不符合学生党员组织档案保管要求的馆库,应当按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行扩建、改建或者重建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
参考文献
[1] 高校党课教材编委会.新编党课教程[M].吉林大学出版社,2008.
[2] 冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第二版)[M].中国人民大学出版社,2006.
[3] 丁海斌,赵淑梅.电子文件管理基础(第二版)[M].中国档案出版社,2007.
[4] 胡泓杰.中国档案学的理念与模式[M].中国人民大学出版社,2005.
[5] 李天明.高校档案收集归档的思考[J].长沙铁道学院学报(社会科学版),2006(4).
[6] 吴雁平,于红英.河南省部分高校电子文件归档管理情况的调查[J].档案管理,2005(3).
[7] 王楠,张弓.高校合并期间档案工作若干问题探讨[J].辽宁教育行政学院学报,2006(5).
[8] 谢昌炜.档案收集与合并高校档案管理模式研究[J].宜宾学院学报,2005(7).
关键词:高校 学生党员 组织档案 规范化管理
中图分类号:G420 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2012)08(a)-0212-02
高校学生党员组组档案的规范化管理,具有极其重要的意义。高校学生党员组织档案是一个学生在校期间政治生命轨迹的缩写,是党组织、用人单位等了解一名学生党员政治情况的非常重要的资料,也是一名学生党员政治生涯的重要组成部分。同时,学生党员组织档案也是学生党员身份的重要凭证,具有难以替代的作用。
1 高校学生党员组织档案的内容
高校学生党员组织档案管理主要是对学生党员在校期间所形成的各种相关材料进行整理、归档,提供学生党员组织档案的查阅、借阅服务及毕业学生党员组织档案的转递、管理等。高校学生党员组织档案的具体内容包括以下几个方面。
1.1 党员发展相关材料
按照发展党员的基本流程,主要包括入党申请书,申请入党人登记表,思想汇报(一个季度一次),团组织推荐意见,确定为入党积极分子的材料,入党积极分子培养考察表,列为发展对象的材料,群众座谈意见,党员座谈意见,学生党支部意见,党校集中培训学员登记表、结业证,政审材料与结论,个人自传,学生党支部讨论决议情况,入党志愿书,转正申请书,预备期思想汇报(一个季度一次),预备党员培养考察表,批准为正式党员的材料,其他需要说明的情况材料等等。
1.2 党员奖励相关材料
学生党员忠于职责,成绩优秀,遵守纪律,起模范带头作用的,或者在学习工作中有发明、创造、提出合理化建议,对党和国家以及高校有显著贡献的,或者对防止、挽救事故有功,使国家和人民以及高校的利益免受损失的,或者爱护公共财产、节约国家财产,有重大成绩的,或者同严重的违法行为坚决斗争,有显著成绩的,或者有其他应当奖励的情形的,相应党组织都应当予以奖励,并如实记录奖励的日期、奖励的党组织、受奖励人基本情况、奖励的内容、奖励的原因、受奖励人主要事迹和备注等信息。
1.3 党员惩戒相关材料
主要包括学生党员因违犯党的纪律、国家的法律法规、高校的各项规章制度等所受到的相关党组织的处理决定、处分决定、免于处分的处理意见,以及个人检查、相关证据等材料;在民主评议学生党员中认定为不合格的主要事实依据材料,学生党支部对其做出的限期改正、劝退和除名等处置的决定、向上级党组织的报告材料、上级党组织的批复意见;取消学生预备党员资格的党组织意见,延长预备期的有关材料。
1.4 其他相关材料
除以上内容外,高校学生党员组织档案还包括一些其他相关内容。例如,对学生党员的年度民主评议和组织考核所形成的综合材料;学生党员的退党申请书、学生党支部大会讨论并宣布对其除名的决定、向上级党组织呈报的备案材料;学生党员死亡后的死亡证明材料;相关的原始会议记录;其他可供党组织参考的材料。
2 当前高校学生党员组织档案管理存在的不规范问题
由于诸多原因,部分高校对于学生党员组织档案的管理工作重视程度不够,致使学生党员组织档案管理不够规范,从而导致了一系列问题,甚至存在学生党员组织档案丢失等严重问题。
2.1 学生党员组织档案管理体制不尽完善
学生党员组织档案不仅是学生档案的重要组成部分,而且还是高校档案的一个分支,但是,部分高校往往只重视教学和其他工作的档案管理,对于学生党员组织档案工作的重要性没有认识到位,学生党员组织档案管理的制度缺失,管理体制不尽完善。例如,部分高校没有设立档案馆或综合档案室,没有拟订学生党员组织档案工作规章制度,没有组织实施学生党员组织档案信息化建设和电子文件归档工作,没有对负责学生党员组织档案管理工作的部门配备专职人员,缺少对于学生党员组织档案管理工作的监督,对于学生党员组织档案管理工作投入的经费有限等等。
2.2 学生党员组织档案的收集整理不够规范
当前学生党员组织档案的管理一般由高校的学生管理部门(例如学生工作部、学生处等)进行统一管理,并将学生党员组织档案的整理交由高校的院系来完成。但由于部分高校的学生管理部门和院系并没有配备专职的学生党员组织档案管理人员,加上部分高校缺乏监督检查和业务指导,导致学生党员组织档案在收集整理过程中没有形成标准化、规范化的系统,导致诸多问题的产生。例如,仅在文字材料方面就存在纸张规格不统一、文字书写不标准、书写用笔不规范、出现错别字、考察写实情况千篇一律、材料缺失等。
2.3 学生党员组织档案的服务功能有所丧失
因学生党员组织档案管理不规范,导致学生党员组织档案的服务功能有所丧失。要么学生党员组织档案无人知晓、无人查阅,不利于有关单位和个人了解学生党员;要么学生党员组织档案使用过于随便,不经审批擅自查阅、借阅,学生党员擅自查阅、借阅本人的组织档案;要么无视党和国家有关阅档的规定和保密制度,存在涂改、圈划、抽取、撤换学生党员组织档案材料,或者私自保存学生党员组织档案,或者利用学生党员组织档案材料营私舞弊等情况。
2.4 学生党员组织档案的转递工作有待加强
当学生党员由一个党组织转至另一个党组织时,其相应的组织档案也应当随即转递。在接收学生党员组织档案时,应当经过初审、复查等环节对其组织档案进行形式性与实质性审查。同时,应当检查组织档案有无破损、封口是否完好;检查材料是否齐全;检查考察、发展、审批程序是否符合要求;检查入党志愿书是否涂改、填写是否符合要求;检查函调政审等材料是否符合要求;对于组织关系介绍信要辨别真伪并及时将回执送达给相应党组织。在转出学生党员组织档案时,应当妥善送达,避免邮寄;应当密封包装,贴好封条,加盖党组织公章;逾期一个月未收到回执的,应及时催问以防丢失。但是,部分高校并没有真正做到以上各项事宜。 3 高校学生党员组织档案规范化管理的措施
对高校学生党员组织档案进行规范化管理,除高校的学生党员组织档案管理机构设置、人员配备应当符合党和国家有关规定,符合科学性、合理性原则外,还应当注意以下几个方面。
3.1 在学生党员组织档案的归档管理方面
高校应当建立、健全学生党员组织档案管理的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收学生党员组织档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学生党员组织档案管理水平。同时,应当对所存学生党员组织档案和资料的保管情况进行定期检查,消除安全隐患,遇有异常情况,应当立即向校长报告,及时处理。对于学生党员组织档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。
高校应当对学生党员组织纸质档案材料和电子档案材料进行同步化归档,根据高校的实际情况将纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式的学生党员组织档案及时归档。应当按照归档要求,组织相关人员及时整理学生党员组织档案,并按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料进行系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录。
归档的学生党员组织档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档应当严格按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)的要求执行。相关人员应当对学生党员组织档案进行整理、分类、鉴定和编号,按照党和国家有关规定,确定档案材料的保管期限。
高校应当采用先进的档案保护技术,防止学生党员组织档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。必要时,应当对相关学生党员组织档案及时进行数字化处理,加工成电子档案保管。
3.2 在学生党员组织档案的利用与公布方面
高校应当按照党和国家有关规定公布学生党员组织档案。但是,涉及党和国家秘密的、涉及专利或者技术秘密的、涉及个人隐私的除外。凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明其利用学生党员组织档案的目的和范围并履行相关登记手续后,应当允许其合理利用已公布的学生党员组织档案。但是,境外组织或者个人利用学生党员组织档案的,应当谨慎处理。查阅、摘录、复制未开放的学生党员组织档案,应当经过批准。需要利用的学生党员组织档案涉及重大问题或者国家秘密的,应当经过相关保密工作部门批准。暂时寄存在高校的学生党员组织档案(例如,已经毕业的学生党员),归寄存的学生党员所有,高校如果需要向社会提供利用,应当通知寄存的学生党员并征得其同意。
另外,高校应当采取多种形式积极开展学生党员组织档案宣传工作,如举办学生党员组织档案展览、陈列、建设学生党员组织档案网站等等。
3.3 在学生党员组织档案管理的条件保障方面
高校应当将学生党员组织档案管理所需经费列入高校预算,保证学生党员组织档案工作的需求。同时,高校应当设立专项经费,为学生党员组织档案工作配置管理现代化、信息化所需的各种设备设施,加快数字学生党员组织档案管理工作进程,保障学生党员组织档案信息化建设与高校数字化校园建设同步进行。
高校应当为学生党员组织档案管理提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适合学生党员组织档案管理需要或者不符合学生党员组织档案保管要求的馆库,应当按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行扩建、改建或者重建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
参考文献
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[2] 冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第二版)[M].中国人民大学出版社,2006.
[3] 丁海斌,赵淑梅.电子文件管理基础(第二版)[M].中国档案出版社,2007.
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[7] 王楠,张弓.高校合并期间档案工作若干问题探讨[J].辽宁教育行政学院学报,2006(5).
[8] 谢昌炜.档案收集与合并高校档案管理模式研究[J].宜宾学院学报,2005(7).