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摘要：院系是学校的基层组织，院系档案建设是学校档案建设的重要组成部分。构建“四位一体”高校院系档案管理模式，实现高校院系实体档案与数字化档案并存；重视档案开发利用，实现档案信息数字化、档案信息利用网络化、档案管理自动化、档案服务社会化。
关键词：四位一体；院系档案；研究
一、高校档案建设现状
《高等学校档案管理办法》强调了高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，突出了“以人为本”的思想，明确了高校档案工作的“校长负责制”，强调了档案的社会服务责任。
目前我国各高校设有档案馆或档案室，建设规范并各有特色。例如：中南大学档案管理以“三个体系”为基础，以制度建设为先导，以数字化建设为突破口。上海建设有上海高校档案馆网站。同济大学形成以档案馆为中心的档案管理网络。郑州大学档案馆统一管理全校各类档案。河南大学以服务学校中心工作为主导，以信息化建设为抓手, 以档案资源体系和档案利用体系建设为重心。但高校二级学院的档案建设都较为薄弱，尤其忽略了二级学院所特有档案的建设。有些二级学院档案室主要用于存放教学档案，保存的资料基本用于上级检查和教学评估，利用率很低。
国外一些高校的档案馆是对外开放的，利用率很高。与国外相比，我国高校档案工作的主要精力是放在整理与保管上，利用服务不够，事实上造成许多有价值的档案“养在深闺无人识”。
二、“四位一体”高校院系档案管理模式
“四位一体”高校院系档案管理模式是指实体档案管理、数字化档案管理、信息网络化管理、系统维护同步进行。即在进行实体档案建设的同时，将实体档案转换为数字化档案；把OA、MIS活动中产生的电子档案下载，打印进行实体保管的同时，转化成数字化档案；数字化档案输出打印或刻盘脱机保存，进行异地异质实体保存；数字化档案上传内外网站，实现档案信息网络化。系统维护穿插在档案建设的每个环节中，实体档案、数字化档案、信息网络化、系统维护四个模块同等重要地同时进行。
三、“四位一体”高校院系档案管理系统
“四位一体”高校院系档案管理系统以档案学理论为基础，依托信息服务理论，以二级学院档案建设为研究对象。该系统由组织建设、设施建设、基础业务、系统维护四部分构成。本文以河南理工大学某学院为例，对该系统进行说明。
（一）组织建设
组织建设包括机构设置、人员配备、制度制定等内容。该学院设有院系档案室，制定了各项管理规章制度，配备一名档案管理员。领导将档案工作列入学院议事日程，各教研室都有档案工作的具体要求和内容。
（二）设施建设
设施建设是档案建设的前提条件，必须要配备符合条件的场地、设施和设备，配备保管档案的专用库房、专用柜架、装备。该学院配备了两间档案库房、200个专用柜架；配有防火、防盗、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防鼠、防虫等设施；配有空调、除湿机、防磁柜、温湿度表、复印机、数码照相机、扫描仪等设备。
（三）基础业务建设
1.实体档案建设
实体档案是指以纸质、电子、照（胶）片、录像录音带、硬盘等各种载体形式保存的档案，是档案资源的基础。它的建设主要包括收集资料、整理归档、档案日常管理、鉴定、统计、移交、开发利用等环节。该学院规定收集的材料多而细，有收文、发文、机构组织、制度、职责、机制、办法、规定、计划、总结、条例等文书类材料，有招生、就业、学籍、党团员档案、奖惩、活动、跟踪调查、论文、设计、试卷等学生类材料和实物，有教材、教学大纲、教改、专业学科增设、教学实习、课堂教学、师资进修等教学类材料和实物，有项目的申报、立项、结项等科研类材料和实物，有会议、参观、接待、培训、进修、活动、竞赛、展出、讲座等活动类材料和实物。学院要求办公自动化中的电子文档打印收集，实体存档，再按类和保管期限整理装订成卷，编号归档入柜，填写目录和备查表，档案日常管理规范，对各类档案及其专用设备建有台账，对档案的收进、移出有登记，及时、准确向学校档案部门填报院系档案工作统计年报，按规定向学校相关部门移交各门类和载体的档案资料，定期开展鉴定工作，销毁档案建立清册。制定检索工具，编研开发实体档案，建设特色实体档案展厅，并开展宣传教育活动。该学院开发了《人名检索》等检索工具，编写了《学院沿革》《毕业生跟踪调查》等特色档案，建立了人物档案室、成果档案室、实物档案室等主题特色展厅。
2.数字化档案建设
数字化档案是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库。档案数字化的主要内容包括两方面：一是档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；二是载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案、电子档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。档案数字化建设主要包括建立目录库、扫描（收集电子材料）、图像处理和存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等环节。档案数字化建设基本程序分为数据的输入、管理、输出三个步骤。数据的输入是把档案目录和各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。数据的管理主要做好数字化档案的借阅管理、权限设置和销毁管理。数据的输出：一是将数字化档案进行统计，输出打印或制作光盘、硬盘，进行异质备份，实行异地实体保存；二是经严格鉴定后上传OA、MIS、WEB等网页进行查询、利用，实现档案信息网络化，实现档案信息资源共享。
3.档案信息网络化建设
信息网络化是指将档案信息在网络中管理、传输、检索和利用。档案数字化和网络化建设促使档案信息化，使档案实现从封闭管理模式转变为开放服务模式，实现档案信息的利用从点到面的覆盖，实现档案服务社会的责任。
（四）系统维护
系统维护是档案实体和信息安全的保障，包括基础设施的日常维护和实体档案、数字化档案和信息服务网站的维护。档案信息安全一是指档案实体的安全，不损毁、不丢失；二是指档案信息的安全，不失密、不泄密；三是指档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。
确保档案信息安全基础设施是硬件，制度规范是软件。该学院首先按照“四位一体”高校院系档案管理系统建立了自评管理办法，对档案管理的每个环节都设制评估要求；针对安全要求制定了《档案安全应急预案》《档案安全管理办法》，配备相关安全设施。
在基础设施的日常维护上，坚持每日检查库房安全和设备运行，及时进行维护。在实体档案方面做到对有破损的纸质档案、照片档案进行裱糊和修复，字迹褪色、照片褪色用显字液把褪色字迹、褪色照片恢复过来；录音带、录像带竖放，每年进行1~2次倒带，释放内部张力，检查音质和画面是否失真；对整理好的档案进行消毒处理；档案柜里放有防霉、防虫药物等。在管理方面，建立登记台账，做到账目与实物相符；纸质档案采用了多套制，借阅使用备查卷；实行纸质文件与电子文件一并归档，长期保存的纸质文件扫描成电子文件，网上的电子文件下载转换成纸质文件脱机保存；利用时不提供原件，只提供电子文件。对数字化档案的维护一方面做好对信息自身和载体的维护，实行异地异质备份；另一方面采用身份验证、签署协议、加密技术、设置权限、防火墙等先进技术维护档案信息及管理系统的安全。信息服务网站的维护，确保网络系统软、硬件升级、数据迁移的安全，确保网络系统的畅通，对来自病毒的侵袭、黑客的入侵、拒绝服务、密码破解、网络窃听、数据篡改、垃圾邮件、恶意扫描，大量的非法信息堵塞合法的网络通信等情况，能迅速处理，恢复网络系统正常运行；减少人为的失误，防范网络软件本身的漏洞对系统造成的威胁。
参考文献：
[1]陈兆祦.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1980.
[2]陈以农等.面向服务的计算和Web数据管理[M].西安:西安电子科技大学出版社,2013.
[3]罗鸿光,龙静.新型档案观影响下档案工作应处理好两个关系[J].大理学院学报,2010,(3).
责编：一萧
关键词：四位一体；院系档案；研究
一、高校档案建设现状
《高等学校档案管理办法》强调了高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，突出了“以人为本”的思想，明确了高校档案工作的“校长负责制”，强调了档案的社会服务责任。
目前我国各高校设有档案馆或档案室，建设规范并各有特色。例如：中南大学档案管理以“三个体系”为基础，以制度建设为先导，以数字化建设为突破口。上海建设有上海高校档案馆网站。同济大学形成以档案馆为中心的档案管理网络。郑州大学档案馆统一管理全校各类档案。河南大学以服务学校中心工作为主导，以信息化建设为抓手, 以档案资源体系和档案利用体系建设为重心。但高校二级学院的档案建设都较为薄弱，尤其忽略了二级学院所特有档案的建设。有些二级学院档案室主要用于存放教学档案，保存的资料基本用于上级检查和教学评估，利用率很低。
国外一些高校的档案馆是对外开放的，利用率很高。与国外相比，我国高校档案工作的主要精力是放在整理与保管上，利用服务不够，事实上造成许多有价值的档案“养在深闺无人识”。
二、“四位一体”高校院系档案管理模式
“四位一体”高校院系档案管理模式是指实体档案管理、数字化档案管理、信息网络化管理、系统维护同步进行。即在进行实体档案建设的同时，将实体档案转换为数字化档案；把OA、MIS活动中产生的电子档案下载，打印进行实体保管的同时，转化成数字化档案；数字化档案输出打印或刻盘脱机保存，进行异地异质实体保存；数字化档案上传内外网站，实现档案信息网络化。系统维护穿插在档案建设的每个环节中，实体档案、数字化档案、信息网络化、系统维护四个模块同等重要地同时进行。
三、“四位一体”高校院系档案管理系统
“四位一体”高校院系档案管理系统以档案学理论为基础，依托信息服务理论，以二级学院档案建设为研究对象。该系统由组织建设、设施建设、基础业务、系统维护四部分构成。本文以河南理工大学某学院为例，对该系统进行说明。
（一）组织建设
组织建设包括机构设置、人员配备、制度制定等内容。该学院设有院系档案室，制定了各项管理规章制度，配备一名档案管理员。领导将档案工作列入学院议事日程，各教研室都有档案工作的具体要求和内容。
（二）设施建设
设施建设是档案建设的前提条件，必须要配备符合条件的场地、设施和设备，配备保管档案的专用库房、专用柜架、装备。该学院配备了两间档案库房、200个专用柜架；配有防火、防盗、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防鼠、防虫等设施；配有空调、除湿机、防磁柜、温湿度表、复印机、数码照相机、扫描仪等设备。
（三）基础业务建设
1.实体档案建设
实体档案是指以纸质、电子、照（胶）片、录像录音带、硬盘等各种载体形式保存的档案，是档案资源的基础。它的建设主要包括收集资料、整理归档、档案日常管理、鉴定、统计、移交、开发利用等环节。该学院规定收集的材料多而细，有收文、发文、机构组织、制度、职责、机制、办法、规定、计划、总结、条例等文书类材料，有招生、就业、学籍、党团员档案、奖惩、活动、跟踪调查、论文、设计、试卷等学生类材料和实物，有教材、教学大纲、教改、专业学科增设、教学实习、课堂教学、师资进修等教学类材料和实物，有项目的申报、立项、结项等科研类材料和实物，有会议、参观、接待、培训、进修、活动、竞赛、展出、讲座等活动类材料和实物。学院要求办公自动化中的电子文档打印收集，实体存档，再按类和保管期限整理装订成卷，编号归档入柜，填写目录和备查表，档案日常管理规范，对各类档案及其专用设备建有台账，对档案的收进、移出有登记，及时、准确向学校档案部门填报院系档案工作统计年报，按规定向学校相关部门移交各门类和载体的档案资料，定期开展鉴定工作，销毁档案建立清册。制定检索工具，编研开发实体档案，建设特色实体档案展厅，并开展宣传教育活动。该学院开发了《人名检索》等检索工具，编写了《学院沿革》《毕业生跟踪调查》等特色档案，建立了人物档案室、成果档案室、实物档案室等主题特色展厅。
2.数字化档案建设
数字化档案是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库。档案数字化的主要内容包括两方面：一是档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；二是载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案、电子档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。档案数字化建设主要包括建立目录库、扫描（收集电子材料）、图像处理和存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等环节。档案数字化建设基本程序分为数据的输入、管理、输出三个步骤。数据的输入是把档案目录和各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。数据的管理主要做好数字化档案的借阅管理、权限设置和销毁管理。数据的输出：一是将数字化档案进行统计，输出打印或制作光盘、硬盘，进行异质备份，实行异地实体保存；二是经严格鉴定后上传OA、MIS、WEB等网页进行查询、利用，实现档案信息网络化，实现档案信息资源共享。
3.档案信息网络化建设
信息网络化是指将档案信息在网络中管理、传输、检索和利用。档案数字化和网络化建设促使档案信息化，使档案实现从封闭管理模式转变为开放服务模式，实现档案信息的利用从点到面的覆盖，实现档案服务社会的责任。
（四）系统维护
系统维护是档案实体和信息安全的保障，包括基础设施的日常维护和实体档案、数字化档案和信息服务网站的维护。档案信息安全一是指档案实体的安全，不损毁、不丢失；二是指档案信息的安全，不失密、不泄密；三是指档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。
确保档案信息安全基础设施是硬件，制度规范是软件。该学院首先按照“四位一体”高校院系档案管理系统建立了自评管理办法，对档案管理的每个环节都设制评估要求；针对安全要求制定了《档案安全应急预案》《档案安全管理办法》，配备相关安全设施。
在基础设施的日常维护上，坚持每日检查库房安全和设备运行，及时进行维护。在实体档案方面做到对有破损的纸质档案、照片档案进行裱糊和修复，字迹褪色、照片褪色用显字液把褪色字迹、褪色照片恢复过来；录音带、录像带竖放，每年进行1~2次倒带，释放内部张力，检查音质和画面是否失真；对整理好的档案进行消毒处理；档案柜里放有防霉、防虫药物等。在管理方面，建立登记台账，做到账目与实物相符；纸质档案采用了多套制，借阅使用备查卷；实行纸质文件与电子文件一并归档，长期保存的纸质文件扫描成电子文件，网上的电子文件下载转换成纸质文件脱机保存；利用时不提供原件，只提供电子文件。对数字化档案的维护一方面做好对信息自身和载体的维护，实行异地异质备份；另一方面采用身份验证、签署协议、加密技术、设置权限、防火墙等先进技术维护档案信息及管理系统的安全。信息服务网站的维护，确保网络系统软、硬件升级、数据迁移的安全，确保网络系统的畅通，对来自病毒的侵袭、黑客的入侵、拒绝服务、密码破解、网络窃听、数据篡改、垃圾邮件、恶意扫描，大量的非法信息堵塞合法的网络通信等情况，能迅速处理，恢复网络系统正常运行；减少人为的失误，防范网络软件本身的漏洞对系统造成的威胁。
参考文献：
[1]陈兆祦.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1980.
[2]陈以农等.面向服务的计算和Web数据管理[M].西安:西安电子科技大学出版社,2013.
[3]罗鸿光,龙静.新型档案观影响下档案工作应处理好两个关系[J].大理学院学报,2010,(3).
责编：一萧