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摘 要：在信息社会中，档案进行数字化改革，实现档案电子化已刻不容缓。如何全方位、多角度、高质量、高效率地建立和实现高校办公管理电子化、档案室文件存阅电子化、考生档案电子化、教学档案电子化、人事档案电子化、学生档案电子化提出了措施和内容。
关键词：高校档案 电子化 改革
中图分类号:G270.7 文献标识码:A文章编号: 1673-1875(2009)02-099-02
信息时代的到来，计算机的普及和电子技术的飞速发展，对档案进行数字化改革，实现档案电子化已刻不容缓，国家为规范管理，出台了《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2000）,为档案数字化、档案信息化、档案规范化提供了标准。高校传统的档案管理模式面临着越来越严峻的挑战，应当顺应历史发展，充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，跟上时代潮流，即实现档案电子化。对此，应从以下几个方面建立完善的高校档案电子化。
一、高校办公管理电子化
首先要取得领导高度重视和支持，没有领导的支持要实现办公管理电子化是不可能的，领导重视，是开展办公
管理自动化的强有力的保障。随着办公条件的改善，知识更新的加快，工作量的加大，科学技术的发展，为了达到办公高效、快捷、方便，为了更好的将办公档案存储、利用、查阅方便，办公管理电子化，势在必行。高校在办公管理电子化上应该走在前列。高校办公管理电子化档案管理工作的着眼点要高，立足点要实。在规划办公管理电子化及文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其办公程序规律，摸清信息产生的源头，使其电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立电子档案归档制度，加大专业人才的培养、培训。办公管理电子化及其电子档案的管理，要求办公人员具备一定的计算机知识和档案知识，培养出各部门即懂档案知识又熟悉计算机技术的全才。加速高校办公管理电子化、自动化档案工作的进程[1]。更新部门领导及工作人员观念，提高对电子档案管理利用认识不足的误解，加大办公管理电子化资金、设备的投入，使其在办公中至上而下充分利用，在录入、查阅、寻找等信息这些繁杂工作都可以根据人的要求，只需轻轻一点即可完成。达到利用者想用时都可以随手粘来。
二、高校档案室文件存阅电子化
高校作为高科技信息传播者如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示档案信息的内容及特征，方便快捷地为利用者提供服务将成为档案工作者迫切追求的目标。
1、实现档案电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案人员现代技术水平偏低，高校应加大档案信息处理符合型人才及现代高技术人才的培养，引进现代化的设备。
2、档案信息管理电子化前提的基础工作是规范性、标准性、开发性、服务性、共想性。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料的纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
3、文件的起草、签发、催办、归档、信息通报、会议通知、人事任命、处理决定、合同书、目标责任书等运作过程在计算机和局域网中运行、传达，档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在，档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案，经过“去粗取精，去伪存真”使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性。将拷贝成果送到领导及各部门，扩大影响，拓宽服务范围，自然地提高档案部门的影响，使学术、科技等综合性的信息能及时提供给应用者，档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任，才能使高校档案室文件存阅电子化，获得更为完善的服务。
三、高校考生档案电子化
1998年，国家教育部提出用3年时间实现高校招生异地远程网上录取，实现计算机网上远程录取顺利进行的前提和保证，是考生档案管理工作必须实现电子化，把考生德智体全面考核的材料及考生志愿等一些必须的主要信息数据进行采集和存储，作为进入大学后，对学生在高中三学年的平时成绩，有一个认识、了解、参考的重要价值，起到一个衔接延续，更好利用、管理的过程。作为人事档案保存还是很有价值。电子档案的使用即提高了学校的阅档速度，也加快了省招办的录检速度，加速了整个高校录取进程，体现了录取中公平、公正、公开、社会监督的原则，在整个录取过程中减少了人为干扰因素，使录取环境得以净化。提高了建档工作的质量，做到准确、简化、省时。
考生档案电子化，在高校的教育教学过程中，电子档案有利于学校对新生的分布情况等进行分析，便于学校有针对性地对学生进行有效管理；有利于学校对考生的各科成绩进行数据分析，为教学改革因材施教提供依据；它将提高学校的管理效率和管理层次，为教学管理的延续性提供了保证，促使学校的信息化管理向着规范化方向发展。同时，考生档案电子化的信息汇总后报教育部，人事部及有关部门，还可用于招生统计，就业情况预测，电子注册认证等[2]，总之，考生电子档案的组成为高校管理的规范化、现代化提供了依据。
四、高校教学档案电子化
教学档案是高校档案的重要组成部分，也是高校教学管理最直接、最基础的工作，如今高校教学管理已普遍实现了电子化教学。教学档案管理电子化的目的，是实现教学成果、教案、教材、优秀论文等一系列教学信息资源的电子化管理。所以，它既是教学安排、教学管理的原始资料，也是教学检查与教学评估的客观依据，教学档案的管理人员即“行家里手”，应具备一定的档案业务专长，有较好的素质文化水平和职业道德，能够较好的学习和掌握现代化的管理手段和方法，采用先进的现代化技术和设备。搞好教学档案电子化管理，必须有高度严密的科学管理配合及档案组织管理的科学化，它要求档案管理者必须根据档案工作的特点和规律，利用先进的科学思想、方法和技术对档案工作中的各项活动进行组织与协调，使之适应现代化社会发展的需要。
目前计算机在档案工作中的运用主要是指档案的登记、统计和库存管理；档案的编目与检索；档案部门的行政管理等。随着教学改革的日趋深入，使教学形式和教学模式愈益呈现多样化和复杂化，从而为教学档案管理提出了新的更高的要求，教学档案只有实现现代化管理才能有生机和活力，才能为高校教育的发展提供制定战略策略，规划方案的科学依据。由于教学档案涉密范围较小，教学信息资源的共享部分不会涉密，所以，可为广大师生和社会利用者提供一个良好的档案信息服务园地。借助教学档案这一信息宝库，及时了解高校教学改革的最新成果和动态，形成一个紧密的教育教学信息网络，利用校园计算机网络实现教学档案信息的网络化管理，使广大师生可以充分利用现有的教学和科研成果，进行教学改革和创新研究，提高自身业务素质，少走弯路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成为推动社会科技进步的发动机[3]。在教学档案的利用上，如毕业生花名册和学籍等网上查询，不但可以大大提高教学档案的利用率，同时也可以减少档案利用者往来学校的时间和费用的支出，并能有效制止假文凭的泛滥，为净化社会学风起到良好的作用，从而使教学档案信息资源得到充分的利用，提高教学档案的管理水平。
五、高校人事档案电子化
人事档案不仅是一个人的履历记录，而且还是政治生涯的体现，也是人们出国、升学、评职称、调动、晋升、结婚、生育等方面的人生硬件。作为历史地、全面地了解一个人的必要手段，人事档案还是研究和撰写各类历史、传记的珍贵资料。国家人事部公布的全国人事信息系统指标代码体系，为规范化、标准化管理提供了前提。人事档案信息电子化已比较普及，做为高校如何依据国家标准，做好人事档案电子化管理是我们思考的问题。
1、人事档案信息应标准化，统一使用全国人事信息系统指标代码体系，用于计算机识别后处理进行录入、查询、计算、统计排序等。人员的基本情况依据各系统经常需要的信息项定义，利用计算机的输入、修改、增减拷贝等强大功能，使电子化的内容愈加丰富和完善，有利于人事档案信息的遗漏内容的补漏增缺，达到兼容、共享，减少重复劳动，提高人事信息管理的效益和权威性[4]。
2、人事档案电子化有利于更好的保持文件的历史原貌纸介的原始文稿、图片很难长时间保存、查阅，随时间的推移会变黄、老化，而电子化存阅，可连续化、避害就利，提高利用，永久保存。
3、人事档案电子化有利于提高人事档案的工作质量。减轻各部门、各类人员的工作压力，化繁从简，提高规档、鉴定、著录等工作程序自动化，达到全方位提高档案工作的质量和效益，使人事档案管理更加科学、高效。
4、将所有与人事档案相关的文件资料都放入共享信息库，网域共享，各单位在用时可随时查找使用，极大地方
便工作，整体提高工作效率，很大程度上节省人力物力。
六、高校学生档案电子化
高校学生档案管理电子化是高校管理工作的重要组成部分，目前，高校学生档案管理的信息化程度落后与高校的信息化进程，如何面对时代要求，发挥人才培养的职能就成为学生档案管理工作的重要课题。
学生档案由两部分组成，非高等教育形成的即学生进入高校前接受教育和参加社会活动形成的文件信息，另外是学生接受高等教育过程中形成的文件资料。电子化的过程能够节省大量的人力、物力，保证学生档案内容的真实性与档案材料的完整性，及时、客观、公正、公平地收集、审查、整理有关材料，把已形成的各种学生在校活动系统、完整及时地存入学生档案，避免错误，遗漏、不真实、不合格，促使管理模式不断走向合理化。由于这些资料形成于学生在高校参加的各项活动，客观真实地记录了学生接受教育及表现情况，是第一手材料，不光可视为接受过高等教育的可靠佐证，还是记录学生思想品质所学专业、知识结构、学习状况、政治面貌、品德作风、素质修养、能力特长等，也自然成为用人单位了解高校毕业生的首要途径。另外，电子化程度的提高，有利于从大量的档案信息中提练出规律性、结论性的数据，帮助校正高校各项工作的偏差，为高校培养人才、教学管理和服务，体制改革服务，为领导决策服务，提高毕业生的社会认知度，促进毕业生的就业和人才合理利用起到重要的“反哺”作用[5]。
总之，高校作为高科技信息传播者如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示档案信息的内容及特征，方便快捷地为利用者提供服务将成为档案工作者迫切追求的目标。
参考文献：
[1]李军，赵慧兰.档案电子化工作的实践[J].中国档案，2002，（10）．
[2]赵和选，李养民，牛函娟．高校学生档案管理工作的思考[J].科技情报开发与经济，2007，（17）．
[3]刘芳.高校教学档案的现代化管理[J].陕西档案，2005，（1）．
[4]张保哲.关于加强高校人事档案管理的思考[J].档案天地，2000,（3）.
[5]周英俊.试论如何加强高校学生档案管理工作[J].兰台世界，2005，（10）.
Some Thoughts of the Establishment of a Sound University Electronic Archive
Zhang Tao
(The Huanghuai University, Zhumadian, Henan, 463000)
Abstract:It has been urgently to have digitized reform and to implement electronic archives.The paper have proposed how to establish and implement the electronic university e-office management、electronic archives documents、electronic candidates file、electronic teaching file、electronic personnel file and electronic students file.
Keywords:university files；electrified；reform
关键词：高校档案 电子化 改革
中图分类号:G270.7 文献标识码:A文章编号: 1673-1875(2009)02-099-02
信息时代的到来，计算机的普及和电子技术的飞速发展，对档案进行数字化改革，实现档案电子化已刻不容缓，国家为规范管理，出台了《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2000）,为档案数字化、档案信息化、档案规范化提供了标准。高校传统的档案管理模式面临着越来越严峻的挑战，应当顺应历史发展，充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，跟上时代潮流，即实现档案电子化。对此，应从以下几个方面建立完善的高校档案电子化。
一、高校办公管理电子化
首先要取得领导高度重视和支持，没有领导的支持要实现办公管理电子化是不可能的，领导重视，是开展办公
管理自动化的强有力的保障。随着办公条件的改善，知识更新的加快，工作量的加大，科学技术的发展，为了达到办公高效、快捷、方便，为了更好的将办公档案存储、利用、查阅方便，办公管理电子化，势在必行。高校在办公管理电子化上应该走在前列。高校办公管理电子化档案管理工作的着眼点要高，立足点要实。在规划办公管理电子化及文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其办公程序规律，摸清信息产生的源头，使其电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立电子档案归档制度，加大专业人才的培养、培训。办公管理电子化及其电子档案的管理，要求办公人员具备一定的计算机知识和档案知识，培养出各部门即懂档案知识又熟悉计算机技术的全才。加速高校办公管理电子化、自动化档案工作的进程[1]。更新部门领导及工作人员观念，提高对电子档案管理利用认识不足的误解，加大办公管理电子化资金、设备的投入，使其在办公中至上而下充分利用，在录入、查阅、寻找等信息这些繁杂工作都可以根据人的要求，只需轻轻一点即可完成。达到利用者想用时都可以随手粘来。
二、高校档案室文件存阅电子化
高校作为高科技信息传播者如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示档案信息的内容及特征，方便快捷地为利用者提供服务将成为档案工作者迫切追求的目标。
1、实现档案电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案人员现代技术水平偏低，高校应加大档案信息处理符合型人才及现代高技术人才的培养，引进现代化的设备。
2、档案信息管理电子化前提的基础工作是规范性、标准性、开发性、服务性、共想性。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料的纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
3、文件的起草、签发、催办、归档、信息通报、会议通知、人事任命、处理决定、合同书、目标责任书等运作过程在计算机和局域网中运行、传达，档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在，档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案，经过“去粗取精，去伪存真”使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性。将拷贝成果送到领导及各部门，扩大影响，拓宽服务范围，自然地提高档案部门的影响，使学术、科技等综合性的信息能及时提供给应用者，档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任，才能使高校档案室文件存阅电子化，获得更为完善的服务。
三、高校考生档案电子化
1998年，国家教育部提出用3年时间实现高校招生异地远程网上录取，实现计算机网上远程录取顺利进行的前提和保证，是考生档案管理工作必须实现电子化，把考生德智体全面考核的材料及考生志愿等一些必须的主要信息数据进行采集和存储，作为进入大学后，对学生在高中三学年的平时成绩，有一个认识、了解、参考的重要价值，起到一个衔接延续，更好利用、管理的过程。作为人事档案保存还是很有价值。电子档案的使用即提高了学校的阅档速度，也加快了省招办的录检速度，加速了整个高校录取进程，体现了录取中公平、公正、公开、社会监督的原则，在整个录取过程中减少了人为干扰因素，使录取环境得以净化。提高了建档工作的质量，做到准确、简化、省时。
考生档案电子化，在高校的教育教学过程中，电子档案有利于学校对新生的分布情况等进行分析，便于学校有针对性地对学生进行有效管理；有利于学校对考生的各科成绩进行数据分析，为教学改革因材施教提供依据；它将提高学校的管理效率和管理层次，为教学管理的延续性提供了保证，促使学校的信息化管理向着规范化方向发展。同时，考生档案电子化的信息汇总后报教育部，人事部及有关部门，还可用于招生统计，就业情况预测，电子注册认证等[2]，总之，考生电子档案的组成为高校管理的规范化、现代化提供了依据。
四、高校教学档案电子化
教学档案是高校档案的重要组成部分，也是高校教学管理最直接、最基础的工作，如今高校教学管理已普遍实现了电子化教学。教学档案管理电子化的目的，是实现教学成果、教案、教材、优秀论文等一系列教学信息资源的电子化管理。所以，它既是教学安排、教学管理的原始资料，也是教学检查与教学评估的客观依据，教学档案的管理人员即“行家里手”，应具备一定的档案业务专长，有较好的素质文化水平和职业道德，能够较好的学习和掌握现代化的管理手段和方法，采用先进的现代化技术和设备。搞好教学档案电子化管理，必须有高度严密的科学管理配合及档案组织管理的科学化，它要求档案管理者必须根据档案工作的特点和规律，利用先进的科学思想、方法和技术对档案工作中的各项活动进行组织与协调，使之适应现代化社会发展的需要。
目前计算机在档案工作中的运用主要是指档案的登记、统计和库存管理；档案的编目与检索；档案部门的行政管理等。随着教学改革的日趋深入，使教学形式和教学模式愈益呈现多样化和复杂化，从而为教学档案管理提出了新的更高的要求，教学档案只有实现现代化管理才能有生机和活力，才能为高校教育的发展提供制定战略策略，规划方案的科学依据。由于教学档案涉密范围较小，教学信息资源的共享部分不会涉密，所以，可为广大师生和社会利用者提供一个良好的档案信息服务园地。借助教学档案这一信息宝库，及时了解高校教学改革的最新成果和动态，形成一个紧密的教育教学信息网络，利用校园计算机网络实现教学档案信息的网络化管理，使广大师生可以充分利用现有的教学和科研成果，进行教学改革和创新研究，提高自身业务素质，少走弯路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成为推动社会科技进步的发动机[3]。在教学档案的利用上，如毕业生花名册和学籍等网上查询，不但可以大大提高教学档案的利用率，同时也可以减少档案利用者往来学校的时间和费用的支出，并能有效制止假文凭的泛滥，为净化社会学风起到良好的作用，从而使教学档案信息资源得到充分的利用，提高教学档案的管理水平。
五、高校人事档案电子化
人事档案不仅是一个人的履历记录，而且还是政治生涯的体现，也是人们出国、升学、评职称、调动、晋升、结婚、生育等方面的人生硬件。作为历史地、全面地了解一个人的必要手段，人事档案还是研究和撰写各类历史、传记的珍贵资料。国家人事部公布的全国人事信息系统指标代码体系，为规范化、标准化管理提供了前提。人事档案信息电子化已比较普及，做为高校如何依据国家标准，做好人事档案电子化管理是我们思考的问题。
1、人事档案信息应标准化，统一使用全国人事信息系统指标代码体系，用于计算机识别后处理进行录入、查询、计算、统计排序等。人员的基本情况依据各系统经常需要的信息项定义，利用计算机的输入、修改、增减拷贝等强大功能，使电子化的内容愈加丰富和完善，有利于人事档案信息的遗漏内容的补漏增缺，达到兼容、共享，减少重复劳动，提高人事信息管理的效益和权威性[4]。
2、人事档案电子化有利于更好的保持文件的历史原貌纸介的原始文稿、图片很难长时间保存、查阅，随时间的推移会变黄、老化，而电子化存阅，可连续化、避害就利，提高利用，永久保存。
3、人事档案电子化有利于提高人事档案的工作质量。减轻各部门、各类人员的工作压力，化繁从简，提高规档、鉴定、著录等工作程序自动化，达到全方位提高档案工作的质量和效益，使人事档案管理更加科学、高效。
4、将所有与人事档案相关的文件资料都放入共享信息库，网域共享，各单位在用时可随时查找使用，极大地方
便工作，整体提高工作效率，很大程度上节省人力物力。
六、高校学生档案电子化
高校学生档案管理电子化是高校管理工作的重要组成部分，目前，高校学生档案管理的信息化程度落后与高校的信息化进程，如何面对时代要求，发挥人才培养的职能就成为学生档案管理工作的重要课题。
学生档案由两部分组成，非高等教育形成的即学生进入高校前接受教育和参加社会活动形成的文件信息，另外是学生接受高等教育过程中形成的文件资料。电子化的过程能够节省大量的人力、物力，保证学生档案内容的真实性与档案材料的完整性，及时、客观、公正、公平地收集、审查、整理有关材料，把已形成的各种学生在校活动系统、完整及时地存入学生档案，避免错误，遗漏、不真实、不合格，促使管理模式不断走向合理化。由于这些资料形成于学生在高校参加的各项活动，客观真实地记录了学生接受教育及表现情况，是第一手材料，不光可视为接受过高等教育的可靠佐证，还是记录学生思想品质所学专业、知识结构、学习状况、政治面貌、品德作风、素质修养、能力特长等，也自然成为用人单位了解高校毕业生的首要途径。另外，电子化程度的提高，有利于从大量的档案信息中提练出规律性、结论性的数据，帮助校正高校各项工作的偏差，为高校培养人才、教学管理和服务，体制改革服务，为领导决策服务，提高毕业生的社会认知度，促进毕业生的就业和人才合理利用起到重要的“反哺”作用[5]。
总之，高校作为高科技信息传播者如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示档案信息的内容及特征，方便快捷地为利用者提供服务将成为档案工作者迫切追求的目标。
参考文献：
[1]李军，赵慧兰.档案电子化工作的实践[J].中国档案，2002，（10）．
[2]赵和选，李养民，牛函娟．高校学生档案管理工作的思考[J].科技情报开发与经济，2007，（17）．
[3]刘芳.高校教学档案的现代化管理[J].陕西档案，2005，（1）．
[4]张保哲.关于加强高校人事档案管理的思考[J].档案天地，2000,（3）.
[5]周英俊.试论如何加强高校学生档案管理工作[J].兰台世界，2005，（10）.
Some Thoughts of the Establishment of a Sound University Electronic Archive
Zhang Tao
(The Huanghuai University, Zhumadian, Henan, 463000)
Abstract:It has been urgently to have digitized reform and to implement electronic archives.The paper have proposed how to establish and implement the electronic university e-office management、electronic archives documents、electronic candidates file、electronic teaching file、electronic personnel file and electronic students file.
Keywords:university files；electrified；reform