论文部分内容阅读
摘要 农业科技档案工作曾长期为人们所忽视，但随着时代发展，这一工作在农业科研和农业技术推广中的作用越来越明显。为此，从思想创新、工作方法创新、管理模式创新、服务模式创新和档案工作技术创新等方面，阐明了应当如何发展农业科技档案工作问题，以期使其在农业研究和农技推广工作中更好地发挥作用。
关键词 农业科技档案；创新；发展
随着农业科技的创新发展，档案工作简单的管理模式、单调的工作方式、传统的工作手段等已满足不了运用现代化手段工作的要求，档案工作面临严峻的挑战。因此，档案工作者要树立创新意识，提高创新能力，运用创新手段，激发档案工作的生机与活力，使档案工作适应和服务于农业科技管理工作和“三农”发展的需要，保证与本单位的农业科研同步发展。笔者就如何创新档案工作，谈谈自己的看法。
1档案管理思路要创新
档案工作尽管不是农业科研单位的主体业务，但它在某种程度上直接影响着农业科研这项主体工作的发展。长期以来，档案工作都是沿袭传统的管理办法，视传统和经验为“至宝”，日常工作墨守陈规，只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用多少卷次，而不善于与本单位的主体业务接轨，盲目收集资料，对服务对象需要哪方面档案材料、科研一线的发展情况知之甚少，把档案工作搞得很被动，根本谈不上档案工作如何主动、超前服务。使得花费大量人力物力，历经千辛万苦得来的档案资料成为死信息、马后炮。因此，要调整档案工作思路，努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念。从事农业科研档案工作，不能按机关内的档案工作思路去做，要有一个全新的农业科研单位档案工作思路，工作思路要与本单位的科研工作思路相一致。要将档案工作纳入本单位的科研管理轨道，将科研档案管理作为科研管理的一项内容，掌握科研动态，以收集有利于科研的档案材料为出发点，以开展利用为落脚点，使档案工作随着农业科研的创新发展而发展。
2档案管理机制的创新
在机构上，有的农业科研院（所）没有明确地设立档案室，档案管理机构有的隶属于办公室，有的隶属于党办，有的隶属于业务室，还有的哪个科室人员多就把档案工作设在哪个科室，机构设置五花八门。这样的单位档案材料根本谈不上完全和系统。在人员配备上，档案管理工作大多以经验管理居多，工作人员的选配也是以具有档案工作经验为先决条件，这从某种程度上制约了人才引进，形成了档案部门的“铁饭碗”现象，致使档案员不思进取混日子。还有的让那些科研不出成绩、开发不见效益、研究课题下马的人员或者是竞争没上岗的人员充当档案员，这种现象给人一种错觉，认为档案部门成了收容站、养老站、过渡站，待遇得不到落实，造成档案人员没有工作信心，感觉低人一等，工作没有激情，工作效率可想而知。因此，必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的基础问题，积极推行全员聘任制，通过公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，增强档案工作者的危机感。通过竞争激发每个人的工作热情，最大限度地发挥个人潜力。同时，要建立与此相应的创新激励机制，如鼓励创新的考核办法、分配制度、奖励制度等，努力营造一种鼓励创新的氛围。
3档案管理模式要创新
我国档案工作有悠久的历史，已形成了一些传统的管理模式，这些模式曾对不同时期的档案工作起到过积极作用。但一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。例如档案工作环节管理和一些具体操作手段的革新，包括在立卷制度上的更新和在工作手段上的改进，应尽量简化档案部门长期推行的一套繁琐、呆板的操作步骤。又如，可以从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用又能尽快完成归档程序，取消那些不必要的环节，尽量缩短立卷归档周期，便于推行部门立卷工作。目前许多部门和单位都已经将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出和检索，而对于档案管理工作其他方面的应用则较少。要用现代技术来提高档案工作效率，如运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸、图像档案进行缩微处理、彩色条码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高利用和借阅归还的速度。通过借助计算机来加强档案的管理工作以及档案信息的交流，提高管理效率和管理水平。
4 档案人员主体要创新
档案员是档案工作的主体，创新档案工作要充分发挥档案员的主体作用。
（1）档案员应当更新观念。档案员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在，特别是在机构改革、人事制度改革的今天，各部门工作人员减少，工作量增加，档案工作面临更大的压力。因此，档案员要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷的睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
（2）档案员应当练就过硬的业务技能。档案工作既是一项管理服务性工作，又是一项专业性很强的工作。这就要求档案员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强管理能力和服务意识。一是要适应新形势，大胆设想，敢于向传统挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破；二是不仅要熟悉档案业务的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理办法，可以通过开展各种技能训练，促使专职档案人员苦练基本功，在务实基础上促进创新。
（3）要拓宽视野，丰富知识。在当今信息社会，各行各业对档案信息资源的互补和共享要求都越来越高。因此，档案员除了掌握一定的档案知识和操作技能外，还要加强各类专业知识的学习。比如文书档案管理人员要掌握本单位文书流程，文书形成过程等；从事人事档案管理的人员，要掌握劳动工资、职称评审和岗位责任制等知识；财务档案人员要熟悉凭证、台账等会计知识、财务审计知识；科技档案工作者要熟悉科研活动的进展情况以及与其相关的科技计划、实验记载、生产成果鉴定等；综合档案管理人员要有更宽更广的服务内容和服务范围。所以，档案人员要不断“充电”，拓宽视野，了解工作所涉用领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业向多样复合型转变。
5收集工作要创新
要提供优质、高效的档案信息服务，首先要全面收集档案材料，丰富室藏，提高科技档案的质量和完整性，为开发信息资源提供物质保证。我们在收集档案时不仅要收集齐本单位、本行业的档案资料，还要有针对性地、及时地对相关的、有价值的报刊资料进行收集，以丰富室藏，扩大信息源，使其从单一型向综合型发展。要走出传统收集档案的圈子，用全新的眼光、有效的方法积累档案，要打破传统的坐在档案室等送的收集习惯。农业科研单位的档案工作要跟踪或挂靠农业研究课题，积极主动地向科研及管理人员搜集档案材料，并与他们进行检查与核对，避免遗漏。如收集科研准备阶段的科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；研究实验阶段的各种载体的事要原始记录、实验报告、计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等；总结鉴定验收阶段的工作总结、科研报告、论文、专著，参加人员名单、技术鉴定材料、材料、科研投资情况、决算材料等；成果和奖励申报阶段的成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；推广应用阶段的推广应用方案、总结等，保证档案材料的系统与完整，为更好地利用做好基础工作。通过实践，开封市农科所将档案资料收集工作纳入科研管理取得显著成效。
6档案服务方式要创新
档案服务是档案工作的根本宗旨。为了更好地发挥档案的作用，要不断开辟多种途径，创新服务方式，拓展服务功能。作为农业科研单位的档案工作，要深入农村、贴近农民，结合当地农业生产情况，开展灵活多样的活动，想方设法为人民群提供热情、周到、贴心的服务，有效地提高农民科学种田的素质，增加农民收入，带动农业发展。
（1）编研成果要令人耳目一新。编研成果包括公开出版物和内部参考，是档案部门开展信息资源开发利用的一条重要途径。编写档案信息要从适合需要的信息入手；挖掘农业科技档案资源要因地制宜、因时制宜；从农作物新品种、栽培技术、病虫害防治、新成果推广等方面入手，编研各种载体的农业推广技术。如新品种介绍，不必局限于纸质媒介的新品质介绍，还可根据科技档案制作多媒体、光盘、展版等。
（2）加强档案宣传，以扩大档案利用的广度。要让本单位充分认识档案在科研和经济活动中所起的重要作用，不断增强档案利用意识，从而自觉、广泛地利用各类档案。要通过对档案材料的科学研究和深加工开发信息，如对所藏档案分专题、分门类编辑成参考资料，把档案信息转变为书本式、广告式，使档案信息直接转化为知识产品。为了适应改革带来的快节奏、高效率，我们还可以开辟一些特殊的档案利用服务方式，如制发档案复制件、出具档案证明等，为本单位提供全面服务。
（3）建立档案信息网络，架起信息服务的桥梁。例如建立市、县、乡“三级农科”档案信息网络；建立以涉农部门农业科研院（所）、农业局、畜牧局、林业局等单位为信息主站，各乡镇档案室为信息支站，以各村档案室和科技示范户为信息点的三级农业科技档案网络。将农业新品种、新技术公布于网，以解决农民“缺思路、愁销路、想技术、盼服务”的主要问题，提供农业科技信息，指导农民科学种、科学养，以加速科技成果的转化。
（4）加大在现行文件服务中心的科技档案信息展示力度。目前我国建立现行文件服务中心有1 000余家，为广大人民群众提供现行文件服务，是近几年档案部门为密切联系党和人民群众的血肉联系、推进政府信息公开的重要举措。
7检索技术要创新
档案检索是档案利用工作的重要手段。档案工作正在从传统的手工操作管理转向电子化、自动化，随着档案工作的进步，检索手段要能够更迅速、更准确地调取档案来制作和编制简便、快捷的检索工具，如编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等。充分利用信息技术等现代化手段，使各类信息资源存储数字化、管理自动化、利用网络化。研究制定相关技术标准，统一相关数据格式，实现信息资源社会共享。可以运用计算机技术将档案内容、图象、文字等实行一体化存储；与此同时，可以通过网络、检索和提供最新档案信息真正地实现资源共享，使档案信息能为社会经济建设提供最快速度的优质服务。
关键词 农业科技档案；创新；发展
随着农业科技的创新发展，档案工作简单的管理模式、单调的工作方式、传统的工作手段等已满足不了运用现代化手段工作的要求，档案工作面临严峻的挑战。因此，档案工作者要树立创新意识，提高创新能力，运用创新手段，激发档案工作的生机与活力，使档案工作适应和服务于农业科技管理工作和“三农”发展的需要，保证与本单位的农业科研同步发展。笔者就如何创新档案工作，谈谈自己的看法。
1档案管理思路要创新
档案工作尽管不是农业科研单位的主体业务，但它在某种程度上直接影响着农业科研这项主体工作的发展。长期以来，档案工作都是沿袭传统的管理办法，视传统和经验为“至宝”，日常工作墨守陈规，只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用多少卷次，而不善于与本单位的主体业务接轨，盲目收集资料，对服务对象需要哪方面档案材料、科研一线的发展情况知之甚少，把档案工作搞得很被动，根本谈不上档案工作如何主动、超前服务。使得花费大量人力物力，历经千辛万苦得来的档案资料成为死信息、马后炮。因此，要调整档案工作思路，努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念。从事农业科研档案工作，不能按机关内的档案工作思路去做，要有一个全新的农业科研单位档案工作思路，工作思路要与本单位的科研工作思路相一致。要将档案工作纳入本单位的科研管理轨道，将科研档案管理作为科研管理的一项内容，掌握科研动态，以收集有利于科研的档案材料为出发点，以开展利用为落脚点，使档案工作随着农业科研的创新发展而发展。
2档案管理机制的创新
在机构上，有的农业科研院（所）没有明确地设立档案室，档案管理机构有的隶属于办公室，有的隶属于党办，有的隶属于业务室，还有的哪个科室人员多就把档案工作设在哪个科室，机构设置五花八门。这样的单位档案材料根本谈不上完全和系统。在人员配备上，档案管理工作大多以经验管理居多，工作人员的选配也是以具有档案工作经验为先决条件，这从某种程度上制约了人才引进，形成了档案部门的“铁饭碗”现象，致使档案员不思进取混日子。还有的让那些科研不出成绩、开发不见效益、研究课题下马的人员或者是竞争没上岗的人员充当档案员，这种现象给人一种错觉，认为档案部门成了收容站、养老站、过渡站，待遇得不到落实，造成档案人员没有工作信心，感觉低人一等，工作没有激情，工作效率可想而知。因此，必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的基础问题，积极推行全员聘任制，通过公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，增强档案工作者的危机感。通过竞争激发每个人的工作热情，最大限度地发挥个人潜力。同时，要建立与此相应的创新激励机制，如鼓励创新的考核办法、分配制度、奖励制度等，努力营造一种鼓励创新的氛围。
3档案管理模式要创新
我国档案工作有悠久的历史，已形成了一些传统的管理模式，这些模式曾对不同时期的档案工作起到过积极作用。但一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。例如档案工作环节管理和一些具体操作手段的革新，包括在立卷制度上的更新和在工作手段上的改进，应尽量简化档案部门长期推行的一套繁琐、呆板的操作步骤。又如，可以从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用又能尽快完成归档程序，取消那些不必要的环节，尽量缩短立卷归档周期，便于推行部门立卷工作。目前许多部门和单位都已经将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出和检索，而对于档案管理工作其他方面的应用则较少。要用现代技术来提高档案工作效率，如运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸、图像档案进行缩微处理、彩色条码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高利用和借阅归还的速度。通过借助计算机来加强档案的管理工作以及档案信息的交流，提高管理效率和管理水平。
4 档案人员主体要创新
档案员是档案工作的主体，创新档案工作要充分发挥档案员的主体作用。
（1）档案员应当更新观念。档案员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在，特别是在机构改革、人事制度改革的今天，各部门工作人员减少，工作量增加，档案工作面临更大的压力。因此，档案员要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷的睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
（2）档案员应当练就过硬的业务技能。档案工作既是一项管理服务性工作，又是一项专业性很强的工作。这就要求档案员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强管理能力和服务意识。一是要适应新形势，大胆设想，敢于向传统挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破；二是不仅要熟悉档案业务的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理办法，可以通过开展各种技能训练，促使专职档案人员苦练基本功，在务实基础上促进创新。
（3）要拓宽视野，丰富知识。在当今信息社会，各行各业对档案信息资源的互补和共享要求都越来越高。因此，档案员除了掌握一定的档案知识和操作技能外，还要加强各类专业知识的学习。比如文书档案管理人员要掌握本单位文书流程，文书形成过程等；从事人事档案管理的人员，要掌握劳动工资、职称评审和岗位责任制等知识；财务档案人员要熟悉凭证、台账等会计知识、财务审计知识；科技档案工作者要熟悉科研活动的进展情况以及与其相关的科技计划、实验记载、生产成果鉴定等；综合档案管理人员要有更宽更广的服务内容和服务范围。所以，档案人员要不断“充电”，拓宽视野，了解工作所涉用领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业向多样复合型转变。
5收集工作要创新
要提供优质、高效的档案信息服务，首先要全面收集档案材料，丰富室藏，提高科技档案的质量和完整性，为开发信息资源提供物质保证。我们在收集档案时不仅要收集齐本单位、本行业的档案资料，还要有针对性地、及时地对相关的、有价值的报刊资料进行收集，以丰富室藏，扩大信息源，使其从单一型向综合型发展。要走出传统收集档案的圈子，用全新的眼光、有效的方法积累档案，要打破传统的坐在档案室等送的收集习惯。农业科研单位的档案工作要跟踪或挂靠农业研究课题，积极主动地向科研及管理人员搜集档案材料，并与他们进行检查与核对，避免遗漏。如收集科研准备阶段的科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；研究实验阶段的各种载体的事要原始记录、实验报告、计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等；总结鉴定验收阶段的工作总结、科研报告、论文、专著，参加人员名单、技术鉴定材料、材料、科研投资情况、决算材料等；成果和奖励申报阶段的成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；推广应用阶段的推广应用方案、总结等，保证档案材料的系统与完整，为更好地利用做好基础工作。通过实践，开封市农科所将档案资料收集工作纳入科研管理取得显著成效。
6档案服务方式要创新
档案服务是档案工作的根本宗旨。为了更好地发挥档案的作用，要不断开辟多种途径，创新服务方式，拓展服务功能。作为农业科研单位的档案工作，要深入农村、贴近农民，结合当地农业生产情况，开展灵活多样的活动，想方设法为人民群提供热情、周到、贴心的服务，有效地提高农民科学种田的素质，增加农民收入，带动农业发展。
（1）编研成果要令人耳目一新。编研成果包括公开出版物和内部参考，是档案部门开展信息资源开发利用的一条重要途径。编写档案信息要从适合需要的信息入手；挖掘农业科技档案资源要因地制宜、因时制宜；从农作物新品种、栽培技术、病虫害防治、新成果推广等方面入手，编研各种载体的农业推广技术。如新品种介绍，不必局限于纸质媒介的新品质介绍，还可根据科技档案制作多媒体、光盘、展版等。
（2）加强档案宣传，以扩大档案利用的广度。要让本单位充分认识档案在科研和经济活动中所起的重要作用，不断增强档案利用意识，从而自觉、广泛地利用各类档案。要通过对档案材料的科学研究和深加工开发信息，如对所藏档案分专题、分门类编辑成参考资料，把档案信息转变为书本式、广告式，使档案信息直接转化为知识产品。为了适应改革带来的快节奏、高效率，我们还可以开辟一些特殊的档案利用服务方式，如制发档案复制件、出具档案证明等，为本单位提供全面服务。
（3）建立档案信息网络，架起信息服务的桥梁。例如建立市、县、乡“三级农科”档案信息网络；建立以涉农部门农业科研院（所）、农业局、畜牧局、林业局等单位为信息主站，各乡镇档案室为信息支站，以各村档案室和科技示范户为信息点的三级农业科技档案网络。将农业新品种、新技术公布于网，以解决农民“缺思路、愁销路、想技术、盼服务”的主要问题，提供农业科技信息，指导农民科学种、科学养，以加速科技成果的转化。
（4）加大在现行文件服务中心的科技档案信息展示力度。目前我国建立现行文件服务中心有1 000余家，为广大人民群众提供现行文件服务，是近几年档案部门为密切联系党和人民群众的血肉联系、推进政府信息公开的重要举措。
7检索技术要创新
档案检索是档案利用工作的重要手段。档案工作正在从传统的手工操作管理转向电子化、自动化，随着档案工作的进步，检索手段要能够更迅速、更准确地调取档案来制作和编制简便、快捷的检索工具，如编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等。充分利用信息技术等现代化手段，使各类信息资源存储数字化、管理自动化、利用网络化。研究制定相关技术标准，统一相关数据格式，实现信息资源社会共享。可以运用计算机技术将档案内容、图象、文字等实行一体化存储；与此同时，可以通过网络、检索和提供最新档案信息真正地实现资源共享，使档案信息能为社会经济建设提供最快速度的优质服务。