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【摘 要】笔者在对中小学档案管理的实际工作中，总结档案工作的基本现状，并结合现状和工作的客观需要，浅谈如何进一步做好中小学档案工作的体会，使档案工作更好地为学校发展和人们的需要服务。
【关键词】档案工作 现状 体会
档案是对历史的真实记录，学校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学校档案工作是办好学校教学的重要基础工作之一，是维护学校历史真实面貌的一门重要事业，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。
一、中小学档案工作基本现状
中小学校档案记载了学校不平凡的办学历程，书写着沧桑与前进、发展与辉煌；体现了各时期的办学理念和风格，并记录下为国家建设做出杰出贡献和从事在平凡岗位上各行各业校友们成长的足迹，这些发展的历程凝聚成一部部珍贵的档案。
笔者从事中小学档案工作多年，就自身工作實际谈谈中小学档案工作的现状。
1.档案工作制度不断完善，档案工作得到保障。各个学校根据自身情况和发展需要，制定了适合自己管理要求的档案制度，如《学校档案工作管理规范》、《档案工作人员守则》、 《各科室档案归档范围及保管期限》、《档案利用制度》、《档案保管制度》、《档案借阅转递制度》以及《档案、资料室防火制度》、 《电子档案立卷归档办法》等等，这些制度明确了档案工作人员的岗位职责，档案管理措施办法和归档要求，有效地保障了学校档案工作地顺利进行。
2.档案工作程序规范，办公设备齐全。学校档案工作经历了几十年的发展与探索，在不断完善与规范后，程序越来越鲜明。从材料的归档收集来看，有明确的归档范围和分类，大致分8大类：党群、行政、教学、基本建设、仪器设备、财会、已故人员和声像类，归档的文件材料包括纸质、照片胶片、录音(录像)以及实物等各种不同的载体。归档入库的材料按类排放，按期保存，编制检索工具，进行利用登记，做好年度统计。在档案办公硬件建设上，学校配备了工作所需的各种设备，如计算机、复印机、照相机、空调机、抽湿机等等，各档案库房做好了防火、防盗、防潮、防高温等设施。
3.加强了档案的开发利用。学校档案实行的是集中统一管理制度，确保了学校档案材料的完整、准确、系统和安全，有利于加强档案的开发利用，充分发挥档案的信息功能。如学校创办各类期刊，建立校史展览室，编研年鉴、大事记，对杰出校友进行专题报道，从而多渠道多角度提高了学校的影响力和知名度，为学校创造了社会价值和经济效益。
二、中小学档案工作的体会
随着现代科技不断进步，档案事业日新月异，学校档案工作值得改进和思考的地方越来越多，笔者结合自身工作实际谈几点感受和体会。
1.逐步建立电子档案管理系统，加强硬件建设。近十年来，随着信息技术的发展和运用的不断深入，学校办公自动化、网络化的广泛利用，许多日常的办公和教学管理文件从起草到完成几乎可以不使用纸和笔，因此就产生了大量的电子文件。这些电子文件是有别于传统纸质档案的一种新的档案类型，建立相应的管理环境是新形势下档案工作的关键，也给学校档案硬件建设提出了新的目标，配备电子档案管理软件、服务器和储存设备、输入输出设备，建立科学有效的管理机制都是学校在今后工作中的重中之重，也是档案工作的发展方向。
2.加强档案收集，严格执行档案有关制度。为寻求发展，现在很多学校都形成了适合自己发展的办学格局，一校多区、合作办学、国际联谊等各种形式应运而生，因而就产生了记载它们形成发展等各种不同形势的载体。这些载体真实地记录了学校的发展变化，是学校档案的重要组成部分和宝贵资源，为避免人为流失给今后带来的巨大损失，就得加强对各类资料的收集整理。档案的各项规章制度是搞好档案工作的前提和保障，必须严格执行和遵守，否则严重影响档案的正常工作。比如财会档案，其保管期限分为永久、长期和短期，除年度决算报表类永久保存外，其他的账本和凭证等都作长期或短期保管。现在很多档案库房存放着大量到期待销毁的财会档案，而每年进库的财会档案多达几百册，如此一来则严重影响了整个档案的排放，给档案的库存带来了很大压力。学校为规范档案的管理，严格执行档案制度是相当重要的。
3.重视档案工作者的继续教育。中小学档案工作者很多都是因工作需要半路转行的人员，他们在专业知识和专业技能上都存在一定的局限性，对他们进行针对性、实效性、可持续的教育是现代档案工作重要环节之一。档案工作者在接受教育的过程中可以逐步转化观念，化被动为主动，提高专业理论水平和工作责任意识。随着档案结构体系的进一步完善，档案的重新定位与改革、电子档案的应用等等，使档案管理有了更新的要求，档案工作者要避免闭门造车，通过各种方式的学习来提高解决技术和管理问题的综合能力，掌握技术和管理工作的方法。档案工作者业务水平和专业技能的提高，能有效保证档案资料完整收集，科学管理，为学校档案工作的发展增添活力。
4.档案工作要敢于探索新思路。现在多数中小学档案工作仍按以前办法和要求来做，形成的档案材料按8大类进行归档保管。而档案的价值主要在于利用，其实这样一种不变的管理方法无形中给档案的利用带来了很多不便，如学校举行重要大型活动时往往需要查阅大量档案，这些档案属于不同的种类和期限，分别进行保管，档案工作者需在库房大搜索，这样既费劲又劳神。而如何方便快捷地利用，在最短时间达到最理想的效果，提高工作的质量和效率?这就要求档案工作在思路上大胆突破，勇敢地创新求变，与时俱进。如根据利用的需要可以建立专题档案，将学校合同协议、大型活动、杰出校友、学校领导等专门单独立卷保存；利用办公的自动化，档案工作可根据收集到的档案资料，将每年学校经常用的资料进行列表和数据统计，如对每年学校、个人获奖情况，学校大事记，学校在新闻媒体报刊上的报道等相关重要的进行列表归类统计。好的工作方法和思路不但提高了工作效率，而且开创了档案事业的新局面。
总之，作为学校档案工作者，只有清醒地认识现状，认识自我，预知未来，将责任感、使命感和现实需要结合起来，才能积极开发档案的价值，让档案更好地为学校发展和人们的需要服务。
【关键词】档案工作 现状 体会
档案是对历史的真实记录，学校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学校档案工作是办好学校教学的重要基础工作之一，是维护学校历史真实面貌的一门重要事业，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。
一、中小学档案工作基本现状
中小学校档案记载了学校不平凡的办学历程，书写着沧桑与前进、发展与辉煌；体现了各时期的办学理念和风格，并记录下为国家建设做出杰出贡献和从事在平凡岗位上各行各业校友们成长的足迹，这些发展的历程凝聚成一部部珍贵的档案。
笔者从事中小学档案工作多年，就自身工作實际谈谈中小学档案工作的现状。
1.档案工作制度不断完善，档案工作得到保障。各个学校根据自身情况和发展需要，制定了适合自己管理要求的档案制度，如《学校档案工作管理规范》、《档案工作人员守则》、 《各科室档案归档范围及保管期限》、《档案利用制度》、《档案保管制度》、《档案借阅转递制度》以及《档案、资料室防火制度》、 《电子档案立卷归档办法》等等，这些制度明确了档案工作人员的岗位职责，档案管理措施办法和归档要求，有效地保障了学校档案工作地顺利进行。
2.档案工作程序规范，办公设备齐全。学校档案工作经历了几十年的发展与探索，在不断完善与规范后，程序越来越鲜明。从材料的归档收集来看，有明确的归档范围和分类，大致分8大类：党群、行政、教学、基本建设、仪器设备、财会、已故人员和声像类，归档的文件材料包括纸质、照片胶片、录音(录像)以及实物等各种不同的载体。归档入库的材料按类排放，按期保存，编制检索工具，进行利用登记，做好年度统计。在档案办公硬件建设上，学校配备了工作所需的各种设备，如计算机、复印机、照相机、空调机、抽湿机等等，各档案库房做好了防火、防盗、防潮、防高温等设施。
3.加强了档案的开发利用。学校档案实行的是集中统一管理制度，确保了学校档案材料的完整、准确、系统和安全，有利于加强档案的开发利用，充分发挥档案的信息功能。如学校创办各类期刊，建立校史展览室，编研年鉴、大事记，对杰出校友进行专题报道，从而多渠道多角度提高了学校的影响力和知名度，为学校创造了社会价值和经济效益。
二、中小学档案工作的体会
随着现代科技不断进步，档案事业日新月异，学校档案工作值得改进和思考的地方越来越多，笔者结合自身工作实际谈几点感受和体会。
1.逐步建立电子档案管理系统，加强硬件建设。近十年来，随着信息技术的发展和运用的不断深入，学校办公自动化、网络化的广泛利用，许多日常的办公和教学管理文件从起草到完成几乎可以不使用纸和笔，因此就产生了大量的电子文件。这些电子文件是有别于传统纸质档案的一种新的档案类型，建立相应的管理环境是新形势下档案工作的关键，也给学校档案硬件建设提出了新的目标，配备电子档案管理软件、服务器和储存设备、输入输出设备，建立科学有效的管理机制都是学校在今后工作中的重中之重，也是档案工作的发展方向。
2.加强档案收集，严格执行档案有关制度。为寻求发展，现在很多学校都形成了适合自己发展的办学格局，一校多区、合作办学、国际联谊等各种形式应运而生，因而就产生了记载它们形成发展等各种不同形势的载体。这些载体真实地记录了学校的发展变化，是学校档案的重要组成部分和宝贵资源，为避免人为流失给今后带来的巨大损失，就得加强对各类资料的收集整理。档案的各项规章制度是搞好档案工作的前提和保障，必须严格执行和遵守，否则严重影响档案的正常工作。比如财会档案，其保管期限分为永久、长期和短期，除年度决算报表类永久保存外，其他的账本和凭证等都作长期或短期保管。现在很多档案库房存放着大量到期待销毁的财会档案，而每年进库的财会档案多达几百册，如此一来则严重影响了整个档案的排放，给档案的库存带来了很大压力。学校为规范档案的管理，严格执行档案制度是相当重要的。
3.重视档案工作者的继续教育。中小学档案工作者很多都是因工作需要半路转行的人员，他们在专业知识和专业技能上都存在一定的局限性，对他们进行针对性、实效性、可持续的教育是现代档案工作重要环节之一。档案工作者在接受教育的过程中可以逐步转化观念，化被动为主动，提高专业理论水平和工作责任意识。随着档案结构体系的进一步完善，档案的重新定位与改革、电子档案的应用等等，使档案管理有了更新的要求，档案工作者要避免闭门造车，通过各种方式的学习来提高解决技术和管理问题的综合能力，掌握技术和管理工作的方法。档案工作者业务水平和专业技能的提高，能有效保证档案资料完整收集，科学管理，为学校档案工作的发展增添活力。
4.档案工作要敢于探索新思路。现在多数中小学档案工作仍按以前办法和要求来做，形成的档案材料按8大类进行归档保管。而档案的价值主要在于利用，其实这样一种不变的管理方法无形中给档案的利用带来了很多不便，如学校举行重要大型活动时往往需要查阅大量档案，这些档案属于不同的种类和期限，分别进行保管，档案工作者需在库房大搜索，这样既费劲又劳神。而如何方便快捷地利用，在最短时间达到最理想的效果，提高工作的质量和效率?这就要求档案工作在思路上大胆突破，勇敢地创新求变，与时俱进。如根据利用的需要可以建立专题档案，将学校合同协议、大型活动、杰出校友、学校领导等专门单独立卷保存；利用办公的自动化，档案工作可根据收集到的档案资料，将每年学校经常用的资料进行列表和数据统计，如对每年学校、个人获奖情况，学校大事记，学校在新闻媒体报刊上的报道等相关重要的进行列表归类统计。好的工作方法和思路不但提高了工作效率，而且开创了档案事业的新局面。
总之，作为学校档案工作者，只有清醒地认识现状，认识自我，预知未来，将责任感、使命感和现实需要结合起来，才能积极开发档案的价值，让档案更好地为学校发展和人们的需要服务。