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[摘 要] 本文论述了在医院数字化建设中医院档案管理存在的管理滞后问题,以及在新形势下提高医院档案管理的思路。提出加强和深化信息技术在档案管理中的应用,强化档案管理服务功能,实现在新的数字化医院建设阶段档案服务的创新。
[关键词] 医院档案;数字化建设;问题
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 15 . 037
[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)15- 0087- 02
随着信息技术的发展,数字化、信息化手段在医院得到广泛应用,特别是医院收费、统计、病案、检验、影像检查等部门广泛采用计算机及网络管理,极大地提高了数据的准确性和时效性,工作效率得到成倍提高。在新的数字化医院建设阶段,档案管理必须强化服务功能,实现档案服务的创新。
一、当前我院档案管理中存在的问题
1. 档案管理意识淡薄,管理理念亟待更新
由于档案管理不直接产生经济效益和显著的社会效益,因此,从管理层到分管部门以及具体工作人员,对档案管理认识不到位,普遍存在“重临床,轻档案”的意识,只重视临床病历资料管理,对其他的文书、图文、图纸、相片、协议、合同、牌匾等综合性档案资料认为可有可无,认识不到综合档案对医院自身历史发展的价值、贡献和在医院管理工作中的重要性、必要性。
随着医院管理信息化的全面深入和推进,电子档案的出现,信息技术的应用,新型档案载体的保管等,都亟待档案工作者去认识、去解决问题,必须有充分的思想准备和技术准备,以新的观念去迎接新的挑战。
2. 医院档案管理范围界定不清,机构不够健全
我院档案管理整体上比较分散,缺乏一个清晰的管理组织架构。长期以来行政办公室下设一个档案室负责一般综合的文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等的归档管理,而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理,在一个单位内形成多部门管理档案的格局。随着医疗事业的进步,档案的内涵和外延都在发生积极的变化,由于目前还没有统一的管理、评估、考核量化标准模式可循,使得各级医院在管理档案时,大都凭自己的经验和实践进行操作、摸索,更谈不上规范化、科学化管理,使许多应该纳入管理范围的档案,徘徊在管理之外。
3. 信息化程度低,各自为政
通过调查发现,很多医院的档案管理还停留在手工操作的阶段,随意性很强,缺乏科学的分类管理。我院基本用计算机管理代替了手工管理,但是信息化程度较低,没有建立全面的数据库,没有完善的管理系统,因此也就没有方便快捷的查询系统供使用者调用。
由于存在多部门管理,又没有统一的管理系统,各部门各自为政。
4. 档案管理专业化水平低
专业性较强的档案管理,要求从业人员不仅要爱岗敬业,更重要的是管理理念要适应时代发展的步伐。由于多种原因,档案管理人员的专业素质参差不齐,知识更新不够快,管理人员缺乏系统的专业知识培训,领导甚至将综合档案室作为随意安置富余劳动力的工作场所,造成管理人员的管理水平停滞不前,管理沿袭传统经验,甚至仍停留在手工收集、检索的操作程序上,影响了档案的收集、利用、开发。
二、提高医院档案管理的思路
1. 增强档案管理意识
档案管理,是医院管理的重要组成部分,领导重视是档案管理科学、有序的重要保证。
2. 完善档案管理制度
科学、有序的档案管理,离不开健全的管理制度、管理体系。医院应根据《档案法》、《医药卫生档案管理暂行办法》等有关法规,制定一套适合本医院的档案管理制度、考核量化标准,明确职责,逐级逐人落实,确保医院各个门类、不同载体的档案材料完整收集、移交、管理。
3. 提高档案社会效益
档案的价值,体现在为临床、教学、科研、管理工作服务。因此,档案管理人员,应紧紧围绕医院中心工作,主动挖掘、拓展档案信息资源,积极开展医院档案编研活动,对信息深层次加工,提供全方位、高价值的信息共享平台,以提高档案利用率和社会效益,为医院留下珍贵的历史资料。
4. 加强档案基础设施建设
档案管理硬件投入不到位,也是制约档案管理发展的瓶颈之一。医院应在原有基础上,提高档案保护档次,有计划地引进计算机信息化、自动化管理,建立标准统一、结构合理、便于数据处理的管理数据库和相应的技术共享平台,实现档案数字化动态管理、监控。
5. 加强档案考评建设
医院档案管理,是一项系统工程。分管领导应积极组织医院综合档案室参与上级档案部门举行的档案工作评估、升级等考评活动,以评促建、以评促改,纵横比较,使档案管理跟上时代步伐。
6. 档案服务亟待创新
在新的数字化医院建设阶段,档案管理必须强化服务功能,实现档案服务的创新。由此,我们有以下思考:
(1) 整合信息资源,构造涵盖多部门的电子数据库,在保证数据安全保密前提下实行统一管理、资源共享。并在此基础上构筑一个档案信息查询平台,变实物档案室为虚拟电子档案室。
(2) 上门指导科室开展指导档案立卷整理业务,及时跟踪医院重点项目的开展,随时收集档案材料,防止重要资料的丢失。
(3) 下一步应开始将具有查考价值的电子文件均列入归档范围。
总之,我院已经开始了向数字化医院迈进的步伐。与之相适应的是必须深化档案管理的信息化创新。要确立以利用、服务为中心的业务指导思想,主动开发档案信息资源,努力开拓档案利用的新途径,为医院整体发展提供借鉴和参考。
主要参考文献
[1] 王平,帼湘,小朋.浅议新时期医院的档案管理[J]. 中国医院管理,2003,23(9):59.
[2] 沈海霞.加强医院档案管理,促进医院持续发展[J]. 中华现代医院管理杂志,2004,2(12).
[3] 赵霞.医院档案管理中的问题与对策[J]. 中华现代医院管理杂志,2006,4(12):14-17.
[关键词] 医院档案;数字化建设;问题
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 15 . 037
[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)15- 0087- 02
随着信息技术的发展,数字化、信息化手段在医院得到广泛应用,特别是医院收费、统计、病案、检验、影像检查等部门广泛采用计算机及网络管理,极大地提高了数据的准确性和时效性,工作效率得到成倍提高。在新的数字化医院建设阶段,档案管理必须强化服务功能,实现档案服务的创新。
一、当前我院档案管理中存在的问题
1. 档案管理意识淡薄,管理理念亟待更新
由于档案管理不直接产生经济效益和显著的社会效益,因此,从管理层到分管部门以及具体工作人员,对档案管理认识不到位,普遍存在“重临床,轻档案”的意识,只重视临床病历资料管理,对其他的文书、图文、图纸、相片、协议、合同、牌匾等综合性档案资料认为可有可无,认识不到综合档案对医院自身历史发展的价值、贡献和在医院管理工作中的重要性、必要性。
随着医院管理信息化的全面深入和推进,电子档案的出现,信息技术的应用,新型档案载体的保管等,都亟待档案工作者去认识、去解决问题,必须有充分的思想准备和技术准备,以新的观念去迎接新的挑战。
2. 医院档案管理范围界定不清,机构不够健全
我院档案管理整体上比较分散,缺乏一个清晰的管理组织架构。长期以来行政办公室下设一个档案室负责一般综合的文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等的归档管理,而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理,在一个单位内形成多部门管理档案的格局。随着医疗事业的进步,档案的内涵和外延都在发生积极的变化,由于目前还没有统一的管理、评估、考核量化标准模式可循,使得各级医院在管理档案时,大都凭自己的经验和实践进行操作、摸索,更谈不上规范化、科学化管理,使许多应该纳入管理范围的档案,徘徊在管理之外。
3. 信息化程度低,各自为政
通过调查发现,很多医院的档案管理还停留在手工操作的阶段,随意性很强,缺乏科学的分类管理。我院基本用计算机管理代替了手工管理,但是信息化程度较低,没有建立全面的数据库,没有完善的管理系统,因此也就没有方便快捷的查询系统供使用者调用。
由于存在多部门管理,又没有统一的管理系统,各部门各自为政。
4. 档案管理专业化水平低
专业性较强的档案管理,要求从业人员不仅要爱岗敬业,更重要的是管理理念要适应时代发展的步伐。由于多种原因,档案管理人员的专业素质参差不齐,知识更新不够快,管理人员缺乏系统的专业知识培训,领导甚至将综合档案室作为随意安置富余劳动力的工作场所,造成管理人员的管理水平停滞不前,管理沿袭传统经验,甚至仍停留在手工收集、检索的操作程序上,影响了档案的收集、利用、开发。
二、提高医院档案管理的思路
1. 增强档案管理意识
档案管理,是医院管理的重要组成部分,领导重视是档案管理科学、有序的重要保证。
2. 完善档案管理制度
科学、有序的档案管理,离不开健全的管理制度、管理体系。医院应根据《档案法》、《医药卫生档案管理暂行办法》等有关法规,制定一套适合本医院的档案管理制度、考核量化标准,明确职责,逐级逐人落实,确保医院各个门类、不同载体的档案材料完整收集、移交、管理。
3. 提高档案社会效益
档案的价值,体现在为临床、教学、科研、管理工作服务。因此,档案管理人员,应紧紧围绕医院中心工作,主动挖掘、拓展档案信息资源,积极开展医院档案编研活动,对信息深层次加工,提供全方位、高价值的信息共享平台,以提高档案利用率和社会效益,为医院留下珍贵的历史资料。
4. 加强档案基础设施建设
档案管理硬件投入不到位,也是制约档案管理发展的瓶颈之一。医院应在原有基础上,提高档案保护档次,有计划地引进计算机信息化、自动化管理,建立标准统一、结构合理、便于数据处理的管理数据库和相应的技术共享平台,实现档案数字化动态管理、监控。
5. 加强档案考评建设
医院档案管理,是一项系统工程。分管领导应积极组织医院综合档案室参与上级档案部门举行的档案工作评估、升级等考评活动,以评促建、以评促改,纵横比较,使档案管理跟上时代步伐。
6. 档案服务亟待创新
在新的数字化医院建设阶段,档案管理必须强化服务功能,实现档案服务的创新。由此,我们有以下思考:
(1) 整合信息资源,构造涵盖多部门的电子数据库,在保证数据安全保密前提下实行统一管理、资源共享。并在此基础上构筑一个档案信息查询平台,变实物档案室为虚拟电子档案室。
(2) 上门指导科室开展指导档案立卷整理业务,及时跟踪医院重点项目的开展,随时收集档案材料,防止重要资料的丢失。
(3) 下一步应开始将具有查考价值的电子文件均列入归档范围。
总之,我院已经开始了向数字化医院迈进的步伐。与之相适应的是必须深化档案管理的信息化创新。要确立以利用、服务为中心的业务指导思想,主动开发档案信息资源,努力开拓档案利用的新途径,为医院整体发展提供借鉴和参考。
主要参考文献
[1] 王平,帼湘,小朋.浅议新时期医院的档案管理[J]. 中国医院管理,2003,23(9):59.
[2] 沈海霞.加强医院档案管理,促进医院持续发展[J]. 中华现代医院管理杂志,2004,2(12).
[3] 赵霞.医院档案管理中的问题与对策[J]. 中华现代医院管理杂志,2006,4(12):14-17.