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一、全面预算管理的涵义
预算管理即指预算控制,它是预算编制、调整、执行、分析与考核的过程。全面预算管理则指在企业管理中,对与企业的存续相关的投资活动、经营活动和财务活动的未来情况进行预期并控制的管理行为及其制度安排。全面预算反映的是企业未来某一特定期间(一般不超过一年或一个经营周期的全部生产、经营活动的财务计划),它以实现企业的目标利润为目的,以销售预测为起点,进而预测生产、成本以及现金收支等等。作为现代企业管理的一种手段,其作用发挥的程度对于企业年度目标的确定、经营活动发展方向的把握、内部资源的重新配置以及企业内部管理绩效的评价等多项管理活动均会产生一定的影响。
二、企业为什么要实现全面预算管理
(一)促进企业能够进行科学化的经营决策,提高企业综合盈利能力
企业推行以目标利润为导向的预算管理,从企业的短期预算,比如单一的销售预算、生产预算等,延伸到企业的中长期预算,比如资本预算、经营预算、财务预算等,都是以目标利润为导向的,这就要求企业管理者在编制各种预算之前确定目标利润时,必须要把握市场的动向,还要着眼于企业的全局,能够做到科学地进行预测,尽量减少决策的盲目性,以此降低决策风险,并且能够合理地挖掘现有资源潜力,从而努力使决策达到科学化,并使企业的行为符合市场的客观需求,使企业的综合盈利能力更进一步地提高。
(二)能够明确工作目标,激发工作的积极性
企业预算管理是以目标利润为导向的,通过预算的分门别类,使目标利润有层次地分解到各职能部门,并延伸细化到每一位员工,这些目标就成为他们在特定期间的具体工作目标,目标的实现与否与每一位员工的收入、利益都是紧密相连的。因此如果遇到困难或阻碍,它能起到激发员工产生克服困难的勇气和信心的作用;当逐步接近目标利润时,它还会给人以鼓舞;如果当目标利润得以实现时,它又给人一种满足感、荣誉感与归属感,能够推动员工向着新的目标迈进,以此全面调动职工为此而努力的积极性。
(三)企业的管理方式由直接转向间接
一般情况下,预算的编制具有一定的刚性。在实施过程中,预算作为一种标准,能够起到限制和约束执行者行为的作用,从而使高层管理者从事无巨细的管理事务中摆脱出来,拿出更多的精力来考虑企业的发展战略,把握企业全局。预算作为管理的载体,能够使管理者通过对目标利润的控制实现对企业进行全面管理的间接控制,管理方式由直接变为了间接管理,管理者既能把握全局又不失控制,收到事半功倍的管理效果。
(四)各部门的经济活动协调一致
随着企业规模的不断扩大,企业的组织机构也会逐渐变得庞大复杂,这些组织机构具有相对的独立性,但是必须要协调一致,才能保证目标利润的实现。预算管理作为企业管理的一条主线, 统率着企业的全部经营活动,对企业各方面情况进行综合平衡。
(五)能够正确评价各级各部门的工作绩效
预算的执行过程和结果可以作为考核各级各部门工作业绩的主要依据,通过与实际的比较,可以对各部门及每位员工的工作业绩进行考核评价。这种考核评价方法,相对来说,是比较具有说服力的,也是比较客观公正的,可以作为进行奖惩和人事任免的依据,能够调动员工的积极性。
三、企业如何实现全面预算管理
(一)明确组织机构
预算管理的组织机构是全面预算管理的基础和保证。组织机构的设置包括各预算机构的设置、各机构的职能、责任单位的划分、企业相关部门的职责。
(二)建立程序和流程
在对企业的管理、业务、财务情况充分了解的基础上,设计全面预算管理解决方案的各个流程。预算管理的主要流程包括明确责任中心的权责、界定预算目标、编制预算、汇总、复核与审批、预算执行与管理、业绩报告及差异分析、预算指标考核。
(三)实施全面预算管理
依据预算管理的原则、方法、流程和程序编制企业的预算,实施预算管理并依据预算对责任单位和个人进行考核。通过实施全面预算管理,落实了企业各级管理人员的责任和目标,简化各项支出的审批程序,增加了决策的效率,使企业具有更强的适应市场的能力。
(四)完善企业的内部管理系统
企业的内部管理系统不仅强调流程的管理,更加注重量化各项指标,特别是对财务状况影响重大的指标,在执行预算的过程中就能够达到这项要求。成本、费用与相应的成本动因相匹配,使成本与费用的支出更加合理,财务部门监督与信息稽核更加有依据,同时也减少了财务部门与业务部门之间的矛盾。预算为企业绩效考核提供了依据,有利于建立公平合理的绩效考核和薪酬体系。
四、全面预算管理与信息化的结合
(一)构建全面预算管理模型
构建信息化的全面预算管理体系,首先是要规划好预算管理模型。预算管理模型必须和企业实际的情况相适应,具体来说,就是与企业现有的子系统,比如财务、计划、销售、采购、生产等相匹配,并结合企业自身的情况,来设计信息化的全面预算管理模型。
(二)构建信息化的全面预算编制系统
企业预算可分为经营、投资和财务三方面的预算。经营预算包括销售、生产、生产成本、生产单位成本、销售及管理费用等等方面的预算;投资预算包括固定资产购置、扩建、改造及修理等等方面的预算;财务预算包括现金、预计利润表、预计资产负债表等等方面的预算。企业在实现ERP之后,应该在全面预算管理模型的基础之上,建立信息化的全面预算编制系统。
(三)构建信息化的全面预算管理控制系统
通过ERP处理企业业务,最突出的特点是实现了企业业务—财务一体化,在业务处理同时自动产生会计信息,提高信息传递的准确性和及时性,而对于全面预算管理同样如此,在实现了信息化以后,企业不仅仅是进行预算的编制,更重要的是对预算进行控制和管理,工作重点由简单的记录、统计转向预测、监控、分析等管理方面,真正实现信息流、资金流和业务流程的集成统一。
(四)建立专职部门对信息化的全面预算管理体系负责
企业需要建立专门的职能部门对于企业构建的信息化全面预算管理体系负责,具体来说,可以设置专门的部门并赋予相应权力,实施新的预算管理制度。通常情况之下,可以增设预算管理委员会,具有较强的权威性和独立性,作为预算管理的最高权威机构,实行“集中预算”的企业预算管理模式,并指定财务系统某一职能部门具体统一管理。
(韩雯,1981年生,山东淄博人,淄博职业学院会计系助教。研究方向:会计)
预算管理即指预算控制,它是预算编制、调整、执行、分析与考核的过程。全面预算管理则指在企业管理中,对与企业的存续相关的投资活动、经营活动和财务活动的未来情况进行预期并控制的管理行为及其制度安排。全面预算反映的是企业未来某一特定期间(一般不超过一年或一个经营周期的全部生产、经营活动的财务计划),它以实现企业的目标利润为目的,以销售预测为起点,进而预测生产、成本以及现金收支等等。作为现代企业管理的一种手段,其作用发挥的程度对于企业年度目标的确定、经营活动发展方向的把握、内部资源的重新配置以及企业内部管理绩效的评价等多项管理活动均会产生一定的影响。
二、企业为什么要实现全面预算管理
(一)促进企业能够进行科学化的经营决策,提高企业综合盈利能力
企业推行以目标利润为导向的预算管理,从企业的短期预算,比如单一的销售预算、生产预算等,延伸到企业的中长期预算,比如资本预算、经营预算、财务预算等,都是以目标利润为导向的,这就要求企业管理者在编制各种预算之前确定目标利润时,必须要把握市场的动向,还要着眼于企业的全局,能够做到科学地进行预测,尽量减少决策的盲目性,以此降低决策风险,并且能够合理地挖掘现有资源潜力,从而努力使决策达到科学化,并使企业的行为符合市场的客观需求,使企业的综合盈利能力更进一步地提高。
(二)能够明确工作目标,激发工作的积极性
企业预算管理是以目标利润为导向的,通过预算的分门别类,使目标利润有层次地分解到各职能部门,并延伸细化到每一位员工,这些目标就成为他们在特定期间的具体工作目标,目标的实现与否与每一位员工的收入、利益都是紧密相连的。因此如果遇到困难或阻碍,它能起到激发员工产生克服困难的勇气和信心的作用;当逐步接近目标利润时,它还会给人以鼓舞;如果当目标利润得以实现时,它又给人一种满足感、荣誉感与归属感,能够推动员工向着新的目标迈进,以此全面调动职工为此而努力的积极性。
(三)企业的管理方式由直接转向间接
一般情况下,预算的编制具有一定的刚性。在实施过程中,预算作为一种标准,能够起到限制和约束执行者行为的作用,从而使高层管理者从事无巨细的管理事务中摆脱出来,拿出更多的精力来考虑企业的发展战略,把握企业全局。预算作为管理的载体,能够使管理者通过对目标利润的控制实现对企业进行全面管理的间接控制,管理方式由直接变为了间接管理,管理者既能把握全局又不失控制,收到事半功倍的管理效果。
(四)各部门的经济活动协调一致
随着企业规模的不断扩大,企业的组织机构也会逐渐变得庞大复杂,这些组织机构具有相对的独立性,但是必须要协调一致,才能保证目标利润的实现。预算管理作为企业管理的一条主线, 统率着企业的全部经营活动,对企业各方面情况进行综合平衡。
(五)能够正确评价各级各部门的工作绩效
预算的执行过程和结果可以作为考核各级各部门工作业绩的主要依据,通过与实际的比较,可以对各部门及每位员工的工作业绩进行考核评价。这种考核评价方法,相对来说,是比较具有说服力的,也是比较客观公正的,可以作为进行奖惩和人事任免的依据,能够调动员工的积极性。
三、企业如何实现全面预算管理
(一)明确组织机构
预算管理的组织机构是全面预算管理的基础和保证。组织机构的设置包括各预算机构的设置、各机构的职能、责任单位的划分、企业相关部门的职责。
(二)建立程序和流程
在对企业的管理、业务、财务情况充分了解的基础上,设计全面预算管理解决方案的各个流程。预算管理的主要流程包括明确责任中心的权责、界定预算目标、编制预算、汇总、复核与审批、预算执行与管理、业绩报告及差异分析、预算指标考核。
(三)实施全面预算管理
依据预算管理的原则、方法、流程和程序编制企业的预算,实施预算管理并依据预算对责任单位和个人进行考核。通过实施全面预算管理,落实了企业各级管理人员的责任和目标,简化各项支出的审批程序,增加了决策的效率,使企业具有更强的适应市场的能力。
(四)完善企业的内部管理系统
企业的内部管理系统不仅强调流程的管理,更加注重量化各项指标,特别是对财务状况影响重大的指标,在执行预算的过程中就能够达到这项要求。成本、费用与相应的成本动因相匹配,使成本与费用的支出更加合理,财务部门监督与信息稽核更加有依据,同时也减少了财务部门与业务部门之间的矛盾。预算为企业绩效考核提供了依据,有利于建立公平合理的绩效考核和薪酬体系。
四、全面预算管理与信息化的结合
(一)构建全面预算管理模型
构建信息化的全面预算管理体系,首先是要规划好预算管理模型。预算管理模型必须和企业实际的情况相适应,具体来说,就是与企业现有的子系统,比如财务、计划、销售、采购、生产等相匹配,并结合企业自身的情况,来设计信息化的全面预算管理模型。
(二)构建信息化的全面预算编制系统
企业预算可分为经营、投资和财务三方面的预算。经营预算包括销售、生产、生产成本、生产单位成本、销售及管理费用等等方面的预算;投资预算包括固定资产购置、扩建、改造及修理等等方面的预算;财务预算包括现金、预计利润表、预计资产负债表等等方面的预算。企业在实现ERP之后,应该在全面预算管理模型的基础之上,建立信息化的全面预算编制系统。
(三)构建信息化的全面预算管理控制系统
通过ERP处理企业业务,最突出的特点是实现了企业业务—财务一体化,在业务处理同时自动产生会计信息,提高信息传递的准确性和及时性,而对于全面预算管理同样如此,在实现了信息化以后,企业不仅仅是进行预算的编制,更重要的是对预算进行控制和管理,工作重点由简单的记录、统计转向预测、监控、分析等管理方面,真正实现信息流、资金流和业务流程的集成统一。
(四)建立专职部门对信息化的全面预算管理体系负责
企业需要建立专门的职能部门对于企业构建的信息化全面预算管理体系负责,具体来说,可以设置专门的部门并赋予相应权力,实施新的预算管理制度。通常情况之下,可以增设预算管理委员会,具有较强的权威性和独立性,作为预算管理的最高权威机构,实行“集中预算”的企业预算管理模式,并指定财务系统某一职能部门具体统一管理。
(韩雯,1981年生,山东淄博人,淄博职业学院会计系助教。研究方向:会计)