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摘要：加强园林工程资料归档及档案管理中的问题及措施的研究是十分必要的。本文作者结合多年来的工作经验，对园林工程资料归档及档案管理中的问题及措施进行了研究，具有重要的参考意义。
【关键词】园林工程；资料归档；存在问题；对策和思路
中图分类号：K928.73 文獻标识码：A 文章编号：
一、园林工程竣工资料编制的作用
对于园林施工企业来说，竣工资料编制与整理工作是非常重要的。首先它对工程项目的竣工验收起到制约作用，如果竣工资料不符合资料编制要求，会影响到工程竣工验收工作的顺利进行。其次，竣工资料是真实记录工程详细情况的技术文件，是工程验收、维护、改建、扩建的依据，是养护、管理部门必须长期保存的重要技术档案。再次，一套完整的、高质量的竣工资料体现了施工企业的管理水平。通过竣工资料的编制工作，能发现施工企业在施工管理和工程资料管理工作中的不足，为今后工程建设过程中施工管理和工程资料管理工作积累经验，为施工企业的进一步发展创造有利的条件。为此，编制高质量的竣工资料是园林工程竣工验收的必备条件，也是争创国优工程的一项重要内容。
二、园林工程竣工资料的编制内容
园林竣工资料要有封面(包括标题、工程名称、工程项目编号、建设单位名称、施工单位名称、设计单位名称、监理单位名称、编制日期、编制单位印章)，目录，工程竣工说明，工程开工报告，设计变更单，会议纪要，重大事故报告表，停、复工表，延期申报表，工程签证单， 竣工图纸， 以及其他注意事项，等等。
三、园林工程资料归档与档案管理存在的问题
1)施工综合管理文件原件不齐全。由于空间和时间的关系，有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。 有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。 也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。
2)工程资料验收签证不齐全，存在代签现象。随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后， 没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果，等验收小组解散后，找不到当事人签字。
3)竣工图编制不够规范。有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。
4)施工资料格式不规范。施工过程中形成的资料格式不统一，不规范，有用 A4 的，有用 16开的，有用 32 开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作较被动。
四、加强竣工资料编制的管理
1、加强竣工资料的控制管理。工程施工过程中，资料很多，往来文件频繁，加强往来资料的控制管理是非常重要的。根据己编制的施工文件目录及归档工程项目，设置对应的文件柜，贴上标签，以方便查阅和存放资料。技术部门负责人应定期对资料进行认真严格的检查，不符合要求的，应立即整改；注重平时的积累，使资料不断的完善，为竣工资料的编制打下良好的基础。
2、重视竣工资料编制人员的业务素质。竣工资料编制工作是一项复杂繁琐的技术工作，从事此工作的人员必须具备综合业务能力，只有在了解工程各部位之后，才能有条理地进行整理，并且能及时发现资料中存在的问题，便于及时查找、补齐。为使竣工文件的编制和施工原始资料的整理达到标准化、规范化的要求，施工企业应定期对技术人员进行业务培训和考核，外派技术骨干进行业务再学习，开展以老带新、示范帮助活动，全面提高技术人员业务素质。
3、保持竣工资料编制人员稳定性。施工企业技术人员流动力性大，往往不能自始至终参与一项工程建设。人员变动时，资料交接不清楚，不齐全，资料失散严重，使资料的准确性，完整性得不到保证。因此，施工企业在成立项目部之初，应组建竣工文件编制小组，并力保人员组成稳定。如有特殊情况需要工作调动，必须将其所负责的全部资料移交清楚，并办理交接手续，否则不得离开。
4、做好交接。竣工资料经审查合格通过后，须办理交接手续，移交手续应在工程竣工验收后三个月内完成。移交时，需明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。
五、做好施工过程中收集和填报资料
1、收集材料质量证明文件。对于施工过程中的各种材料，需要收集每种材料的出厂合格证及检测报告原件。原件中的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符，特别是水泥要有28天强度的出厂检验单；钢材的标识、规格与出厂合格证相符。
2、填报资料。对于报验资料的填报需用规范用表，书写要求规范，不能涂改，表格一般一式三份。按照规范标准的相应工序验收内容填写表格。隐蔽记录与工序表应写明具体部位、工序名称等，这样便于日后整理资料时更清晰、直观；内容应符合实际要求。
3、收集试验报告。试验报告是工程资料的重要组成部分，对于见证取样报告，由质监站委托的检测中心出据，在进入每道工序施工前后都有相应的试验，特别是水泥、砂、钢筋等。试验完成后的试验报告应收集完整。
4、工程接近结束时提前进行竣工资料整理工作
（1）对资料进行汇总。检查报验资料中有无报漏、书写错误等情况；将所有工序评定表的点数汇总并填写工序质量评定汇总表、部位质量评定表、单位工程质量评定表，所有工序、部位和单位工程的合格率都在这三种表格中反映，完成后需监理及业主方的签字盖章手续。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图按城建档案馆统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。
（2）复印装订。复印所需的套数（业主、接受单位各一套；监理与设计只看不存档），装订成册。送备案馆的一套需用牛皮纸装订，送档案馆的一套为不装订的原件，且档案馆对竣工固有特殊要求，编制竣工图目录，有监理盖章。
5、对于工程竣工后的资料收集工作。填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书。必须是原件，签字、盖章手续完备。竣工验收会议结束后将竣工会议记录放入竣工资料中，就基本是一套完整的工程竣工资料了。
六.结论
近年来,随着建筑行业发展的日趋完善和成熟,工程资料管理正以其鲜明的特点发挥着越来越重要的作用。工程资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作， 要保证工程竣工资料完整、 准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证。各施工单位，在制定园林工程进度计划时，应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。 对在整编资料中出现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查。各建设单位要执行标准，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证交工资料的质量。
【参考文献】
［1］园林工程资料编制与填写规范[M]，地震出版社，2006．
［2］建设工程文件归档整理规范[S]，中国建筑工业出版社，2002.
［3］现行建筑材料规范大全（增补本）[S]，北京：中国建筑工业出版视，2000．
［4］现行建筑施工规范大全（修订缩印本）[S]，北京：中国建筑工业出版社，2002．
［5］张伟.档案信息化建设中存在的问题及完善措施[J]. 太原师范学院学报, 科学社会版,2007(3)
［6］范海蓉.园林工程资料归档与档案管理存在的问题及应对策略[J].科技信息,2008(31):292.
【关键词】园林工程；资料归档；存在问题；对策和思路
中图分类号：K928.73 文獻标识码：A 文章编号：
一、园林工程竣工资料编制的作用
对于园林施工企业来说，竣工资料编制与整理工作是非常重要的。首先它对工程项目的竣工验收起到制约作用，如果竣工资料不符合资料编制要求，会影响到工程竣工验收工作的顺利进行。其次，竣工资料是真实记录工程详细情况的技术文件，是工程验收、维护、改建、扩建的依据，是养护、管理部门必须长期保存的重要技术档案。再次，一套完整的、高质量的竣工资料体现了施工企业的管理水平。通过竣工资料的编制工作，能发现施工企业在施工管理和工程资料管理工作中的不足，为今后工程建设过程中施工管理和工程资料管理工作积累经验，为施工企业的进一步发展创造有利的条件。为此，编制高质量的竣工资料是园林工程竣工验收的必备条件，也是争创国优工程的一项重要内容。
二、园林工程竣工资料的编制内容
园林竣工资料要有封面(包括标题、工程名称、工程项目编号、建设单位名称、施工单位名称、设计单位名称、监理单位名称、编制日期、编制单位印章)，目录，工程竣工说明，工程开工报告，设计变更单，会议纪要，重大事故报告表，停、复工表，延期申报表，工程签证单， 竣工图纸， 以及其他注意事项，等等。
三、园林工程资料归档与档案管理存在的问题
1)施工综合管理文件原件不齐全。由于空间和时间的关系，有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。 有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。 也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。
2)工程资料验收签证不齐全，存在代签现象。随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后， 没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果，等验收小组解散后，找不到当事人签字。
3)竣工图编制不够规范。有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。
4)施工资料格式不规范。施工过程中形成的资料格式不统一，不规范，有用 A4 的，有用 16开的，有用 32 开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作较被动。
四、加强竣工资料编制的管理
1、加强竣工资料的控制管理。工程施工过程中，资料很多，往来文件频繁，加强往来资料的控制管理是非常重要的。根据己编制的施工文件目录及归档工程项目，设置对应的文件柜，贴上标签，以方便查阅和存放资料。技术部门负责人应定期对资料进行认真严格的检查，不符合要求的，应立即整改；注重平时的积累，使资料不断的完善，为竣工资料的编制打下良好的基础。
2、重视竣工资料编制人员的业务素质。竣工资料编制工作是一项复杂繁琐的技术工作，从事此工作的人员必须具备综合业务能力，只有在了解工程各部位之后，才能有条理地进行整理，并且能及时发现资料中存在的问题，便于及时查找、补齐。为使竣工文件的编制和施工原始资料的整理达到标准化、规范化的要求，施工企业应定期对技术人员进行业务培训和考核，外派技术骨干进行业务再学习，开展以老带新、示范帮助活动，全面提高技术人员业务素质。
3、保持竣工资料编制人员稳定性。施工企业技术人员流动力性大，往往不能自始至终参与一项工程建设。人员变动时，资料交接不清楚，不齐全，资料失散严重，使资料的准确性，完整性得不到保证。因此，施工企业在成立项目部之初，应组建竣工文件编制小组，并力保人员组成稳定。如有特殊情况需要工作调动，必须将其所负责的全部资料移交清楚，并办理交接手续，否则不得离开。
4、做好交接。竣工资料经审查合格通过后，须办理交接手续，移交手续应在工程竣工验收后三个月内完成。移交时，需明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。
五、做好施工过程中收集和填报资料
1、收集材料质量证明文件。对于施工过程中的各种材料，需要收集每种材料的出厂合格证及检测报告原件。原件中的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符，特别是水泥要有28天强度的出厂检验单；钢材的标识、规格与出厂合格证相符。
2、填报资料。对于报验资料的填报需用规范用表，书写要求规范，不能涂改，表格一般一式三份。按照规范标准的相应工序验收内容填写表格。隐蔽记录与工序表应写明具体部位、工序名称等，这样便于日后整理资料时更清晰、直观；内容应符合实际要求。
3、收集试验报告。试验报告是工程资料的重要组成部分，对于见证取样报告，由质监站委托的检测中心出据，在进入每道工序施工前后都有相应的试验，特别是水泥、砂、钢筋等。试验完成后的试验报告应收集完整。
4、工程接近结束时提前进行竣工资料整理工作
（1）对资料进行汇总。检查报验资料中有无报漏、书写错误等情况；将所有工序评定表的点数汇总并填写工序质量评定汇总表、部位质量评定表、单位工程质量评定表，所有工序、部位和单位工程的合格率都在这三种表格中反映，完成后需监理及业主方的签字盖章手续。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图按城建档案馆统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。
（2）复印装订。复印所需的套数（业主、接受单位各一套；监理与设计只看不存档），装订成册。送备案馆的一套需用牛皮纸装订，送档案馆的一套为不装订的原件，且档案馆对竣工固有特殊要求，编制竣工图目录，有监理盖章。
5、对于工程竣工后的资料收集工作。填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书。必须是原件，签字、盖章手续完备。竣工验收会议结束后将竣工会议记录放入竣工资料中，就基本是一套完整的工程竣工资料了。
六.结论
近年来,随着建筑行业发展的日趋完善和成熟,工程资料管理正以其鲜明的特点发挥着越来越重要的作用。工程资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作， 要保证工程竣工资料完整、 准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证。各施工单位，在制定园林工程进度计划时，应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。 对在整编资料中出现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查。各建设单位要执行标准，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证交工资料的质量。
【参考文献】
［1］园林工程资料编制与填写规范[M]，地震出版社，2006．
［2］建设工程文件归档整理规范[S]，中国建筑工业出版社，2002.
［3］现行建筑材料规范大全（增补本）[S]，北京：中国建筑工业出版视，2000．
［4］现行建筑施工规范大全（修订缩印本）[S]，北京：中国建筑工业出版社，2002．
［5］张伟.档案信息化建设中存在的问题及完善措施[J]. 太原师范学院学报, 科学社会版,2007(3)
［6］范海蓉.园林工程资料归档与档案管理存在的问题及应对策略[J].科技信息,2008(31):292.