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摘 要 本文通过实例，详细讲解Excel中制作二级下拉关联选项菜单的具体方法，具有很强的实用价值。
关键词 Excel 菜单 制作
一、前言
很多人在使用excel办公软件处理数据的时候，为了避免数据出错和提高输入效率，会制作下拉菜单来进行选择。比如，一个学校有不同的层次、不同专业的学历教育，大专层次的有会计电算化、旅游服务与管理、电子技术运用等专业，本科有会计、市场营销、机电一体化技术等专业，若在前一项的下拉选项选择了大专，则后一项的下拉选项只有会计电算化、旅游服务与管理、电子技术运用等专业供选择；若在前一项的下拉选项选择了本科，则后一项的下拉选项只有会计、市场营销、机电一体化技术等专业供选择。对于这样的二级下拉关联选项菜单，在数据处理工作中具有非常大的实用价值，下面我们就具体讲解如何在Excel中制作二级下拉关联选项菜单。
二、一级菜单的制作
首先制作一个包含报名信息的表格，表头名称包括报名时间、姓名、性别、层次、专业、备注等。
然后我们开始制作第一级下拉选项。这时需要运用Excel中的数据有效性命令，定义选定的单元格中输入的数据类型，以避免输入的数据无效，帮助用户改正错误的输入。此例中，选中D2单元格，也就是层次这一列的第一单元格，在excel主菜单中选择【数据】，然后选择【有效性】命令，在弹出的【数据有效性】对话框中，选择【设置】选项卡，在有效性条件的允许下拉选项中选择“序列”，此时的数据选项会处于不可编辑状态，然后在来源选项中输入需设置的下拉选项，这里输入“大专，本科”几个字，注意，中间使用在英文输入状态下的逗号“，”。勾选“提供下拉箭头”复选框，以供用户选择。
点击“确定”返回excel主界面，此时的所编辑的单元格已经出现了下拉箭头，供用户选择选项了。
这时可输入一条记录，当输到层次这一列时，可按下拉箭头进行选择。
每个学历层次都有其对应的专业，因此当进行专业选择的时候，我们就需要进行二级菜单的制作。
三、二级菜单的制作
（一）数据准备
制作二级选项前，我们先要准备好数据，即有哪些专业，我们可在当前工作簿中新建一个工作表，暂且命名为“专业”。
这样我们就把不同层次的不同专业分好了。然后进行数据标准化处理。
（二）“插入——名称——指定——首行”操作
单独选择某个层次中的所有数据（当前选择的是大专这一列），再点击excel主菜单中的【插入】，选择【名称】中的【指定】命令，弹出【指定名称】对话框，选择“首行”。
点击“确定”。“指定名称”命令的作用是定义列名称，即把每一列的第一行单元格作为这一列的“名称”，在后面的公式引用中，可以用“名称”来表示。
再对本科层次专业进行相同处理。处理完毕后，前期数据准备工作已经完成。返回到“报名”工作表中。
（三）数据有效性和INDIRECT（**）函数
对“专业”这一列设置二级菜单，即对应前一列的“层次”，相应的出现专业选项。选中需要设置二级下拉选项的单元格（当前选择E2单元格）进行数据有效性设置（步骤同一级菜单制作【数据】——【有效性】），在【数据有效性】对话框中，选择【设置】选项卡，在有效性条件的允许下拉选项中选择“序列”，此时的数据选项会处于不可编辑状态，然后在来源选项中输入“=INDIRECT（D2）”函数，INDIRECT函数是返回由文本字符串指定的引用。此例中返回由D2单元格（即“本科”层次）指定的引用（即“本科”层次对应的专业）。此函数立即对引用进行计算，并显示其内容。这就是在制作二级菜单前先制作“专业”工作表并指定该表的每一列的首行的原因。运用此函数的目的是为了跟上一级目录相关联。
点击“确定”，返回excel主界面，此时的您所编辑的单元格已经出现了下拉箭头，我们制作的二级菜单已基本成形。
（四）完善细节：下拉空白菜单太多、无法下拉等
如果发现下拉选项中有很多空白选项，那么要看是否在“名称指定”的时候选了空白单元格。如果无法下拉，要看函数引用是否正确或者指定的范围、名称是否正确。还有一点值得注意的是，前一级菜单的名称字符如果过长，会造成二级菜单无法显示。
四、总结
按照上述二级下拉关联选项菜单的方法，可以轻松制作多级下拉关联选项菜单，其中的关键就是运用INDIRECT函数来进行关联。
最后还需指出的是，要实现下拉关联选项菜单功能，还有很多不同的方法，比如利用“窗体控件”或者“动态菜单”等等，可见Excel功能非常强大，很值得我们深入学习和利用。
参考文献：
[1]Excel Home编写.Excel应用大全[M].人民邮电出版社，2008，3.
[2]吴军希，梁文新，孙岩编著.Excel 2007办公应用从新手到高手[M].清华大学出版社，2008，11.
（作者单位：郴州职业技术学院）
关键词 Excel 菜单 制作
一、前言
很多人在使用excel办公软件处理数据的时候，为了避免数据出错和提高输入效率，会制作下拉菜单来进行选择。比如，一个学校有不同的层次、不同专业的学历教育，大专层次的有会计电算化、旅游服务与管理、电子技术运用等专业，本科有会计、市场营销、机电一体化技术等专业，若在前一项的下拉选项选择了大专，则后一项的下拉选项只有会计电算化、旅游服务与管理、电子技术运用等专业供选择；若在前一项的下拉选项选择了本科，则后一项的下拉选项只有会计、市场营销、机电一体化技术等专业供选择。对于这样的二级下拉关联选项菜单，在数据处理工作中具有非常大的实用价值，下面我们就具体讲解如何在Excel中制作二级下拉关联选项菜单。
二、一级菜单的制作
首先制作一个包含报名信息的表格，表头名称包括报名时间、姓名、性别、层次、专业、备注等。
然后我们开始制作第一级下拉选项。这时需要运用Excel中的数据有效性命令，定义选定的单元格中输入的数据类型，以避免输入的数据无效，帮助用户改正错误的输入。此例中，选中D2单元格，也就是层次这一列的第一单元格，在excel主菜单中选择【数据】，然后选择【有效性】命令，在弹出的【数据有效性】对话框中，选择【设置】选项卡，在有效性条件的允许下拉选项中选择“序列”，此时的数据选项会处于不可编辑状态，然后在来源选项中输入需设置的下拉选项，这里输入“大专，本科”几个字，注意，中间使用在英文输入状态下的逗号“，”。勾选“提供下拉箭头”复选框，以供用户选择。
点击“确定”返回excel主界面，此时的所编辑的单元格已经出现了下拉箭头，供用户选择选项了。
这时可输入一条记录，当输到层次这一列时，可按下拉箭头进行选择。
每个学历层次都有其对应的专业，因此当进行专业选择的时候，我们就需要进行二级菜单的制作。
三、二级菜单的制作
（一）数据准备
制作二级选项前，我们先要准备好数据，即有哪些专业，我们可在当前工作簿中新建一个工作表，暂且命名为“专业”。
这样我们就把不同层次的不同专业分好了。然后进行数据标准化处理。
（二）“插入——名称——指定——首行”操作
单独选择某个层次中的所有数据（当前选择的是大专这一列），再点击excel主菜单中的【插入】，选择【名称】中的【指定】命令，弹出【指定名称】对话框，选择“首行”。
点击“确定”。“指定名称”命令的作用是定义列名称，即把每一列的第一行单元格作为这一列的“名称”，在后面的公式引用中，可以用“名称”来表示。
再对本科层次专业进行相同处理。处理完毕后，前期数据准备工作已经完成。返回到“报名”工作表中。
（三）数据有效性和INDIRECT（**）函数
对“专业”这一列设置二级菜单，即对应前一列的“层次”，相应的出现专业选项。选中需要设置二级下拉选项的单元格（当前选择E2单元格）进行数据有效性设置（步骤同一级菜单制作【数据】——【有效性】），在【数据有效性】对话框中，选择【设置】选项卡，在有效性条件的允许下拉选项中选择“序列”，此时的数据选项会处于不可编辑状态，然后在来源选项中输入“=INDIRECT（D2）”函数，INDIRECT函数是返回由文本字符串指定的引用。此例中返回由D2单元格（即“本科”层次）指定的引用（即“本科”层次对应的专业）。此函数立即对引用进行计算，并显示其内容。这就是在制作二级菜单前先制作“专业”工作表并指定该表的每一列的首行的原因。运用此函数的目的是为了跟上一级目录相关联。
点击“确定”，返回excel主界面，此时的您所编辑的单元格已经出现了下拉箭头，我们制作的二级菜单已基本成形。
（四）完善细节：下拉空白菜单太多、无法下拉等
如果发现下拉选项中有很多空白选项，那么要看是否在“名称指定”的时候选了空白单元格。如果无法下拉，要看函数引用是否正确或者指定的范围、名称是否正确。还有一点值得注意的是，前一级菜单的名称字符如果过长，会造成二级菜单无法显示。
四、总结
按照上述二级下拉关联选项菜单的方法，可以轻松制作多级下拉关联选项菜单，其中的关键就是运用INDIRECT函数来进行关联。
最后还需指出的是，要实现下拉关联选项菜单功能，还有很多不同的方法，比如利用“窗体控件”或者“动态菜单”等等，可见Excel功能非常强大，很值得我们深入学习和利用。
参考文献：
[1]Excel Home编写.Excel应用大全[M].人民邮电出版社，2008，3.
[2]吴军希，梁文新，孙岩编著.Excel 2007办公应用从新手到高手[M].清华大学出版社，2008，11.
（作者单位：郴州职业技术学院）