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摘 要：该文结合无锡市科技计划项目跟踪检查的流程，简要介绍了无锡市科技计划项目跟踪检查系统（以下简称“系统”）的功能，指出了系统目前存在的问题，并给出了系统下一步改进和优化的建议。
关键词：信息管理；科技项目；项目跟踪
一、引言
为了加强对立项的科技计划项目的跟踪管理，无锡市科学技术局建立了项目半年度和年度跟踪检查制度。由于每年度的在研项目数量庞大，导致了跟踪检查的工作量巨大，2005年，无锡市科学技术局将计算机信息系统应用到科技计划项目的跟踪检查中。现无锡市科技计划项目跟踪检查流程如图1所示，整个流程分为：企业填报、主管部门审核、主管处室审核、项目受理中心审核汇总、报送。
二、系统简介
1、企业填报。每次半年度、年度跟踪检查开始前，项目受理中心先在后台仔细核对本次跟踪检查的项目清单，确认无误后，向有在研项目的企业发送填报跟踪检查的通知。企业登陆无锡市科技局官方网站，通过“在线申报”即可登陆“无锡市科技局综合服务平台”。登陆系统后，找到研发中的项目，点击进入如图2所示，点击红色字体的“2014年无锡市科技项目执行报表（年报）”，填报本次执行报表，如图3所示，执行报表包括了企业基本信息、项目进展情况、项目经费到位及支出情况、立项后累计获得的成果、知识产权、发表的论文或著作、项目的产业化情况、项目实施过程中存在的主要问题、下一步目标等。企业填报后先保存，检查无误后再提交给管理部门。
2、主管部门审核。企业报送报表后，系统会提示企业所在地的区科技局审核。区科技局登陆系统，根据企业提交的纸质版项目跟踪报表和立项时的合同书对系统中对应项目进行审核，审核通过签署意见并提交至主管处室审核；审核不通过则退回给企业修改。
3、主管处室审核。主管部门报送报表后，系统会提示项目所属的主管处室审核。主管处室登陆系统，根据企业提交的纸质版项目跟踪报表和立项时的合同书对系统中对应项目进行审核，审核通过签署意见；审核不通过则退回给企业修改。
4、项目受理中心审核汇总。项目受理中心审核企业填报的数据，实时统计本次跟踪检查的进展情况，包括企业填报情况、各处室主管项目填报审核情况、各主管部门项目填报审核情况等。
5、报送。跟踪检查截止日期后，项目受理中心导出相应的数据，完成无锡市科技计划在研项目年度检查情况汇总表，并报送给无锡市科技局计划与财务处。
三、系统改进建议
近几年，每年在研的无锡市级科技计划项目数量都超过650个，系统的上线，给项目跟踪检查提供了很大便利，但是随着项目的日益增多，系统也暴露出了诸多问题。以下是作者对系统的几个改进建议：
1、项目主管部门、主管处室修改功能
受理中心在对本次需要跟踪检查的项目清单进行核对时，经常会遇到企业从一个区搬迁至另一个区（主管部门变化）和某个类别的项目由一个处室划归另一个处室主管（主管处室变化）的情况。现有的系统中，受理中心只能记录下所有的项目，联系系统开发商修改。此外，本次跟踪检查修改之后，下一次跟踪检查的时候还需要再次修改！因此，作者建议系统中增加项目主管部门、主管处室修改功能。项目主管部门修改功能，使特定的用户可以修改项目的主管部门，修改后系统内所有出现主管部门的地方都统一改正，以避免后台修改后，每次跟踪检查都要重新修改的情况。项目主管处室修改功能，使特定的用户可以修改项目的主管处室，修改后系统内所有出现主管处室的地方都统一改正，以避免后台修改后，每次检查都要重新修改的情况。此功能将提高管理部门的工作效率并降低出错几率。
2、项目自动对比功能
系统会根据系统中项目的起止时间，筛选出本次跟踪检查的项目清单。而实际情况中，由于某些项目提前结题，某些项目延期执行等，导致了系统自动默认的本次跟踪检查的项目清单会与实际需要跟踪检查的项目清单有出入。管理部门用户单纯依靠人眼从650多个项目中挑选出少量的不参加本次跟踪检查的项目是项艰难的工作。作者建议，系统增加项目自动比对功能，导入实际需要跟踪检查的项目清单，按照该项目清单自动比对所有的项目，如果不是本次跟踪检查的项目，该项目的字体或者颜色变化，以提示管理部门用户。项目自动比对功能将很大的提高管理部门的工作效率。
3、项目清单排序、导出功能
受理中心审核项目跟踪检查情况时，需要将所有项目导出做成申报项目汇总表。现有的系统没有此功能，用户只能手动地选择一页一页的所有项目，复制并粘贴至电子表格中，再制成申报项目汇总表。在项目总数不多时，手动操作还能接受；但是随着项目总数的增多，这种原始的制作申报项目汇总表的方式体现出了越来越多的弊端。作者建议，系统增加项目清单排序、导出功能。排序功能使用户可以方便的按某个条件排列所有项目，如项目编号、项目名称等，而导出功能使用户可以根据需求自己选择项目汇总表所需要的项目关键字，比如项目编号、项目名称、项目承担单位、项目年份等，然后导出所有的项目，自动生成项目汇总表。此功能将为用户制作项目汇总表提供很大的便利。
4、填报情况实时统计、导出功能
为了掌握企业填报情况、主管部门、主管处室审核情况，受理中心需要实时统计这些信息。现有的系统中，管理部门用户，只能同时查看一项信息，要么查看企业填报情况，要么查看某个主管部门的审核情况，要么查看某个主管处室的审核情况。作者建议，系统增加填报情况实时统计、导出功能，实时统计使用户可以自主选择需要统计的格式，可以同时了解多方面的信息，包括企业填报情况、各主管部门审核情况和各主管处室审核情况等等。导出功能，使用户按照设定的格式统计相应的信息并导出，便于用户把相应的信息反馈给各主管部门、各主管处室，以督促其更好的完成本次跟踪检查工作。此功能也将提高管理部门用户的工作效率。
5、与之前年报比对、与合同比对功能
受理中心审核处室已签署审核意见的项目时，为了对项目的年报情况做出正确的判断，往往需要参考该项目之前的年报数据和合同数据。现有的系统中，管理部门的用户只能退出当前年报的页面，进入往年年报页面或者是合同页面，无法同时打开多个页面，操作繁琐且易出错。作者建议，系统增加与之前年报比对、与合同比对功能。与之前年报比对功能，使用户可以方便地将本次年报与上一次年报（或者上几次，由用户自主选择）进行比对，具体比对的内容、公式等信息也可由特定的用户设置，对比之后将有问题的项目直观的显示出来。与合同比对功能，也是类似，使用户可以方便地将本次年报与项目的合同内容进行比对，具体比对的内容、公式等信息也可由特定的用户设置，对比之后将有问题的项目直观的显示出来。此功能将提高管理部门用户的工作效率。
6、年报问题汇总表功能
现有的系统中，受理中心审核处室已签署审核意见的项目后，年报问题汇总表是由管理部门用户手工制作的，由于项目总数庞大，受理中心往往是由多个用户一起审核，审核发现同样的问题后不同用户会有不同的描述，且操作繁琐。作者建议，系统增加年报问题汇总表功能。该功能使用户审核发现问题后，只需在问题类型的复选框（新碰到的问题特定的用户可以自己添加）中选择对应的项目即可，最后一键生成年报问题汇总表。此功能可以保证同样的问题描述口径一致，一键生成年报问题汇总表也将极大地提高管理部门的工作效率。
四、结束语
综上所述，跟踪检查系统下一步应增加项目主管部门、主管处室修改功能，项目自动对比功能，项目清单排序、导出功能，填报情况实时统计、导出功能，与之前年报比对、与合同比对功能，年报问题汇总表功能等。只有不断使用系统、不断完善并优化系统的功能，才能不断提高管理部门的工作效率并降低出错几率，从而加强跟踪检查科技项目的信息管理。
关键词：信息管理；科技项目；项目跟踪
一、引言
为了加强对立项的科技计划项目的跟踪管理，无锡市科学技术局建立了项目半年度和年度跟踪检查制度。由于每年度的在研项目数量庞大，导致了跟踪检查的工作量巨大，2005年，无锡市科学技术局将计算机信息系统应用到科技计划项目的跟踪检查中。现无锡市科技计划项目跟踪检查流程如图1所示，整个流程分为：企业填报、主管部门审核、主管处室审核、项目受理中心审核汇总、报送。
二、系统简介
1、企业填报。每次半年度、年度跟踪检查开始前，项目受理中心先在后台仔细核对本次跟踪检查的项目清单，确认无误后，向有在研项目的企业发送填报跟踪检查的通知。企业登陆无锡市科技局官方网站，通过“在线申报”即可登陆“无锡市科技局综合服务平台”。登陆系统后，找到研发中的项目，点击进入如图2所示，点击红色字体的“2014年无锡市科技项目执行报表（年报）”，填报本次执行报表，如图3所示，执行报表包括了企业基本信息、项目进展情况、项目经费到位及支出情况、立项后累计获得的成果、知识产权、发表的论文或著作、项目的产业化情况、项目实施过程中存在的主要问题、下一步目标等。企业填报后先保存，检查无误后再提交给管理部门。
2、主管部门审核。企业报送报表后，系统会提示企业所在地的区科技局审核。区科技局登陆系统，根据企业提交的纸质版项目跟踪报表和立项时的合同书对系统中对应项目进行审核，审核通过签署意见并提交至主管处室审核；审核不通过则退回给企业修改。
3、主管处室审核。主管部门报送报表后，系统会提示项目所属的主管处室审核。主管处室登陆系统，根据企业提交的纸质版项目跟踪报表和立项时的合同书对系统中对应项目进行审核，审核通过签署意见；审核不通过则退回给企业修改。
4、项目受理中心审核汇总。项目受理中心审核企业填报的数据，实时统计本次跟踪检查的进展情况，包括企业填报情况、各处室主管项目填报审核情况、各主管部门项目填报审核情况等。
5、报送。跟踪检查截止日期后，项目受理中心导出相应的数据，完成无锡市科技计划在研项目年度检查情况汇总表，并报送给无锡市科技局计划与财务处。
三、系统改进建议
近几年，每年在研的无锡市级科技计划项目数量都超过650个，系统的上线，给项目跟踪检查提供了很大便利，但是随着项目的日益增多，系统也暴露出了诸多问题。以下是作者对系统的几个改进建议：
1、项目主管部门、主管处室修改功能
受理中心在对本次需要跟踪检查的项目清单进行核对时，经常会遇到企业从一个区搬迁至另一个区（主管部门变化）和某个类别的项目由一个处室划归另一个处室主管（主管处室变化）的情况。现有的系统中，受理中心只能记录下所有的项目，联系系统开发商修改。此外，本次跟踪检查修改之后，下一次跟踪检查的时候还需要再次修改！因此，作者建议系统中增加项目主管部门、主管处室修改功能。项目主管部门修改功能，使特定的用户可以修改项目的主管部门，修改后系统内所有出现主管部门的地方都统一改正，以避免后台修改后，每次跟踪检查都要重新修改的情况。项目主管处室修改功能，使特定的用户可以修改项目的主管处室，修改后系统内所有出现主管处室的地方都统一改正，以避免后台修改后，每次检查都要重新修改的情况。此功能将提高管理部门的工作效率并降低出错几率。
2、项目自动对比功能
系统会根据系统中项目的起止时间，筛选出本次跟踪检查的项目清单。而实际情况中，由于某些项目提前结题，某些项目延期执行等，导致了系统自动默认的本次跟踪检查的项目清单会与实际需要跟踪检查的项目清单有出入。管理部门用户单纯依靠人眼从650多个项目中挑选出少量的不参加本次跟踪检查的项目是项艰难的工作。作者建议，系统增加项目自动比对功能，导入实际需要跟踪检查的项目清单，按照该项目清单自动比对所有的项目，如果不是本次跟踪检查的项目，该项目的字体或者颜色变化，以提示管理部门用户。项目自动比对功能将很大的提高管理部门的工作效率。
3、项目清单排序、导出功能
受理中心审核项目跟踪检查情况时，需要将所有项目导出做成申报项目汇总表。现有的系统没有此功能，用户只能手动地选择一页一页的所有项目，复制并粘贴至电子表格中，再制成申报项目汇总表。在项目总数不多时，手动操作还能接受；但是随着项目总数的增多，这种原始的制作申报项目汇总表的方式体现出了越来越多的弊端。作者建议，系统增加项目清单排序、导出功能。排序功能使用户可以方便的按某个条件排列所有项目，如项目编号、项目名称等，而导出功能使用户可以根据需求自己选择项目汇总表所需要的项目关键字，比如项目编号、项目名称、项目承担单位、项目年份等，然后导出所有的项目，自动生成项目汇总表。此功能将为用户制作项目汇总表提供很大的便利。
4、填报情况实时统计、导出功能
为了掌握企业填报情况、主管部门、主管处室审核情况，受理中心需要实时统计这些信息。现有的系统中，管理部门用户，只能同时查看一项信息，要么查看企业填报情况，要么查看某个主管部门的审核情况，要么查看某个主管处室的审核情况。作者建议，系统增加填报情况实时统计、导出功能，实时统计使用户可以自主选择需要统计的格式，可以同时了解多方面的信息，包括企业填报情况、各主管部门审核情况和各主管处室审核情况等等。导出功能，使用户按照设定的格式统计相应的信息并导出，便于用户把相应的信息反馈给各主管部门、各主管处室，以督促其更好的完成本次跟踪检查工作。此功能也将提高管理部门用户的工作效率。
5、与之前年报比对、与合同比对功能
受理中心审核处室已签署审核意见的项目时，为了对项目的年报情况做出正确的判断，往往需要参考该项目之前的年报数据和合同数据。现有的系统中，管理部门的用户只能退出当前年报的页面，进入往年年报页面或者是合同页面，无法同时打开多个页面，操作繁琐且易出错。作者建议，系统增加与之前年报比对、与合同比对功能。与之前年报比对功能，使用户可以方便地将本次年报与上一次年报（或者上几次，由用户自主选择）进行比对，具体比对的内容、公式等信息也可由特定的用户设置，对比之后将有问题的项目直观的显示出来。与合同比对功能，也是类似，使用户可以方便地将本次年报与项目的合同内容进行比对，具体比对的内容、公式等信息也可由特定的用户设置，对比之后将有问题的项目直观的显示出来。此功能将提高管理部门用户的工作效率。
6、年报问题汇总表功能
现有的系统中，受理中心审核处室已签署审核意见的项目后，年报问题汇总表是由管理部门用户手工制作的，由于项目总数庞大，受理中心往往是由多个用户一起审核，审核发现同样的问题后不同用户会有不同的描述，且操作繁琐。作者建议，系统增加年报问题汇总表功能。该功能使用户审核发现问题后，只需在问题类型的复选框（新碰到的问题特定的用户可以自己添加）中选择对应的项目即可，最后一键生成年报问题汇总表。此功能可以保证同样的问题描述口径一致，一键生成年报问题汇总表也将极大地提高管理部门的工作效率。
四、结束语
综上所述，跟踪检查系统下一步应增加项目主管部门、主管处室修改功能，项目自动对比功能，项目清单排序、导出功能，填报情况实时统计、导出功能，与之前年报比对、与合同比对功能，年报问题汇总表功能等。只有不断使用系统、不断完善并优化系统的功能，才能不断提高管理部门的工作效率并降低出错几率，从而加强跟踪检查科技项目的信息管理。