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摘 要:下午主要结合笔者多年的工作实践经验，针对电力系统中数字化档案管理的内涵、作用、优点进行了阐述，并对提高电力系统运用档案数字化提升档案管理水平提出了个人懂得建议。仅供同行参阅。
关键词:内涵；作用；优点 ；举措
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
1、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。
2、电力系统数字化档案管理的作用
1)电力系统运用档案数字化,可以为企业健康发展提供信息支持。运用档案数字化进行电力系统的档案管理,可以形成有效的电子文件,尤其是涉及重大项目投资、企业重大人事变动调整、机构重大变革等事宜,可以及时通过档案数字化平台进行公布,从而真正将企业民主管理落实到位,增加了企业各项工作的透明度和开放度,使广大职工对企业的各项工作熟知,提高工作的积极性和主动性。同时,数字化的档案可以方便员工从网络上学习下载资料,开拓了新的学习工作途径,强化了职工的学习观念和意识,有利于企业的健康稳定发展。
2)电力系统运用档案数字化 ,可以把新时期电力档案管理工作推向新高度。长期以来应用的纸质档案保管起来比较复杂,极易受到保存条件的制约,发生受潮、墨迹字迹不清等问题,在很大程度上限制的档案资料的保存利用。而数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定,不受保存条件的制约,改变了纸质档案工作劳动量大、保管不方便的弊病,实现了档案资料的规范有序管理,在很大程度上提升了档案利用效率和档案的共享水平。
3)电力系统运用档案数字化 ,可以为档案信息资源共享开辟崭新途径。数字化档案将企业的各种原始档案资料进行分类收集、集中管理,建立起方便查阅的数据资料库。这样一来,企业的广大职工不仅可以在网络上查询到本企业的档案资料,还可以查询学习相关兄弟单位的文件资料,真正实现了资源共享、共同提高的目标。
3、电力系统数字化档案管理的优点
1）节省存储空间，信息管理数字化
利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。
2）提高档案信息利用率，实现资源共享
档案信息数字化后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，可以提高档案信息的利用率。同时通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。
3）缩短档案查找时间，实现信息管理智能化档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
4）节约成本，提高工作效率
实施档案信息数字化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
5）缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性
手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息數字化。可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。
4、电力系统运用档案数字化提升档案管理水平的举措
1)要进一步建立健全各项管理制度
首先,要明确专人负责档案数字化工作,对电气企业内部的各科室、单位要明确专人负责整理档案资料,由公司专门的档案管理人员负责收集归档,经过整合完善,将分散的档案资料归类整理,提交企业档案室保存。这在一定程度上可以做到专人专责,防止拖尾扯皮,全面提高数字化档案工作效率。其次,要指定一名技术水平高的人员作为企业的网络管理员。网络管理员负责做好在线文档归类整理工作,建立起专门的电子数据库,为企业领导和员工提供优质的档案服务。要特别注意的是,必须要对归档的电子文件进行拷贝,以免计算机操作失误造成文件丢失。再次,要建立严格的文件登记管理制度。企业档案室负责人作为文件管理的第一责任人,通过实行严格的文件登记制度,对公司所有的电子文件进行有效管理,同时负责监督指导各单位、科室负责人员及时归档电子文件,每年底对电子文件光盘进行检验,及时归档登记封存,为以后随时调阅做好充分的准备。
2)要进一步做好数字化档案保密工作
当前,档案数字化工作者的保密意识还需进一步加强。由于电力档案数字化的方式主要是扫描和制作电子文档,这两种形式极易发生泄密。因为扫描时要逐页进行,还要进行转变格式、压缩文件等操作,可以说这个过程复杂繁琐。很多企业在进行档案数字化工作时,都把这些工作外包出去,这在很大程度上造成了泄密事件的发生概率。所以,在进行档案数字化工作的过程中,必须要有档案人员亲自操作,特别是一些重要人事档案,档案专门人员务必提高自身的保密意识。同时,档案人员要充分认识到确保数字化档案建设是一项保密性强的综合工程,必须根据新时期的网络特点,采取信息加密、备份、防火墙等高效的保密措施,防止数字化信息在网络上传播,通过数字化档案的保密建设,为电力企业发展提供坚实的档案信息服务。
3)要进一步强化数字档案管理人员素质
诚然,电力系统档案数字化工作投入高,科技水平含量高,这项工作需要综合素质能力较强的人员来承担,档案数字化工作人员要学会管理,善于管理,同时要熟悉新时期、新形势下的信息知识。目前,档案数字化工作者还不能完全达到这一要求,人员知识结构不够合理、知识层面比较狭窄,这也成为在制约数字化档案工作的重要。
5、结语
综上所述，只要广大电力档案工作者意识到数字档案工作的艰巨性,科学制定有效整体规划,然后组织分期实施,同时进一步建立健全各项管理制度,进一步做好数字化档案保密工作,进一步强化数字档案管理人员素质,我们的电力系统数字档案建设将更加基础坚实、运作良好,这也将在很大程度上推进电力企业的持续,健康,快速发展
关键词:内涵；作用；优点 ；举措
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
1、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。
2、电力系统数字化档案管理的作用
1)电力系统运用档案数字化,可以为企业健康发展提供信息支持。运用档案数字化进行电力系统的档案管理,可以形成有效的电子文件,尤其是涉及重大项目投资、企业重大人事变动调整、机构重大变革等事宜,可以及时通过档案数字化平台进行公布,从而真正将企业民主管理落实到位,增加了企业各项工作的透明度和开放度,使广大职工对企业的各项工作熟知,提高工作的积极性和主动性。同时,数字化的档案可以方便员工从网络上学习下载资料,开拓了新的学习工作途径,强化了职工的学习观念和意识,有利于企业的健康稳定发展。
2)电力系统运用档案数字化 ,可以把新时期电力档案管理工作推向新高度。长期以来应用的纸质档案保管起来比较复杂,极易受到保存条件的制约,发生受潮、墨迹字迹不清等问题,在很大程度上限制的档案资料的保存利用。而数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定,不受保存条件的制约,改变了纸质档案工作劳动量大、保管不方便的弊病,实现了档案资料的规范有序管理,在很大程度上提升了档案利用效率和档案的共享水平。
3)电力系统运用档案数字化 ,可以为档案信息资源共享开辟崭新途径。数字化档案将企业的各种原始档案资料进行分类收集、集中管理,建立起方便查阅的数据资料库。这样一来,企业的广大职工不仅可以在网络上查询到本企业的档案资料,还可以查询学习相关兄弟单位的文件资料,真正实现了资源共享、共同提高的目标。
3、电力系统数字化档案管理的优点
1）节省存储空间，信息管理数字化
利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。
2）提高档案信息利用率，实现资源共享
档案信息数字化后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，可以提高档案信息的利用率。同时通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。
3）缩短档案查找时间，实现信息管理智能化档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
4）节约成本，提高工作效率
实施档案信息数字化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
5）缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性
手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息數字化。可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。
4、电力系统运用档案数字化提升档案管理水平的举措
1)要进一步建立健全各项管理制度
首先,要明确专人负责档案数字化工作,对电气企业内部的各科室、单位要明确专人负责整理档案资料,由公司专门的档案管理人员负责收集归档,经过整合完善,将分散的档案资料归类整理,提交企业档案室保存。这在一定程度上可以做到专人专责,防止拖尾扯皮,全面提高数字化档案工作效率。其次,要指定一名技术水平高的人员作为企业的网络管理员。网络管理员负责做好在线文档归类整理工作,建立起专门的电子数据库,为企业领导和员工提供优质的档案服务。要特别注意的是,必须要对归档的电子文件进行拷贝,以免计算机操作失误造成文件丢失。再次,要建立严格的文件登记管理制度。企业档案室负责人作为文件管理的第一责任人,通过实行严格的文件登记制度,对公司所有的电子文件进行有效管理,同时负责监督指导各单位、科室负责人员及时归档电子文件,每年底对电子文件光盘进行检验,及时归档登记封存,为以后随时调阅做好充分的准备。
2)要进一步做好数字化档案保密工作
当前,档案数字化工作者的保密意识还需进一步加强。由于电力档案数字化的方式主要是扫描和制作电子文档,这两种形式极易发生泄密。因为扫描时要逐页进行,还要进行转变格式、压缩文件等操作,可以说这个过程复杂繁琐。很多企业在进行档案数字化工作时,都把这些工作外包出去,这在很大程度上造成了泄密事件的发生概率。所以,在进行档案数字化工作的过程中,必须要有档案人员亲自操作,特别是一些重要人事档案,档案专门人员务必提高自身的保密意识。同时,档案人员要充分认识到确保数字化档案建设是一项保密性强的综合工程,必须根据新时期的网络特点,采取信息加密、备份、防火墙等高效的保密措施,防止数字化信息在网络上传播,通过数字化档案的保密建设,为电力企业发展提供坚实的档案信息服务。
3)要进一步强化数字档案管理人员素质
诚然,电力系统档案数字化工作投入高,科技水平含量高,这项工作需要综合素质能力较强的人员来承担,档案数字化工作人员要学会管理,善于管理,同时要熟悉新时期、新形势下的信息知识。目前,档案数字化工作者还不能完全达到这一要求,人员知识结构不够合理、知识层面比较狭窄,这也成为在制约数字化档案工作的重要。
5、结语
综上所述，只要广大电力档案工作者意识到数字档案工作的艰巨性,科学制定有效整体规划,然后组织分期实施,同时进一步建立健全各项管理制度,进一步做好数字化档案保密工作,进一步强化数字档案管理人员素质,我们的电力系统数字档案建设将更加基础坚实、运作良好,这也将在很大程度上推进电力企业的持续,健康,快速发展