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在研究档案定义时，不少论者从来源角度出发，把文件作为档案的属概念。如果按文件的作用性质将其划分为现行文件与非现行文件(或称历史文件)，那么档案概念应建立在现行文件的基础上，还是建立在非现行文件的基础上，对于这一问题的认识在过去也是一致的，在今天则不然。例如，《档案学通讯》1996年第2期发表的何嘉苏同志的《档案概念以“非现行性”为基础合理吗?》一文就是一例(以下简称何文)。档案概念到底应以何者为基础，不是一个简单的提法之争，它直接涉及到档案的定义、属性与范畴，是一个应该讨论清楚的理论问题。本文谈谈自己的看法。
一、档案概念以“非现行性”为基础是合理的
我国的档案学理论首先是在研究文书档案管理理论的基础上发展起来的，随后又受到前苏联档案学理论的影响，尽管50年代末科技档案管理理论的建立，80年代末专门档案管理理论的兴起，使我国的档案学理论有了较大发展，但这一研究历史的痕迹至今仍然存在。我国在档案的概念上以非现行文件或历史文件为基础是合理的。理由如下：1 在我国的档案中确有部分所谓的现行文件，但更大量的是非现行文件，且随着事物的发展。当前暂时为现行陸的文件终归要变为历史文件。从历史长河的角度看，历史文件是档案的主体，档案终究只能是一种历史记录。我们之所以认为把档案概念建立在现行文件的基础上是不合理的，是因为这不符合也不能表明档案的基本属性。同样，把档案概念建立在一般文件的基础上也是不科学的，因为这不能表明档案与一般文件的区別，缺乏档案的时间特征。档案概念以非现行文件或历史文件为基础，这是由其本质属性所决定的。2 在谈及文件的现行性与历史性时，我们应当有一个广义的理解，并理解为一个相对的概念。凡事物的发展过程即为历史，我们不能认为非到过程结束之时文件才能成为历史文件。我们之所以认为历史是一个相对概念，就是基于事物发展的过程就是历史的观点。因而，不能因为产品仍在生产、设备仍在运转、房屋仍需维修，而把相应的产品图纸、设备文件、竣工图视为现行文件。如果这观点成立的话。那么有相当——部分档案要从档案的范畴中隊掉，其结果必然造成实际工作的混乱。例如，保存设备档案的目的是为了设备的使用和维修，其保存期限一般与设备实体同存，当设备报废时，相应的设备档案也就没有什么保存价值了。如果认为因设备还在运转使用，相应的设备文件就是现行文件，而不是相对地视为历史文件，那就无所谓设备档案了，因为哪个单位都不会花费人力和财力去保存管理那些实物对象已报废的所谓历史文件。总之，单纯以文件的使命为划分标准，那就不可能存在产品档案、基建档案、人事档案等这类概念，我们也正是从这一认识出发，认定作为档案概念基础的历史文件的“历史”是一个相对概念，而不能把历史文件理解为事物发展过程终结后的产物。3 我国的档案工作与西方国家的档案工作有着不少差异，对档案概念的理解不同就是其中之一。西方国家一般把进入档案馆的文件称为档案，在此之前称为现行文件。把档案工作范围由档案馆延伸到基层单位档案室，是我国档案工：作的一大特色，由此，档案概念的外延较西方国家有所扩大。如果用西方档案学的观点看，我国的档案中的确包括一部分所谓的现行文件，即“并不失其行政和法律效力”的文件。因为按照我国的档案学理论，“所谓现时使用完毕或办理完毕，是相对而言的，主要是指为履行当时的职责而直接使用材料告一段落。或完成了文书处理程序，并不是说以后不再利用，或文件内容针对的具体事务全部办完，该文件才算是‘处理完毕”’，事实上。我国对科技档案、专门档案的成功管理，证明了我国广大档案工作者对历史文件的理解是基本正确的，我国的档案学理论把档案概念建立在历史文件的基础上，是符合我国档案工作实际情况的。
二、“非现行性”的概念不应绝对化
档案概念以非现行性为基础是正确的，但这并非说由此就不会产生矛盾了。比如过分强调档案的历史性。将非现行性的概念绝对化，都是不利于档案工作健康开展的。但因此而把档案概念建立在一般文件或现行文件的基础上则是不可取的。因为，这样会产生文件何时成为档案的问题，造成工作的混乱和思想的不一致。随着计算机技术在档案工作中的应用。文档管理一体化在基层单位已是大势所趋。如何实行文档管理一体化及如何设置归档关口等问题值得认真研究。只是鉴于这方面的实践尚处在初始阶段，有关理论的问世尚需一定时日。但不管情况如何变化。档案是文件运动某一阶段的产物这个结论不会变，档案概念应以非现行性为基础这个命题仍然成立，
三、有关“非现行性”若干问题的探讨
《何文》引用文件生命周期理论。把文件运动的全过程分为制作、现行、暂存和历史四个阶段，认为档案概念以非现行性为基础。导致档案阶段有的从暂存阶段开始，有的从现行阶段开始，归档关口“对有关文件而言设在文件的第二阶段和第三阶段之间，而对另一些文件而言就设在第一阶段和第二阶段之间，而且同一种文件在不同单位，其档案阶段的起始点也不相同”，即所谓档案起始点标准的双重性，如果这一问题确实是由于档案概念以非现行文件为基础所引发的，那么当档案概念改为以文件或现行文件为基础，是否就能解决这一矛盾呢，是否就能统一档案起始点的标准呢?假如档案以现行文件为基础，按照《何文》说法现行期是个相当长的历史阶段，同样也会产生是把现行阶段的起点作为档案的起始点呢?还是把现行阶段的终点作为档案的起始点的问题。即使档案以文件为基础，又该以文件的哪一个阶段作为档案的起始点呢?鉴于档案工作的广域性和文件类型的复杂性，在这纷繁多变的世界上，采用“一刀切”的办法硬要统一找出所有文件转化为档案的起始点是不现实的。就文件转化为档案的问题，从我国档案工作的现实出发，模糊处理比精确界定可能更为适宜。至于《何文》中谈到“设备档案是在设备开箱时就先行归档”的问题，并不能说是由档案起始点标准双重性所引起的。因为，这种开箱归档的做法并不是档案工作中的普遍现象，而是为维护档案的完整性而采取的一种变通措施。
如果能保证设备随机文件在设备调试安装后归档的完整性，设备开箱时随机文件不先行归档也未尝不可。事实上有不少单位采取了将随机文件先登记后归档的做法，即使设备随机文件先行归档，也只是履行一个手续，档案部门立即进行复印，将复制件或原件交设备部门使用。关于科技档案修改与传统的强调非现行性的观念相矛盾的问题，对这一似是矛盾的表面现象应作深层次的分析。第一，科技档案的非现行陸也是一个相对的概念，否则就无法解释对一些研制周期长的科技文件采取分阶段归档的做法，也无法解释科技档案可以更改的问题：第二，科技档案更改时有严格的更改原则、更改方法和更改手续，其中更改通知单是更改的凭证，必须归档保存：为保持更改前的原始面貌，原图作废但不销毁，仍作为档案保存。因此，从科技活动的发展过程看，这种更改仍属档案原始记录性的继续，不存在按自己的观点与需要去篡改档案的问题。第三，科技档案与文书档案不同，文书档案所记载的活动已成为不可更改的历史，相应的历史记录当然不允许更改。科技档案则不然，它所反映的科技活动仍在继续之中。因此，从某种意义上讲科技档案具有一定的现实使用性。
关于归档制度问题。在我国确实存在文件归档以后才能成为档案的问题，致使档案部门对部分未归档文件的失控。但这个问题的产生是不是由档案概念以非现行陸为基础所引发的，值得研究。由于我国档案工作延伸到行政管理与科技活动实践之中，在基层档案部门自然会产生文件归档的问题，在文件归档问题上有相当一部分问题的产生是由于归档制度执行不力，或归档范围规定不细。或部分工作人员档案意识不强所致。既然问题出在归档制度不健全或执行不力上，就应该通过强化归档制度和提高人们的档案意识来加以克服。
一、档案概念以“非现行性”为基础是合理的
我国的档案学理论首先是在研究文书档案管理理论的基础上发展起来的，随后又受到前苏联档案学理论的影响，尽管50年代末科技档案管理理论的建立，80年代末专门档案管理理论的兴起，使我国的档案学理论有了较大发展，但这一研究历史的痕迹至今仍然存在。我国在档案的概念上以非现行文件或历史文件为基础是合理的。理由如下：1 在我国的档案中确有部分所谓的现行文件，但更大量的是非现行文件，且随着事物的发展。当前暂时为现行陸的文件终归要变为历史文件。从历史长河的角度看，历史文件是档案的主体，档案终究只能是一种历史记录。我们之所以认为把档案概念建立在现行文件的基础上是不合理的，是因为这不符合也不能表明档案的基本属性。同样，把档案概念建立在一般文件的基础上也是不科学的，因为这不能表明档案与一般文件的区別，缺乏档案的时间特征。档案概念以非现行文件或历史文件为基础，这是由其本质属性所决定的。2 在谈及文件的现行性与历史性时，我们应当有一个广义的理解，并理解为一个相对的概念。凡事物的发展过程即为历史，我们不能认为非到过程结束之时文件才能成为历史文件。我们之所以认为历史是一个相对概念，就是基于事物发展的过程就是历史的观点。因而，不能因为产品仍在生产、设备仍在运转、房屋仍需维修，而把相应的产品图纸、设备文件、竣工图视为现行文件。如果这观点成立的话。那么有相当——部分档案要从档案的范畴中隊掉，其结果必然造成实际工作的混乱。例如，保存设备档案的目的是为了设备的使用和维修，其保存期限一般与设备实体同存，当设备报废时，相应的设备档案也就没有什么保存价值了。如果认为因设备还在运转使用，相应的设备文件就是现行文件，而不是相对地视为历史文件，那就无所谓设备档案了，因为哪个单位都不会花费人力和财力去保存管理那些实物对象已报废的所谓历史文件。总之，单纯以文件的使命为划分标准，那就不可能存在产品档案、基建档案、人事档案等这类概念，我们也正是从这一认识出发，认定作为档案概念基础的历史文件的“历史”是一个相对概念，而不能把历史文件理解为事物发展过程终结后的产物。3 我国的档案工作与西方国家的档案工作有着不少差异，对档案概念的理解不同就是其中之一。西方国家一般把进入档案馆的文件称为档案，在此之前称为现行文件。把档案工作范围由档案馆延伸到基层单位档案室，是我国档案工：作的一大特色，由此，档案概念的外延较西方国家有所扩大。如果用西方档案学的观点看，我国的档案中的确包括一部分所谓的现行文件，即“并不失其行政和法律效力”的文件。因为按照我国的档案学理论，“所谓现时使用完毕或办理完毕，是相对而言的，主要是指为履行当时的职责而直接使用材料告一段落。或完成了文书处理程序，并不是说以后不再利用，或文件内容针对的具体事务全部办完，该文件才算是‘处理完毕”’，事实上。我国对科技档案、专门档案的成功管理，证明了我国广大档案工作者对历史文件的理解是基本正确的，我国的档案学理论把档案概念建立在历史文件的基础上，是符合我国档案工作实际情况的。
二、“非现行性”的概念不应绝对化
档案概念以非现行性为基础是正确的，但这并非说由此就不会产生矛盾了。比如过分强调档案的历史性。将非现行性的概念绝对化，都是不利于档案工作健康开展的。但因此而把档案概念建立在一般文件或现行文件的基础上则是不可取的。因为，这样会产生文件何时成为档案的问题，造成工作的混乱和思想的不一致。随着计算机技术在档案工作中的应用。文档管理一体化在基层单位已是大势所趋。如何实行文档管理一体化及如何设置归档关口等问题值得认真研究。只是鉴于这方面的实践尚处在初始阶段，有关理论的问世尚需一定时日。但不管情况如何变化。档案是文件运动某一阶段的产物这个结论不会变，档案概念应以非现行性为基础这个命题仍然成立，
三、有关“非现行性”若干问题的探讨
《何文》引用文件生命周期理论。把文件运动的全过程分为制作、现行、暂存和历史四个阶段，认为档案概念以非现行性为基础。导致档案阶段有的从暂存阶段开始，有的从现行阶段开始，归档关口“对有关文件而言设在文件的第二阶段和第三阶段之间，而对另一些文件而言就设在第一阶段和第二阶段之间，而且同一种文件在不同单位，其档案阶段的起始点也不相同”，即所谓档案起始点标准的双重性，如果这一问题确实是由于档案概念以非现行文件为基础所引发的，那么当档案概念改为以文件或现行文件为基础，是否就能解决这一矛盾呢，是否就能统一档案起始点的标准呢?假如档案以现行文件为基础，按照《何文》说法现行期是个相当长的历史阶段，同样也会产生是把现行阶段的起点作为档案的起始点呢?还是把现行阶段的终点作为档案的起始点的问题。即使档案以文件为基础，又该以文件的哪一个阶段作为档案的起始点呢?鉴于档案工作的广域性和文件类型的复杂性，在这纷繁多变的世界上，采用“一刀切”的办法硬要统一找出所有文件转化为档案的起始点是不现实的。就文件转化为档案的问题，从我国档案工作的现实出发，模糊处理比精确界定可能更为适宜。至于《何文》中谈到“设备档案是在设备开箱时就先行归档”的问题，并不能说是由档案起始点标准双重性所引起的。因为，这种开箱归档的做法并不是档案工作中的普遍现象，而是为维护档案的完整性而采取的一种变通措施。
如果能保证设备随机文件在设备调试安装后归档的完整性，设备开箱时随机文件不先行归档也未尝不可。事实上有不少单位采取了将随机文件先登记后归档的做法，即使设备随机文件先行归档，也只是履行一个手续，档案部门立即进行复印，将复制件或原件交设备部门使用。关于科技档案修改与传统的强调非现行性的观念相矛盾的问题，对这一似是矛盾的表面现象应作深层次的分析。第一，科技档案的非现行陸也是一个相对的概念，否则就无法解释对一些研制周期长的科技文件采取分阶段归档的做法，也无法解释科技档案可以更改的问题：第二，科技档案更改时有严格的更改原则、更改方法和更改手续，其中更改通知单是更改的凭证，必须归档保存：为保持更改前的原始面貌，原图作废但不销毁，仍作为档案保存。因此，从科技活动的发展过程看，这种更改仍属档案原始记录性的继续，不存在按自己的观点与需要去篡改档案的问题。第三，科技档案与文书档案不同，文书档案所记载的活动已成为不可更改的历史，相应的历史记录当然不允许更改。科技档案则不然，它所反映的科技活动仍在继续之中。因此，从某种意义上讲科技档案具有一定的现实使用性。
关于归档制度问题。在我国确实存在文件归档以后才能成为档案的问题，致使档案部门对部分未归档文件的失控。但这个问题的产生是不是由档案概念以非现行陸为基础所引发的，值得研究。由于我国档案工作延伸到行政管理与科技活动实践之中，在基层档案部门自然会产生文件归档的问题，在文件归档问题上有相当一部分问题的产生是由于归档制度执行不力，或归档范围规定不细。或部分工作人员档案意识不强所致。既然问题出在归档制度不健全或执行不力上，就应该通过强化归档制度和提高人们的档案意识来加以克服。