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【摘要】本文首先简单介绍了高校数字化校园建设情况,阐述了传统后勘办公室与数字化校园之间所存在的矛盾,进而初步探索了后勘办公室如何在其特征、管理等方面能动地适应数字化校园建设新形势,实现办公室职能的转变。
【关键词】数字化校园;办公室职能;转变
随着信息技术的飞速发展和全球经济一体化步伐的加快,信息化水平成为高校提高核心竞争能力的重要技术支撑,高校进行的数字化校园建设就是这种客观环境下的产物。随着高校扩招和办学规模的不断扩大,高校普遍存在着教学资源分散、多校区办学的情况,这给学校管理带来了诸多不便,办公室普遍存在信息传递慢、准确性差、重复劳动多、工作强度大、办公效率不高等问题。在数字化校园建设的新形势下,作为高校管理中必不可缺的后勤管理在数字化校园新形势下应实现怎样的职能?后勤办公室应如何针对这种新形势转变其职能?本文对此进行了一些初步的探讨。
一、数字化校园和数字化办公室
数字化校园(Digital Campus)是一个动态系统,有关它的概念提法众多,一般认为:数字化校园是以数字化信息、计算机技术和网络系统为依托,从环境(校内、校外、设备、教室等)、资源(人力、设备、图书、讲义、课件等)到活动(教、学、管理、服务、办公等)的全部信息化,以实现教育、教学、科研、管理、技术服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输、应用,使教学资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。从设计目的而言,数字化校园能拓展现实校园的时间和空间的维度,促进学校领导、教务人员、教师与学生的交流,实现现代高等教育机构教学、管理的高效化。笔者所在的华南师范大学2008年开始引进数字化校园建设,6月开始全面推行数字化校园,实践证明,校园数字化使学校的教学与管理工作进入一个新的阶段。
高校数字化办公室建设是数字化校园建设的其中一个重要内容,是数字技术在办公室建设发展中得到充分运用的集中体现,是使办公室工作融人当今信息化、数字化的一项管理科学,是着眼于办公室工作职能定位,推进管理创新的新措施、新手段。完成办公室的数字化建设必将推动高校数字化校园的建设。
二、传统后勤办公室与校园数字化建设的矛盾
1、在操作方式上,传统后勤办公室的手工操作性与数字校园的智能化存在矛盾。尽管高校后勤办公室从20世纪90年代初就开始试行办公自动化,但其操作始终停留在针对办公中某个特定需求而开发(如:收发文登记、人事记录、资产管理等),多数是单机操作模式,不能实现信息交换和共享;其所做的内容往往只是在系统中输入信息数据,再把这些信息数据按照一定的格式(如word,excel)保存或打印出来。而数字校园办公室是大量信息产品的加工厂,要求突破地域和时空的限制,及时、快速地对信息给予反馈,实现办公信息实时的获取、共享和处理;办公人员需实行网上办公,在协同系统和虚拟的办公环境中对大量的信息进行处理,这些都是传统的手工操作所不能满足的。
2、在信息处理上,传统后勤办公室信息处理的滞后性、有限性与数字校园的网络化、快速化、灵活化之间存在矛盾。长期以来,传统后勤办公室习惯了用纸张作为信息记录的载体,即使本部门有较为完善的信息管理系统,在信息发生变化时,也习惯了对记录的笔记进行修改,而忽略了对数据库中信息的修改;各职能部门如饮食、宿舍、维修、水电、绿化等条块分割明显,存在信息孤岛现象,信息有限,缺乏统一建设、共享的基础平台;此外,不管是小机关多实体的管理模式,还是后勤集团大乙方的管理模式,都摆脱不了传统的层级管理模式,一个方案文件从草拟、送稿、讨论、修改、登记、拟办、领导批办、发、至实施需要经过许多中间环节,延误时间、耗费劳力,导致信息滞后。
3、在管理模式上,传统后勤办公室管理的经验化与数字校园办公室管理的科学化、公开化、民主化之间存在矛盾。后勤办公室管理不同于一般的办公室管理,它有较强的业务管理性,传统后勤办公室中的决策方式主要是依靠领导者个人的经验或领导艺术,后勤办公室人员习惯于的埋头苦干、奉命撰文、照章行事,这种工作方式存在许多弊病并容易导致决策失误。
三、数字化校园中后勤办公室的职能转变
校园的数字化对高校后勤办公室提出了更高更新的要求。为了解决上述矛盾,后勤办公室必须在其特征、职能、管理等方面能动地适应这一要求,实现办公室职能的转变。
1、从事务型向政务决策型的职能转变。
政务决策型服务侧重于为领导服务,发挥参谋作用,其工作一般具有前瞻性、参与性、非程序化的特点,主要体现在信息、调研、督察等工作职能的行使中。在数字化校园的新形势下,后勤办公室的政务性服务和决策功能不断加强。如:通过网络快速地获取、分析教育管理的相关信息,以便于学校及后勤领导作出迅速、准确的决策;通过网络随时与各职能部门、高校同行等保持合作与协调,使领导能随时调整相应的政策和纲领,制定政策前做好规划、调研,预测利弊,把握发展的方向,使后勤工作能紧密围绕学校中心工作进行开展;在掌握大量准确、可靠、真实的信息基础上,根据后勤自身的特点和需要选择出有典型意义的课题进行调研,做到有的放矢,从而提出合理化建议;通过网络及时获得群众的意见和建议,为完善和修订决策提供依据,使决策能反映师生员工的要求和意愿,尽可能兼顾到师生员工的切身利益。由上可见,数字校园保证了后勤办公室调研、决策工作的权威性、时效性、反馈性,既重过程亦重结果,使得办公室工作性质由以往以事务性为主逐渐转向以政务性、决策性为主,事务性为辅。
2、从经验管理型向科学管理型的职能转变。
经验式管理强调工作形式和工作思路的相对固定化和程序化,可操作性强;而科学化管理则注重于倡导建立和完善各项工作的程序和规范,强调人的创造性和管理目标的结合,在一定程度上减少了人为因素对工作效率的影响,更能发挥组织的作用和准确的评价工作人员的绩效和个人能力。高校后勤办公室实行数字信息化管理,真正体现管理的科学化,因其避免了一些用正式文件、报告或面对面提意见、建议难以表述的具体问题,有意识地为教职员工提供了一个参政议政、建言献策的公共平台,同时也为后勤领导提供了一个集思广益、广开言路、下纳民意的通畅渠道。而这一网络平台的开通,也客观上促进办公室的职能要更快地向服务性、务实性方向上进行转变。
3、从单一封闭型向民主公开型的职能转变。
高校信息早已不像以前单一指高校图书资料信息这一内容,它已涵盖了学校工作的各个方面。而高校的信息工作不能仅局限于高校内部,更要面向社会、面向市场、面向需求,这对后勤部门尤为重要。通过数字校园管理,高校的后勤信息资源融入社会之中,既能扩大信息的容量。同时也可凭借高校在科研和人才方面的优势而作为社会的一个信息咨询部门,并通过其运作,有效地加速信息的传递和交流,为学校教学、科研、后勤管理等资源、成果牵线搭桥,直接体现学校服务于社会的功能,打破高校后勤信息单一封闭性的局面。同时,通过数字化校园建设,学校的政务内容在校园网上发布,为广大教职员工提供了一个
【关键词】数字化校园;办公室职能;转变
随着信息技术的飞速发展和全球经济一体化步伐的加快,信息化水平成为高校提高核心竞争能力的重要技术支撑,高校进行的数字化校园建设就是这种客观环境下的产物。随着高校扩招和办学规模的不断扩大,高校普遍存在着教学资源分散、多校区办学的情况,这给学校管理带来了诸多不便,办公室普遍存在信息传递慢、准确性差、重复劳动多、工作强度大、办公效率不高等问题。在数字化校园建设的新形势下,作为高校管理中必不可缺的后勤管理在数字化校园新形势下应实现怎样的职能?后勤办公室应如何针对这种新形势转变其职能?本文对此进行了一些初步的探讨。
一、数字化校园和数字化办公室
数字化校园(Digital Campus)是一个动态系统,有关它的概念提法众多,一般认为:数字化校园是以数字化信息、计算机技术和网络系统为依托,从环境(校内、校外、设备、教室等)、资源(人力、设备、图书、讲义、课件等)到活动(教、学、管理、服务、办公等)的全部信息化,以实现教育、教学、科研、管理、技术服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输、应用,使教学资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。从设计目的而言,数字化校园能拓展现实校园的时间和空间的维度,促进学校领导、教务人员、教师与学生的交流,实现现代高等教育机构教学、管理的高效化。笔者所在的华南师范大学2008年开始引进数字化校园建设,6月开始全面推行数字化校园,实践证明,校园数字化使学校的教学与管理工作进入一个新的阶段。
高校数字化办公室建设是数字化校园建设的其中一个重要内容,是数字技术在办公室建设发展中得到充分运用的集中体现,是使办公室工作融人当今信息化、数字化的一项管理科学,是着眼于办公室工作职能定位,推进管理创新的新措施、新手段。完成办公室的数字化建设必将推动高校数字化校园的建设。
二、传统后勤办公室与校园数字化建设的矛盾
1、在操作方式上,传统后勤办公室的手工操作性与数字校园的智能化存在矛盾。尽管高校后勤办公室从20世纪90年代初就开始试行办公自动化,但其操作始终停留在针对办公中某个特定需求而开发(如:收发文登记、人事记录、资产管理等),多数是单机操作模式,不能实现信息交换和共享;其所做的内容往往只是在系统中输入信息数据,再把这些信息数据按照一定的格式(如word,excel)保存或打印出来。而数字校园办公室是大量信息产品的加工厂,要求突破地域和时空的限制,及时、快速地对信息给予反馈,实现办公信息实时的获取、共享和处理;办公人员需实行网上办公,在协同系统和虚拟的办公环境中对大量的信息进行处理,这些都是传统的手工操作所不能满足的。
2、在信息处理上,传统后勤办公室信息处理的滞后性、有限性与数字校园的网络化、快速化、灵活化之间存在矛盾。长期以来,传统后勤办公室习惯了用纸张作为信息记录的载体,即使本部门有较为完善的信息管理系统,在信息发生变化时,也习惯了对记录的笔记进行修改,而忽略了对数据库中信息的修改;各职能部门如饮食、宿舍、维修、水电、绿化等条块分割明显,存在信息孤岛现象,信息有限,缺乏统一建设、共享的基础平台;此外,不管是小机关多实体的管理模式,还是后勤集团大乙方的管理模式,都摆脱不了传统的层级管理模式,一个方案文件从草拟、送稿、讨论、修改、登记、拟办、领导批办、发、至实施需要经过许多中间环节,延误时间、耗费劳力,导致信息滞后。
3、在管理模式上,传统后勤办公室管理的经验化与数字校园办公室管理的科学化、公开化、民主化之间存在矛盾。后勤办公室管理不同于一般的办公室管理,它有较强的业务管理性,传统后勤办公室中的决策方式主要是依靠领导者个人的经验或领导艺术,后勤办公室人员习惯于的埋头苦干、奉命撰文、照章行事,这种工作方式存在许多弊病并容易导致决策失误。
三、数字化校园中后勤办公室的职能转变
校园的数字化对高校后勤办公室提出了更高更新的要求。为了解决上述矛盾,后勤办公室必须在其特征、职能、管理等方面能动地适应这一要求,实现办公室职能的转变。
1、从事务型向政务决策型的职能转变。
政务决策型服务侧重于为领导服务,发挥参谋作用,其工作一般具有前瞻性、参与性、非程序化的特点,主要体现在信息、调研、督察等工作职能的行使中。在数字化校园的新形势下,后勤办公室的政务性服务和决策功能不断加强。如:通过网络快速地获取、分析教育管理的相关信息,以便于学校及后勤领导作出迅速、准确的决策;通过网络随时与各职能部门、高校同行等保持合作与协调,使领导能随时调整相应的政策和纲领,制定政策前做好规划、调研,预测利弊,把握发展的方向,使后勤工作能紧密围绕学校中心工作进行开展;在掌握大量准确、可靠、真实的信息基础上,根据后勤自身的特点和需要选择出有典型意义的课题进行调研,做到有的放矢,从而提出合理化建议;通过网络及时获得群众的意见和建议,为完善和修订决策提供依据,使决策能反映师生员工的要求和意愿,尽可能兼顾到师生员工的切身利益。由上可见,数字校园保证了后勤办公室调研、决策工作的权威性、时效性、反馈性,既重过程亦重结果,使得办公室工作性质由以往以事务性为主逐渐转向以政务性、决策性为主,事务性为辅。
2、从经验管理型向科学管理型的职能转变。
经验式管理强调工作形式和工作思路的相对固定化和程序化,可操作性强;而科学化管理则注重于倡导建立和完善各项工作的程序和规范,强调人的创造性和管理目标的结合,在一定程度上减少了人为因素对工作效率的影响,更能发挥组织的作用和准确的评价工作人员的绩效和个人能力。高校后勤办公室实行数字信息化管理,真正体现管理的科学化,因其避免了一些用正式文件、报告或面对面提意见、建议难以表述的具体问题,有意识地为教职员工提供了一个参政议政、建言献策的公共平台,同时也为后勤领导提供了一个集思广益、广开言路、下纳民意的通畅渠道。而这一网络平台的开通,也客观上促进办公室的职能要更快地向服务性、务实性方向上进行转变。
3、从单一封闭型向民主公开型的职能转变。
高校信息早已不像以前单一指高校图书资料信息这一内容,它已涵盖了学校工作的各个方面。而高校的信息工作不能仅局限于高校内部,更要面向社会、面向市场、面向需求,这对后勤部门尤为重要。通过数字校园管理,高校的后勤信息资源融入社会之中,既能扩大信息的容量。同时也可凭借高校在科研和人才方面的优势而作为社会的一个信息咨询部门,并通过其运作,有效地加速信息的传递和交流,为学校教学、科研、后勤管理等资源、成果牵线搭桥,直接体现学校服务于社会的功能,打破高校后勤信息单一封闭性的局面。同时,通过数字化校园建设,学校的政务内容在校园网上发布,为广大教职员工提供了一个