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内容摘要：成本控制与效益实现是衡量一项工作做的好坏的重要指标，可以指导工作朝着合理、高效的方向改进。本文围绕数字档案信息资源建设成本与效益分析为中心，对成本与效益进行分类和识别，并通过建立基准效益及横向与纵向的比较，论述数字档案信息资源的建设效果。
关键词：成本 效益 数字档案资源 档案信息化
“档案信息化建设是以资源建设为核心，以纸质档案数字化为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要工作。”档案信息化实质上就是利用现代化技术手段将档案信息作为一种资源进行开发，并通过便捷的传递方式实现档案信息的社会化利用。而数字档案信息资源建设作为档案信息化建设的中心内容，其成本的控制和效益的实现对整个档案信息化建设工作来说至关重要。
1数字档案信息资源建设
数字档案信息资源是档案工作顺应时代发展，改变长久以来档案提供利用方式，提高档案信息传播速度和效率的产物。“数字档案信息资源建设水平直接决定着档案信息化的内在质量，关系到档案信息资源的有效开发与利用。”其建设主要包括四个部分的內容：
（1） 传统档案数字化。虽然当前电子文件激增，为了简化工作、节约成本并为用户提供更为便捷的服务，社会各部门对电子文件的普及应用也逐步加深。但由于技术和管理上的不足，大量电子文件不能接收进馆，加上电子文件的可靠性并没能得到法律的认可，仍有大量传统纸质文件产生，且许多馆藏的传统载体档案依然存在利用价值，因此纸质档案数字化成为数字档案信息资源建设的重要途径，档案信息化建设的重点。在对传统档案进行数字化时要注意利用价值高、特殊载体、珍贵和高危档案优先进行，并且在数字化过程中注重知识文化类档案、民生档案、特色档案以及多媒体档案比重的增加，迎合社会需要，提高数字档案信息资源建设效益。
（2） 数字档案信息资源数据库建设。即运用现代信息技术手段将已实现数字化的传统档案和接收的电子档案信息内容，按照数据结构进行有序排列形成一个组织、存储和管理数据的“仓库”。数据库的建设可以根据不同需要存储不同的档案信息内容，既可以建立目录信息数据库，也可以建设全文数据库，总之依据数字档案信息的类型、公开程度以及利用的需要进行确定。
（3） 档案信息计算机网络建设。档案信息网络建设是档案信息化建设的基础性工作，是对全国档案信息资源实现有序组织，高效整合的重要步骤。其建设不仅有利于全国档案信息资源运行平台的统一，更是破除“信息孤岛”实现信息资源无障碍整合的前提和关键。但档案信息计算机网络建设要想实现一体化必须还要有统一的制度和标准作为保障，如果环境建设没有做好，那么信息化建设就很容易出现混乱。
（4） 档案信息资源开发与整合。即在档案信息资源数据库的建设和完善基础上，利用信息技术手段，实现馆际之间信息资源的共建共享和规模性整合。在对档案信息资源开发之前首先要进行规划和充分的社会调查，由于档案工作人员与利用者之间存在着严重地信息不对称现象，会造成档案信息资源开发人员对利用者需求的“未知”，这是无法被预料的，而这样的“未知”往往蕴藏着很大的开发价值，因此事前的调查和规划必不可少。
2数字档案信息资源建设成本效益估量的意义
谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》中指出：“管理公共文件的任务在于以最低廉的代价和最有效的方式使这些文件服务于它问世的目的，并在这种作用完成后对它作适当处置”。冯惠玲教授也认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久”。？？？另外1994年国家档案局颁布了《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》，这就为档案信息资源开发利用所创造的经济效益提供定量分析表述的借鉴，虽然这项规定并不能完全适应档案馆这样的公共服务机构，也不适用于所有档案，但总的来说还是推动了档案效益核算从笼统模糊向清晰具化转变。其计算公式为：J=α·S-C（J 总经济效益，S某项活动获得的全部经济效益，α作用系数，C劳动消耗）。
综合上述学术观点和规定可以清晰得出这样一个结论：效益与成本的对比是衡量一项工作做的好坏的重要标准，档案信息的开发利用要结合现实因素，充分考虑成本消耗和效益实现。数字档案信息资源建设的根本目的在于把利用者需要的档案信息资源从大量繁杂的档案中挖掘出来，以快捷、简便的现代化手段及时传递给用户，实现档案信息的增值。凡是效益的产生，必然有一定的成本消耗作为基础。在档案信息化过程中对建设的成本和效益进行估量，有助于更为直观地分析建设工作的效率，总结信息开发的范围、顺序以及提供的手段是否需要进行调整，尽可能缩减投入成本，提高档案信息资源利用率，使有时效性的档案在其时效期内充分发挥价值，实现效益的增长。特别是企业档案和科技档案，企业决策和一项活动推进所需要的大量信息都来源于档案，企业以投资回报为生存准则，其利用档案的最终目的就是为自身创造更大的经济效益，因此，对企业档案信息利用效益进行分析评价，对提高企业管理水平和竞争能力具有十分重大的现实意义。
3数字档案信息资源利用效益机理
3.1效益体现
档案信息资源本身存在价值这一点无可厚非，但如果只是尘封，它的价值就无从发挥，只有被利用其价值才能真正得以体现，才能够创造效益。总的来说数字档案信息资源所能创造的效益可以分为经济效益和社会效益。
3.1.1经济效益
经济效益简单明了，就是使用档案信息所创造的能够用货币表示的价值因素，主要用来衡量档案被直接利用后对用户所产生的经济收益。对档案馆来说经济效益可能很难衡量，一方面档案馆是公共机构，不以盈利为目的；另一方面档案馆提供档案信息的利用者绝大多数不是档案的提供者，利用者来自不同地方，带有不同的查档目的，档案馆无从知晓，也无法对利用后产生的效果进行统计。但对企业档案和科技档案来说，其所产生的经济效益就很容易被衡量或计算。
关键词：成本 效益 数字档案资源 档案信息化
“档案信息化建设是以资源建设为核心，以纸质档案数字化为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要工作。”档案信息化实质上就是利用现代化技术手段将档案信息作为一种资源进行开发，并通过便捷的传递方式实现档案信息的社会化利用。而数字档案信息资源建设作为档案信息化建设的中心内容，其成本的控制和效益的实现对整个档案信息化建设工作来说至关重要。
1数字档案信息资源建设
数字档案信息资源是档案工作顺应时代发展，改变长久以来档案提供利用方式，提高档案信息传播速度和效率的产物。“数字档案信息资源建设水平直接决定着档案信息化的内在质量，关系到档案信息资源的有效开发与利用。”其建设主要包括四个部分的內容：
（1） 传统档案数字化。虽然当前电子文件激增，为了简化工作、节约成本并为用户提供更为便捷的服务，社会各部门对电子文件的普及应用也逐步加深。但由于技术和管理上的不足，大量电子文件不能接收进馆，加上电子文件的可靠性并没能得到法律的认可，仍有大量传统纸质文件产生，且许多馆藏的传统载体档案依然存在利用价值，因此纸质档案数字化成为数字档案信息资源建设的重要途径，档案信息化建设的重点。在对传统档案进行数字化时要注意利用价值高、特殊载体、珍贵和高危档案优先进行，并且在数字化过程中注重知识文化类档案、民生档案、特色档案以及多媒体档案比重的增加，迎合社会需要，提高数字档案信息资源建设效益。
（2） 数字档案信息资源数据库建设。即运用现代信息技术手段将已实现数字化的传统档案和接收的电子档案信息内容，按照数据结构进行有序排列形成一个组织、存储和管理数据的“仓库”。数据库的建设可以根据不同需要存储不同的档案信息内容，既可以建立目录信息数据库，也可以建设全文数据库，总之依据数字档案信息的类型、公开程度以及利用的需要进行确定。
（3） 档案信息计算机网络建设。档案信息网络建设是档案信息化建设的基础性工作，是对全国档案信息资源实现有序组织，高效整合的重要步骤。其建设不仅有利于全国档案信息资源运行平台的统一，更是破除“信息孤岛”实现信息资源无障碍整合的前提和关键。但档案信息计算机网络建设要想实现一体化必须还要有统一的制度和标准作为保障，如果环境建设没有做好，那么信息化建设就很容易出现混乱。
（4） 档案信息资源开发与整合。即在档案信息资源数据库的建设和完善基础上，利用信息技术手段，实现馆际之间信息资源的共建共享和规模性整合。在对档案信息资源开发之前首先要进行规划和充分的社会调查，由于档案工作人员与利用者之间存在着严重地信息不对称现象，会造成档案信息资源开发人员对利用者需求的“未知”，这是无法被预料的，而这样的“未知”往往蕴藏着很大的开发价值，因此事前的调查和规划必不可少。
2数字档案信息资源建设成本效益估量的意义
谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》中指出：“管理公共文件的任务在于以最低廉的代价和最有效的方式使这些文件服务于它问世的目的，并在这种作用完成后对它作适当处置”。冯惠玲教授也认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久”。？？？另外1994年国家档案局颁布了《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》，这就为档案信息资源开发利用所创造的经济效益提供定量分析表述的借鉴，虽然这项规定并不能完全适应档案馆这样的公共服务机构，也不适用于所有档案，但总的来说还是推动了档案效益核算从笼统模糊向清晰具化转变。其计算公式为：J=α·S-C（J 总经济效益，S某项活动获得的全部经济效益，α作用系数，C劳动消耗）。
综合上述学术观点和规定可以清晰得出这样一个结论：效益与成本的对比是衡量一项工作做的好坏的重要标准，档案信息的开发利用要结合现实因素，充分考虑成本消耗和效益实现。数字档案信息资源建设的根本目的在于把利用者需要的档案信息资源从大量繁杂的档案中挖掘出来，以快捷、简便的现代化手段及时传递给用户，实现档案信息的增值。凡是效益的产生，必然有一定的成本消耗作为基础。在档案信息化过程中对建设的成本和效益进行估量，有助于更为直观地分析建设工作的效率，总结信息开发的范围、顺序以及提供的手段是否需要进行调整，尽可能缩减投入成本，提高档案信息资源利用率，使有时效性的档案在其时效期内充分发挥价值，实现效益的增长。特别是企业档案和科技档案，企业决策和一项活动推进所需要的大量信息都来源于档案，企业以投资回报为生存准则，其利用档案的最终目的就是为自身创造更大的经济效益，因此，对企业档案信息利用效益进行分析评价，对提高企业管理水平和竞争能力具有十分重大的现实意义。
3数字档案信息资源利用效益机理
3.1效益体现
档案信息资源本身存在价值这一点无可厚非，但如果只是尘封，它的价值就无从发挥，只有被利用其价值才能真正得以体现，才能够创造效益。总的来说数字档案信息资源所能创造的效益可以分为经济效益和社会效益。
3.1.1经济效益
经济效益简单明了，就是使用档案信息所创造的能够用货币表示的价值因素，主要用来衡量档案被直接利用后对用户所产生的经济收益。对档案馆来说经济效益可能很难衡量，一方面档案馆是公共机构，不以盈利为目的；另一方面档案馆提供档案信息的利用者绝大多数不是档案的提供者，利用者来自不同地方，带有不同的查档目的，档案馆无从知晓，也无法对利用后产生的效果进行统计。但对企业档案和科技档案来说，其所产生的经济效益就很容易被衡量或计算。