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1、调查的基本情况
本次调查采用问卷的方式，调查范围是辽宁省10个省直单位，其中，机关7个，事业单位3个。
1.1 电子文件归档基本情况。辽宁省10个省直单位的电子文件归档管理基本情况详见表l。从表l中看出集中在档案室保存的占80％，分散在各形成部门的占20％；档案室负责归档的占70％，业务部门负责归档的占30％；制定电子文件归档制度或规范的占90％，制定电子文件保管期限表的占70％；定期集中归档的占80％，随办随归的占10％；没有一家归档元数据和背景信息的，说明这是薄弱环节。
1.2 管理系统情况。辽宁省10个省直单位均有信息管理系统，其中，6家信息管理系统中没有归档功能，3家使用业务系统的有归档功能，1家使用其他系统的有归档功能。只有3家有档案管理软件，使用的是世纪科怡管理软件，其他7家无档案管理软件。
1.3 电子文件保存备份情况。辽宁省10个省直单位的电子文件保存备份情况详见表2。从表2中看出，保存在移动硬盘的占60％、光盘的占60％、磁盘的占20％、服务器的占10％；备份l套的占50％、2套的占30％，没有备份的占20％；一年一次备份的占20％，随时备份的占20％，没有定期备份的占60％；存放地点在本单位的占90％，没有1家实行异地存放的。
2、基本印象与初步分析
从调查中看出，辽宁省省直单位的信息化已经达到比较高的水平，电子文件的归档管理工作无论是制度和标准建设，还是日常的管理工作也都达到相当的水平。但是，按照档案信息化的要求还有一定的差距。主要表现在：
2.1 信息化水平较高，但仍是传统的管理模式。从表1和1.2中看出，对电子文件归档管理无论是负责保存还是负责归档，大部分都是档案部门，分别占80％和70％，是已改变了管理流程，由档案部门实行了“前端控制”?但仔细分析，有80％的信息系统是集中归档，有60％的没有归档功能，则说明，并没有改变管理流程实行“前端控制”，实行的仍是传统的归档管理模式，不利于保障电子文件的真实性。
2.2 电子文件归档制度和工作较完善，但无元数据和背景信息归档。有90％的单位制定了电子文件归档制度或规范，有90％的实行了电子文件归档，但是，没有一家归档元数据和背景信息的。分析其原因，其一，可能是档案人员对元数据和背景信息不很理解，所以不重视；其二，可能是信息系统中，没有采集元数据和背景信息的功能。元数据和背景信息是保障电子文件有效性、真实性、完整性的关键所在，是维系电子文件信息安全最重要的手段，应引起有关部门的重视。
2.3 信息化硬件建设水平较高，但软件建设和管理水平较低。10家单位均有信息管理系统，但有60％的信息系统没有归档功能，也就是在其系统中没有档案管理模块。其结果：一是无法实现文档一体化和“前端控制”，二是归档电子文件不在信息系统中，不利于电子档案信息共享，无法体现信息化的优势。
2.4 有风险意识，但做得不到位。对归档的电子文件，10家单位都有风险意识，基本上做到了脱机保存，80％的单位做了备份，并有70％的单位选择单独存放，但是100％的单位没有做异地存放。这反映了其关注信息安全和有风险意识，但做得不到位。对于突发性、不可抗拒的災害，异地存放效果相对最安全。
综上所述，电子文件归档管理工作任重而道远。其中，存在许多的问题，亟待有关部门的重视和解决。
本次调查采用问卷的方式，调查范围是辽宁省10个省直单位，其中，机关7个，事业单位3个。
1.1 电子文件归档基本情况。辽宁省10个省直单位的电子文件归档管理基本情况详见表l。从表l中看出集中在档案室保存的占80％，分散在各形成部门的占20％；档案室负责归档的占70％，业务部门负责归档的占30％；制定电子文件归档制度或规范的占90％，制定电子文件保管期限表的占70％；定期集中归档的占80％，随办随归的占10％；没有一家归档元数据和背景信息的，说明这是薄弱环节。
1.2 管理系统情况。辽宁省10个省直单位均有信息管理系统，其中，6家信息管理系统中没有归档功能，3家使用业务系统的有归档功能，1家使用其他系统的有归档功能。只有3家有档案管理软件，使用的是世纪科怡管理软件，其他7家无档案管理软件。
1.3 电子文件保存备份情况。辽宁省10个省直单位的电子文件保存备份情况详见表2。从表2中看出，保存在移动硬盘的占60％、光盘的占60％、磁盘的占20％、服务器的占10％；备份l套的占50％、2套的占30％，没有备份的占20％；一年一次备份的占20％，随时备份的占20％，没有定期备份的占60％；存放地点在本单位的占90％，没有1家实行异地存放的。
2、基本印象与初步分析
从调查中看出，辽宁省省直单位的信息化已经达到比较高的水平，电子文件的归档管理工作无论是制度和标准建设，还是日常的管理工作也都达到相当的水平。但是，按照档案信息化的要求还有一定的差距。主要表现在：
2.1 信息化水平较高，但仍是传统的管理模式。从表1和1.2中看出，对电子文件归档管理无论是负责保存还是负责归档，大部分都是档案部门，分别占80％和70％，是已改变了管理流程，由档案部门实行了“前端控制”?但仔细分析，有80％的信息系统是集中归档，有60％的没有归档功能，则说明，并没有改变管理流程实行“前端控制”，实行的仍是传统的归档管理模式，不利于保障电子文件的真实性。
2.2 电子文件归档制度和工作较完善，但无元数据和背景信息归档。有90％的单位制定了电子文件归档制度或规范，有90％的实行了电子文件归档，但是，没有一家归档元数据和背景信息的。分析其原因，其一，可能是档案人员对元数据和背景信息不很理解，所以不重视；其二，可能是信息系统中，没有采集元数据和背景信息的功能。元数据和背景信息是保障电子文件有效性、真实性、完整性的关键所在，是维系电子文件信息安全最重要的手段，应引起有关部门的重视。
2.3 信息化硬件建设水平较高，但软件建设和管理水平较低。10家单位均有信息管理系统，但有60％的信息系统没有归档功能，也就是在其系统中没有档案管理模块。其结果：一是无法实现文档一体化和“前端控制”，二是归档电子文件不在信息系统中，不利于电子档案信息共享，无法体现信息化的优势。
2.4 有风险意识，但做得不到位。对归档的电子文件，10家单位都有风险意识，基本上做到了脱机保存，80％的单位做了备份，并有70％的单位选择单独存放，但是100％的单位没有做异地存放。这反映了其关注信息安全和有风险意识，但做得不到位。对于突发性、不可抗拒的災害，异地存放效果相对最安全。
综上所述，电子文件归档管理工作任重而道远。其中，存在许多的问题，亟待有关部门的重视和解决。