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[摘 要]中职学校基建档案是中职学校基本建设过程中的基础性材料，它的收集工作是学校基建管理中不可或缺的一部分。文章分析了当前中职学校基建档案收集过程中存在的问题，并对如何做好中职学校基建档案管理工作提出了建议。
[关键词]中职学校；基建档案；收集
近年来，中职学校不断扩大招生规模，从总体上优化了教育资源，对加速经济和社会文化事业的发展具有深远的影响，也给学校的发展带来了新的机遇和挑战，注入了新的生机和活力，为了保证扩招之后一定规模的基本办学条件，笔者所在校纷纷加大基本建设投入，加快基本建设步伐。为此学校基建档案的收集、整理和归档进室整理工作也需要加大力度，但在实际工作中，基建档案的进室工作一直不尽如人意，这是中职学校档案工作者值得深刻思考的问题。
一、中职学校基建档案工作的现状
（一）工程周期缩短
过去一项基本建设工程从立项到竣工验收，大多需要3-5年。现今，为了适应扩招需要，建设周期大大缩短，一般为1-2年左右，特别是碰到数栋楼的建设，短时间内将会产生大量的文件材料。由于各种原因，往往造成一栋楼交付使用后，2-3年基建档案才陆续归档。这期间如遇人员变动，使工作失去连续时，很容易造成文件材料在交接和管理上断档、不齐全、不完整。
（二）涉及面广
基建工程是一个庞大的工程，涉及到计划、城建、设计、消防、勘察、施工、质量监督等诸多部门和土建、安装等诸多专业，由于产生的文件材料繁杂，客观上造成文件材料的收集、积累和归档的难度。
（三）基建工程队归档质量存在许多问题
由于多方面原因，在实际管理工作中，基建工程队归档质量存在着许多问题，首先归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如具有作用、法律效力的一些关键文件都是复印件或签字、盖章不全，失去了原有的作用。其次，文件归档不够齐全、完整，書写材料、纸张大小不统一，个别材料用圆珠笔、蓝墨水、复写纸书写，字迹模糊不清，不符合归档要求。再次，在客观上还存在着“重建设速度，轻档案积累”的情况，档案质量不如一项工程质量受人重视。
二、做好中职业学校基建档案的归档工作的途径和办法
2004年以前，笔者所在校基建档案一直归后勤保障科收藏，原始文件材料也只有一套，并且不齐全，自2005年起，根据上级文件精神，学校重大基建项目原始文件材料必须归入城建档案馆备案，为此学校修定了管理办法：（1）对正在建设的项目，文件原始材料准备二套，一套归城建馆，另一套归学校档案。（2）历史原因已形成的仅有一套原始文件材料的重大基建项目，原始文件材料归城建档案馆前，必须将其全部复印，每项复印件右下角刻上“原件在城建馆档案馆”蓝章字样，按原有顺序，将复印件归入学校档案室。如何把好进室基建档案的质量关，需要做好以下几个方面的工作。
（一）重视基建档案的整理工作
要使基建档案达到真实、完整、准确，必须进行科学的整理工作，按照基建项目的提出、立项审核、勘察设计、施工、监理、竣工验收各阶段自然形成规律和内在有机联系，进行系统的整理组卷。因此，档案管理人员对施工单位上交的材料，要逐项逐页认真审查，耐心修正；对有些存在问题的文字材料和图纸等，按照要求采取补救措施，归档的基建文件材料和图纸应为原件，特殊情况可使用复印件，但必须加盖公章，说明原件存放地；保证字迹工整，图样清晰，严禁使用铅笔和圆珠笔书写；签字和印鉴齐备，请示和批复同时归档。通过整理、补充工作，大大提高了基建档案收集的齐全和准确程度。
（二）适时检查和控制归档进度
档案工作人员要经常深入基建部门进行检查和业务指导，同时向施工单位进行归档工作的技术交底、跟踪、监督检查，及时发现和解决工作中存在的具体问题对工作进展和形成的文件材料做到心中有数，尽量避免重新返工的现象，并通过各种制约机制，适时检查和控制归档进度，把好基建档案质量关。
（三）不断完善现代化科学管理
目前，很多学校档案室都应用自治区档案局研发的档案综合管理系统软件，现已初步显示出它的优越性。为了更好地使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来档案工作人员结合笔者所在校具体情况及时拷贝一个管理标准格式，基建部门归档时，以子目录的电子表格形式存放“案卷目录”和“卷内目录”，二者必须一一对应。用这种方式保存基建档案的原文信息，可利用操作系统文件名的自动排序功能，即使不通过档案软件检索功能，也可以方便地对基建档案按“件”分隔开，并按照件号进行查找。
另外，档案管理人员在接收基建档案的文字材料时，应注意电子档案的收集，并对所接收的电子档案进一步整理和完善，利用档案管理软件系统和“案卷目录”和“卷内目录”进行成功地转换，可以得到“案卷目录”和卷内目录“的网格形式并利用激光打印机，直接得到案卷的卷内目录，使基建档案和现代化科学管理不断地完善，提高归档效率，避免了大量的的重复劳动。
（四）建立健全管理制度，保障基建档案的收集归档工作
面对基建档案收集归档难这一现实问题，笔者所在校档案室主动与学校基建部门协商制定了相关管理制度。在基建招标时，由基建部门将标书和图纸的套数在原有的基础上增加归档需要的数量并保证归档的两套资料必须是原件。同时，按有关规定从基建总投资中扣留5%作为档案保证金，待工程完工后，档案资料由档案室验收，合格后档案室
出具归档验收证明，财务科才予以支付结算款。这样既可以保证学校基建部门督促施工单位认真整理施工资料，保证基建档案的原始、完整和准确，又为学校今后使用这类档案提供了方便。这项工作得到学校领导的支持和充分肯定，为开展其他工作打下来较好的基础。
（五）办好进室档案的交接手续
1.移交部门将移交的每个项目的基建档案名称、内容、数量（卷、册）页数填写清楚，需要说明的在备注一栏填写清楚，一式二份，交接方各执一份。
2.为了办好基建档案交接手续，基建档案经过系统的整理，组卷后，由项目负责人签字并填写该项目的档案归档说明，内容包括对该基建档案的完整、准确、真实、系统等写出评述意见，基建部门负责人签字，加盖档案室的公章，并收此表归入卷内，同基建档案材料一起存档。
综上所述，基建档案是中职学校基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据，随着时间推移，人们越来越认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要性。因此，我们必须做好基建档案的进室工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，为学校各项工作提供服务，使基建档案在学校实施“以扩促建”发展战略实践中，发挥积极作用，保护学校的合法权益。
[参考文献]
[1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济,2005,15(10):236-237.
[2]刘金存.论高校基建档案建设与管理[J].扬州大学学报:高教研究版,2003(9):54-55.
[3]傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步[J].经验交流,2005(7):66-70.
[作者简介]陈慧玲（1963—），女，广西南宁人，广西机电工程学校校办公室工作，档案专业馆员。
[关键词]中职学校；基建档案；收集
近年来，中职学校不断扩大招生规模，从总体上优化了教育资源，对加速经济和社会文化事业的发展具有深远的影响，也给学校的发展带来了新的机遇和挑战，注入了新的生机和活力，为了保证扩招之后一定规模的基本办学条件，笔者所在校纷纷加大基本建设投入，加快基本建设步伐。为此学校基建档案的收集、整理和归档进室整理工作也需要加大力度，但在实际工作中，基建档案的进室工作一直不尽如人意，这是中职学校档案工作者值得深刻思考的问题。
一、中职学校基建档案工作的现状
（一）工程周期缩短
过去一项基本建设工程从立项到竣工验收，大多需要3-5年。现今，为了适应扩招需要，建设周期大大缩短，一般为1-2年左右，特别是碰到数栋楼的建设，短时间内将会产生大量的文件材料。由于各种原因，往往造成一栋楼交付使用后，2-3年基建档案才陆续归档。这期间如遇人员变动，使工作失去连续时，很容易造成文件材料在交接和管理上断档、不齐全、不完整。
（二）涉及面广
基建工程是一个庞大的工程，涉及到计划、城建、设计、消防、勘察、施工、质量监督等诸多部门和土建、安装等诸多专业，由于产生的文件材料繁杂，客观上造成文件材料的收集、积累和归档的难度。
（三）基建工程队归档质量存在许多问题
由于多方面原因，在实际管理工作中，基建工程队归档质量存在着许多问题，首先归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如具有作用、法律效力的一些关键文件都是复印件或签字、盖章不全，失去了原有的作用。其次，文件归档不够齐全、完整，書写材料、纸张大小不统一，个别材料用圆珠笔、蓝墨水、复写纸书写，字迹模糊不清，不符合归档要求。再次，在客观上还存在着“重建设速度，轻档案积累”的情况，档案质量不如一项工程质量受人重视。
二、做好中职业学校基建档案的归档工作的途径和办法
2004年以前，笔者所在校基建档案一直归后勤保障科收藏，原始文件材料也只有一套，并且不齐全，自2005年起，根据上级文件精神，学校重大基建项目原始文件材料必须归入城建档案馆备案，为此学校修定了管理办法：（1）对正在建设的项目，文件原始材料准备二套，一套归城建馆，另一套归学校档案。（2）历史原因已形成的仅有一套原始文件材料的重大基建项目，原始文件材料归城建档案馆前，必须将其全部复印，每项复印件右下角刻上“原件在城建馆档案馆”蓝章字样，按原有顺序，将复印件归入学校档案室。如何把好进室基建档案的质量关，需要做好以下几个方面的工作。
（一）重视基建档案的整理工作
要使基建档案达到真实、完整、准确，必须进行科学的整理工作，按照基建项目的提出、立项审核、勘察设计、施工、监理、竣工验收各阶段自然形成规律和内在有机联系，进行系统的整理组卷。因此，档案管理人员对施工单位上交的材料，要逐项逐页认真审查，耐心修正；对有些存在问题的文字材料和图纸等，按照要求采取补救措施，归档的基建文件材料和图纸应为原件，特殊情况可使用复印件，但必须加盖公章，说明原件存放地；保证字迹工整，图样清晰，严禁使用铅笔和圆珠笔书写；签字和印鉴齐备，请示和批复同时归档。通过整理、补充工作，大大提高了基建档案收集的齐全和准确程度。
（二）适时检查和控制归档进度
档案工作人员要经常深入基建部门进行检查和业务指导，同时向施工单位进行归档工作的技术交底、跟踪、监督检查，及时发现和解决工作中存在的具体问题对工作进展和形成的文件材料做到心中有数，尽量避免重新返工的现象，并通过各种制约机制，适时检查和控制归档进度，把好基建档案质量关。
（三）不断完善现代化科学管理
目前，很多学校档案室都应用自治区档案局研发的档案综合管理系统软件，现已初步显示出它的优越性。为了更好地使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来档案工作人员结合笔者所在校具体情况及时拷贝一个管理标准格式，基建部门归档时，以子目录的电子表格形式存放“案卷目录”和“卷内目录”，二者必须一一对应。用这种方式保存基建档案的原文信息，可利用操作系统文件名的自动排序功能，即使不通过档案软件检索功能，也可以方便地对基建档案按“件”分隔开，并按照件号进行查找。
另外，档案管理人员在接收基建档案的文字材料时，应注意电子档案的收集，并对所接收的电子档案进一步整理和完善，利用档案管理软件系统和“案卷目录”和“卷内目录”进行成功地转换，可以得到“案卷目录”和卷内目录“的网格形式并利用激光打印机，直接得到案卷的卷内目录，使基建档案和现代化科学管理不断地完善，提高归档效率，避免了大量的的重复劳动。
（四）建立健全管理制度，保障基建档案的收集归档工作
面对基建档案收集归档难这一现实问题，笔者所在校档案室主动与学校基建部门协商制定了相关管理制度。在基建招标时，由基建部门将标书和图纸的套数在原有的基础上增加归档需要的数量并保证归档的两套资料必须是原件。同时，按有关规定从基建总投资中扣留5%作为档案保证金，待工程完工后，档案资料由档案室验收，合格后档案室
出具归档验收证明，财务科才予以支付结算款。这样既可以保证学校基建部门督促施工单位认真整理施工资料，保证基建档案的原始、完整和准确，又为学校今后使用这类档案提供了方便。这项工作得到学校领导的支持和充分肯定，为开展其他工作打下来较好的基础。
（五）办好进室档案的交接手续
1.移交部门将移交的每个项目的基建档案名称、内容、数量（卷、册）页数填写清楚，需要说明的在备注一栏填写清楚，一式二份，交接方各执一份。
2.为了办好基建档案交接手续，基建档案经过系统的整理，组卷后，由项目负责人签字并填写该项目的档案归档说明，内容包括对该基建档案的完整、准确、真实、系统等写出评述意见，基建部门负责人签字，加盖档案室的公章，并收此表归入卷内，同基建档案材料一起存档。
综上所述，基建档案是中职学校基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据，随着时间推移，人们越来越认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要性。因此，我们必须做好基建档案的进室工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，为学校各项工作提供服务，使基建档案在学校实施“以扩促建”发展战略实践中，发挥积极作用，保护学校的合法权益。
[参考文献]
[1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济,2005,15(10):236-237.
[2]刘金存.论高校基建档案建设与管理[J].扬州大学学报:高教研究版,2003(9):54-55.
[3]傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步[J].经验交流,2005(7):66-70.
[作者简介]陈慧玲（1963—），女，广西南宁人，广西机电工程学校校办公室工作，档案专业馆员。