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摘要：国家档案局中央档案馆于2002年11月份颁布了《全国挡案信息化建设实施纲要》。纲要明确提出档案管理部门应该着力加强档案信息化建设，满足现代档案管理的实际需要。本文主要针对如何有效推进和加强党政机关档案的信息化建设展开论述，希望能进一步推进我国党政机关档案的信息化建设。
关键词：党政机关；档案；信息化建设
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）06-000-01
查阅相关的文献资料可见，虽然《全国挡案信息化建设实施纲要》已经颁布多年，但是我国很多党政机关的档案管理仍然采用的是传统的手工管理手段，这样的陈旧档案管理手段给我们的档案查阅工作带来了不小的阻力，同时也在不同程度上增加了档案管理人员的工作难度。如今，加强党政机关档案信息化建设的呼声已经越来越高。那么，究竟如何加强和推进党政机关档案的信息化建设工作呢？下面，笔者谈谈自己的几点看法。
一、加快档案数字化
档案数字化是党政机关档案信息化建设的基础和核心。笔者认为数字化的党政机关档案信息资源应该大致包括有以下两个部分。（1）无纸化办公产生的原生性电子文件；（2）各类室藏档案的数字化。对于照片档案以及纸质档案来说，要想对其进行数字化加工我们传统采用的手段就是通过数码相机或扫描仪等现代技术对其加以扫描，最终形成档案的数字化；而对于那些微缩胶片档案来说，我们可以通过采用微缩胶片扫描仪对其进行扫描，最终形成档案的数字化。事实上，党政机关档案的数字化建设是一项非常耗费人力和物力的工作，因此笔者建议党政机关在进行档案的数字化建设过程当中，应该优先考虑对于一些珍贵档案或遭受损坏严重的档案进行数字化处理。除此之外，我们还应该对查阅和利用率相对较高的档案优先进行数字化处理，比如民生档案等。党政机关的数字化加工方式亦有两种。一种是自行加工，另外一种则是外包给一些国内专业的数字化加工公司来加工。国内党政机关在对档案进行数字化处理的过程中如果有条件的话可以采用外包加工的方式，但是这样操作起来费用开支较大，会给党政机关的经费带来一定的压力。但是其优点就是外包加工的数字化档案信息更为正规，这也是我们党政机关档案信息化建设所需要的。而采用自行加工的方式则速度较慢，如果有充分的人力资源又资金欠缺的话，不妨采用这种数字化建设方式。但是，其弊端就是这样的信息化建设速度较慢，其中由于操作不当或不规范，可能会在一定程度上影响党政机关档案信息化建设的质量。所以，笔者建议采用外包加工的方式，但是在外包加工的过程中党政机关必须要采取相应的措施严防重要档案信息的泄露，以免给党政机关和国家利益带来不必要的损失。
二、加强档案信息化基础设施建设
党政机关档案的信息化建设并不是一蹴而就的，它是一项非常复杂的工作。要想真正有效的实现党政机关的档案信息化建设还需要有一定的基础设施建设保障。笔者认为，党政机关在进行档案信息化基础设施建设的过程中应该着力加强网络系统建设、软件系统建设以及硬件设施建设。（1）硬件设施主要包括磁盘、光盘、打印机、扫描仪、复印机、终端机以及服务器等硬件设备。在这里扫描仪和服务器则显得尤为重要。扫描仪的主要用途是有效实现纸质档案和照片档案的数字化，而服务器主要用于满足大量档案信息存储以及查阅的需要。档案管理服务器必须要具备一定的储存容量，且具有一定的高可靠性；（2）软件系统主要包括档案管理应用平台、扫描软件以及操作系统等等；（3）网络系统具体包含有数据交换以及档案数据网络等。数据交换网无疑应该具备非常良好的安全性和稳定性，而档案数据网络则应该具有一定的独立性，与外部的网络系统应该是存在隔离关系的。以防相关的档案信息被黑客盗取。据笔者了解，目前我国很多党政机关在档案信息化建设方面，其相关的信息化基础设施都相对薄弱。因此，党政机关要想有效加强自身的档案信息化建设，首先需要解决的就是为档案数字化配齐基础的设施和设备。这就像盖高楼要打好地基一样，没有稳固的地基何谈能建设万丈高楼呢？万丈高楼平地起必然有牢固的地基。加强党政机关档案信息化基础设施建设的道理亦是如此。
三、加强电子文件归档和管理
加强电子文件的归档和管理对于党政机关的档案信息化建设来说是非常重要的一步。《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》的颁发对此也进行了进一步的指导工作。各党政机关在进行档案信息化建设的过程中应该严格按照相关的要求，对电子档案进行统一的归档和管理。如此以来不仅便于查阅还便于相关档案馆的接收。相反，假如各党政机关在对电子档案的处理方面各自为战，不遵守统一归定的话，比如采用多元的文件格式、采用多元的数据标准，那么很容易造成档案信息的无法有效共享，对于党政机关档案的信息化建设进程则会形成一定的阻碍作用。
除此之外，各地区的党政机关应该建立统一的电子档案中心，电子档案中心的建立主要是为党政机关提供归档、保存、备份以及利用等多项服务。电子档案中心的建立具有非常重要的意义：首先，可以让这些电子档案为各党政机关以及社会所公开利用和共享，可以在一定程度上满足广大人民群众的知情权；其次，对于提高党政机关的执政效能亦有一定的促进作用。
四、结语
总而言之，党政机关在档案的信息化建设过程中应该加快档案数字化、加强档案信息化基础设施建设、加强电子文件归档和管理。上述三点是党政机关进行档案信息化建设必不可少的一环。党政机关的档案信息化建设是一项任重而道远的工作，我们不能忽视其重要性，应该加强对其投以足够的重视。在不久的将来，在大家的共同努力之下，相信我们党政机关的档案信息化建设一定会取得长足的进步和发展。
参考文献：
[1]钱毅.中国电子文件管理标准体系现状与实施战略[J].档案学通讯，2009（06）.
[2]丁立新.档案信息化的发展趋势[J].档案学研究，2009（04）.
[3]王强.基于核心信息资源管理理念的企业档案管理——以中国石油天然气集团公司为例[J].档案学研究，2009（01）.
[4]蔡盈芳.企业数字档案馆结构研究[J].档案学研究，2008（01）.
[5]王淑梅.论档案管理工作内容与模式的转变[J].档案学通讯，2007（03）
[6]王健.关于档案数字化优化模式的探讨——档案数字化对象之优化鉴选[J].档案学通讯，2007（01）.
作者简介：董鹏飞（1976-），男，助理馆员。
关键词：党政机关；档案；信息化建设
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）06-000-01
查阅相关的文献资料可见，虽然《全国挡案信息化建设实施纲要》已经颁布多年，但是我国很多党政机关的档案管理仍然采用的是传统的手工管理手段，这样的陈旧档案管理手段给我们的档案查阅工作带来了不小的阻力，同时也在不同程度上增加了档案管理人员的工作难度。如今，加强党政机关档案信息化建设的呼声已经越来越高。那么，究竟如何加强和推进党政机关档案的信息化建设工作呢？下面，笔者谈谈自己的几点看法。
一、加快档案数字化
档案数字化是党政机关档案信息化建设的基础和核心。笔者认为数字化的党政机关档案信息资源应该大致包括有以下两个部分。（1）无纸化办公产生的原生性电子文件；（2）各类室藏档案的数字化。对于照片档案以及纸质档案来说，要想对其进行数字化加工我们传统采用的手段就是通过数码相机或扫描仪等现代技术对其加以扫描，最终形成档案的数字化；而对于那些微缩胶片档案来说，我们可以通过采用微缩胶片扫描仪对其进行扫描，最终形成档案的数字化。事实上，党政机关档案的数字化建设是一项非常耗费人力和物力的工作，因此笔者建议党政机关在进行档案的数字化建设过程当中，应该优先考虑对于一些珍贵档案或遭受损坏严重的档案进行数字化处理。除此之外，我们还应该对查阅和利用率相对较高的档案优先进行数字化处理，比如民生档案等。党政机关的数字化加工方式亦有两种。一种是自行加工，另外一种则是外包给一些国内专业的数字化加工公司来加工。国内党政机关在对档案进行数字化处理的过程中如果有条件的话可以采用外包加工的方式，但是这样操作起来费用开支较大，会给党政机关的经费带来一定的压力。但是其优点就是外包加工的数字化档案信息更为正规，这也是我们党政机关档案信息化建设所需要的。而采用自行加工的方式则速度较慢，如果有充分的人力资源又资金欠缺的话，不妨采用这种数字化建设方式。但是，其弊端就是这样的信息化建设速度较慢，其中由于操作不当或不规范，可能会在一定程度上影响党政机关档案信息化建设的质量。所以，笔者建议采用外包加工的方式，但是在外包加工的过程中党政机关必须要采取相应的措施严防重要档案信息的泄露，以免给党政机关和国家利益带来不必要的损失。
二、加强档案信息化基础设施建设
党政机关档案的信息化建设并不是一蹴而就的，它是一项非常复杂的工作。要想真正有效的实现党政机关的档案信息化建设还需要有一定的基础设施建设保障。笔者认为，党政机关在进行档案信息化基础设施建设的过程中应该着力加强网络系统建设、软件系统建设以及硬件设施建设。（1）硬件设施主要包括磁盘、光盘、打印机、扫描仪、复印机、终端机以及服务器等硬件设备。在这里扫描仪和服务器则显得尤为重要。扫描仪的主要用途是有效实现纸质档案和照片档案的数字化，而服务器主要用于满足大量档案信息存储以及查阅的需要。档案管理服务器必须要具备一定的储存容量，且具有一定的高可靠性；（2）软件系统主要包括档案管理应用平台、扫描软件以及操作系统等等；（3）网络系统具体包含有数据交换以及档案数据网络等。数据交换网无疑应该具备非常良好的安全性和稳定性，而档案数据网络则应该具有一定的独立性，与外部的网络系统应该是存在隔离关系的。以防相关的档案信息被黑客盗取。据笔者了解，目前我国很多党政机关在档案信息化建设方面，其相关的信息化基础设施都相对薄弱。因此，党政机关要想有效加强自身的档案信息化建设，首先需要解决的就是为档案数字化配齐基础的设施和设备。这就像盖高楼要打好地基一样，没有稳固的地基何谈能建设万丈高楼呢？万丈高楼平地起必然有牢固的地基。加强党政机关档案信息化基础设施建设的道理亦是如此。
三、加强电子文件归档和管理
加强电子文件的归档和管理对于党政机关的档案信息化建设来说是非常重要的一步。《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》的颁发对此也进行了进一步的指导工作。各党政机关在进行档案信息化建设的过程中应该严格按照相关的要求，对电子档案进行统一的归档和管理。如此以来不仅便于查阅还便于相关档案馆的接收。相反，假如各党政机关在对电子档案的处理方面各自为战，不遵守统一归定的话，比如采用多元的文件格式、采用多元的数据标准，那么很容易造成档案信息的无法有效共享，对于党政机关档案的信息化建设进程则会形成一定的阻碍作用。
除此之外，各地区的党政机关应该建立统一的电子档案中心，电子档案中心的建立主要是为党政机关提供归档、保存、备份以及利用等多项服务。电子档案中心的建立具有非常重要的意义：首先，可以让这些电子档案为各党政机关以及社会所公开利用和共享，可以在一定程度上满足广大人民群众的知情权；其次，对于提高党政机关的执政效能亦有一定的促进作用。
四、结语
总而言之，党政机关在档案的信息化建设过程中应该加快档案数字化、加强档案信息化基础设施建设、加强电子文件归档和管理。上述三点是党政机关进行档案信息化建设必不可少的一环。党政机关的档案信息化建设是一项任重而道远的工作，我们不能忽视其重要性，应该加强对其投以足够的重视。在不久的将来，在大家的共同努力之下，相信我们党政机关的档案信息化建设一定会取得长足的进步和发展。
参考文献：
[1]钱毅.中国电子文件管理标准体系现状与实施战略[J].档案学通讯，2009（06）.
[2]丁立新.档案信息化的发展趋势[J].档案学研究，2009（04）.
[3]王强.基于核心信息资源管理理念的企业档案管理——以中国石油天然气集团公司为例[J].档案学研究，2009（01）.
[4]蔡盈芳.企业数字档案馆结构研究[J].档案学研究，2008（01）.
[5]王淑梅.论档案管理工作内容与模式的转变[J].档案学通讯，2007（03）
[6]王健.关于档案数字化优化模式的探讨——档案数字化对象之优化鉴选[J].档案学通讯，2007（01）.
作者简介：董鹏飞（1976-），男，助理馆员。