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1 档案工作电子政务建设的现状
所谓“档案工作电子政务”，就是档案部门应用现代信息技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的管理和服务。其主要内容包括档案行政管理、数字档案馆、电子文件中心与电子备份中心。
近年来，档案工作电子政务建设得到了快速发展，2002年12月，深圳数字档案馆建成通过国家档案局验收；青岛市数字档案馆建设工作从2000年开始筹划，到2009年底历时10年，投资约1410 万元。青岛的做法和经验得到国家档案局的充分认可，被《数字档案馆建设指南》大量采纳。此后，全国数字档案馆和电子文件中心建设快速发展。
在快速发展的同时，也存在一些问题：一是信息共享问题。深圳、青岛等数字化档案馆，只能实现本馆馆藏档案的查阅和利用，不能实现市、县（区）档案馆之间档案信息的共享。二是资金问题。按照现在的数字档案馆、档案网站及电子文件中心建设模式，都是“各自为战”，软件、硬件重复投资，浪费资金。三是规模效益问题。“各自为战”的建设模式，受各地经济条件、技术水平、人员素质的限制，进展参差不齐，建设周期长，形不成规模效益。四是硬件软件的不统一，造成档案管理软件程序设计不统一、数据结构千差万别，数据库存在各种类型各种版本中。实现共享数据转化工作量大，转换中出错率较高，还存在有关关联数据无法导出的现象。
2 河南档案信息集成网站的建设
基于上述情况，就显得“积极稳步地推进信息技术在档案工作中的应用，有效控制档案信息化成本，减少资金浪费具有特别重要的意义”。因此，结合省情、档情，河南省档案工作电子政务的总体建设方案应该是：建设基于档案集成网站或者称之为档案网站集群，包括网站、数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统、档案登记备案系统等主要功能的综合档案信息系统。
2.1 理念——为全省各级档案行政管理部门与各级综合档案馆提供一个免费公共电子政务平台。集成网站的建设，并不是要各级档案局馆放弃原有的档案网站，而是重点为由于种种原因无力建设或运营网站的档案局馆提供一个免费的公共电子政务平台，同时，也为已建立网站的档案局馆提供另一个公共电子政务平台。通俗地讲，这个网站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有条件的档案局馆盖自己的“别墅”。
2.2 目标——2015年前实现数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统五大功能。
2.2.1 数字档案馆——档案信息的馆际异地跨库查询利用。其一，建立基于标准规范的档案信息数据采集系统。各市县在统一标准的前提下，把重点放在数据采集、加工与移交上。其二，与相关档案管理软件开发企业合作，开发基于多系统的档案馆内部管理信息系统。面对各级档案馆的众多基于不同系统、构架、数据库的档案管理系统，放弃是浪费，整合又费时费钱。可行的方案：在统一标准的前提下，能用的就用，能改的则改，并进行异构数据库数据转换与共享研究，建设一个基于多系统的档案馆内部管理信息系统平台。最终，通过统一的升级平稳过渡。其三，提供标准通用接口方案，使得原没有档案管理软件的单位也能通过简单的普通办公软件实现档案数据的入库，实现省市县三级多库数据同步提供跨库查询服务。
2.2.2 已公开现行文件中心。以省档案馆已公开现行文件中心为核心，建立全省国家综合档案馆已公开现行文件中心。该中心的管理与运行模式与河南省数字档案馆系统相同，这里，不再赘述。
2.2.3 电子文件中心。实现多点异库的管理架构。建立省级电子文件登记备案系统，各个单位的电子文件通过系统统一登记，并在归属的地区建立目录数据库。通过系统建立起和原始电子文件相对应的编号和存放位置，向本地档案管理部门移交原始文件。可公开的电子文件直接迁移到公开现行文件数据库中，实现实时对外提供利用。
2.2.4 电子文件备份中心。定期集中各个地区的电子文件汇聚成立备份中心核心数据。放弃按行政区划处处布点的方式，条件合适的时候集中有限财力，在省里若干地区建立备份中心镜像，实现统一和分散相结合的备份中心架构。
2.2.5 远程办公系统。建立覆盖全省的网状远程公务系统，实现各个档案部门之间无差别的公务传递。远程办公系统本着“就低不就高”的原则，以满足最低公务需要为限，从档案登记备案、公务通信与内部文件交流内容入手，并着手档案信息城域专网建设。以期实现内外网的统一和档案信息有差别的共享利用。实现省级档案电子政务环境建设的升级。
2.3 构架——省市县同级分层。省市县三级网站上都有上下级的超链接，从上向下形成树状结构。访问者可以通过河南省档案信息网访问18个市的二级市档案信息网，由此，从上到下实现最基层的某某乡档案信息网的浏览。在具体的应用上，省市县各级的档案信息网都作为一个独立的单位网站存在。各子网站通过自身的账户独立完成本网站内容的发布、修改、删除。通过服务器设置每个网站可以使用独立域名。如www.kfdaj.com就直接访问到网站群的开封市网站。为了节省每个单位的域名费用，开通每个站点的二、三级域名应用，如xc.hada.gov.cn(许昌市站)、xcx.xc.hada.gov.cn(许昌县站)。也是同样实现同级分层的架构。
2.4 步骤——先建站，后建库，再建远程办公，再备份，不断完善
2.4.1 建站。2011年，建立并开通省、市、县（区）三级网站，覆盖全省18个省辖市和各个县区。2012年，向乡（镇）及直属机关拓展。目前，共建成开通乡（镇）档案网站275 个，建成开通县直单位档案网站12个，截至目前，建立并开通省、市、县（区）、乡（镇）、县直机关站点476个，栏目27个，各类信息10400条，日均上传信息25条，日最高上传信息120条；总访问量突破1000000，日均访问量为2000，最高日访问量4200。仅6月访问网站IP数就达到23009个。2013年，向省直单位、市直单位、企业、行政村、社区居委会等更大范围及纵深拓展。 网站集群建设中按照国家统一的标准和规范进行实施，按照省、市、县三级统一界面、统一风格、统一管理的模式，建成了以省级档案网站为中心站，市级档案网站为重要节点站，县区档案网站为基层站点的网站集群，在保留各省辖市已经建有网站的同时，为河南省内所有档案局馆建立了存贮于一个服务器上的网站集群，河南省档案网站集群实施统一维护与管理。各地市与县区级档案部门只需通过本地终端向位于河南省档案网站集群中各自站点发布新闻信息、工作信息、开放档案目录、已公开现行文件等内容即可。在提供大量实时档案信息的同时，还大大节约了网站运营、维护与管理费用，最重要的是，实现了档案网站集群的主要功能模块和数据库结构统一。
2.4.2 建库。2012年在统一数据库标准的基础上，建立“明清”、“民国”、“革命历史”及“建国”后已开放档案目录数据库；建立省、市、县（区）三级政府已公开现行文件数据库。截至目前，已上传档案馆馆藏开放档案目录40万条，省、市、县（区）的已公开现行文件26587条；2015年，建立“明清”、“民国”、“革命历史”及“建国”后已开放档案全文数据库。
2.４.3 远程公务网建设。在远程公务网初期覆盖省市县三级档案管理部门的主要科室的基础上，逐步向乡（镇、街道办事处）和省市县直基层单位过渡，实现全省档案管理工作人员全覆盖。实现省内档案办公的互联互通。截至目前，已覆盖省档案局各个处室，并在1个省辖市开通试点，进行了网络远程办公试运行，试点包括市县（区）乡（镇、街道办事处）所有档案工作者。
2.4.4 备份。2013年在2012年的基础上，着手建立电子文件及档案目录备份中心和若干地区镜像站。作为记忆工程的展示平台，2015年，建立档案全文备份中心。
2.4.5 完善。2012年针对一些市县档案、党史办、地方志合一的局，为这些单位设计与其全面工作相应的栏目，增加了“红色记忆”等栏目；2014年，对已经完成的项目不断进行完善，争取实现预期的设计建设目标。加快新的构想和规划，加速档案城域专网建设。形成从网站到信息资源中心过渡，逐步向统一网络中心迈进。
3 结语
河南档案信息网站集群的建成从一个侧面证实了这样一种可能性，在基本技术条件允许的情况下，实践行动有时比论证来得更为有效。河南档案信息网站集群建设遵循着以下路径：省级修路——搭建网站共享平台；地方市县配车——购置计算机硬件；档案局馆备货——档案政务信息和馆藏档案的数字化。普遍缺乏资金与技术的基层档案部门可以选择加入档案信息网站集群的方式，依托档案信息网站集群实现信息发布、宣传等初级功能；并将主要精力放在馆藏档案数据库的建设上，依照网站统一的标准，努力实现馆藏档案信息资源的优化，达到标准后将档案数据及时地分期分批上传到档案信息网站集群统一的档案数据库。已公开现行文件数据库中，通过统一的检索界面实现同一省级行政辖区内各地方档案馆藏档案信息与已公开现行文件的共享。同时，也实现省级行政辖区内各地方档案行政管理的远程办公。
河南档案信息网站集群的建成和正常安全运行，也为其他地区实现档案信息化建设的跨越式发展，提供了一个可以借鉴的范例。
（作者单位：开封市档案局 来稿日期：2012-06-20）
所谓“档案工作电子政务”，就是档案部门应用现代信息技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的管理和服务。其主要内容包括档案行政管理、数字档案馆、电子文件中心与电子备份中心。
近年来，档案工作电子政务建设得到了快速发展，2002年12月，深圳数字档案馆建成通过国家档案局验收；青岛市数字档案馆建设工作从2000年开始筹划，到2009年底历时10年，投资约1410 万元。青岛的做法和经验得到国家档案局的充分认可，被《数字档案馆建设指南》大量采纳。此后，全国数字档案馆和电子文件中心建设快速发展。
在快速发展的同时，也存在一些问题：一是信息共享问题。深圳、青岛等数字化档案馆，只能实现本馆馆藏档案的查阅和利用，不能实现市、县（区）档案馆之间档案信息的共享。二是资金问题。按照现在的数字档案馆、档案网站及电子文件中心建设模式，都是“各自为战”，软件、硬件重复投资，浪费资金。三是规模效益问题。“各自为战”的建设模式，受各地经济条件、技术水平、人员素质的限制，进展参差不齐，建设周期长，形不成规模效益。四是硬件软件的不统一，造成档案管理软件程序设计不统一、数据结构千差万别，数据库存在各种类型各种版本中。实现共享数据转化工作量大，转换中出错率较高，还存在有关关联数据无法导出的现象。
2 河南档案信息集成网站的建设
基于上述情况，就显得“积极稳步地推进信息技术在档案工作中的应用，有效控制档案信息化成本，减少资金浪费具有特别重要的意义”。因此，结合省情、档情，河南省档案工作电子政务的总体建设方案应该是：建设基于档案集成网站或者称之为档案网站集群，包括网站、数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统、档案登记备案系统等主要功能的综合档案信息系统。
2.1 理念——为全省各级档案行政管理部门与各级综合档案馆提供一个免费公共电子政务平台。集成网站的建设，并不是要各级档案局馆放弃原有的档案网站，而是重点为由于种种原因无力建设或运营网站的档案局馆提供一个免费的公共电子政务平台，同时，也为已建立网站的档案局馆提供另一个公共电子政务平台。通俗地讲，这个网站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有条件的档案局馆盖自己的“别墅”。
2.2 目标——2015年前实现数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统五大功能。
2.2.1 数字档案馆——档案信息的馆际异地跨库查询利用。其一，建立基于标准规范的档案信息数据采集系统。各市县在统一标准的前提下，把重点放在数据采集、加工与移交上。其二，与相关档案管理软件开发企业合作，开发基于多系统的档案馆内部管理信息系统。面对各级档案馆的众多基于不同系统、构架、数据库的档案管理系统，放弃是浪费，整合又费时费钱。可行的方案：在统一标准的前提下，能用的就用，能改的则改，并进行异构数据库数据转换与共享研究，建设一个基于多系统的档案馆内部管理信息系统平台。最终，通过统一的升级平稳过渡。其三，提供标准通用接口方案，使得原没有档案管理软件的单位也能通过简单的普通办公软件实现档案数据的入库，实现省市县三级多库数据同步提供跨库查询服务。
2.2.2 已公开现行文件中心。以省档案馆已公开现行文件中心为核心，建立全省国家综合档案馆已公开现行文件中心。该中心的管理与运行模式与河南省数字档案馆系统相同，这里，不再赘述。
2.2.3 电子文件中心。实现多点异库的管理架构。建立省级电子文件登记备案系统，各个单位的电子文件通过系统统一登记，并在归属的地区建立目录数据库。通过系统建立起和原始电子文件相对应的编号和存放位置，向本地档案管理部门移交原始文件。可公开的电子文件直接迁移到公开现行文件数据库中，实现实时对外提供利用。
2.2.4 电子文件备份中心。定期集中各个地区的电子文件汇聚成立备份中心核心数据。放弃按行政区划处处布点的方式，条件合适的时候集中有限财力，在省里若干地区建立备份中心镜像，实现统一和分散相结合的备份中心架构。
2.2.5 远程办公系统。建立覆盖全省的网状远程公务系统，实现各个档案部门之间无差别的公务传递。远程办公系统本着“就低不就高”的原则，以满足最低公务需要为限，从档案登记备案、公务通信与内部文件交流内容入手，并着手档案信息城域专网建设。以期实现内外网的统一和档案信息有差别的共享利用。实现省级档案电子政务环境建设的升级。
2.3 构架——省市县同级分层。省市县三级网站上都有上下级的超链接，从上向下形成树状结构。访问者可以通过河南省档案信息网访问18个市的二级市档案信息网，由此，从上到下实现最基层的某某乡档案信息网的浏览。在具体的应用上，省市县各级的档案信息网都作为一个独立的单位网站存在。各子网站通过自身的账户独立完成本网站内容的发布、修改、删除。通过服务器设置每个网站可以使用独立域名。如www.kfdaj.com就直接访问到网站群的开封市网站。为了节省每个单位的域名费用，开通每个站点的二、三级域名应用，如xc.hada.gov.cn(许昌市站)、xcx.xc.hada.gov.cn(许昌县站)。也是同样实现同级分层的架构。
2.4 步骤——先建站，后建库，再建远程办公，再备份，不断完善
2.4.1 建站。2011年，建立并开通省、市、县（区）三级网站，覆盖全省18个省辖市和各个县区。2012年，向乡（镇）及直属机关拓展。目前，共建成开通乡（镇）档案网站275 个，建成开通县直单位档案网站12个，截至目前，建立并开通省、市、县（区）、乡（镇）、县直机关站点476个，栏目27个，各类信息10400条，日均上传信息25条，日最高上传信息120条；总访问量突破1000000，日均访问量为2000，最高日访问量4200。仅6月访问网站IP数就达到23009个。2013年，向省直单位、市直单位、企业、行政村、社区居委会等更大范围及纵深拓展。 网站集群建设中按照国家统一的标准和规范进行实施，按照省、市、县三级统一界面、统一风格、统一管理的模式，建成了以省级档案网站为中心站，市级档案网站为重要节点站，县区档案网站为基层站点的网站集群，在保留各省辖市已经建有网站的同时，为河南省内所有档案局馆建立了存贮于一个服务器上的网站集群，河南省档案网站集群实施统一维护与管理。各地市与县区级档案部门只需通过本地终端向位于河南省档案网站集群中各自站点发布新闻信息、工作信息、开放档案目录、已公开现行文件等内容即可。在提供大量实时档案信息的同时，还大大节约了网站运营、维护与管理费用，最重要的是，实现了档案网站集群的主要功能模块和数据库结构统一。
2.4.2 建库。2012年在统一数据库标准的基础上，建立“明清”、“民国”、“革命历史”及“建国”后已开放档案目录数据库；建立省、市、县（区）三级政府已公开现行文件数据库。截至目前，已上传档案馆馆藏开放档案目录40万条，省、市、县（区）的已公开现行文件26587条；2015年，建立“明清”、“民国”、“革命历史”及“建国”后已开放档案全文数据库。
2.４.3 远程公务网建设。在远程公务网初期覆盖省市县三级档案管理部门的主要科室的基础上，逐步向乡（镇、街道办事处）和省市县直基层单位过渡，实现全省档案管理工作人员全覆盖。实现省内档案办公的互联互通。截至目前，已覆盖省档案局各个处室，并在1个省辖市开通试点，进行了网络远程办公试运行，试点包括市县（区）乡（镇、街道办事处）所有档案工作者。
2.4.4 备份。2013年在2012年的基础上，着手建立电子文件及档案目录备份中心和若干地区镜像站。作为记忆工程的展示平台，2015年，建立档案全文备份中心。
2.4.5 完善。2012年针对一些市县档案、党史办、地方志合一的局，为这些单位设计与其全面工作相应的栏目，增加了“红色记忆”等栏目；2014年，对已经完成的项目不断进行完善，争取实现预期的设计建设目标。加快新的构想和规划，加速档案城域专网建设。形成从网站到信息资源中心过渡，逐步向统一网络中心迈进。
3 结语
河南档案信息网站集群的建成从一个侧面证实了这样一种可能性，在基本技术条件允许的情况下，实践行动有时比论证来得更为有效。河南档案信息网站集群建设遵循着以下路径：省级修路——搭建网站共享平台；地方市县配车——购置计算机硬件；档案局馆备货——档案政务信息和馆藏档案的数字化。普遍缺乏资金与技术的基层档案部门可以选择加入档案信息网站集群的方式，依托档案信息网站集群实现信息发布、宣传等初级功能；并将主要精力放在馆藏档案数据库的建设上，依照网站统一的标准，努力实现馆藏档案信息资源的优化，达到标准后将档案数据及时地分期分批上传到档案信息网站集群统一的档案数据库。已公开现行文件数据库中，通过统一的检索界面实现同一省级行政辖区内各地方档案馆藏档案信息与已公开现行文件的共享。同时，也实现省级行政辖区内各地方档案行政管理的远程办公。
河南档案信息网站集群的建成和正常安全运行，也为其他地区实现档案信息化建设的跨越式发展，提供了一个可以借鉴的范例。
（作者单位：开封市档案局 来稿日期：2012-06-20）