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【摘要】近年来,内部控制成为管理学界研究的一个热点问题,但相对于内部控制标准的研究,内部控制检查与评价的研究却相对较少。本文以粮食仓储企业为例,探索企业内部控制检查与评价。
【关键词】内部控制; 检查评价; 粮食仓储
引 言
我国《企业内部控制基本规范》已由财政部等五部委联合发布,并将于2011年起在上市公司范围内实施。风起云涌的内部控制研究给我们提出了这样一个问题:内部控制是一个新生事物吗?答案是否定的。企业管理的种种问题不应该归于缺乏内部控制,而应该归于内部控制的执行力出了问题。根据笔者的调查,很多企业的现实情况大都是:内部控制标准(体现在各项内部规章制度)写在了纸上,挂到了墙上,甚至被记在了心里,但就是没有落实到行动中。造成这种局面的原因何在?笔者认为,尽管COSO报告和我国《企业内部控制基本规范》都给出了内部控制的五个要素,但是如果扣除其务虚内容的话,总结出的核心要素就是两个:控制标准和监控。企业的各项内部规章制度属于控制标准,原来就有,而且形式和内容上越来越趋于完善;而监控的不到位才是企业管理出问题的关键。那这里的“监控”是什么呢?可以将其通俗地理解为“对内部控制的检查与评价”。监控之所以出问题,很大程度上是因为内部控制的检查与评价不到位,从而很难将制度落在实处。
一、内部控制检查与评价的意义
内部控制检查与评价是对企业内部控制制度的合规性、合理性、可行性以及具体实施情况进行检查,是完善企业内部控制制度、保证内部控制制度有效实施的重要手段。通过内部控制检查与评价,可以帮助企业发现并堵塞管理漏洞,加强企业内部管理,提高企业竞争能力,对建立健全内部控制系统、促进内部控制目标的实现有着重要的意义。但由于目前我国对内部控制具体内容、考核标准未作出详尽规范,相当多的企业对内部控制的重要性认识不够,检查评价方法有限,很难对被评价单位内部控制作出完整、公平的评价,未能真正发挥内部控制的作用。因此,能否找到合理的内部控制评价方法,建立具有操作性的内部控制评价程序,并使之真正成为管理的内在需求,是企业内部控制不至于流于形式的关键。
基于上述分析,且考虑到已经有太多的人对内部控制的理论进行了密集的研究,因此本文将从实务角度探索企业内部控制检查与评价,以北京市粮食仓储企业为例提出深化内控检查与评价的工作思路。
二、北京市粮食仓储企业内部控制建设简况
北京市粮食仓储企业主要是京粮集团下属的各粮库。目前各粮库已按照京粮集团总部的统一标准和要求制定了分业务流程的内部控制实施细则,每一业务流程都明确了控制目标、业务风险、控制点相关资料和相关制度文件等内容。各粮库按照业务流程各控制点的要求,执行统一的内控业务流程检查工作底稿。根据京粮集团制定的内部控制检查评价与考核办法,各粮库结合企业内部实际情况制定内控检查评价与考核细则并实施。鉴于各粮库现已建立了比较完善的内部控制流程,明确了企业各项工作的标准,为了监督并保障企业内部控制标准的贯彻执行,需要进一步深化内部控制检查与评价工作。
三、北京市粮食仓储企业深化内部控制检查与评价工作的思路
根据工作实践和对内部控制的认识,北京市粮食仓储企业深化内部控制检查与评价工作的思路应该沿着以下几个方面展开。
(一)内控检查评价应与企业的信息化建设相结合
信息化、电子化正在改变着企业传统的经营与管理模式,这一点已经引起了相关政府部门的重视并制定了相关制度。财政部已经发布了关于“信息系统一般控制”的企业内部控制应用指引(征求意见稿)。2009年4月,财政部又印发了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》。因此,企业要按照这些文件的要求搞好本身的信息化建设和内部控制,并实现二者的有机结合。从企业信息化建设的实践看,目前功能全面、涉及面广泛的ERP系统已经被越来越多的大企业所采用。北京市粮食仓储企业已经部分采用了ERP系统,而另一部分在不久的将来也要采用ERP系统。ERP系统给企业的信息与沟通带来了巨大的冲击,传统的审查和控制线索隐身于电子化的系统当中,正面临着“消失”,即使是工作时间足够长的老员工,对ERP系统中的数据处理流程有时也会感觉无法捕捉。
面对这样的情况,传统的内控检查手段已不能满足现代企业管理的要求,此时需要做好两个方面的工作。
1.对ERP系统进行检查与控制
ERP系统首先给企业带来的是系统本身的风险,因此企业内控检查需要从检查和控制ERP系统开始。随着信息时代的进一步发展,如何管理和控制庞大复杂的信息系统是每个企业所必须面临的问题。在传统的公司治理活动无法有效管理信息化风险的情况下,构建科学完整的IT治理新模式,将是提高治理效果、降低企业风险的首要选择。
2.利用ERP系统进行检查
ERP系统本质上是要实现对企业全面资源的有效计划,具有强大的功能。因此,北京市粮食仓储企业应该采用ERP系统对具体内控活动进行审查。采用ERP系统检查的优势主要有:(1)提高检查效率。企业日常业务量大,如果采取线上检查可大大提高工作效率,扩大抽样样本数量。通过ERP系统,可线上检查计划完成情况。系统可以将企业的实际运行情况与计划预算相比较,分析各项业务的进展情况是否符合要求。例如,在贸易粮采购流程,通过ERP线上操作,可以检查系统中采购订单与配置计划内容是否一致;检查原粮采购是否与经批准的预算一致等。通过ERP系统,可线上检查业务在执行过程中是否合规。例如,在贸易粮采购流程,通过ERP线上操作,可以检查系统中采购订单与采购合同内容是否一致;检查入库单与计量单是否一致;检查发票校验凭证与采购合同、入库验收单、发票是否一致等等。通过ERP系统,可线上检查各项业务内控流程的执行情况。通过查看员工的日常操作,可以分析员工的工作内容及流程是否符合规定。(2)提高检查的公正性。通过软件系统实施检查,以系统记载的业务流程发生情况为检查依据,可以克服人为因素的干扰。通过ERP进行内控检查时,系统可以核对内外部数据的发生额及余额是否相符。其中,内部核对是指在企业内部不同部门之间的核对,如财务部门记录的往来款项是否与销售部门实现的销售情况相符,财务部门掌握的库存变动是否与物流部门实际的出入库情况相符等等;外部核对是指通过接口将系统数据与外部数据进行核对,如通过电子对账单核对企业收付的资金是否与银行记录相符。
(二)内控检查评价应与企业标准化建设相结合
在内部控制诸要素当中,控制活动是其核心。控制活动是为防范风险所采取的措施和行动,具体体现为标准化的业务流程的建立。
北京市粮食仓储应将内部控制检查和企业标准化工作结合起来,这样可以进一步落实公司的各项制度,进一步提升公司的风险管理水平。在岗位标准化工作中,按照各业务流程控制点的工作标准和执行的工作要求,可以把内控业务流程相关控制点分解到各部门、各岗位的工作职责中,从而理顺业务流程,明确各部门、各岗位的工作职责。例如,采购业务员岗的职责在岗位说明书里有明确规定,在制定岗位标准手册时可以按照其岗位职责将贸易粮采购流程中有关采购计划的控制点要求转化为岗位工作要求;可根据内控手册“原粮采购业务流程——上报采购计划”控制点的相关内容确定采购业务员岗的岗位职责:提前15天提出下月度采购计划建议。
依据上述思路将各业务流程主要控制点的执行落实到具体岗位的日常工作要求以后,在职工月度绩效考核时,部门领导可以按照岗位的要求对每位职工的工作完成情况进行评价并量化,统一提交绩效考核部门后进行员工的月度绩效考核。内控日常检查评价时可抽查部门对员工的考核记录来检查部门内控日常执行情况。内控与岗位标准化的结合可以使每位员工清楚地了解自己在内控制度执行过程中的工作任务和目标,使内控检查评价和员工日常工作考核有效地结合起来,达到双重控制的目的。
(三)企业应采用多样化的内部控制评价
企业进行多层次、多渠道、多形式的内控检查评价,细化内控考核,可以强化内控制度的执行力度,使全体员工能够自觉执行内控制度,按流程办事、按权限审批,使“要我内控”转化为“我要内控”,逐步将内控理念融入到企业文化之中。为此,北京市粮食仓储企业应该做好以下两点:
1.在内控检查评价中实施多层次控制,构筑多道风险控制防线
北京市粮食仓储企业内控检查评价应形成由总部检查评价、中介机构检查评价、企业内部检查评价三个层面的检查评价体系。其中总部检查评价以京粮集团内控手册为依据,定期对企业内控运行情况进行评价。中介机构对公司IT一般控制及应用控制的风险管理情况定期进行审计,重点关注各项业务流程的执行情况和软件的应用情况。企业内部检查评价以内控手册实施细则为依据,重点对业务流程以及风险的控制情况进行检查评价。
2.企业内部检查评价应由多部门参与,通过不定期的检查评价形成对内控执行情况全方位的自我监控
企业内部控制的有效实施有赖于全体人员的参与,因此内部控制的检查评价也需要企业多个部门的参与。就北京市粮食仓储企业而言,资产部、审计部、财务部等都要承担一部分内部控制检查与评价职能。资产部以资产安全监察为重点来检查内部控制的落实情况。审计部门开展以评价内控为重点的经济责任审计,查找内部控制缺陷,使审计关口前移,实现以“堵”为主的事中控制。财务部门重点根据内控手册中会计报表项目和监管事项与业务流程之间的联系,检查各风险项下对应流程控制点的执行情况,以确保内控制度能够合理保证对外披露的会计报告及重大事项真实可靠。此外,企业还可以设置独立的内控办公室,由其进行企业内控综合检查评价。
(四)采用定性与定量相结合的内控检查评价方法
目前北京市粮食仓储企业大都按照京粮集团总部的统一规定建立了一套可量化的内控检查评价方法。但量化的评价方法存在着一定的问题,如有些内控要素(如控制环境)很难量化,量化权重存在着一定的主观性等。因此在内部控制评价时要采用定量与定性相结合的方法。
1.公司层面控制较难使用量化的方法,一般采用定性判断
公司层面控制缺陷通常不会直接导致信息错报,但会增加业务层面信息错报的可能性。因此公司层面控制缺陷评估基本上是采用定性判断,即逐项分析缺陷主题、缺陷性质等因素,判断缺陷可能导致错报的影响程度和错报发生的可能性。
2.业务层面内部控制评价结果采用定量分析和定性判断结合的方法
业务层面内控评价一般应采用标准分数法,将不同的定量或定性的问题统一折算成标准分值,使不同问题相互之间具有可比性,得出客观正确的评价。同时业务层面也要适当加入定性评价,可以设定被评价单位可能违反规定的条件和扣分标准,如确定某些性质较为严重的问题,如果企业违反了这些问题中的任何一个,则不论定量评分如何,总体评价结果都不能认为是良好。
(五)建立合理的考核和问责机制,促进员工主动参与内部控制建设
不论形式多么完美的管理制度,只要不触及员工的根本利益,往往只是一个美丽的“花瓶”。因此企业应根据各级内控检查评价的结果对员工进行绩效考核,把检查结果量化评分后,将得分情况对应到具体部门的责任人和负责人,细化绩效考核评分标准,按照标准进行奖惩。对未有效执行的关键控制点或风险程度高的控制点以及屡查屡犯的情况加大问责力度,追究当事部门的负责人、责任人的管理责任。
结 论
内部控制有效实施的关键并不在于制定形式完善的控制标准,而在于如何使所制定的控制标准落到实处,使内部控制在企业真正生根发芽。北京市粮食仓储企业已经种下了内部控制标准这棵树苗,深化内部控制检查与评价将保证其不断健康成长。●
【参考文献】
[1] 阎达五,杨有红.内部控制的框架构建[J].会计研究,2001(2).
[2] 周瑜,郑垂勇,周晓平.内部控制评价体系的构建[J].现代管理科学,2008(6).
[3] 张宜霞.企业内部控制评价方法的比较[J].会计之友(上旬刊),2009(1).
【关键词】内部控制; 检查评价; 粮食仓储
引 言
我国《企业内部控制基本规范》已由财政部等五部委联合发布,并将于2011年起在上市公司范围内实施。风起云涌的内部控制研究给我们提出了这样一个问题:内部控制是一个新生事物吗?答案是否定的。企业管理的种种问题不应该归于缺乏内部控制,而应该归于内部控制的执行力出了问题。根据笔者的调查,很多企业的现实情况大都是:内部控制标准(体现在各项内部规章制度)写在了纸上,挂到了墙上,甚至被记在了心里,但就是没有落实到行动中。造成这种局面的原因何在?笔者认为,尽管COSO报告和我国《企业内部控制基本规范》都给出了内部控制的五个要素,但是如果扣除其务虚内容的话,总结出的核心要素就是两个:控制标准和监控。企业的各项内部规章制度属于控制标准,原来就有,而且形式和内容上越来越趋于完善;而监控的不到位才是企业管理出问题的关键。那这里的“监控”是什么呢?可以将其通俗地理解为“对内部控制的检查与评价”。监控之所以出问题,很大程度上是因为内部控制的检查与评价不到位,从而很难将制度落在实处。
一、内部控制检查与评价的意义
内部控制检查与评价是对企业内部控制制度的合规性、合理性、可行性以及具体实施情况进行检查,是完善企业内部控制制度、保证内部控制制度有效实施的重要手段。通过内部控制检查与评价,可以帮助企业发现并堵塞管理漏洞,加强企业内部管理,提高企业竞争能力,对建立健全内部控制系统、促进内部控制目标的实现有着重要的意义。但由于目前我国对内部控制具体内容、考核标准未作出详尽规范,相当多的企业对内部控制的重要性认识不够,检查评价方法有限,很难对被评价单位内部控制作出完整、公平的评价,未能真正发挥内部控制的作用。因此,能否找到合理的内部控制评价方法,建立具有操作性的内部控制评价程序,并使之真正成为管理的内在需求,是企业内部控制不至于流于形式的关键。
基于上述分析,且考虑到已经有太多的人对内部控制的理论进行了密集的研究,因此本文将从实务角度探索企业内部控制检查与评价,以北京市粮食仓储企业为例提出深化内控检查与评价的工作思路。
二、北京市粮食仓储企业内部控制建设简况
北京市粮食仓储企业主要是京粮集团下属的各粮库。目前各粮库已按照京粮集团总部的统一标准和要求制定了分业务流程的内部控制实施细则,每一业务流程都明确了控制目标、业务风险、控制点相关资料和相关制度文件等内容。各粮库按照业务流程各控制点的要求,执行统一的内控业务流程检查工作底稿。根据京粮集团制定的内部控制检查评价与考核办法,各粮库结合企业内部实际情况制定内控检查评价与考核细则并实施。鉴于各粮库现已建立了比较完善的内部控制流程,明确了企业各项工作的标准,为了监督并保障企业内部控制标准的贯彻执行,需要进一步深化内部控制检查与评价工作。
三、北京市粮食仓储企业深化内部控制检查与评价工作的思路
根据工作实践和对内部控制的认识,北京市粮食仓储企业深化内部控制检查与评价工作的思路应该沿着以下几个方面展开。
(一)内控检查评价应与企业的信息化建设相结合
信息化、电子化正在改变着企业传统的经营与管理模式,这一点已经引起了相关政府部门的重视并制定了相关制度。财政部已经发布了关于“信息系统一般控制”的企业内部控制应用指引(征求意见稿)。2009年4月,财政部又印发了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》。因此,企业要按照这些文件的要求搞好本身的信息化建设和内部控制,并实现二者的有机结合。从企业信息化建设的实践看,目前功能全面、涉及面广泛的ERP系统已经被越来越多的大企业所采用。北京市粮食仓储企业已经部分采用了ERP系统,而另一部分在不久的将来也要采用ERP系统。ERP系统给企业的信息与沟通带来了巨大的冲击,传统的审查和控制线索隐身于电子化的系统当中,正面临着“消失”,即使是工作时间足够长的老员工,对ERP系统中的数据处理流程有时也会感觉无法捕捉。
面对这样的情况,传统的内控检查手段已不能满足现代企业管理的要求,此时需要做好两个方面的工作。
1.对ERP系统进行检查与控制
ERP系统首先给企业带来的是系统本身的风险,因此企业内控检查需要从检查和控制ERP系统开始。随着信息时代的进一步发展,如何管理和控制庞大复杂的信息系统是每个企业所必须面临的问题。在传统的公司治理活动无法有效管理信息化风险的情况下,构建科学完整的IT治理新模式,将是提高治理效果、降低企业风险的首要选择。
2.利用ERP系统进行检查
ERP系统本质上是要实现对企业全面资源的有效计划,具有强大的功能。因此,北京市粮食仓储企业应该采用ERP系统对具体内控活动进行审查。采用ERP系统检查的优势主要有:(1)提高检查效率。企业日常业务量大,如果采取线上检查可大大提高工作效率,扩大抽样样本数量。通过ERP系统,可线上检查计划完成情况。系统可以将企业的实际运行情况与计划预算相比较,分析各项业务的进展情况是否符合要求。例如,在贸易粮采购流程,通过ERP线上操作,可以检查系统中采购订单与配置计划内容是否一致;检查原粮采购是否与经批准的预算一致等。通过ERP系统,可线上检查业务在执行过程中是否合规。例如,在贸易粮采购流程,通过ERP线上操作,可以检查系统中采购订单与采购合同内容是否一致;检查入库单与计量单是否一致;检查发票校验凭证与采购合同、入库验收单、发票是否一致等等。通过ERP系统,可线上检查各项业务内控流程的执行情况。通过查看员工的日常操作,可以分析员工的工作内容及流程是否符合规定。(2)提高检查的公正性。通过软件系统实施检查,以系统记载的业务流程发生情况为检查依据,可以克服人为因素的干扰。通过ERP进行内控检查时,系统可以核对内外部数据的发生额及余额是否相符。其中,内部核对是指在企业内部不同部门之间的核对,如财务部门记录的往来款项是否与销售部门实现的销售情况相符,财务部门掌握的库存变动是否与物流部门实际的出入库情况相符等等;外部核对是指通过接口将系统数据与外部数据进行核对,如通过电子对账单核对企业收付的资金是否与银行记录相符。
(二)内控检查评价应与企业标准化建设相结合
在内部控制诸要素当中,控制活动是其核心。控制活动是为防范风险所采取的措施和行动,具体体现为标准化的业务流程的建立。
北京市粮食仓储应将内部控制检查和企业标准化工作结合起来,这样可以进一步落实公司的各项制度,进一步提升公司的风险管理水平。在岗位标准化工作中,按照各业务流程控制点的工作标准和执行的工作要求,可以把内控业务流程相关控制点分解到各部门、各岗位的工作职责中,从而理顺业务流程,明确各部门、各岗位的工作职责。例如,采购业务员岗的职责在岗位说明书里有明确规定,在制定岗位标准手册时可以按照其岗位职责将贸易粮采购流程中有关采购计划的控制点要求转化为岗位工作要求;可根据内控手册“原粮采购业务流程——上报采购计划”控制点的相关内容确定采购业务员岗的岗位职责:提前15天提出下月度采购计划建议。
依据上述思路将各业务流程主要控制点的执行落实到具体岗位的日常工作要求以后,在职工月度绩效考核时,部门领导可以按照岗位的要求对每位职工的工作完成情况进行评价并量化,统一提交绩效考核部门后进行员工的月度绩效考核。内控日常检查评价时可抽查部门对员工的考核记录来检查部门内控日常执行情况。内控与岗位标准化的结合可以使每位员工清楚地了解自己在内控制度执行过程中的工作任务和目标,使内控检查评价和员工日常工作考核有效地结合起来,达到双重控制的目的。
(三)企业应采用多样化的内部控制评价
企业进行多层次、多渠道、多形式的内控检查评价,细化内控考核,可以强化内控制度的执行力度,使全体员工能够自觉执行内控制度,按流程办事、按权限审批,使“要我内控”转化为“我要内控”,逐步将内控理念融入到企业文化之中。为此,北京市粮食仓储企业应该做好以下两点:
1.在内控检查评价中实施多层次控制,构筑多道风险控制防线
北京市粮食仓储企业内控检查评价应形成由总部检查评价、中介机构检查评价、企业内部检查评价三个层面的检查评价体系。其中总部检查评价以京粮集团内控手册为依据,定期对企业内控运行情况进行评价。中介机构对公司IT一般控制及应用控制的风险管理情况定期进行审计,重点关注各项业务流程的执行情况和软件的应用情况。企业内部检查评价以内控手册实施细则为依据,重点对业务流程以及风险的控制情况进行检查评价。
2.企业内部检查评价应由多部门参与,通过不定期的检查评价形成对内控执行情况全方位的自我监控
企业内部控制的有效实施有赖于全体人员的参与,因此内部控制的检查评价也需要企业多个部门的参与。就北京市粮食仓储企业而言,资产部、审计部、财务部等都要承担一部分内部控制检查与评价职能。资产部以资产安全监察为重点来检查内部控制的落实情况。审计部门开展以评价内控为重点的经济责任审计,查找内部控制缺陷,使审计关口前移,实现以“堵”为主的事中控制。财务部门重点根据内控手册中会计报表项目和监管事项与业务流程之间的联系,检查各风险项下对应流程控制点的执行情况,以确保内控制度能够合理保证对外披露的会计报告及重大事项真实可靠。此外,企业还可以设置独立的内控办公室,由其进行企业内控综合检查评价。
(四)采用定性与定量相结合的内控检查评价方法
目前北京市粮食仓储企业大都按照京粮集团总部的统一规定建立了一套可量化的内控检查评价方法。但量化的评价方法存在着一定的问题,如有些内控要素(如控制环境)很难量化,量化权重存在着一定的主观性等。因此在内部控制评价时要采用定量与定性相结合的方法。
1.公司层面控制较难使用量化的方法,一般采用定性判断
公司层面控制缺陷通常不会直接导致信息错报,但会增加业务层面信息错报的可能性。因此公司层面控制缺陷评估基本上是采用定性判断,即逐项分析缺陷主题、缺陷性质等因素,判断缺陷可能导致错报的影响程度和错报发生的可能性。
2.业务层面内部控制评价结果采用定量分析和定性判断结合的方法
业务层面内控评价一般应采用标准分数法,将不同的定量或定性的问题统一折算成标准分值,使不同问题相互之间具有可比性,得出客观正确的评价。同时业务层面也要适当加入定性评价,可以设定被评价单位可能违反规定的条件和扣分标准,如确定某些性质较为严重的问题,如果企业违反了这些问题中的任何一个,则不论定量评分如何,总体评价结果都不能认为是良好。
(五)建立合理的考核和问责机制,促进员工主动参与内部控制建设
不论形式多么完美的管理制度,只要不触及员工的根本利益,往往只是一个美丽的“花瓶”。因此企业应根据各级内控检查评价的结果对员工进行绩效考核,把检查结果量化评分后,将得分情况对应到具体部门的责任人和负责人,细化绩效考核评分标准,按照标准进行奖惩。对未有效执行的关键控制点或风险程度高的控制点以及屡查屡犯的情况加大问责力度,追究当事部门的负责人、责任人的管理责任。
结 论
内部控制有效实施的关键并不在于制定形式完善的控制标准,而在于如何使所制定的控制标准落到实处,使内部控制在企业真正生根发芽。北京市粮食仓储企业已经种下了内部控制标准这棵树苗,深化内部控制检查与评价将保证其不断健康成长。●
【参考文献】
[1] 阎达五,杨有红.内部控制的框架构建[J].会计研究,2001(2).
[2] 周瑜,郑垂勇,周晓平.内部控制评价体系的构建[J].现代管理科学,2008(6).
[3] 张宜霞.企业内部控制评价方法的比较[J].会计之友(上旬刊),2009(1).