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摘要：高校档案建设工作是学校基础工作的重要组成部分，包括档案的收集、整理、归档等，与此同时，借助于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术而形成的新型档案信息形态，给高校档案工作的顺利进行带来了新的机遇和挑战。因此，高校档案信息化建设的推进是如今高校档案工作的必然选择。
关键词：高校档案；信息化建设；现状；对策
高校档案建设工作包括档案的收集、整理、归档等，是学校基础工作的重要组成部分，借助于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术而形成的新型档案信息形态，推进高校档案信息化建设给高校档案工作的顺利进行带来了新的机遇和挑战，也是高校档案工作的必然选择。因此，针对高校档案信息化建设工作中存在的问题与解决的对策进行探讨，以期为高校档案信息化建设工作的更好开展提供帮助。
1.高校档案信息化建设中存在的问题
1.1对高校档案信息化建设工作认识度不够
高校档案工作随着高校档案事业的发展已步入规范化轨道，高校上至领导和下至教职员工的档案意识也逐步加强，档案工作在高校教学、科研中的地位也越来越重要。然而，一些高校领导对档案信息化建设工作的重要性认识度不足，推进高校档案信息化建设的热情度不高，尤其学校在对档案信息化建设投入经费、人才支持均不足的情况下，高校档案信息化建设也就仅仅是纸上谈兵。另外，各高校档案管理人员的知识水平较低，缺乏档案管理工作建设的基本理论与技能，从而制约着高校档案信息化建设的推进，这在很大程度上也限制了高校档案信息化管理水平的提升。
1.2高素质档案信息化建设人才的不足
高校档案信息化管理工作的内容和过程相对复杂，致使高校档案工作难以出现优良的工作业绩，因此，一定程度上，高素质档案信息化建设优秀人才引进难度增大，最终导致高校档案信息化建设工作上的优秀人才的流失率相对较高。从目前各高校档案信息化建设人员的具体情况来看，全日制本、专科院校档案管理人才毕业的人员非常有限，既懂得档案业务，又精通信息技术的人员更是少见。日前的档案管理人员多是转行来的，或是兼职做档案管理工作，导致档案信息化建设的推进受阻，从而限制了高校档案管理工作的效率和服务质量。
1.3高校档案信息化建设所需要设施有待完善
高校档案的信息化建设需要必须的专业设备与软件，这些设备与软件也是档案信息化建设的前提和基础。高校档案信息建设中如果没有生产和接受电子文件所需要的设备与软件，那么就无法实现高校档案建设的信息化。这些硬件设备主要包括计算机、网路设备、扫描仪交换机等，档案建设所需要的软件方面主要包括档案信息数据库、档案信息处理系统以及相关软件和程序等。虽然，当前大多高校档案管理部门都有自己的局域网，信息化体系具有一定规模。但是仍有相当一大部分高校档案馆不仅没有基本硬件设备，也没有配套的软件。至于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用等，仍采用原始的手工操作与单机归档手段，采用与互联网相连的手段归档、检索、查阅档案不太成熟，从而造成在查阅档案的过程中出现文件丢失等现象，另外加之办公效率低、文件流转过程不规范文件与档案管理相对孤立，无法形成一个统一的整体，造成档案管理的非高效性。
1.4电子档案数据存在安全隐患
目前，各高校的网络系统建设已日益完善，并与不同的网络系统实现了互联，互联网的这种特性，在为档案工作者开辟了新天地的同时，也对档案信息化建设提出了更高的要求。在日常工作中，一般工作人员会很少注意杀毒软件的病毒库没有及时更新或网络安全设备是否存在漏洞，而如果在档案管理工作中，忽视了这些，就容易出现信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的问题。软件的安全运行需要有安全的硬件设施作为基础，硬件是电子文档得以保存的载体，如果档案服务器硬盘损毁，存储的数据库受到破坏，那么，多年的心血将会荡然无存。遇到地震火灾等事故，后果更是毁灭性的，因此，加强高校档案安全管理同样是高校档案信息化建设工作的重点内容之一。
2.推进高校档案信息化建设的对策
2.1提高高校档案信息化建设的认识
以传统的手工归档，检索及查询为主的高校档案管理工作，使许多珍贵的电子文档不能得到妥善保存，造成大量的信息资源的流失。这一严重问题在各高校屡见不鲜的，与高校信息化建设目标相勃。因此，高校档案信息化建设的根本解决方法是更新档案管理观念，创新档案管理模式，建设具有本学校自身特色的档案信息化管理模式尤为重要。这就要求领导应带头学习有关档案管理的法律法规及文件，并组织全体档案管理人员进行档案管理讨论，听取讲座，进行专题研究，使档案管理工作人员理清头绪，提高认识，更新观念，把观念创新融入到管理创新工作当中去。具体做法是以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，遵循“文档一体化、归档完整性、确保安全性”的基本原则，以加强现代科学技术手段建设为契机，统筹规划、统一标准，加强对高校档案管理员工的教育，从而提高其档案信息化意识，更新观念，让档案信息化的观念深入人心，让档案信息化的实践落实到行动上，以促进高校档案管理工作的可持续发展。
2.2 加强高校信息化基础设施建设
很多高校领导人员误认为档案信息化仅是有几台电脑，能够联网，就可实现档案信息化了，从不考虑学校实际情况，跟风式购买大量的计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通讯线路等硬件设施，造成了资源的极大浪费。其实，高校档案信息化建设除了硬件设施建设之外，档案建设的软件设施也是不可或缺的，物质条件的建设仅是档案管理的基础、前提，档案资源和各项管理过程数字化管理更为重要。具体的操作方法包括：首先，采用举办培训与讲座，普及和提高档案管理人员利用信息化归档技术和水平，实现档案信息化各项工作的顺利推进。其次，档案管馆应在保障资料真实、完整、有效的前提下先对各类电子文档进行收集、存储、鉴定、分类、收录，然后再在全校范围内逐步开展档案管理信息化工作。第三，档案管理部门可充分利用校园网的信息功能，建立档案信息管理专栏，定期公开档案信息、开放档案目录，从而为学校师生和社会各界人士进行档案信息查询提供便利条件，并不断完善上传的档案内容，使得校园网成为高校档案信息化资源共享与管理的平台。最后，开通档案信息目录检索服务，开通非密级现行公务电子文件全文和档案全文两通道，使学校的电子公务文件系统与档案馆实现无缝连接，从而实现各类电子文档即时归档，并在此基础上进行全程管理。高校档案管理部门应积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，把档案管理工作重点与学校工作重心结合起来，从而服务于教学和科研，使高校档案管理信息化走上正轨，进而实现管理手段多元化和优质高校化。 2.3 加强高校档案管理人员的素质培养
高校档案信息化管理工作是一项复杂而繁琐的工作，这就要求档案管理人员具有较高的整体素质提。一名优秀的档案管理人员应具备极高的事业心和责任感。高校档案管理工作是为学校的信息化建设服务的，是高校开展教学和管理工作的中心，因此，要求高校管理人员具备无私奉献的崇高精神，愿做学校发展的铺路石，以高度的责任感潜心钻研相关业务。除此之外，高等学校要多为学校档案管理人员提供接受教育和培训的机会，使档案人员不断学习新知识、优化旧知识，并为档案管理人员提供良好的外部环境，充分调动档案人员钻研业务的积极性，从而使高校档案的信息化管理真正得到有效的贯彻与落实。
2.4 加强高校档案信息化安全保障体系建设
首先，要挑选品德高尚、严守规章制度的人员从事档案管理工作，通过不断的培训，如安全知识和操作技术方面，及时更新知识结构和内容，规范操作；第二，档案信息的利用共享与安全保密是对立统一的，坚持利用和保密并重的原则，档案管理人员要积极为各用户提供其所需，针对部分机密文件，应该专门设置保密室来保管，采用相对独立的计算机系统，保证信息不会通过网络泄露出去；第三，要保证硬件及网络设备、档案服务器操作系统的安全，做好日常的维护工作，及时更新杀毒软件、防火墙，保障各方面运行安全，保密的文件一定要存储在密闭的环境。第四，采取切实有效的技术手段保护档案信息系统应用软件和数据库的安全。严格设置访问权限，有一定管理和查询权限的人都要对自已的用户名和口令严格保密，并定期更换，不要用自己的生日、家人的名字命名，以免被破解，给档案信息安全带来隐患。因现行高校的信息量庞大驳杂，要求管理人员在日常工作中及时做好数据备份，采取增量备份，在备份前要确定是最新的档案信息。备份最好一式多份，存放在不同的电脑上，以防万一。为防止天灾或者其他大型灾难出现时数据库的丢失，还要定期做好异地备份工作。异地备份，就是将档案信息存储在其它的地方，可以采用各种介质，但位置一定要远离正用服务器所在的区域。第五，由于电子文件有易复制、易更改性的特点，为预防出现数据库被篡改的危险，在实际工作中还是要依靠传统纸质文件作为凭据进行维护。
综上所述，高校档案的信息化建设是科学技术发展和社会进步乃至学校发展的必然趋势，对档案管理人员而言，应培养其信息化观念，并把档案信息化建设作为一项长期、艰巨的工作使命来完成，进而提高高校档案管理的信息化水平，以促进高校档案管理工作的健康、可持续发展。（作者单位：郑州轻工业学院）
参考文献：
[1]杜萍.浅谈高校档案的数字化和网络化应用[J].科技情报开发与经济，2008（05）：198.
[2]仝美兰.高校档案信息化建设中的问题与对策[J].山西大同大学学报，2008，22（05）：99-101.
[3]龙安梅，黄建强，丁艳玲.新时期高校人事档案信息化管理初探[J].兰台世界，2009（01）：55.
[4]蒋静，高校档案管理中存在的问题与对策分析.黑龙江史志，2007.12
[5]潘建华，关于高校档案信息数字化建设的思考[J].中国科技信息，2011，7.
[6]徐凯歌.高校档案信息化建设与管理探索[J].中国教育信息化，2010，19.
[7]刘秋华，转型时期高校档案信息化建设问题探析[J].云南档案，2010，9
[8]任凤仙，张志军，试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略j.档案学通讯，2008，（6）
关键词：高校档案；信息化建设；现状；对策
高校档案建设工作包括档案的收集、整理、归档等，是学校基础工作的重要组成部分，借助于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术而形成的新型档案信息形态，推进高校档案信息化建设给高校档案工作的顺利进行带来了新的机遇和挑战，也是高校档案工作的必然选择。因此，针对高校档案信息化建设工作中存在的问题与解决的对策进行探讨，以期为高校档案信息化建设工作的更好开展提供帮助。
1.高校档案信息化建设中存在的问题
1.1对高校档案信息化建设工作认识度不够
高校档案工作随着高校档案事业的发展已步入规范化轨道，高校上至领导和下至教职员工的档案意识也逐步加强，档案工作在高校教学、科研中的地位也越来越重要。然而，一些高校领导对档案信息化建设工作的重要性认识度不足，推进高校档案信息化建设的热情度不高，尤其学校在对档案信息化建设投入经费、人才支持均不足的情况下，高校档案信息化建设也就仅仅是纸上谈兵。另外，各高校档案管理人员的知识水平较低，缺乏档案管理工作建设的基本理论与技能，从而制约着高校档案信息化建设的推进，这在很大程度上也限制了高校档案信息化管理水平的提升。
1.2高素质档案信息化建设人才的不足
高校档案信息化管理工作的内容和过程相对复杂，致使高校档案工作难以出现优良的工作业绩，因此，一定程度上，高素质档案信息化建设优秀人才引进难度增大，最终导致高校档案信息化建设工作上的优秀人才的流失率相对较高。从目前各高校档案信息化建设人员的具体情况来看，全日制本、专科院校档案管理人才毕业的人员非常有限，既懂得档案业务，又精通信息技术的人员更是少见。日前的档案管理人员多是转行来的，或是兼职做档案管理工作，导致档案信息化建设的推进受阻，从而限制了高校档案管理工作的效率和服务质量。
1.3高校档案信息化建设所需要设施有待完善
高校档案的信息化建设需要必须的专业设备与软件，这些设备与软件也是档案信息化建设的前提和基础。高校档案信息建设中如果没有生产和接受电子文件所需要的设备与软件，那么就无法实现高校档案建设的信息化。这些硬件设备主要包括计算机、网路设备、扫描仪交换机等，档案建设所需要的软件方面主要包括档案信息数据库、档案信息处理系统以及相关软件和程序等。虽然，当前大多高校档案管理部门都有自己的局域网，信息化体系具有一定规模。但是仍有相当一大部分高校档案馆不仅没有基本硬件设备，也没有配套的软件。至于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用等，仍采用原始的手工操作与单机归档手段，采用与互联网相连的手段归档、检索、查阅档案不太成熟，从而造成在查阅档案的过程中出现文件丢失等现象，另外加之办公效率低、文件流转过程不规范文件与档案管理相对孤立，无法形成一个统一的整体，造成档案管理的非高效性。
1.4电子档案数据存在安全隐患
目前，各高校的网络系统建设已日益完善，并与不同的网络系统实现了互联，互联网的这种特性，在为档案工作者开辟了新天地的同时，也对档案信息化建设提出了更高的要求。在日常工作中，一般工作人员会很少注意杀毒软件的病毒库没有及时更新或网络安全设备是否存在漏洞，而如果在档案管理工作中，忽视了这些，就容易出现信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的问题。软件的安全运行需要有安全的硬件设施作为基础，硬件是电子文档得以保存的载体，如果档案服务器硬盘损毁，存储的数据库受到破坏，那么，多年的心血将会荡然无存。遇到地震火灾等事故，后果更是毁灭性的，因此，加强高校档案安全管理同样是高校档案信息化建设工作的重点内容之一。
2.推进高校档案信息化建设的对策
2.1提高高校档案信息化建设的认识
以传统的手工归档，检索及查询为主的高校档案管理工作，使许多珍贵的电子文档不能得到妥善保存，造成大量的信息资源的流失。这一严重问题在各高校屡见不鲜的，与高校信息化建设目标相勃。因此，高校档案信息化建设的根本解决方法是更新档案管理观念，创新档案管理模式，建设具有本学校自身特色的档案信息化管理模式尤为重要。这就要求领导应带头学习有关档案管理的法律法规及文件，并组织全体档案管理人员进行档案管理讨论，听取讲座，进行专题研究，使档案管理工作人员理清头绪，提高认识，更新观念，把观念创新融入到管理创新工作当中去。具体做法是以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，遵循“文档一体化、归档完整性、确保安全性”的基本原则，以加强现代科学技术手段建设为契机，统筹规划、统一标准，加强对高校档案管理员工的教育，从而提高其档案信息化意识，更新观念，让档案信息化的观念深入人心，让档案信息化的实践落实到行动上，以促进高校档案管理工作的可持续发展。
2.2 加强高校信息化基础设施建设
很多高校领导人员误认为档案信息化仅是有几台电脑，能够联网，就可实现档案信息化了，从不考虑学校实际情况，跟风式购买大量的计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通讯线路等硬件设施，造成了资源的极大浪费。其实，高校档案信息化建设除了硬件设施建设之外，档案建设的软件设施也是不可或缺的，物质条件的建设仅是档案管理的基础、前提，档案资源和各项管理过程数字化管理更为重要。具体的操作方法包括：首先，采用举办培训与讲座，普及和提高档案管理人员利用信息化归档技术和水平，实现档案信息化各项工作的顺利推进。其次，档案管馆应在保障资料真实、完整、有效的前提下先对各类电子文档进行收集、存储、鉴定、分类、收录，然后再在全校范围内逐步开展档案管理信息化工作。第三，档案管理部门可充分利用校园网的信息功能，建立档案信息管理专栏，定期公开档案信息、开放档案目录，从而为学校师生和社会各界人士进行档案信息查询提供便利条件，并不断完善上传的档案内容，使得校园网成为高校档案信息化资源共享与管理的平台。最后，开通档案信息目录检索服务，开通非密级现行公务电子文件全文和档案全文两通道，使学校的电子公务文件系统与档案馆实现无缝连接，从而实现各类电子文档即时归档，并在此基础上进行全程管理。高校档案管理部门应积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，把档案管理工作重点与学校工作重心结合起来，从而服务于教学和科研，使高校档案管理信息化走上正轨，进而实现管理手段多元化和优质高校化。 2.3 加强高校档案管理人员的素质培养
高校档案信息化管理工作是一项复杂而繁琐的工作，这就要求档案管理人员具有较高的整体素质提。一名优秀的档案管理人员应具备极高的事业心和责任感。高校档案管理工作是为学校的信息化建设服务的，是高校开展教学和管理工作的中心，因此，要求高校管理人员具备无私奉献的崇高精神，愿做学校发展的铺路石，以高度的责任感潜心钻研相关业务。除此之外，高等学校要多为学校档案管理人员提供接受教育和培训的机会，使档案人员不断学习新知识、优化旧知识，并为档案管理人员提供良好的外部环境，充分调动档案人员钻研业务的积极性，从而使高校档案的信息化管理真正得到有效的贯彻与落实。
2.4 加强高校档案信息化安全保障体系建设
首先，要挑选品德高尚、严守规章制度的人员从事档案管理工作，通过不断的培训，如安全知识和操作技术方面，及时更新知识结构和内容，规范操作；第二，档案信息的利用共享与安全保密是对立统一的，坚持利用和保密并重的原则，档案管理人员要积极为各用户提供其所需，针对部分机密文件，应该专门设置保密室来保管，采用相对独立的计算机系统，保证信息不会通过网络泄露出去；第三，要保证硬件及网络设备、档案服务器操作系统的安全，做好日常的维护工作，及时更新杀毒软件、防火墙，保障各方面运行安全，保密的文件一定要存储在密闭的环境。第四，采取切实有效的技术手段保护档案信息系统应用软件和数据库的安全。严格设置访问权限，有一定管理和查询权限的人都要对自已的用户名和口令严格保密，并定期更换，不要用自己的生日、家人的名字命名，以免被破解，给档案信息安全带来隐患。因现行高校的信息量庞大驳杂，要求管理人员在日常工作中及时做好数据备份，采取增量备份，在备份前要确定是最新的档案信息。备份最好一式多份，存放在不同的电脑上，以防万一。为防止天灾或者其他大型灾难出现时数据库的丢失，还要定期做好异地备份工作。异地备份，就是将档案信息存储在其它的地方，可以采用各种介质，但位置一定要远离正用服务器所在的区域。第五，由于电子文件有易复制、易更改性的特点，为预防出现数据库被篡改的危险，在实际工作中还是要依靠传统纸质文件作为凭据进行维护。
综上所述，高校档案的信息化建设是科学技术发展和社会进步乃至学校发展的必然趋势，对档案管理人员而言，应培养其信息化观念，并把档案信息化建设作为一项长期、艰巨的工作使命来完成，进而提高高校档案管理的信息化水平，以促进高校档案管理工作的健康、可持续发展。（作者单位：郑州轻工业学院）
参考文献：
[1]杜萍.浅谈高校档案的数字化和网络化应用[J].科技情报开发与经济，2008（05）：198.
[2]仝美兰.高校档案信息化建设中的问题与对策[J].山西大同大学学报，2008，22（05）：99-101.
[3]龙安梅，黄建强，丁艳玲.新时期高校人事档案信息化管理初探[J].兰台世界，2009（01）：55.
[4]蒋静，高校档案管理中存在的问题与对策分析.黑龙江史志，2007.12
[5]潘建华，关于高校档案信息数字化建设的思考[J].中国科技信息，2011，7.
[6]徐凯歌.高校档案信息化建设与管理探索[J].中国教育信息化，2010，19.
[7]刘秋华，转型时期高校档案信息化建设问题探析[J].云南档案，2010，9
[8]任凤仙，张志军，试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略j.档案学通讯，2008，（6）