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[摘要]随着各项事业规范化建设步伐的加快，很多单位认识到建立档案部门的必要性，但是对于怎么建立却知之甚少。本文从新建档案部门的基本需求、档案人员选拔以及如何开展档案工作等方面介绍了几点参考建议。
[关键词]档案部门 基础构建 建议
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）10-0064-01
随着社会的进步，各项事业的规范化建设步伐的加快，以及人们对事实追根溯源的渴望，档案部门的建立逐渐被各类机构提上工作日程。档案工作的重视程度得到广泛提升，但事实上这种提升仅停留在“认为”上，并无一些实质举措。出现这种问题的原因是多方面的，社会各界对档案工作了解甚少，而档案参考材料又晦涩难懂；上级部门对新建档案机构重视不够，以致档案政策法规宣传、解读不到位；档案部门发展层次两级化严重，已有的经验对新建档案部门并无太多借鉴。这一切对档案部门的建立、如何开展档案工作造成困扰。针对这种情况，现对档案部门的基础构建提出几点参考建议。
一、建立档案部门的基本需求
（一）新建档案部门基本设施要求
档案部门应该有独立的办公场所，不能与其他办公室合二为一。新建档案部门最基本的房间设置是：办公室、档案库房、借阅室。档案部门应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。从安全、防水角度要避开顶楼和地下室。档案部门的房间应安装防盗门、防盗窗、库房内还应安装警报器、配备灭火器等。
（二）档案部门基本设备要求
1.档案办公室、借阅室应配备电脑、打印机、复印机和扫描仪等仪器设备。
2.档案库房应引进密集架、密码柜、防磁柜、温湿度计和加湿、除湿设备等。
需要注意的是档案适合的温湿度通常在14～24摄氏度之间，湿度45%～60%。
（三）档案工作中常用工具
1.档案公章、归档章：档案部门公章用于出具档案证明材料，在《高等学校档案管理办法》中就指出：“加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力”。归档章相当于每件档案的身份证，归档章通常为两行三列的单元格，在六个单元格中填写全宗号、年度、保管期限、分类号、件号、页码等信息。
2.档案材料的装具：应使用正规的无酸纸档案盒、卷皮等。
3.档案工作中其他操作工具：可根据单位需求使用装订器、订书器、装订绳、不锈钢订书钉、数字戳、字母戳、档案专用胶水、剪刀、黑色字迹笔、铅笔、橡皮等。
二、新建档案部门制度建设以及各类材料归档范围的确定
1.档案工作是一项规范化、程序性很强的业务工作，因此档案制度建设尤为重要。
新建档案部门应参照国家《中华人民共和国档案法》并结合本单位实际制定档案管理办法。同时还应该制定档案借阅、库房管理、保密、鉴定销毁制度，在实际操作中还应该明确档案移交、整理和开具各类证明的程序。为确保档案工作责任明晰，还要制定专、兼职档案工作人员职责和各级分管档案工作领导职责。
2.档案的归档范围可参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，并结合本单位实际确定应该归档的档案范围、保管期限、具体的归档单位等。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
三、档案工作人员的选拔与考核
档案工作人员应具有学习档案专业知识的经历、掌握并能熟练运用计算机、文史等相关知识，政治可靠、了解本单位工作运作、从长远来看具有一定稳定性。总之，各单位应坚持德才兼备，以德为先的用人标准，加强工作业绩考核，建立一支政治坚定、勇于创新、勤政廉洁、求真务实、奋发有为、善于推动档案事业科学发展的高素质档案人才队伍。
四、档案业务工作的开展
（一）档案工作流程，收集、整理、鉴定与销毁、统计、保管与保护、提供利用。
1.收集：接收及征集档案的过程。
2.整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
3.鉴定与销毁：鉴定是判定档案真伪和价值的过程；销毁是经过鉴定对失去价值的档案做毁灭性处置的过程。
4.统计：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
5.保管与保护：保管是维护档案完整与安全的活动；保护是防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
6.提供利用：利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。
（二）对档案信息进行编辑整理，制作档案索引目录
档案部门可分别按照档案材料的年代、所属归档部门、档案利用规律等等编辑各类索引目录，全面、及时地为利用者提供服务。
（三）成立档案工作领导小组，开展档案工作
成立档案工作领导小组目的在于，决定档案工作中的重大问题，确定各类文件材料的归档范围，进行档案鉴定、销毁工作，确定档案的存、毁等工作。
总之，新建档案部门应该具备“麻雀虽小五脏俱全”的条件，这样才能确保档案工作的顺利开展与创新发展。档案工作厚积而薄发，档案事业光荣而艰巨，档案部门作为档案事业新生力量，任重而道远。
[关键词]档案部门 基础构建 建议
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）10-0064-01
随着社会的进步，各项事业的规范化建设步伐的加快，以及人们对事实追根溯源的渴望，档案部门的建立逐渐被各类机构提上工作日程。档案工作的重视程度得到广泛提升，但事实上这种提升仅停留在“认为”上，并无一些实质举措。出现这种问题的原因是多方面的，社会各界对档案工作了解甚少，而档案参考材料又晦涩难懂；上级部门对新建档案机构重视不够，以致档案政策法规宣传、解读不到位；档案部门发展层次两级化严重，已有的经验对新建档案部门并无太多借鉴。这一切对档案部门的建立、如何开展档案工作造成困扰。针对这种情况，现对档案部门的基础构建提出几点参考建议。
一、建立档案部门的基本需求
（一）新建档案部门基本设施要求
档案部门应该有独立的办公场所，不能与其他办公室合二为一。新建档案部门最基本的房间设置是：办公室、档案库房、借阅室。档案部门应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。从安全、防水角度要避开顶楼和地下室。档案部门的房间应安装防盗门、防盗窗、库房内还应安装警报器、配备灭火器等。
（二）档案部门基本设备要求
1.档案办公室、借阅室应配备电脑、打印机、复印机和扫描仪等仪器设备。
2.档案库房应引进密集架、密码柜、防磁柜、温湿度计和加湿、除湿设备等。
需要注意的是档案适合的温湿度通常在14～24摄氏度之间，湿度45%～60%。
（三）档案工作中常用工具
1.档案公章、归档章：档案部门公章用于出具档案证明材料，在《高等学校档案管理办法》中就指出：“加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力”。归档章相当于每件档案的身份证，归档章通常为两行三列的单元格，在六个单元格中填写全宗号、年度、保管期限、分类号、件号、页码等信息。
2.档案材料的装具：应使用正规的无酸纸档案盒、卷皮等。
3.档案工作中其他操作工具：可根据单位需求使用装订器、订书器、装订绳、不锈钢订书钉、数字戳、字母戳、档案专用胶水、剪刀、黑色字迹笔、铅笔、橡皮等。
二、新建档案部门制度建设以及各类材料归档范围的确定
1.档案工作是一项规范化、程序性很强的业务工作，因此档案制度建设尤为重要。
新建档案部门应参照国家《中华人民共和国档案法》并结合本单位实际制定档案管理办法。同时还应该制定档案借阅、库房管理、保密、鉴定销毁制度，在实际操作中还应该明确档案移交、整理和开具各类证明的程序。为确保档案工作责任明晰，还要制定专、兼职档案工作人员职责和各级分管档案工作领导职责。
2.档案的归档范围可参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，并结合本单位实际确定应该归档的档案范围、保管期限、具体的归档单位等。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
三、档案工作人员的选拔与考核
档案工作人员应具有学习档案专业知识的经历、掌握并能熟练运用计算机、文史等相关知识，政治可靠、了解本单位工作运作、从长远来看具有一定稳定性。总之，各单位应坚持德才兼备，以德为先的用人标准，加强工作业绩考核，建立一支政治坚定、勇于创新、勤政廉洁、求真务实、奋发有为、善于推动档案事业科学发展的高素质档案人才队伍。
四、档案业务工作的开展
（一）档案工作流程，收集、整理、鉴定与销毁、统计、保管与保护、提供利用。
1.收集：接收及征集档案的过程。
2.整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
3.鉴定与销毁：鉴定是判定档案真伪和价值的过程；销毁是经过鉴定对失去价值的档案做毁灭性处置的过程。
4.统计：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
5.保管与保护：保管是维护档案完整与安全的活动；保护是防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
6.提供利用：利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。
（二）对档案信息进行编辑整理，制作档案索引目录
档案部门可分别按照档案材料的年代、所属归档部门、档案利用规律等等编辑各类索引目录，全面、及时地为利用者提供服务。
（三）成立档案工作领导小组，开展档案工作
成立档案工作领导小组目的在于，决定档案工作中的重大问题，确定各类文件材料的归档范围，进行档案鉴定、销毁工作，确定档案的存、毁等工作。
总之，新建档案部门应该具备“麻雀虽小五脏俱全”的条件，这样才能确保档案工作的顺利开展与创新发展。档案工作厚积而薄发，档案事业光荣而艰巨，档案部门作为档案事业新生力量，任重而道远。