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摘 要：档案信息化管理是进行档案管理转变的重要举措，也是适应时代发展的客观要求。随着计算机网络的普及和发展，档案从实体管理走向数字化管理，是档案发展的必然趋势。本文对档案信息化管理建设进行了分析。
关键词：档案管理 信息化 建设 策略
一、引言
计算机网络的出现和发展，给人们的生产生活带来了巨大的变化，产生了深远的影响。普及到各行各业，极大提高了人们的工作效率，减轻了工作负担。档案管理也不例外。档案信息化管理的应用，档案管理从实体走向数字化，使得档案管理更加便捷化、查询预览快速化。而且计算机网络还能做出对档案管理的分析，将档案管理的真正作用挖掘出来，从而提高了档案的使用价值。让人们得到更多的档案收获，更加有利于推动工作开展和创造价值。
二、档案信息化管理建设的必要性
1.有利于提高管理效率。计算机网络管理可以使纷繁复杂的纸质档案浓缩为储存空间很小的信息化档案，大大缩减了管理空间，提高了管理效率。而且信息化的分类、归纳、排序、总结等管理方法将纸质版的档案进行快速整理、储存，便于人们及时查询、预览。这在纸质版档案管理中是无法做到的。除此之外，信息化的共享功能，使得不同档案之间可以进行交换、传阅，以此挖掘到更多的利用价值。共享功能还实现了远程操控，因此不受时间和地域的限制，极大方便了人们的工作生活。
2.有利于提高档案管理的准确性和完整性。信息化管理一旦将档案中所有的数字、文字、表格、图形等信息输入计算机中，管理便成为永久性的信息档案，提高了管理的准确性和完整性。而准确性和完整性是任何档案管理最基本的要求，若失去了准确性和完整性，那么档案管理也就失去管理的意義和作用。纸质版档案在这方面严重存在问题，如时间长久，纸质版的纸张、笔迹就会发生发黄变化，从而导致有些数字信息变得模糊不清，不利于档案利用。纸质版的档案容易发生人为的篡改现象，使得档案失去了真实信息。
3.有利于降低管理成本。不管从管理方式上还是管理工作量上，纸质版档案将会大大增加管理的工作难度。这是显而易见的，因为档案管理的工作量与档案数量是一致的，也就是说档案数量越多，则意味着管理工作量越大，这就需要耗费人力、物力、财力，而且纸质版档案管理还需更多更大的空间进行堆放，在这种情况下查阅档案信息可想而知。信息化档案管理，只要人们在计算机搜索上面轻松输入需要查找的档案信息就能很快找到相关的内容，计算机强大的搜索、查询、预览功能，使得人们足不出户便能找到想要的东西，因此大大降低了管理的成本。
三、推进档案信息化管理建设的策略
1.做好硬件建设。既然信息化档案管理是在计算机网络中实现的，因此做好信息化管理建设首先进行计算机、网络线路、路由器等硬件建设，使得信息档案化管理有了强大的功能载体。安全是信息化管理中非常重要的问题，而且也是容易发生的问题。为了解决信息化档案管理的安全性，其硬件建设是必须的。为此我们做好以下方面：一是配备专业的计算机，而且计算机的质量必须过关，并且注明使用年限。只有计算机质量可靠，那么档案信息管理才能安全长久。计算机出现停电、短路等现象极易导致档案信息丢失，因此在这方面计算机的质量提供了保障。二是网络线路必须畅通无阻，特别在接线口应保证接入的牢固性，以免影响网络传输效果，进而影响保存速度和储存功能。三是及时检查和维护计算机，由于电脑垃圾的存在，以及灰尘的侵入，导致计算机在运行过程中出现故障，影响管理性能，因此必须做好清理、检查、维修工作，使得计算机更加健康快速运转。
2.开发创建档案管理软件系统。在硬件设施达标的情况下，做好档案信息化管理建设重在专业的软件系统开发、创建。形成一个独立的专业的管理档案的信息技术平台。人们可以通过这个软件信息服务平台进行快速的查阅、预览和下载所需的档案资料。因此开发管理软件不仅仅是为了人们的生活工作方便，而更重要的是网络技术使用安全，防止档案信息被盗或者泄露，给他人造成经济和精神损失。这样就会失去档案管理的意义。专业化的档案管理软件具有较强加密功能和杀毒功能，其计算机病毒是很难侵入破坏的。一般档案信息是无法被其他人进行盗窃和利用的。
3.推进数字化档案馆建设。数字化档案馆是当前这样一个数字时代或者说大数据时代下档案管理工作的重要发展趋势，也是现代化的新型档案馆。档案管理工作的信息化建设得以真正实现的其中一个重要标志便是数字化档案馆的建设。我们要认识到，数字化档案馆建设属于一项长期性复杂性的工程，其集成的档案信息数量与内容将会更为广泛，也更加有助于档案信息的统计、查询以及保存。数字化档案馆的建设并非是档案管理部门的工作，它需要各个部门和组织相互协调、共同合作，必须结合具体情况落实好信息管理的统筹规划与衔接工作，在统一的平台中依靠同一数据库管理系统来实现数字化档案馆建设。只有如此，传统档案管理工作才能够真正朝着信息化的方向转变，才能够真正开辟档案管理的新局面。
4.提高档案管理人员的业务素质。计算机信息化档案管理虽然有众多好处，但是它不能自发进行管理，而是通过管理人员的操作才能实现，因此在做好硬件和软件的前提下，必须提高档案管理人员的业务素质，懂得和熟练操作计算机，能够适应专业管理软件的应用操作。随着计算机网络技术的发展，各种管理软件都在更新和进步，为此我们做好以下方面：一是对档案管理人员进行业务培训，让他们及时掌握档案管理技术，在网络环境下能够对档案进行快速的查阅、下载、档案信息维护、更新，而且更重要的是通过信息化管理，对档案资料进行分析研究，归纳和总结具有价值的档案信息，以便为人们的生活工作提供服务。二是对新增档案做好计算机信息管理，档案在社会发展中不断的涌入和再生，不断的被淘汰和更新，因此管理人员不能停留在原来的管理基础上，而是要对新增档案业务进行及时的输入计算机管理，对于没有管理价值的档案信息要及时进行网络清理和删除，以免占用储存空间。三是及时进行交流沟通，技术知识的发展出了继承和学习获得外，交流沟通便能再次获得，因为每个管理人员都有自己的管理办法和经验，所以要想获得管理进步，必须通过交流沟通，发现对方的管理优点，才能促进自己档案信息化管理水平的提高。
5.采用电子文件形成部门、档案部门与计算机信息管理部门三点结合方式。在电子文档形成中，相关部门对资料信息的掌握是比较熟悉的，对于信息的创造有一定的责任性；档案部门在接收电子文件形成部门传递的文件后，通过相关规范制度对其内容进行了解、分析、归类和辨别，保存有价值的文件；之后通过计算机信息管理部门利用网络技术对文件进行相应处理，最终实现档案归档的价值。
四、结语
总之，档案信息化管理建设是档案管理的内在要求，也是时代发展的客观要求，因此首先做好硬件建设，使得信息化管理具有强大的硬件载体支撑，其次强化专业技术人员的业务培训，做到对档案信息的更新维护和研究，给档案使用者及时提供有价值的档案信息，实现远程共享档案信息。为社会、人们做出档案信息化管理贡献，推动档案健康快速发展。
参考文献：
[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017，（01）：17-18.
[2]孙丽娜.档案管理信息化建设的有效策略[J].办公室业务，2016，（08）：79.
[3]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016，（05）：58.
关键词：档案管理 信息化 建设 策略
一、引言
计算机网络的出现和发展，给人们的生产生活带来了巨大的变化，产生了深远的影响。普及到各行各业，极大提高了人们的工作效率，减轻了工作负担。档案管理也不例外。档案信息化管理的应用，档案管理从实体走向数字化，使得档案管理更加便捷化、查询预览快速化。而且计算机网络还能做出对档案管理的分析，将档案管理的真正作用挖掘出来，从而提高了档案的使用价值。让人们得到更多的档案收获，更加有利于推动工作开展和创造价值。
二、档案信息化管理建设的必要性
1.有利于提高管理效率。计算机网络管理可以使纷繁复杂的纸质档案浓缩为储存空间很小的信息化档案，大大缩减了管理空间，提高了管理效率。而且信息化的分类、归纳、排序、总结等管理方法将纸质版的档案进行快速整理、储存，便于人们及时查询、预览。这在纸质版档案管理中是无法做到的。除此之外，信息化的共享功能，使得不同档案之间可以进行交换、传阅，以此挖掘到更多的利用价值。共享功能还实现了远程操控，因此不受时间和地域的限制，极大方便了人们的工作生活。
2.有利于提高档案管理的准确性和完整性。信息化管理一旦将档案中所有的数字、文字、表格、图形等信息输入计算机中，管理便成为永久性的信息档案，提高了管理的准确性和完整性。而准确性和完整性是任何档案管理最基本的要求，若失去了准确性和完整性，那么档案管理也就失去管理的意義和作用。纸质版档案在这方面严重存在问题，如时间长久，纸质版的纸张、笔迹就会发生发黄变化，从而导致有些数字信息变得模糊不清，不利于档案利用。纸质版的档案容易发生人为的篡改现象，使得档案失去了真实信息。
3.有利于降低管理成本。不管从管理方式上还是管理工作量上，纸质版档案将会大大增加管理的工作难度。这是显而易见的，因为档案管理的工作量与档案数量是一致的，也就是说档案数量越多，则意味着管理工作量越大，这就需要耗费人力、物力、财力，而且纸质版档案管理还需更多更大的空间进行堆放，在这种情况下查阅档案信息可想而知。信息化档案管理，只要人们在计算机搜索上面轻松输入需要查找的档案信息就能很快找到相关的内容，计算机强大的搜索、查询、预览功能，使得人们足不出户便能找到想要的东西，因此大大降低了管理的成本。
三、推进档案信息化管理建设的策略
1.做好硬件建设。既然信息化档案管理是在计算机网络中实现的，因此做好信息化管理建设首先进行计算机、网络线路、路由器等硬件建设，使得信息档案化管理有了强大的功能载体。安全是信息化管理中非常重要的问题，而且也是容易发生的问题。为了解决信息化档案管理的安全性，其硬件建设是必须的。为此我们做好以下方面：一是配备专业的计算机，而且计算机的质量必须过关，并且注明使用年限。只有计算机质量可靠，那么档案信息管理才能安全长久。计算机出现停电、短路等现象极易导致档案信息丢失，因此在这方面计算机的质量提供了保障。二是网络线路必须畅通无阻，特别在接线口应保证接入的牢固性，以免影响网络传输效果，进而影响保存速度和储存功能。三是及时检查和维护计算机，由于电脑垃圾的存在，以及灰尘的侵入，导致计算机在运行过程中出现故障，影响管理性能，因此必须做好清理、检查、维修工作，使得计算机更加健康快速运转。
2.开发创建档案管理软件系统。在硬件设施达标的情况下，做好档案信息化管理建设重在专业的软件系统开发、创建。形成一个独立的专业的管理档案的信息技术平台。人们可以通过这个软件信息服务平台进行快速的查阅、预览和下载所需的档案资料。因此开发管理软件不仅仅是为了人们的生活工作方便，而更重要的是网络技术使用安全，防止档案信息被盗或者泄露，给他人造成经济和精神损失。这样就会失去档案管理的意义。专业化的档案管理软件具有较强加密功能和杀毒功能，其计算机病毒是很难侵入破坏的。一般档案信息是无法被其他人进行盗窃和利用的。
3.推进数字化档案馆建设。数字化档案馆是当前这样一个数字时代或者说大数据时代下档案管理工作的重要发展趋势，也是现代化的新型档案馆。档案管理工作的信息化建设得以真正实现的其中一个重要标志便是数字化档案馆的建设。我们要认识到，数字化档案馆建设属于一项长期性复杂性的工程，其集成的档案信息数量与内容将会更为广泛，也更加有助于档案信息的统计、查询以及保存。数字化档案馆的建设并非是档案管理部门的工作，它需要各个部门和组织相互协调、共同合作，必须结合具体情况落实好信息管理的统筹规划与衔接工作，在统一的平台中依靠同一数据库管理系统来实现数字化档案馆建设。只有如此，传统档案管理工作才能够真正朝着信息化的方向转变，才能够真正开辟档案管理的新局面。
4.提高档案管理人员的业务素质。计算机信息化档案管理虽然有众多好处，但是它不能自发进行管理，而是通过管理人员的操作才能实现，因此在做好硬件和软件的前提下，必须提高档案管理人员的业务素质，懂得和熟练操作计算机，能够适应专业管理软件的应用操作。随着计算机网络技术的发展，各种管理软件都在更新和进步，为此我们做好以下方面：一是对档案管理人员进行业务培训，让他们及时掌握档案管理技术，在网络环境下能够对档案进行快速的查阅、下载、档案信息维护、更新，而且更重要的是通过信息化管理，对档案资料进行分析研究，归纳和总结具有价值的档案信息，以便为人们的生活工作提供服务。二是对新增档案做好计算机信息管理，档案在社会发展中不断的涌入和再生，不断的被淘汰和更新，因此管理人员不能停留在原来的管理基础上，而是要对新增档案业务进行及时的输入计算机管理，对于没有管理价值的档案信息要及时进行网络清理和删除，以免占用储存空间。三是及时进行交流沟通，技术知识的发展出了继承和学习获得外，交流沟通便能再次获得，因为每个管理人员都有自己的管理办法和经验，所以要想获得管理进步，必须通过交流沟通，发现对方的管理优点，才能促进自己档案信息化管理水平的提高。
5.采用电子文件形成部门、档案部门与计算机信息管理部门三点结合方式。在电子文档形成中，相关部门对资料信息的掌握是比较熟悉的，对于信息的创造有一定的责任性；档案部门在接收电子文件形成部门传递的文件后，通过相关规范制度对其内容进行了解、分析、归类和辨别，保存有价值的文件；之后通过计算机信息管理部门利用网络技术对文件进行相应处理，最终实现档案归档的价值。
四、结语
总之，档案信息化管理建设是档案管理的内在要求，也是时代发展的客观要求，因此首先做好硬件建设，使得信息化管理具有强大的硬件载体支撑，其次强化专业技术人员的业务培训，做到对档案信息的更新维护和研究，给档案使用者及时提供有价值的档案信息，实现远程共享档案信息。为社会、人们做出档案信息化管理贡献，推动档案健康快速发展。
参考文献：
[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017，（01）：17-18.
[2]孙丽娜.档案管理信息化建设的有效策略[J].办公室业务，2016，（08）：79.
[3]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016，（05）：58.