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随着社会和科学技术的进步，摄影、摄像、数码数字技术的日益成熟，声像越来越广泛的进入我们的工作和生活，声像档案的生成，使档案内容更加丰富多彩，更具利用价值。因此，加强声像档案管理，健全管理制度，规范管理工作，显得尤其重要和必要。
一、声像档案的特点
形象生动。声像档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。
时空感受。声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即逝的现场记录再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。
便于复制和转换。声像档案复制简捷，并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换，利用数字多媒体技术进行存储和传播。
携带使用方便。声像档案信息存储量大，体积小，携带方便，可多次重复使用。
保管要求高。声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害生物和有害气体、外界磁场较敏感，保管要求高。
二、声像档案管理存在的主要问题
1.声像资料存在失管现象
随着声像技术和工具的普及，工作中形成的影像资料日益增多，这些资料大多保存在作者个人手中，没有形成一种公有资源，这些影像制作的初衷，对于作者来说，较多的是为了一时之用，保存、归档的意识并不强烈。所以，事过境迁之后，这些声像资料对于工作人员个人来说就成了无用的资料失去了保存价值，大部分也就随手做了处理，但对于单位或国家来说，就造成了无法补救的后果。
2.声像资料的管理缺乏足够的重视
由于制度不健全，或者有制度而落实程度不够，声像档案还没有像文字档案那样引起人们的足够重视。有人认为声像资料有没有无所谓，有的则视为个人资料，还有的就是嫌麻烦不存档。上述错误思想，造成日常工作中声像资料生成较多，而收集归档资料明显偏少的现象，许多珍贵的音像资料没有得到应有的保存，出现声像档案的严重缺失。
3.声像档案保管条件不够
要达到声像档案的安全管理，必须具备相应的装具和环境条件，而对于多数档案室来说都存在一定差距，使声像档案得不到完整保存。
4.声像档案保存内容存在缺陷
部分档案人员对声像档案保存的重要程度认识不够，收集归档把关不严，要求不高，致使声像档案出现有影像资料无文字说明，或者文字说明过于简单等种种不足，给声像档案的利用带来了不便和困难。
三、声像档案管理对策
1.明确收集范围
一个企业要想做好声像档案的归档工作，必须有明确的收集范围，各部门才能按要求收集和归档。笔者从事档案管理工作多年，认为现阶段企业声像档案的归档范围如下：
反映本单位主要职能活动、工作成果的声像资料；
各级领导人和著名人物参加的与本单位有关的重大活动的声像资料；
本单位组织的出访活动、参加国际会议及会见、签字仪式等重要外事活动的声像资料；
记录本单位重大事件（或事故）的声像资料；
其它单位形成的与本单位有关的重要声像资料；
其它具有保存价值的声像资料。
2.确定归档要求
各级档案部门应建设专用声像档案库（柜、架），集中统一管理本单位声像档案，确保声像档案的安全与完整。
归档的声像资料应是原版原件，特殊情况下可接收原版基础上编辑制作的声像制品。
归档的声像资料应由形成部门编写文字说明，并随声像档案一同归档。单张照片以张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片，可拟写组合照片说明。录音带、录像带、光盘以盘（盒）为单元编写说明。
文字说明的内容应包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影者六要素。要求文字简洁，语言通顺，概括地揭示照片、影像反映的全部信息，一般不超过200字。
声像资料的内容要真实，数码照片（底片）、原件与影像、复制品要相符。
数码照片应保存在安全、稳定的介质中归档；数码照片的分辨率在200万像素以上。
声像档案归档时应履行归档移交手续，移交部门应填写档案移交目录一式两份，双方签字盖章。
3.加强宣传，提高对声像档案重要性的认识
声像档案同其他载体档案一样，也是人们对社会实践活动的真实历史记录，具有比文字档案更直观、真实、形象、生动的特点和更具有说服力的珍贵价值，是企业的宝贵财富，特别是影像资料的瞬间性和真实性，标志着历史事件的不可再生和重复，每一件声像都记录着一段历史，一次事件，都是极其宝贵的。在我们要大力宣传声像档案的作用和特点，提高所有员工对声像档案重要性的认识。
4.健全制度，抓好落实
要改变声像资料的失管现象，必须制订落实相应的规章制度和办法。现阶段一要制订完善的企业声像档案管理办法，二要建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续。声像档案原版一般不得借出，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。三要按照谁主管、谁归档的原则，建立声像档案目标考核制，使声像档案的保管得到人们的足够重视而成为日常工作的自觉行动，改变目前重文字档案轻声像档案的局面，解决好声像资料个人保存或随意处理的问题。各部门是本单位声像档案的形成部门，各部门应确定一名工作人员，负责收集本部门承办的公司重要活动、重要会议等事项形成的声像资料。声像资料应在形成后一个月内向档案部门归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。档案部门也应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。
5.做好声像档案的整理工作
声像档案的整理，应遵循有利于保持声像档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案以册为保管单位，录音、录像、光盘等以盘（盒）为保管单位进行整理。声像档案应按照全宗、保管期限、年度、问题相结合的方式进行分类、排列及编制档号。声像档案保管期限分为永久、长期、短期，保管期限的划定应参照相应纸质档案的保管期限确定。声像档案应编制档案目录。照片档案以册为单位编制目录，每一册内应有卷内目录；录音、录像、光盘等声像档案，以盘（盒）为单位编制目录。档案入库前要对声像档案进行检查、验收。对受到污染的照片要进行必要的技术处理。
6.增加投入，改善声像档案保管条件
声像档案的载体与其他档案的载体不同，要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。应根据声像档案的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。具体而言，声像档案实行集中统一保管，档案库房及装具应具备防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体和防污染等安全防护措施。声像档案库房温度变化范围应控制在15-25℃之间；日变化幅度不得超过3℃；相对湿度应保持45%-60%；录音、录像、光盘等磁性载体，应垂直放置；盒与盒的间距不小于3mm；磁性载体应存放于防磁柜中；防磁柜应远离磁场。为此，各单位要增加投入，为档案室配备必要的声像档案保管装具，以确保声像档案的齐全与完整。
7.加强培训，提高声像档案质量
各单位形成的声像档案应能较好地反映客观事实，做到要素完备，载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音、录像磁带和刻录光盘。声像档案应每隔两年进行一次检查，要定期完成复录、倒带等工作；声像材料出现破损、变形、断裂、污染等现象，要立即采取措施及时补救，以保证声像档案的齐全完整。所以，应对有关人员进行声像资料的制作、归档等方面的业务培训，尤其是加强档案专职人员的业务培训，使声像档案资料得到妥善保存和利用。
（作者单位：河北省长途通信传输局 河北省人力资源和社会保障厅）
一、声像档案的特点
形象生动。声像档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。
时空感受。声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即逝的现场记录再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。
便于复制和转换。声像档案复制简捷，并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换，利用数字多媒体技术进行存储和传播。
携带使用方便。声像档案信息存储量大，体积小，携带方便，可多次重复使用。
保管要求高。声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害生物和有害气体、外界磁场较敏感，保管要求高。
二、声像档案管理存在的主要问题
1.声像资料存在失管现象
随着声像技术和工具的普及，工作中形成的影像资料日益增多，这些资料大多保存在作者个人手中，没有形成一种公有资源，这些影像制作的初衷，对于作者来说，较多的是为了一时之用，保存、归档的意识并不强烈。所以，事过境迁之后，这些声像资料对于工作人员个人来说就成了无用的资料失去了保存价值，大部分也就随手做了处理，但对于单位或国家来说，就造成了无法补救的后果。
2.声像资料的管理缺乏足够的重视
由于制度不健全，或者有制度而落实程度不够，声像档案还没有像文字档案那样引起人们的足够重视。有人认为声像资料有没有无所谓，有的则视为个人资料，还有的就是嫌麻烦不存档。上述错误思想，造成日常工作中声像资料生成较多，而收集归档资料明显偏少的现象，许多珍贵的音像资料没有得到应有的保存，出现声像档案的严重缺失。
3.声像档案保管条件不够
要达到声像档案的安全管理，必须具备相应的装具和环境条件，而对于多数档案室来说都存在一定差距，使声像档案得不到完整保存。
4.声像档案保存内容存在缺陷
部分档案人员对声像档案保存的重要程度认识不够，收集归档把关不严，要求不高，致使声像档案出现有影像资料无文字说明，或者文字说明过于简单等种种不足，给声像档案的利用带来了不便和困难。
三、声像档案管理对策
1.明确收集范围
一个企业要想做好声像档案的归档工作，必须有明确的收集范围，各部门才能按要求收集和归档。笔者从事档案管理工作多年，认为现阶段企业声像档案的归档范围如下：
反映本单位主要职能活动、工作成果的声像资料；
各级领导人和著名人物参加的与本单位有关的重大活动的声像资料；
本单位组织的出访活动、参加国际会议及会见、签字仪式等重要外事活动的声像资料；
记录本单位重大事件（或事故）的声像资料；
其它单位形成的与本单位有关的重要声像资料；
其它具有保存价值的声像资料。
2.确定归档要求
各级档案部门应建设专用声像档案库（柜、架），集中统一管理本单位声像档案，确保声像档案的安全与完整。
归档的声像资料应是原版原件，特殊情况下可接收原版基础上编辑制作的声像制品。
归档的声像资料应由形成部门编写文字说明，并随声像档案一同归档。单张照片以张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片，可拟写组合照片说明。录音带、录像带、光盘以盘（盒）为单元编写说明。
文字说明的内容应包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影者六要素。要求文字简洁，语言通顺，概括地揭示照片、影像反映的全部信息，一般不超过200字。
声像资料的内容要真实，数码照片（底片）、原件与影像、复制品要相符。
数码照片应保存在安全、稳定的介质中归档；数码照片的分辨率在200万像素以上。
声像档案归档时应履行归档移交手续，移交部门应填写档案移交目录一式两份，双方签字盖章。
3.加强宣传，提高对声像档案重要性的认识
声像档案同其他载体档案一样，也是人们对社会实践活动的真实历史记录，具有比文字档案更直观、真实、形象、生动的特点和更具有说服力的珍贵价值，是企业的宝贵财富，特别是影像资料的瞬间性和真实性，标志着历史事件的不可再生和重复，每一件声像都记录着一段历史，一次事件，都是极其宝贵的。在我们要大力宣传声像档案的作用和特点，提高所有员工对声像档案重要性的认识。
4.健全制度，抓好落实
要改变声像资料的失管现象，必须制订落实相应的规章制度和办法。现阶段一要制订完善的企业声像档案管理办法，二要建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续。声像档案原版一般不得借出，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。三要按照谁主管、谁归档的原则，建立声像档案目标考核制，使声像档案的保管得到人们的足够重视而成为日常工作的自觉行动，改变目前重文字档案轻声像档案的局面，解决好声像资料个人保存或随意处理的问题。各部门是本单位声像档案的形成部门，各部门应确定一名工作人员，负责收集本部门承办的公司重要活动、重要会议等事项形成的声像资料。声像资料应在形成后一个月内向档案部门归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。档案部门也应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。
5.做好声像档案的整理工作
声像档案的整理，应遵循有利于保持声像档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案以册为保管单位，录音、录像、光盘等以盘（盒）为保管单位进行整理。声像档案应按照全宗、保管期限、年度、问题相结合的方式进行分类、排列及编制档号。声像档案保管期限分为永久、长期、短期，保管期限的划定应参照相应纸质档案的保管期限确定。声像档案应编制档案目录。照片档案以册为单位编制目录，每一册内应有卷内目录；录音、录像、光盘等声像档案，以盘（盒）为单位编制目录。档案入库前要对声像档案进行检查、验收。对受到污染的照片要进行必要的技术处理。
6.增加投入，改善声像档案保管条件
声像档案的载体与其他档案的载体不同，要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。应根据声像档案的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。具体而言，声像档案实行集中统一保管，档案库房及装具应具备防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体和防污染等安全防护措施。声像档案库房温度变化范围应控制在15-25℃之间；日变化幅度不得超过3℃；相对湿度应保持45%-60%；录音、录像、光盘等磁性载体，应垂直放置；盒与盒的间距不小于3mm；磁性载体应存放于防磁柜中；防磁柜应远离磁场。为此，各单位要增加投入，为档案室配备必要的声像档案保管装具，以确保声像档案的齐全与完整。
7.加强培训，提高声像档案质量
各单位形成的声像档案应能较好地反映客观事实，做到要素完备，载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音、录像磁带和刻录光盘。声像档案应每隔两年进行一次检查，要定期完成复录、倒带等工作；声像材料出现破损、变形、断裂、污染等现象，要立即采取措施及时补救，以保证声像档案的齐全完整。所以，应对有关人员进行声像资料的制作、归档等方面的业务培训，尤其是加强档案专职人员的业务培训，使声像档案资料得到妥善保存和利用。
（作者单位：河北省长途通信传输局 河北省人力资源和社会保障厅）