论文部分内容阅读
摘 要：合同是企业开展生产经营活动的承载方式，无论企业开展买卖、租赁还是开展委贷、咨询服务等活动，双方权利义务、违约责任等内容都需通过合同逐一界定，合同也是企业生产经营活动顺利开展的重要保障，对保护企业利益发挥着重要作用，因此企业应注重提升合同文本的标准化水平。笔者结合合同示范文本制修订的工作经验，从什么是合同文本标准化、合同文本标准化的意义及如何实现标准化三方面做出阐述。
关键词：合同 文本标准化 效率 风险控制
伴随着工业革命的发展，现代管理学各种理论推陈出新，作为制度化的极致——标准化也顺势而生。早在20世纪70年代，钱学森就提出要加强标准化工作及其科学研究以应对現代化、国际化的发展环境。各类管理学理论培训又将“一流的企业做标准，二流的企业做品牌，三流的企业做产品”的管理理念在管理者身上打上烙印。如今标准化的范围及内容日趋丰富且系统化。本文试图从自发的认识看待标准化，将对企业内部标准化建设中合同管理的一个环节——合同文本的标准化建设进行分析，以探寻普通企业如何进行合同文本标准化，确保合同执行质量，从而降低企业运行风险。
一、合同文本标准化的界定
标准是科学、技术和实践经验的总结。标准化是指在一定的范围内为获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制订共同的和重复使用的规则的活动。它包括制订、发布及实施标准的过程。
合同文本标准化是为了进一步提升合同综合管理水平，保障企业生产经营顺利开展，防范法律风险，避免或减少法律纠纷，在调研、熟知企业各类业务模式基础上，通常根据企业生产经营涉及领域不同而开展的制修订各类合同示范文本的工作过程。合同文本标准化是动态的管理过程，随着法律法规、公司内部管理制度的更新以及公司主营业务领域及业务模式的变化，合同示范文本的内容也会相应发生变化。
二、合同文本标准化的意义
一是提升合同审核效率，保证合同质量。随着企业经营范围日益广泛、企业规模逐渐扩大，其签订合同所涉及领域会变大，合同数量也会增多，由此带来庞大的合同审核工作量。根据笔者多年来合同审核工作经验，部分由专业人士起草的合同，审核工作会相对顺利，但实践中存在大量不规范合同，如内容缺项、前后矛盾、文字表述含混不清等，审理该种合同的工作量不亚于起草一份新合同，工作效率和工作质量均受影响。而如果将企业常用的合同做成合同示范文本，签约时在示范文本的基础上结合实际情况作出修改，不仅解决了合同起草工作无依据的难题，也提升了合同质量，提高合同审查效率。
二是有效防范法律风险，降低合同综合管理成本。公司通过系统梳理总结过往发生的纠纷案件，总结易发生纠纷的风险点，并将其反馈进合同示范文本中，可避免纠纷的再次发生，有效防范法律风险，同时，因为合同示范文本内容的统一性和规范性，减少了工作人员就合同审查花费的时间，降低沟通成本。
三、实现合同文本标准化的措施
一是搭建合同示范文本库框架，确定工作需求。通过系统梳理公司主营各类业务模式、开展工作调研，确定公司合同示范文本库的整体架构，确定需制定哪些合同示范文本，并制定具体工作计划，分步实施。
二是组织公司法务人员、商务人员、业务人员和财务人员等组成工作小组，通过探讨、熟悉各类业务模式，结合公司过往争议案件，科学设置合同条款内容，形成合同示范文本初稿。以我方为发包方的钻井工程合同为例，首先需了解什么是钻井工程，钻井主要做什么，钻井的工作流程是什么;其次要了解如对方完成钻井工作，需要我方提供什么资料，提供何种工作条件，对方开展钻井工程，需要以什么为依据，钻井后向我方提供何种工作成果;再次要掌握在什么期限、以何种价款、何种质量标准完成钻井工程，以及完工后的验收标准是什么;最后要确定双方权利义务、违约责任及其他通用条款内容，如不可抗力、法律适用及争议解决、合同生效变更等。
三是委托外部律师提供专业意见，优化完善合同示范文本内容。公司内部形成合同示范文本初稿后，必要时可借鉴外部律师的工作经验，将其开展非诉与诉讼业务中遇到的同类问题，科学转化为示范文本内容，帮助公司有效避免法律风险，同时，通过编写“风险提示”、“条款说明”、“法律法规”等辅助性内容，不仅帮助企业人员更好运用合同示范文本，还可起到提示预警作用。
四是在公司范围内广泛征求各部门意见，将意见合理吸收进合同示范文本后，在公司内部正式印发，并采取措施推广合同示范文本的应用，切实发挥标准文本提升工作效率、防范法律风险的作用。
关键词：合同 文本标准化 效率 风险控制
伴随着工业革命的发展，现代管理学各种理论推陈出新，作为制度化的极致——标准化也顺势而生。早在20世纪70年代，钱学森就提出要加强标准化工作及其科学研究以应对現代化、国际化的发展环境。各类管理学理论培训又将“一流的企业做标准，二流的企业做品牌，三流的企业做产品”的管理理念在管理者身上打上烙印。如今标准化的范围及内容日趋丰富且系统化。本文试图从自发的认识看待标准化，将对企业内部标准化建设中合同管理的一个环节——合同文本的标准化建设进行分析，以探寻普通企业如何进行合同文本标准化，确保合同执行质量，从而降低企业运行风险。
一、合同文本标准化的界定
标准是科学、技术和实践经验的总结。标准化是指在一定的范围内为获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制订共同的和重复使用的规则的活动。它包括制订、发布及实施标准的过程。
合同文本标准化是为了进一步提升合同综合管理水平，保障企业生产经营顺利开展，防范法律风险，避免或减少法律纠纷，在调研、熟知企业各类业务模式基础上，通常根据企业生产经营涉及领域不同而开展的制修订各类合同示范文本的工作过程。合同文本标准化是动态的管理过程，随着法律法规、公司内部管理制度的更新以及公司主营业务领域及业务模式的变化，合同示范文本的内容也会相应发生变化。
二、合同文本标准化的意义
一是提升合同审核效率，保证合同质量。随着企业经营范围日益广泛、企业规模逐渐扩大，其签订合同所涉及领域会变大，合同数量也会增多，由此带来庞大的合同审核工作量。根据笔者多年来合同审核工作经验，部分由专业人士起草的合同，审核工作会相对顺利，但实践中存在大量不规范合同，如内容缺项、前后矛盾、文字表述含混不清等，审理该种合同的工作量不亚于起草一份新合同，工作效率和工作质量均受影响。而如果将企业常用的合同做成合同示范文本，签约时在示范文本的基础上结合实际情况作出修改，不仅解决了合同起草工作无依据的难题，也提升了合同质量，提高合同审查效率。
二是有效防范法律风险，降低合同综合管理成本。公司通过系统梳理总结过往发生的纠纷案件，总结易发生纠纷的风险点，并将其反馈进合同示范文本中，可避免纠纷的再次发生，有效防范法律风险，同时，因为合同示范文本内容的统一性和规范性，减少了工作人员就合同审查花费的时间，降低沟通成本。
三、实现合同文本标准化的措施
一是搭建合同示范文本库框架，确定工作需求。通过系统梳理公司主营各类业务模式、开展工作调研，确定公司合同示范文本库的整体架构，确定需制定哪些合同示范文本，并制定具体工作计划，分步实施。
二是组织公司法务人员、商务人员、业务人员和财务人员等组成工作小组，通过探讨、熟悉各类业务模式，结合公司过往争议案件，科学设置合同条款内容，形成合同示范文本初稿。以我方为发包方的钻井工程合同为例，首先需了解什么是钻井工程，钻井主要做什么，钻井的工作流程是什么;其次要了解如对方完成钻井工作，需要我方提供什么资料，提供何种工作条件，对方开展钻井工程，需要以什么为依据，钻井后向我方提供何种工作成果;再次要掌握在什么期限、以何种价款、何种质量标准完成钻井工程，以及完工后的验收标准是什么;最后要确定双方权利义务、违约责任及其他通用条款内容，如不可抗力、法律适用及争议解决、合同生效变更等。
三是委托外部律师提供专业意见，优化完善合同示范文本内容。公司内部形成合同示范文本初稿后，必要时可借鉴外部律师的工作经验，将其开展非诉与诉讼业务中遇到的同类问题，科学转化为示范文本内容，帮助公司有效避免法律风险，同时，通过编写“风险提示”、“条款说明”、“法律法规”等辅助性内容，不仅帮助企业人员更好运用合同示范文本，还可起到提示预警作用。
四是在公司范围内广泛征求各部门意见，将意见合理吸收进合同示范文本后，在公司内部正式印发，并采取措施推广合同示范文本的应用，切实发挥标准文本提升工作效率、防范法律风险的作用。