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审计背景
会计国库档案是记录和反映人民银行各项业务活动的历史资料，也是记录和反映地方经济发展的重要依据和凭证，及时准确的数据分析和动态报告，对于基层人民银行现代会计业务的全面健康发展，有着极为重要的现实和深远的历史意义。但在当下会计档案管理的实际工作中，存在着资料调阅记载不全、档案移交接不及时、管理欠规范等现象。为此，××支行决定对2016～2017年会计国库档案管理情况，开展一次专项审计。以此通过专项审计，达到有效提高会计档案管理水平，进一步完善归档、交接、保管、查阅和销毁等日常管理行为的目的。
审计过程与方法
为确保对会计档案管理情况的审计效果，支行内审组采用了“三结合”的工作方式：
沟通与协调相结合。一是注重审前沟通。由于会计国库档案管理，涉及办公室、会计国库股两个部门，为此，审计项目选定后，支行内审部门负责人，及时将此次审计的目的，向有关股室主要负责人进行沟通协调，并认真征求意见。同时，在支行召开的行务会上，将审计项目的计划安排，在会上进行通报说明，为现场审计工作的顺利开展做好铺垫。二是实现情理交融。由于两个部门的档案管理员，日常工作较多，在资料调阅和现场检查中，容易产生时间上的冲突。因此，根据实际情况，内审组将审计时间尽量安排的长一些，以给予被审计对象在完成日常工作量的同时，有较充裕的时间接受检查。在审计过程中，有时碰上被审计对象发牢骚，检查组成员总是微笑应对，不发生正面冲突，充分理解被审计对象的心情，并同时进一步加强沟通，确保了审计任务的圆满完成。
收集与学习结合。一是搜集主要检查依据。搜集上级行特别是总行在专业方面的重要文件或制度规定，是内审组开展审计工作前的必备阶段，也是检查发现问题最后定性最有说服力的依据。因此，内审组通过内联网、手机查询、业务部门提供等方式，收集会计档案管理方面时间最靠后的专业制度文件。如人总行的会计档案管理办法、南昌中支会计档案管理实施细则等。同时，支行的相关档案管理制度、岗位职责等，也是我们采集的重要检查依据。二是认真研读依据条款。通过审计检查开展前的自我加压培训学习，并向专业部门请教咨询，熟悉和掌握上级行的制度文件精神，并在实际检查中加以合理科学运用，既是此次审计检查组最基本的工作要求，也是我们以较高质量完成会计档案专项审计检查的基本保障。
现场与非现场结合。按照审计方案，审计检查采用现场与非现场两种方式进行。即现场审计直接到会计国库股查看凭证、账簿、年终报表等的装订是否符合要求;会计档案是否按时办理移接交。查看办公室档案管理室，会计档案保管是否规范有序、是否存在潮湿霉变、储柜是否摆放整齐、管理室是否堆放杂物等。非现场方式即调阅岗位职责、年度工作总结、各类登记簿、档案检索目录等。人员岗位变动后，查看档案管理员岗位职责是否及时进行了调整;各级检查调阅凭证资料登记是否及时;离岗休假是否办理了移交接手续等。通过两种方式的审计检查，发现了问题，分析了成因，也提出了合理化的整改建议。
审计结果及成效
1.制度执行力有待提高。截止检查日，查阅办公室会计档案检索目录和会计国库股《会计档案保管登记簿》，均没有2016年会计国库凭证资料移交接记录。会计国库凭证资料没有按照临时保管超过一年时限要求，及时办理移交接，仍放置在会计国库部门保管。而办公室档案管理员，也未按照制度规定及时催缴归档。
2.检索目录簿有待规范。储柜全部更新后，办公室档案管理员对会计档案重新进行了清理编码排放，并整理了档案检索目录，但档案检索目录封面名称使用铅笔手写，字迹不规范不整齐。档案检索目录簿书页参差不齐，装订不合规不美观。
3.移交事项有待完善。会计国库股与办公室在会计国库档案移交接过程中，存在会计档案移交清单事项简单现象，采用手写凭证本数、账簿本数、报表本数三项内容。而办公室档案管理员也未提出任何异议，双方均签字办理了移交接。
思考与启示
上述發现问题，分析其存在的原因，既有客观上的因素，又有主观上的失责，主要反映在以下方面：一是对制度层面认识不足。会计国库档案管理，由于事涉多部门多人员，档案未按时办理移接交，双方也未按照规定办理延迟保管批复手续，既是会计国库股和办公室两个部门相关人员，在工作上存在拖沓现象，也未严格执行制度规定所造成的结果。同时各管理责任方也未尽履职之责，检查抓得不实，做得较少，问题发现不及时。二是对规范建簿重要性淡漠。档案检索目录簿是会计档案保管的重要组成部分，其对历史档案资料查阅的重要性不言而喻。办公室档案管理员，从思想上对检索目录的规范建立，没有引起足够重视，主观上认为检索目录簿没有会计档案重要。因此，在建立档案检索目录簿时，没有规范设置建簿。三是对移交接事项不重视。会计国库档案管理员编制的移交接清单事项太过简要，未严格按照会计档案移交接应载明名称、保存介质、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容，其做法完全是图方便省事。办公室档案管理员交接也太随意，签名照单全收，双方均将制度职责放置脑后。如此简便交接，将对后续档案管理工作增加难度。一旦发生档案丢失或出现档案杂乱无序，其责任是可想而知，后果也是严重的。
会计档案管理既有其独特的工作性质，又有其深远的历史内涵，进一步加强管理，规范落实问题整改，也是基层人民银行提高履职水平的的重要组成部分。
1.加强业务制度学习。一是要强化基础业务培训。要选派性情温和、耐心细致、工作责任心强的员工，充实到会计档案管理工作岗位。积极派员参加上级部门举办的各类业务培训，聘请当地档案部门权威专家，现场讲授指导档案管理方面的专业知识，不断提高会计档案管理水平。二是要加强制度层面的全员学习。通过对制度的学习，使全体员工对档案管理工作的重要性，有一个较为清晰和理性的思想认识，能够在今后的业务工作中。对支行档案规范化管理起到一个良好的辅助作用。
2.完善考核问责机制。一是完善考核细则。上级主管和专业部门，要进一步完善对会计国库档案日常管理工作的考核细则条款，从理论和实际操作层面上，为档案管理的检查考核，提供可靠而又充分的依据支撑。二是加大考核处罚力度。要进一步加强对基层支行档案管理工作的检查和处罚力度，尤其是对分管领导和部门负责人，在会计档案的日常管理上，是否真正履行了工作职责，是否切实做到了检查有记录。问题整改是否及时到位。对于涉及多部门多人员的问题，要同时给予经济上的处罚。
3.强化跨部门协调配合。一是要力求步调一致。会计国库股和办公室档案管理人员，要严格按照制度规定，按时办理档案移交接，切实做到移交清册事项内容全面。手续齐备，档案及时完整归档。二是要完善档案管理环节。要加强与科技管理部门的沟通，会计国库系统升级更新后，要及时与科技管理人员取得联系，收集完整的系统资料，并与会计国库重要事项登记簿中所记载升级的事项逐一核对，一致后再将电子档案入档管理，确保会计国库档案的完整全面性。
（作者单位：中国人
民银行靖安县支行）
会计国库档案是记录和反映人民银行各项业务活动的历史资料，也是记录和反映地方经济发展的重要依据和凭证，及时准确的数据分析和动态报告，对于基层人民银行现代会计业务的全面健康发展，有着极为重要的现实和深远的历史意义。但在当下会计档案管理的实际工作中，存在着资料调阅记载不全、档案移交接不及时、管理欠规范等现象。为此，××支行决定对2016～2017年会计国库档案管理情况，开展一次专项审计。以此通过专项审计，达到有效提高会计档案管理水平，进一步完善归档、交接、保管、查阅和销毁等日常管理行为的目的。
审计过程与方法
为确保对会计档案管理情况的审计效果，支行内审组采用了“三结合”的工作方式：
沟通与协调相结合。一是注重审前沟通。由于会计国库档案管理，涉及办公室、会计国库股两个部门，为此，审计项目选定后，支行内审部门负责人，及时将此次审计的目的，向有关股室主要负责人进行沟通协调，并认真征求意见。同时，在支行召开的行务会上，将审计项目的计划安排，在会上进行通报说明，为现场审计工作的顺利开展做好铺垫。二是实现情理交融。由于两个部门的档案管理员，日常工作较多，在资料调阅和现场检查中，容易产生时间上的冲突。因此，根据实际情况，内审组将审计时间尽量安排的长一些，以给予被审计对象在完成日常工作量的同时，有较充裕的时间接受检查。在审计过程中，有时碰上被审计对象发牢骚，检查组成员总是微笑应对，不发生正面冲突，充分理解被审计对象的心情，并同时进一步加强沟通，确保了审计任务的圆满完成。
收集与学习结合。一是搜集主要检查依据。搜集上级行特别是总行在专业方面的重要文件或制度规定，是内审组开展审计工作前的必备阶段，也是检查发现问题最后定性最有说服力的依据。因此，内审组通过内联网、手机查询、业务部门提供等方式，收集会计档案管理方面时间最靠后的专业制度文件。如人总行的会计档案管理办法、南昌中支会计档案管理实施细则等。同时，支行的相关档案管理制度、岗位职责等，也是我们采集的重要检查依据。二是认真研读依据条款。通过审计检查开展前的自我加压培训学习，并向专业部门请教咨询，熟悉和掌握上级行的制度文件精神，并在实际检查中加以合理科学运用，既是此次审计检查组最基本的工作要求，也是我们以较高质量完成会计档案专项审计检查的基本保障。
现场与非现场结合。按照审计方案，审计检查采用现场与非现场两种方式进行。即现场审计直接到会计国库股查看凭证、账簿、年终报表等的装订是否符合要求;会计档案是否按时办理移接交。查看办公室档案管理室，会计档案保管是否规范有序、是否存在潮湿霉变、储柜是否摆放整齐、管理室是否堆放杂物等。非现场方式即调阅岗位职责、年度工作总结、各类登记簿、档案检索目录等。人员岗位变动后，查看档案管理员岗位职责是否及时进行了调整;各级检查调阅凭证资料登记是否及时;离岗休假是否办理了移交接手续等。通过两种方式的审计检查，发现了问题，分析了成因，也提出了合理化的整改建议。
审计结果及成效
1.制度执行力有待提高。截止检查日，查阅办公室会计档案检索目录和会计国库股《会计档案保管登记簿》，均没有2016年会计国库凭证资料移交接记录。会计国库凭证资料没有按照临时保管超过一年时限要求，及时办理移交接，仍放置在会计国库部门保管。而办公室档案管理员，也未按照制度规定及时催缴归档。
2.检索目录簿有待规范。储柜全部更新后，办公室档案管理员对会计档案重新进行了清理编码排放，并整理了档案检索目录，但档案检索目录封面名称使用铅笔手写，字迹不规范不整齐。档案检索目录簿书页参差不齐，装订不合规不美观。
3.移交事项有待完善。会计国库股与办公室在会计国库档案移交接过程中，存在会计档案移交清单事项简单现象，采用手写凭证本数、账簿本数、报表本数三项内容。而办公室档案管理员也未提出任何异议，双方均签字办理了移交接。
思考与启示
上述發现问题，分析其存在的原因，既有客观上的因素，又有主观上的失责，主要反映在以下方面：一是对制度层面认识不足。会计国库档案管理，由于事涉多部门多人员，档案未按时办理移接交，双方也未按照规定办理延迟保管批复手续，既是会计国库股和办公室两个部门相关人员，在工作上存在拖沓现象，也未严格执行制度规定所造成的结果。同时各管理责任方也未尽履职之责，检查抓得不实，做得较少，问题发现不及时。二是对规范建簿重要性淡漠。档案检索目录簿是会计档案保管的重要组成部分，其对历史档案资料查阅的重要性不言而喻。办公室档案管理员，从思想上对检索目录的规范建立，没有引起足够重视，主观上认为检索目录簿没有会计档案重要。因此，在建立档案检索目录簿时，没有规范设置建簿。三是对移交接事项不重视。会计国库档案管理员编制的移交接清单事项太过简要，未严格按照会计档案移交接应载明名称、保存介质、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容，其做法完全是图方便省事。办公室档案管理员交接也太随意，签名照单全收，双方均将制度职责放置脑后。如此简便交接，将对后续档案管理工作增加难度。一旦发生档案丢失或出现档案杂乱无序，其责任是可想而知，后果也是严重的。
会计档案管理既有其独特的工作性质，又有其深远的历史内涵，进一步加强管理，规范落实问题整改，也是基层人民银行提高履职水平的的重要组成部分。
1.加强业务制度学习。一是要强化基础业务培训。要选派性情温和、耐心细致、工作责任心强的员工，充实到会计档案管理工作岗位。积极派员参加上级部门举办的各类业务培训，聘请当地档案部门权威专家，现场讲授指导档案管理方面的专业知识，不断提高会计档案管理水平。二是要加强制度层面的全员学习。通过对制度的学习，使全体员工对档案管理工作的重要性，有一个较为清晰和理性的思想认识，能够在今后的业务工作中。对支行档案规范化管理起到一个良好的辅助作用。
2.完善考核问责机制。一是完善考核细则。上级主管和专业部门，要进一步完善对会计国库档案日常管理工作的考核细则条款，从理论和实际操作层面上，为档案管理的检查考核，提供可靠而又充分的依据支撑。二是加大考核处罚力度。要进一步加强对基层支行档案管理工作的检查和处罚力度，尤其是对分管领导和部门负责人，在会计档案的日常管理上，是否真正履行了工作职责，是否切实做到了检查有记录。问题整改是否及时到位。对于涉及多部门多人员的问题，要同时给予经济上的处罚。
3.强化跨部门协调配合。一是要力求步调一致。会计国库股和办公室档案管理人员，要严格按照制度规定，按时办理档案移交接，切实做到移交清册事项内容全面。手续齐备，档案及时完整归档。二是要完善档案管理环节。要加强与科技管理部门的沟通，会计国库系统升级更新后，要及时与科技管理人员取得联系，收集完整的系统资料，并与会计国库重要事项登记簿中所记载升级的事项逐一核对，一致后再将电子档案入档管理，确保会计国库档案的完整全面性。
（作者单位：中国人
民银行靖安县支行）