IP通信让客户服务更高效

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  Oliver Products网络经理 Klint Cochran
  “员工们再也不需要填写长途电话报告了,而是把这部分时间用于更加频繁地联络客户。由于我们的网络现在分类准确,而且升级以后的技术允许我们把精力集中在业务上而不是用于处理网络问题,我们的IT部门因此而变得更加有效。融合网络带来的另一项重要的时间节省就是,在遇到问题时,我们只需向一个供应商求助。通过减少一些不同的服务合约,我们每年至少节省了25000美元。”
  成立于1890年的Oliver Products是制造行业的一个神话。公司总部位于密歇根的Grand Rapids,在四个截然不同的市场提供不同的产品系列:食物烘焙设备与特殊包装、医疗器械和工业品市场。仅仅依靠300多名员工,它为40个国家的客户提供3000多种Oliver产品。
  像很多中小型企业(SMBs)一样,Oliver Products在其市场上充当着领军人物,但是它很多业务流程却过于传统(公司直到1993年才购买第一台电脑)。由于它的四个产品部门都像独立的业务单位一样运作,每一单位的管理人员对于投资新技术的热情都不尽相同。于是,虽然业务单元概念结果不错,但它造就了一个落后的系统。因此,在考虑要配置什么样的网络系统时,确实令人伤透了脑筋。
  
  业务挑战
  
  1.更换一台老化的专用交换机(PBX)电话系统,它已经到达了使用寿命,不能再支持新的应用软件;
  2.保留目前的三位分机号码;
  3.控制配置新的商业通信解决方案的初始成本。
  设备选择
  公司使用条形码技术控制存货,过时的标签扫描器需要更换,但是现有的网络不能支持新的条码扫描器。显而易见,公司内部提高效率、满足客户需求的努力受到了过时网络的阻碍。
  通过尽力吸收有关新网络技术的知识,包括IP电话和融合网络,Oliver Products通过研究、对比,然后选定了三个供应商——Avaya、NEC和Cisco Systems,以满足Oliver对一个新的商业通信系统方案的需要。最终他们选择了Cisco方案,设备包括:Cisco Catalyst网络和交换机、无线硬件、CSA及VoIP设备,包括带有Cisco UnityUnified Messaging软件和Cisco IP Contact Center的162 Cisco IP 电话7940系列装置。
  
  方案实施
  
  Oliver Products选择了ISG(一个Cisco SMB的精选合作伙伴),执行Cisco的解决方案。ISG是Cisco优质认证经销商,拥有在IP通信、虚拟专用网络(VPN)安全和无线LAN方面的专长,并把其SMB专长广泛运用于西密歇根州。
  据有关资料显示,有很多中小型企业都可以利用原来只是用于大型企业的解决方案,例如IP电话。因此实施一套方案的关键还是客观现实的找出需求与解决方案的最佳契合点,而非笼统地看规模上是否适用。
  就在Cochran对选用ISG和Cisco IP解决方案的决定充满信心的时候,Oliver Products管理层的一些成员却还是怀疑这是否是一笔划算的支出。他说:“我需要说服大概一半的管理人员,告诉他们新的技术是物有所值的。”Cochran说,“我解释道如果我们要更换电话系统,我们就要做好,并为未来做好准备。价格向来都是一个重要的因素,但是如果选择配置另一个PBX系统,这就意味着当我们想要升级这个系统或者添加400台电话的时候,我们将不得不再一次更换整个电话系统。我们的公司正在发展,我希望能够为未来做一些打算。”
  在方案实施计划获得批准后,Cochran便着手合作进行配置设计那些原先选定的设备,包括一个新的Cisco Catalyst网络和交换机、无线硬件、VoIP 设备等。“我们把它设计成一个大型的电话和网络基础方案。”Cochran说。但同时也作了一些特殊考虑。有着100多年历史的Oliver Products 总部大楼便提出了一个特别的数据中心难题。其他挑战还包括方案可用空间有限,而且很多人希望保留原有的三位分机号码。
  以前Oliver就有一个由接线员分配的三位分机,但是这样就失去了扩容的余地,而且没有语音信箱服务器所要求的持续储存空间。在ISG建议下,最终安装了四位分机。据Cochran介绍,Cisco IP Contact Center(IPCC)的灵活性提供了解决办法,使得一些三位分机继续存在,同时把另一些升级到四位数。
  
  方案获益
  
  该方案使客户互动得到增强,从而使Oliver Products的经营面貌焕然一新。相对于 Oliver Products 内部使用者的预期,ISG配置的融合Cisco网络大概超前了5年,这样公司作为一个整体也运行得更加有效。由于其具有远程连接和统一消息性能,公司40名远程用户的工作生活得到了极大的改善。
  另外,虽然很多中小型企业寄希望于外包,因为这可以提高效率,但是这完全取决于企业想要实现什么样的目标,以及它成功的欲望有多少。对于,Oliver来说,这一方案为他们带来的是:
  1.IT 部门运行更加有效,能够从处理网络问题之中解脱出来,全力以赴为公司发展提供帮助。
  2.40个远程用户工作生活得到极大改善,客户沟通得到改进
  3.通过减少一些不同的服务合约,融合网络每年至少节省了25000美元的费用。
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