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21世纪是电子信息技术飞速发展的时代．现代科技在办公自动化领域的标准化、网络化中已充分地发挥了信息技术的显著优势．但是人们的习惯思维还有意无意地把电子文件打印成纸质文件保存．更没有实行“电子文件的档案化管理”一众所周知．浩如烟海的各种纸质档案不仅占用大量空间和难以长久保存．而且零散的电子文件也存在着调取和管理上的困难。