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[摘要] 在分析传统办公模式不足的基础上,提出建立功能强大的网络办公自动化系统,提高办公效率和信息决策,是各单位进行信息化建设的必由之路。重点介绍了系统开发的工具和关键技术,阐述了系统结构、系统设计与实现。
[关键词]OAB/SC/S工作流
一、引言
随着信息时代和网络技术的发展,无论是企业、高校还是政府机关,都需要处理大量的文案,安排复杂的工作流程,决策者需要依据各种信息做出重要的决定。而传统办公模式存在以下的弊端:员工工作计划、日志缺乏管理,管理层很难根据工作实际情况合理安排工作任务。公司政策、通知都必须打印传阅,文件下达速度慢、大量纸张被浪费。请假销假、报销不仅要填写专用单据,而且审批程序复杂,报批效率低。办公用品、图书资料以及固定资产缺乏系统化管理,稍有不慎即可导致公共资产流失。因此拥有一套自动化的办公系统,对办公人员和企业决策者来说,工作效率上的提高是显而易见的。依托网络平台,办公自动化系统还可以实现不同地理位置、不同单位或部门之间的协同办公。作为高效率、低消耗的办公自动化(OA)系统必将成为各企事业单位现代化建设的必然选择。
二、系统的开发工具及关键技术
1.开发工具
网络办公自动化系统开发采用B/S和C/S混合模式,利用局域网、Internet技术来实现开发,在开发工具中选择使用对系统要求不高且易于开发的ASP(Active Server Pages)作为开发语言,使用 VBScript 、JavaScript脚本,以当前最流行的功能强大并且安全性较高、易于操作和维护的SQL2000作数据库。
2.系统开发关键技术
(1)安全技术:一个系统的安全性主要取决于三个方面:一是数据库的安全管理,这个由数据库系统保障;另一个是应用安全管理,采用用户和用户组相组合作为管理单元,进行权限管理。根据不同的级别设置不同的权限,该项工作由专门的系统管理员完成,没有授权的人员不能随意对数据进行拷贝,更不能进行删除和修改操作;再一个是文件传输的安全问题,在技术上使用较为先进的ActiveX控件,来构筑包括从与用户交互和适应COM的事务处理监视器到Web服务器,全部实现自动化。
(2)数据访问技术:Microsoft对应用程序访问各种各样的数据源所使用的方法采用OLEDB,OLEDB介于ODBC层和应用程序之间。在用户的ASP页面中,ActiveX Data Objects (ADO) 是介于OLEDB之上的“应用程序”,如图1所示,显示了OLEDB、ADO与应用程序和数据存储的相互关系。OLEDB是一套组件对象模型(COM)接口,但它是相当复杂的,可以利用ADO来实现应用程序和OLEDB的连接。
(3)B/S结构模式:只安装维护一个服务器(Server),而客户端采用浏览器(Browse)运行软件如IE,服务器端采用SQL2000数据库系统和ASP组件来构成网络自动化管理系统的应用服务系统,如图2所示。客户端采用浏览器来完成网络办公的全过程,同时可进行远程系统维护和管理。
(4)C/S结构模式:在C/S结构下,应用系统被一分为二,前台客户机完成用户的交互任务,后台服务器负责数据管理,减少了网络传输量,降低了对数据控制管理的难度,提高了整个系统的吞吐量和响应速度。
(5)工作流技术:工作流是一类能完全或部分自动执行的经营过程,根据一系列过程规则、文档、信息或任务能在不同的执行者之间传递、执行。采用工作流管理器进行动态管理,并提供了若干工作流模板,用户可根据具体业务进行修改,实现业务过程逻辑与信息支撑系统的分离。
三、系统设计与实现
1.系统设计目标
(1)信息集成。OA系统应将各部门的业务系统实现很好的集成,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整个企业办公的效率和决策能力。
(2)实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
(3)建立内部的通信平台,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
(4)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,使员工能够了解企业的发展动态。
(5)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。
(6)实现文档管理的自动化。实现各类文档(包括各种文件、知识、信息) 电子化,按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。
2.工作流过程定义设计
以WFMC工作流管理系统参考模型为基础,在设计办公工作流系统时采用图2所示的3层结构模型。将整个工作流系统划分为3个逻辑层次,分别为用户界面层、商业逻辑层和数据服务层。(1)用户界面层实现用户同工作流系统的交互,向用户提供同工作流系统进行交互的工具。工作流过程定义工具和工作流客户端构成了用户界面层;(2)商业逻辑层用于为工作流系统的运行提供服务。包括过程定义格式转化工具、工作项列表生成器、工作流流转控制机、工作流实例监控工具和工作流系统互连接口;(3)数据服务层用于存储工作流运行所使用数据。
3.系统结构设计
现在的网络办公自动化系统可以说百家争鸣,各有所长,一般采用传统的B/S结构系统。经过多年的应用,B/S体系结构也暴露出了许多不足地方,具体表现在以下几个方面:(1)由于浏览器只是为了进行WEB浏览而设计的,当其应用于WEB应用系统时,许多功能不能实现或实现起来比较困难。(2)复杂的应用构造困难。虽然可以用ActiveX、Java等技术开发较为复杂的应用,但是相对于发展已非常成熟C/S的一系列应用工具来说,这些技术的开发复杂,并没有完全成熟的技术供使用。(3)HTTP可靠性低有可能造成应用故障,特别是对于管理者来说,采用浏览器方式进行系统的维护是非常不安全与不方便的。(4)WEB服务器成为对数据库的唯一的客户端,所有对数据库的连接都通过该服务器实现。WEB服务器同时要处理与客户请求以及与数据库的连接,当访问量大时服务器端负载过重。(5)由于业务逻辑和数据访问程序一般由Javascript、VBscript等嵌入式小程序实现,分散在各个页面里,难以实现共享,给升级和维护也带来了不便。同时由于源代码的开放性,使得商业规则很容易暴露。为克服以上不足,在原有B/S体系结构基础上,采用一种新的体系结构,如图3所示。
在该体系结构中,一些需要用WEB处理的,满足大多数访问者请求的功能界面(如信息发布查询界面)采用B/S结构。后台只需少数人使用的功能应用(如数据库管理维护界面)采用C/S结构。组件位于WEB应用程序中,客户端发出HTTP请求到webserver。webserver将请求传送给WEB应用程序。WEB应用程序将数据请求传送给数据库服务器,数据库服务器将数据返回WEB应用程序。然后再由web server将数据传送给客户端。对于一些实现起来困难的功能或一些需要丰富的HTML页面,通过在页面中嵌入ActiveX控件来实现。
采用这种结构优点在于:(1)充分发挥了B/S与C/S体系结构的优势,弥补了二者不足;(2)信息发布采用B/S结构,保持了瘦客户端的优点;(3)数据库端采用C/S结构,通过ODBC/JDBC连接;(4)对于原有基于C/S体系结构的应用,可以非常容易地升级到这种体系结构;(5)通过在浏览器中嵌入ActiveX控件可以实现在浏览器中不能实现或实现起来比较困难的功能;(6)将服务器端划分为WEB服务器和WEB应用程序两部分。WEB应用程序采用组件技术实现三层体系结中的商业逻辑部分,达到封装源代码,保护知识产权的目的。Internet应用程序采用组件技术。使得它的处理能力能够随着用户数量、数据量所需性能的提高而增加。COM的无逢扩展集COM+,有着如内存数据库、负载平衡等强大的功能。
[关键词]OAB/SC/S工作流
一、引言
随着信息时代和网络技术的发展,无论是企业、高校还是政府机关,都需要处理大量的文案,安排复杂的工作流程,决策者需要依据各种信息做出重要的决定。而传统办公模式存在以下的弊端:员工工作计划、日志缺乏管理,管理层很难根据工作实际情况合理安排工作任务。公司政策、通知都必须打印传阅,文件下达速度慢、大量纸张被浪费。请假销假、报销不仅要填写专用单据,而且审批程序复杂,报批效率低。办公用品、图书资料以及固定资产缺乏系统化管理,稍有不慎即可导致公共资产流失。因此拥有一套自动化的办公系统,对办公人员和企业决策者来说,工作效率上的提高是显而易见的。依托网络平台,办公自动化系统还可以实现不同地理位置、不同单位或部门之间的协同办公。作为高效率、低消耗的办公自动化(OA)系统必将成为各企事业单位现代化建设的必然选择。
二、系统的开发工具及关键技术
1.开发工具
网络办公自动化系统开发采用B/S和C/S混合模式,利用局域网、Internet技术来实现开发,在开发工具中选择使用对系统要求不高且易于开发的ASP(Active Server Pages)作为开发语言,使用 VBScript 、JavaScript脚本,以当前最流行的功能强大并且安全性较高、易于操作和维护的SQL2000作数据库。
2.系统开发关键技术
(1)安全技术:一个系统的安全性主要取决于三个方面:一是数据库的安全管理,这个由数据库系统保障;另一个是应用安全管理,采用用户和用户组相组合作为管理单元,进行权限管理。根据不同的级别设置不同的权限,该项工作由专门的系统管理员完成,没有授权的人员不能随意对数据进行拷贝,更不能进行删除和修改操作;再一个是文件传输的安全问题,在技术上使用较为先进的ActiveX控件,来构筑包括从与用户交互和适应COM的事务处理监视器到Web服务器,全部实现自动化。
(2)数据访问技术:Microsoft对应用程序访问各种各样的数据源所使用的方法采用OLEDB,OLEDB介于ODBC层和应用程序之间。在用户的ASP页面中,ActiveX Data Objects (ADO) 是介于OLEDB之上的“应用程序”,如图1所示,显示了OLEDB、ADO与应用程序和数据存储的相互关系。OLEDB是一套组件对象模型(COM)接口,但它是相当复杂的,可以利用ADO来实现应用程序和OLEDB的连接。
(3)B/S结构模式:只安装维护一个服务器(Server),而客户端采用浏览器(Browse)运行软件如IE,服务器端采用SQL2000数据库系统和ASP组件来构成网络自动化管理系统的应用服务系统,如图2所示。客户端采用浏览器来完成网络办公的全过程,同时可进行远程系统维护和管理。
(4)C/S结构模式:在C/S结构下,应用系统被一分为二,前台客户机完成用户的交互任务,后台服务器负责数据管理,减少了网络传输量,降低了对数据控制管理的难度,提高了整个系统的吞吐量和响应速度。
(5)工作流技术:工作流是一类能完全或部分自动执行的经营过程,根据一系列过程规则、文档、信息或任务能在不同的执行者之间传递、执行。采用工作流管理器进行动态管理,并提供了若干工作流模板,用户可根据具体业务进行修改,实现业务过程逻辑与信息支撑系统的分离。
三、系统设计与实现
1.系统设计目标
(1)信息集成。OA系统应将各部门的业务系统实现很好的集成,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整个企业办公的效率和决策能力。
(2)实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
(3)建立内部的通信平台,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
(4)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,使员工能够了解企业的发展动态。
(5)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。
(6)实现文档管理的自动化。实现各类文档(包括各种文件、知识、信息) 电子化,按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。
2.工作流过程定义设计
以WFMC工作流管理系统参考模型为基础,在设计办公工作流系统时采用图2所示的3层结构模型。将整个工作流系统划分为3个逻辑层次,分别为用户界面层、商业逻辑层和数据服务层。(1)用户界面层实现用户同工作流系统的交互,向用户提供同工作流系统进行交互的工具。工作流过程定义工具和工作流客户端构成了用户界面层;(2)商业逻辑层用于为工作流系统的运行提供服务。包括过程定义格式转化工具、工作项列表生成器、工作流流转控制机、工作流实例监控工具和工作流系统互连接口;(3)数据服务层用于存储工作流运行所使用数据。
3.系统结构设计
现在的网络办公自动化系统可以说百家争鸣,各有所长,一般采用传统的B/S结构系统。经过多年的应用,B/S体系结构也暴露出了许多不足地方,具体表现在以下几个方面:(1)由于浏览器只是为了进行WEB浏览而设计的,当其应用于WEB应用系统时,许多功能不能实现或实现起来比较困难。(2)复杂的应用构造困难。虽然可以用ActiveX、Java等技术开发较为复杂的应用,但是相对于发展已非常成熟C/S的一系列应用工具来说,这些技术的开发复杂,并没有完全成熟的技术供使用。(3)HTTP可靠性低有可能造成应用故障,特别是对于管理者来说,采用浏览器方式进行系统的维护是非常不安全与不方便的。(4)WEB服务器成为对数据库的唯一的客户端,所有对数据库的连接都通过该服务器实现。WEB服务器同时要处理与客户请求以及与数据库的连接,当访问量大时服务器端负载过重。(5)由于业务逻辑和数据访问程序一般由Javascript、VBscript等嵌入式小程序实现,分散在各个页面里,难以实现共享,给升级和维护也带来了不便。同时由于源代码的开放性,使得商业规则很容易暴露。为克服以上不足,在原有B/S体系结构基础上,采用一种新的体系结构,如图3所示。
在该体系结构中,一些需要用WEB处理的,满足大多数访问者请求的功能界面(如信息发布查询界面)采用B/S结构。后台只需少数人使用的功能应用(如数据库管理维护界面)采用C/S结构。组件位于WEB应用程序中,客户端发出HTTP请求到webserver。webserver将请求传送给WEB应用程序。WEB应用程序将数据请求传送给数据库服务器,数据库服务器将数据返回WEB应用程序。然后再由web server将数据传送给客户端。对于一些实现起来困难的功能或一些需要丰富的HTML页面,通过在页面中嵌入ActiveX控件来实现。
采用这种结构优点在于:(1)充分发挥了B/S与C/S体系结构的优势,弥补了二者不足;(2)信息发布采用B/S结构,保持了瘦客户端的优点;(3)数据库端采用C/S结构,通过ODBC/JDBC连接;(4)对于原有基于C/S体系结构的应用,可以非常容易地升级到这种体系结构;(5)通过在浏览器中嵌入ActiveX控件可以实现在浏览器中不能实现或实现起来比较困难的功能;(6)将服务器端划分为WEB服务器和WEB应用程序两部分。WEB应用程序采用组件技术实现三层体系结中的商业逻辑部分,达到封装源代码,保护知识产权的目的。Internet应用程序采用组件技术。使得它的处理能力能够随着用户数量、数据量所需性能的提高而增加。COM的无逢扩展集COM+,有着如内存数据库、负载平衡等强大的功能。