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当前，随着新媒体时代的不断发展，在图书馆每年的档案整理工作中也渐渐开始出现一些新矛盾，作為图书馆档案工作者，不断感受到昔日的图书馆档案要求已无法满足当前的图书馆档案整理工作。在此以上海市虹口区图书馆业务档案的现状为例，试分析当前新媒体时代图书馆业务档案的问题，通过和其他图书馆业务档案工作的比较，提出自己对当前图书馆业务档案工作的建议及看法，望能促进图书馆业务档案工作进一步发展。
一、图书馆业务档案的主要类型
以虹口区图书馆为例，图书馆档案主要由文书档案、荣誉档案、基建档案、财务档案、设备档案及业务档案等组成，其中最为重要应该是文书档案、财务档案和业务档案三块。
文书档案的对象是图书馆各项行政收发文、合同等重要文件，财务档案的对象是图书馆财务各项支出凭证的存档，两者由馆长办公室同财务室两部门各自负责，正因为涉及重大，所以部门内部基本能够完成存档工作，而业务档案则涉及到几乎全馆各部门，包含了图书馆各业务部门日常工作及活动记录，对图书馆业务工作的提升有一定意义。
一直以来，业务档案的内容都是考核图书馆工作最为重要的材料，从中最能反映出图书馆服务读者的工作情况，最能够展现图书馆整体运行情况的核心材料，因而从来都是图书馆档案工作中的重点，一般来说，图书馆的业务档案主要由业务部门的日常工作记录及活动记录两大部分组成。
二、新媒体时代业务档案的问题
时代飞速发展，图书馆也在不断追赶潮流，买当下最受欢迎的书，做最时髦的阅读活动，不断提高全民对阅读的热情，然而就在图书馆的业务在新媒体时代勇于挑战不断往前追赶之时，图书馆的档案工作却还处于滞后状态，未能跟上时代。根据上面所述的图书馆业务档案的主要内容，现根据本馆的实际情况，将在业务档案工作中遇到的问题整理如下。
1.传统纸质存档的不适用性日益明显
随着当前新媒体时代的来临，做好媒体宣传也已经成为了图书馆工作的头等要事，而媒体宣传的特点就是重视影像，追求图文并茂，有声有色，因而为了做好前期后期的各项阅读活动宣传工作，每一场阅读活动都会留存大量的活动照片、视频等资料。
尽管在档案工作中也有声像档案的存在，但不论是在档案工作的培训还是实际操作中，这一套流程都几乎只针对照片，录音和影像储存的录像带、光盘几乎都已经濒临淘汰，更何况照片庞大的数量早已不能和之前相提并论，即便只是存照片，按照声像档案的要求一张张印出来也要耗费大量财力，很显然，传统纸质存档的那一套存档模式已经不再适用当前的档案工作。
2.当前存档形式无法完整收集多渠道的读者意见
在过去，读者向图书馆的公共服务提出意见建议，往往会填写书面的读者意见表，以便图书馆方面能尽快改进，因而长久以来读者意见表一直都是业务部门存档中的重要材料之一，然而，随着当下接受读者意见的渠道日益增多，书面且单一的意见表早已不具有往日不可替代的地位。
为了推进公共服务质量不断提升，当下市民与公共服务之间沟通的渠道日益增多，除了图书馆本身设置在馆内的每个服务台的意见表之外，还有增设的意见箱、馆长接待日等沟通渠道，同时上海市的市民热线12345在这两年内也不断发展完善，逐步对各单位的回复效率、回复满意率都做出了严格要求，而图书馆官方的微信、微博也都随时接受读者的留言，可以说，当前读者同图书馆之间的交流沟通变得极为便利顺畅，渠道更为多元。
考虑到读者的意见建议一直都是公共图书馆公共服务发展中不可或缺的部分，作为图书馆方，自然是想尽可能将这些收入业务档案之中。
只是如今渠道多元的沟通渠道，在使图书馆能多方面倾听读者建议之时，也增加了对读者反馈情况的存档难度，只是单纯将来自各渠道的读者建议保存下来，只是一堆凌乱的材料，不便于日后查阅，只会让这宝贵的读者数据变成闲置的废品，急需一种更为系统有效的存档模式来活用这些读者建议。
3.采购等相关政策要求日益加剧档案整理难度
图书馆的图书采购工作一直都是图书馆正常运转最不可或缺的一环，当前，图书馆一方面承受着藏书量、每年新购图书量这些图书馆评价的硬性指标要求而不断增加新书，保持着图书的上新频率，另一方面，图书馆又面临上级对采购工作的严格审核，每一个环节都要求有所记录，因而采编的新书购书明细等各项材料早已超出之前档案整理的范围，不断增多，每年都是整整一箱新书采购材料。
同样的，由于上海市要求全市高中初中生参加志愿活动，使得图书馆迎来大量学生志愿者，志愿者涉及不同时段不同时间不同工作，因而一年的志愿者签到表数量都极为可观。和采编一样，这些材料对于档案工作来说有点鸡肋，其内容并非重要到需要存档，但里面也不乏一些值得阅览保存的信息，以目前的档案分类，显然找不到一个合适的位置来对它们进行处理。
其实除了业务档案外，同样面临这样问题的还有财务、文书档案，政策的细化使得各环节的运作都不同以往，造成了整理的困难。在当前对图书馆档案整理没有对此有明确细则的情况下，这些有着一定价值的材料既不能丢弃处理，而归档又不满足档案的要求，急需一个处理解决该问题的方法。
4.非常规物品日益增加
随着阅读活动日益多样，在阅读活动中产生各类读者制作的活动成果，早已不仅限于读后感，很多有条件的读者还会赠送一些字画章刻等来表达对该阅读活动的喜爱。同时，图书馆也在积极为阅读活动进行文创产品的创新研发，使得馆内各项非常规物品日益增加，提高了存档难度。
要对所有这些非常规物品进行存档显然是困难的，但这些物品都的的确确是来自阅读活动之中，具有一定的存档价值，但它们不是荣誉奖牌，就不能单纯使用荣誉奖牌的存档方式来存储。目前，本馆将它们收入箱子内进行标记存档，可这并非长久之计，仍需从长计议。
三、同其他图书馆业务档案情况的比较 就本馆遇到的一些困难，对其他图书馆的业务存档情况进行了查閱，当然，各馆的存档内容因为馆的性质不同、实际要求不同而各有差异，但仍有值得借鉴的地方，其中最瞩目的是一些馆的电子档案改进机制。
有部分图书馆已使用了电子存档的机制，采取了将影像资料储存在光盘内的手段，也有一些图书馆普及了数字档案室系统这样专门的电子档案系统。在档案数字化的路上走得更远，这样的数字化优点是显而易见的，能够节约纸张，也能够让档案变得更为系统。
只是因为没有获得更为详细的电子档案操作流程以及数字档案室这一套专门系统的使用年限和售价等信息，无从获知此类档案改革是否真的能够做到无纸，其效果又是否真的好到能够解决我馆的问题。
四、针对当前本馆业务档案的改进
通过上述对当前图书业务档案的整理与分析，根据实际的工作经验，我试着提出了对本馆业务档案的改进建议，主要有以下几点。
1.顺应时代更新图书馆业务档案要求
不论是考虑到如今节能环保的时代主流，还是新媒体时代突飞猛进地发展的背景，档案的无纸化、电子化都必将是未来的大势所趋。除了合同、政府文件等实体有公章、具备效益的文件，其余文件都可以采取电子档案模式。
尽管在查阅资料中，看到有其他图书馆说采取光盘的存储模式，但考虑到如今时代背景，目前市面上很多笔记本电脑都已经不带光盘驱动的大趋势，光盘作为存储媒介的价值并不是最优，我认为可以考虑使用大容量u盘或外置硬盘等存储设备进行档案存储。
而档案电子化的另一个优点就是检索查询效率的提高，以当前的技术条件，除了本地储存外，还能采取云端存储的模式，不仅能够保存更多更全的档案内容，还能够共享便于随时随地进行查询。
2.新分级时限制度
当前本馆图书馆档案采取的是永久、长期、短期的时限保存，即使是最少时间的短期，也要存10年，而长期要30年，永久则是不销毁一直保存，这对当前的档案存储是个巨大的挑战。
年限最少10年的限制再加上纸质档案本就逐年递增越来越庞大，长期占据档案室空间，迫使档案室内的档案堆积如山，反而不利于档案的保存与有放使用，一旦要搜寻过去几年的档案资料，就要花费大量的时间和精力在档案室内寻找。
考虑是否可以根据实际情况进行新的保存时限划分，对电子档案可实行目前的永久、长期的保存制度，而对纸质文档的保存年限则进行一定程度的降低，同时建立好纸质业务档案的定时销毁制度，做好档案的更新工作。如遇到一些重要书类文件，可扫描成电子版进行存档，使纸质档案不再在档案室内堆积如山。
3.对档案整理工作加强信息整合
对于像读者意见建议这类档案，由于情况和过去有所变化，读者意见渠道变多，虽然仍有纸质版的意见表，但其他渠道俨然后来居上，成为新的读者意见来源，单纯收集纸质意见表反而变得不全面，缺失了原本的意义。如果只是将其他渠道一股脑收集打印装订出来，整体内容就太过零碎繁杂。建议可以整合各渠道的信息建立制成“用户反馈”统计表，通过统计表进行全面汇总，使得所有意见能够直观呈现在一张表上，也便于信息后续的对比使用。对其他类似读者意见建议的这类档案，都可以改掉以往单一的存档模式，发展出新的整合整理体系，便于档案能更有效的保存与利用。
随着新媒体时代的不断发展，图书馆档案目前的要求和流程已存在一些问题，以我所在的上海市虹口区图书馆为例，提出了一些存档中的问题，如：传统纸质存档的不适用性日益明显、无法完整收集多渠道的读者意见、采购等相关政策要求日益加剧档案整理难度、非常规物品日益增加等列举了出来等。在此基础上，也同其他图书馆的档案制作进行了比较，试着探讨了如何改善当前本馆图书馆档案，提出了一些建议：顺应时代更新图书馆业务档案要求、建立新的分级时限制度、对档案整理工作加强信息整合等提议。
希望通过实践中来的理论分析，能再回到实践中，切实帮助提升当前的图书馆档案工作。
参考文献：
[1] 陈丽萍.公共图书馆业务档案管理工作之我见.[M].黑龙江史志，2013：194.
作者单位：上海市虹口区图书馆
一、图书馆业务档案的主要类型
以虹口区图书馆为例，图书馆档案主要由文书档案、荣誉档案、基建档案、财务档案、设备档案及业务档案等组成，其中最为重要应该是文书档案、财务档案和业务档案三块。
文书档案的对象是图书馆各项行政收发文、合同等重要文件，财务档案的对象是图书馆财务各项支出凭证的存档，两者由馆长办公室同财务室两部门各自负责，正因为涉及重大，所以部门内部基本能够完成存档工作，而业务档案则涉及到几乎全馆各部门，包含了图书馆各业务部门日常工作及活动记录，对图书馆业务工作的提升有一定意义。
一直以来，业务档案的内容都是考核图书馆工作最为重要的材料，从中最能反映出图书馆服务读者的工作情况，最能够展现图书馆整体运行情况的核心材料，因而从来都是图书馆档案工作中的重点，一般来说，图书馆的业务档案主要由业务部门的日常工作记录及活动记录两大部分组成。
二、新媒体时代业务档案的问题
时代飞速发展，图书馆也在不断追赶潮流，买当下最受欢迎的书，做最时髦的阅读活动，不断提高全民对阅读的热情，然而就在图书馆的业务在新媒体时代勇于挑战不断往前追赶之时，图书馆的档案工作却还处于滞后状态，未能跟上时代。根据上面所述的图书馆业务档案的主要内容，现根据本馆的实际情况，将在业务档案工作中遇到的问题整理如下。
1.传统纸质存档的不适用性日益明显
随着当前新媒体时代的来临，做好媒体宣传也已经成为了图书馆工作的头等要事，而媒体宣传的特点就是重视影像，追求图文并茂，有声有色，因而为了做好前期后期的各项阅读活动宣传工作，每一场阅读活动都会留存大量的活动照片、视频等资料。
尽管在档案工作中也有声像档案的存在，但不论是在档案工作的培训还是实际操作中，这一套流程都几乎只针对照片，录音和影像储存的录像带、光盘几乎都已经濒临淘汰，更何况照片庞大的数量早已不能和之前相提并论，即便只是存照片，按照声像档案的要求一张张印出来也要耗费大量财力，很显然，传统纸质存档的那一套存档模式已经不再适用当前的档案工作。
2.当前存档形式无法完整收集多渠道的读者意见
在过去，读者向图书馆的公共服务提出意见建议，往往会填写书面的读者意见表，以便图书馆方面能尽快改进，因而长久以来读者意见表一直都是业务部门存档中的重要材料之一，然而，随着当下接受读者意见的渠道日益增多，书面且单一的意见表早已不具有往日不可替代的地位。
为了推进公共服务质量不断提升，当下市民与公共服务之间沟通的渠道日益增多，除了图书馆本身设置在馆内的每个服务台的意见表之外，还有增设的意见箱、馆长接待日等沟通渠道，同时上海市的市民热线12345在这两年内也不断发展完善，逐步对各单位的回复效率、回复满意率都做出了严格要求，而图书馆官方的微信、微博也都随时接受读者的留言，可以说，当前读者同图书馆之间的交流沟通变得极为便利顺畅，渠道更为多元。
考虑到读者的意见建议一直都是公共图书馆公共服务发展中不可或缺的部分，作为图书馆方，自然是想尽可能将这些收入业务档案之中。
只是如今渠道多元的沟通渠道，在使图书馆能多方面倾听读者建议之时，也增加了对读者反馈情况的存档难度，只是单纯将来自各渠道的读者建议保存下来，只是一堆凌乱的材料，不便于日后查阅，只会让这宝贵的读者数据变成闲置的废品，急需一种更为系统有效的存档模式来活用这些读者建议。
3.采购等相关政策要求日益加剧档案整理难度
图书馆的图书采购工作一直都是图书馆正常运转最不可或缺的一环，当前，图书馆一方面承受着藏书量、每年新购图书量这些图书馆评价的硬性指标要求而不断增加新书，保持着图书的上新频率，另一方面，图书馆又面临上级对采购工作的严格审核，每一个环节都要求有所记录，因而采编的新书购书明细等各项材料早已超出之前档案整理的范围，不断增多，每年都是整整一箱新书采购材料。
同样的，由于上海市要求全市高中初中生参加志愿活动，使得图书馆迎来大量学生志愿者，志愿者涉及不同时段不同时间不同工作，因而一年的志愿者签到表数量都极为可观。和采编一样，这些材料对于档案工作来说有点鸡肋，其内容并非重要到需要存档，但里面也不乏一些值得阅览保存的信息，以目前的档案分类，显然找不到一个合适的位置来对它们进行处理。
其实除了业务档案外，同样面临这样问题的还有财务、文书档案，政策的细化使得各环节的运作都不同以往，造成了整理的困难。在当前对图书馆档案整理没有对此有明确细则的情况下，这些有着一定价值的材料既不能丢弃处理，而归档又不满足档案的要求，急需一个处理解决该问题的方法。
4.非常规物品日益增加
随着阅读活动日益多样，在阅读活动中产生各类读者制作的活动成果，早已不仅限于读后感，很多有条件的读者还会赠送一些字画章刻等来表达对该阅读活动的喜爱。同时，图书馆也在积极为阅读活动进行文创产品的创新研发，使得馆内各项非常规物品日益增加，提高了存档难度。
要对所有这些非常规物品进行存档显然是困难的，但这些物品都的的确确是来自阅读活动之中，具有一定的存档价值，但它们不是荣誉奖牌，就不能单纯使用荣誉奖牌的存档方式来存储。目前，本馆将它们收入箱子内进行标记存档，可这并非长久之计，仍需从长计议。
三、同其他图书馆业务档案情况的比较 就本馆遇到的一些困难，对其他图书馆的业务存档情况进行了查閱，当然，各馆的存档内容因为馆的性质不同、实际要求不同而各有差异，但仍有值得借鉴的地方，其中最瞩目的是一些馆的电子档案改进机制。
有部分图书馆已使用了电子存档的机制，采取了将影像资料储存在光盘内的手段，也有一些图书馆普及了数字档案室系统这样专门的电子档案系统。在档案数字化的路上走得更远，这样的数字化优点是显而易见的，能够节约纸张，也能够让档案变得更为系统。
只是因为没有获得更为详细的电子档案操作流程以及数字档案室这一套专门系统的使用年限和售价等信息，无从获知此类档案改革是否真的能够做到无纸，其效果又是否真的好到能够解决我馆的问题。
四、针对当前本馆业务档案的改进
通过上述对当前图书业务档案的整理与分析，根据实际的工作经验，我试着提出了对本馆业务档案的改进建议，主要有以下几点。
1.顺应时代更新图书馆业务档案要求
不论是考虑到如今节能环保的时代主流，还是新媒体时代突飞猛进地发展的背景，档案的无纸化、电子化都必将是未来的大势所趋。除了合同、政府文件等实体有公章、具备效益的文件，其余文件都可以采取电子档案模式。
尽管在查阅资料中，看到有其他图书馆说采取光盘的存储模式，但考虑到如今时代背景，目前市面上很多笔记本电脑都已经不带光盘驱动的大趋势，光盘作为存储媒介的价值并不是最优，我认为可以考虑使用大容量u盘或外置硬盘等存储设备进行档案存储。
而档案电子化的另一个优点就是检索查询效率的提高，以当前的技术条件，除了本地储存外，还能采取云端存储的模式，不仅能够保存更多更全的档案内容，还能够共享便于随时随地进行查询。
2.新分级时限制度
当前本馆图书馆档案采取的是永久、长期、短期的时限保存，即使是最少时间的短期，也要存10年，而长期要30年，永久则是不销毁一直保存，这对当前的档案存储是个巨大的挑战。
年限最少10年的限制再加上纸质档案本就逐年递增越来越庞大，长期占据档案室空间，迫使档案室内的档案堆积如山，反而不利于档案的保存与有放使用，一旦要搜寻过去几年的档案资料，就要花费大量的时间和精力在档案室内寻找。
考虑是否可以根据实际情况进行新的保存时限划分，对电子档案可实行目前的永久、长期的保存制度，而对纸质文档的保存年限则进行一定程度的降低，同时建立好纸质业务档案的定时销毁制度，做好档案的更新工作。如遇到一些重要书类文件，可扫描成电子版进行存档，使纸质档案不再在档案室内堆积如山。
3.对档案整理工作加强信息整合
对于像读者意见建议这类档案，由于情况和过去有所变化，读者意见渠道变多，虽然仍有纸质版的意见表，但其他渠道俨然后来居上，成为新的读者意见来源，单纯收集纸质意见表反而变得不全面，缺失了原本的意义。如果只是将其他渠道一股脑收集打印装订出来，整体内容就太过零碎繁杂。建议可以整合各渠道的信息建立制成“用户反馈”统计表，通过统计表进行全面汇总，使得所有意见能够直观呈现在一张表上，也便于信息后续的对比使用。对其他类似读者意见建议的这类档案，都可以改掉以往单一的存档模式，发展出新的整合整理体系，便于档案能更有效的保存与利用。
随着新媒体时代的不断发展，图书馆档案目前的要求和流程已存在一些问题，以我所在的上海市虹口区图书馆为例，提出了一些存档中的问题，如：传统纸质存档的不适用性日益明显、无法完整收集多渠道的读者意见、采购等相关政策要求日益加剧档案整理难度、非常规物品日益增加等列举了出来等。在此基础上，也同其他图书馆的档案制作进行了比较，试着探讨了如何改善当前本馆图书馆档案，提出了一些建议：顺应时代更新图书馆业务档案要求、建立新的分级时限制度、对档案整理工作加强信息整合等提议。
希望通过实践中来的理论分析，能再回到实践中，切实帮助提升当前的图书馆档案工作。
参考文献：
[1] 陈丽萍.公共图书馆业务档案管理工作之我见.[M].黑龙江史志，2013：194.
作者单位：上海市虹口区图书馆