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公安边防部队是公安部领导下的一支现役部队，既是部队性质的警察，也是警察性质的部队，因此，公安边防部队公文格式要依据军队和党政机关两个公文格式标准。2002年由公安部边防局下发的《关于印发〈公安边防部队公文处理规定（试行）〉的通知》，对公安边防部队机关公文进行了统一规范，文件中要求属于公安边防业务工作需要行文的，按国家行政机关公文格式办理；属于部队管理、训练、政治、后勤等工作需要行文的，按军队机关公文格式办理。目前，军队机关公文格式的依据是2006年由中国人民解放军总装备部批准下发的《军队机关公文格式》。党政机关公文格式的依据是2012年由中共中央办公厅下发的《党政机关公文处理工作条例》。两套公文格式标准目前基本趋于一致，为公安边防部队公文格式的规范奠定了基础，但有些要素还存在不同，如上行文中的签发要素；公文格式中密级的书写方法；公文中无正文说明；公文中署名的要求等等。这些也给公安边防部队行文带来很多不便。在公安边防部队实际工作中，存在着两种标准相互混淆，没有严格按照格式规定要求进行标注现象，有相当一部分公文格式不够规范，必须引起我们的重视。
一、公安边防部队公文常见的几种不规范表现
（一）发文字号不规范。发文字号其作用是便于文件管理。《试行》规定：“发文字号由省（自治区、直辖市）的简称、‘公边’或‘武边’、年份、序号组成。以公安边防总队名义发文的字号为：‘×公边﹝20××﹞×号’，置于发文标识正下方空2行处，居中排布。以武警边防总队名义发文的字号为‘﹝20××﹞武×边×号’。置于发文标识左上方，顶格排布”。而《国家行政机关公文格式》和《军队机关公文格式》都规定：发文字号由发文机关代字、年份、和发文序号组成，其中发文机关代字由机关代字和部门代字组成。上行文时位于发文标识的左下方，下行文时位于发文标识的正下方。由于《试行》和国家与军队的机关公文格式不一致，在公安边防部队实际的公文中出现了不统一、不规范，下行文时有的发文字号在发文标识的下方，有的在发文标识的左上方。而且总队发文与总队司令部发文的发文字号没有区别开。造成的主要原因是有些单位按照军队新的机关公文格式标识，有的仍然严格按照《试行》规定来执行。军队新的机关公文格式和国家行政机关公文格式对发文字号的规定是一致的，即由发文机关代字、年份和发文序号组成。因此，公安边防部队应进行统一规范：“即以公安边防总队名义下行文时，发文字号为：‘×公边﹝20××﹞×号’，置于发文标识正下方空2行处，居中排布。以武警边防总队名义发文字号为‘武×边﹝20××﹞×号’。置于发文标识正下方空2行处，居中排布。上行文时置于发文标识左下方。机关代字也要由发文机关代字和主办部门代字组成。”比如：以公安边防总队名义发文，由司令部某处具体承办，发文字号为“×公边（司）﹝20××﹞×号”；以武警边防总队名义发文，由政治部某处承办，发文字号为“武×边（政）﹝20××﹞×号”。以武警边防总队司令部名义行文，由边境管理处具体承办，则应写成 “武×边司（境）﹝20××﹞×号。这样，既符合军队和国家机关公文格式规定，也体现公安边防部队的特色，也实现了统一和规范。
（二）签发要素不规范。军队和国家机关公文格式中明确规定：对于上行文，要标注签发领导的姓名。但是军队机关公文与国家行政机关公文标注方法不同，军队机关公文要求签发人姓名标注在签发前面，而且需要时同时标注已阅领导的姓名。即“×××签发，×××已阅”。签发和已阅成两排对齐。国家行政机关公文只标注签发，没有已阅标识，而且签发领导的姓名在后，即“签发人：×××”。在公安边防部队部分上行文中，有的单位按军队机关公文格式规定标识，有的单位按国家行政机关公文格式规定标识。《试行》中明确规定：“请示”“报告”应当注明签发人，标注在发文标识右下方、公文标题右上方适当位置。并没有规定标识“已阅”要素。因此，笔者认为，为统一规范，凡上行文，不管是以公安边防还是以武警边防名义行文时，如果需要标识签发要素时，就统一标识为“签发人：×××”，置于发文机关标识右下方。
（三）无正文说明和署名不规范。无正文说明和署名两个要素，军队机关公文格式与国家行政机关格式两者规定不一致，军队机关公文格式规定：“正文排完后所剩空白处不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页标识，并用三号仿宋体字在版心上部第三行居左空二字标识‘（此页无正文）’字样。部队公文必须署名。”而国家行政机关公文格式规定：“当公文排版后所剩空白不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决。国家行政机关公文不署名。”可见，两个格式规定截然不同，造成公安边防部队公文标识混乱，虽然《试行》对此要素按照部队和行政公文也进行了区别对待，但给实际公文处理工作带来不便，也使一些文秘人员根本搞不清标与不标的真正原因所在。笔者认为：为统一规范，不管是以公安边防还是以武警边防名义行文时，都要按照国家行政机关公文格式规定要求，不要出现“此页无正文”字样。这也是为防止文件造假，提高公文权威性。对于署名要素，也要统一到一种规定，或是按部队公文格式规定标注，或是按行政机关公文格式规定都不署名。
（四）转发公文格式不规范。在批转、转发、印发文件时常见不规范的表现是：一是被转发件做为附件；二是转发文件的版记错放在被转发件前面；三是被发件仍然保留眉首和版记；四是被转发件放在成文日期之前。军队机关格式规定：“印发、转发和批转的公文内容不作为附件，位于公文版记之前（有附件的位于附件之前）、成文日期之后（有发文、传达说明的位于发文、传达说明之后），另起一页排印。印发、转发和批转的公文不排印眉首和版记”。部队公文出现此类不规范现象的主要原因是文秘人员图方便，工作简单化，不管上级还是下级来文时，需要转发和批转时，文秘人员只是简单地拟写一个转发通知，然后把来文复印后直接装订在转发通知后面，形成新的文件后下发部队。正确的做法应该是对来文进行重新排版（保证文件内容不变），去掉眉首和版记，重新拟写转发通知，在转发通知的成文日期后、版记前，重新另起一页，放置被转发件，在被转发件后标识新文件的版记。 二、推进公安边防部队公文规范化的主要措施
（一）领导要重视，抓认识、建机制、重规范。部队机关公文，是部队各级机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。一个“特定效力”、一个“规范格式”，从公文的内涵和形式两方面揭示了它不同于一般文章的鲜明特征和作用。可见公文书面格式同内容一样是非常重要的。各级领导必须充分认识到这一点，克服“重内容、轻形式”的思想观念，树立规范意识，重视公文格式的规范化建设，这是规范公文格式的前提。其次，要建立起行之有效的运行机制。要制定相关考核办法，建立考核评比制度，并以考核评比为突破口，建立有效的激励、约束机制，把公文质量的高低作为考核文秘人员工作成绩优劣的内容之一，定期检查评比，对成绩突出者给予表彰，以调动文秘工作者的积极性。公安边防部队公文的主管部门，要依据《军队机关公文格式》和《党政机关公文格式》，结合公安边防部队实际，制定公文格式的法规依据，对《试行》要进行修改完善，使公文处理有章可循、有规可依，切实重视公文格式的规范化建设。
（二）公文处理部门要依据公文的法规文件，严把关、求规范。《军队机关公文格式》和《党政机关公文格式》最突出的特点之一就是对公文格式作了规范化的规定，公文格式包括三部分，即眉首、主体、版记。具体有10多个要素，这就为公文格式规范化提供了可遵循的具体模式。对公安边防部队公文处理部门来说，首先，要学习宣传两个法规文件，使广大文秘人员熟悉、掌握并运用。其次，要加强审核，严把公文格式关。公文处理部门在审核时，要在公文的秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、附件、发文机关署名、成文日期、印发范围、主题词、印制版记等方面逐条进行核校。最后，要对用纸格式、装订格式等进行把关，看是否规范、符合要求。
（三）文秘人员要严要求、善实践、促规范。首先，文秘工作者要严格要求自己，不断提高自身业务素质。工作中，不少文秘人员由于事务性工作较多，很少系统、深入地研究和探讨业务，即使公文格式出现不规范的现象，也难以发现并及时予以纠正。这就要求广大文秘工作者要坚持不懈地坚持业务知识学习，学习《中国人民解放军机关公文处理条例》《党政机关公文处理工作条例》及相关业务知识，不断提高政策水平、理论修养和业务素质，更好地服务工作、迎接挑战。其次，公文格式的规范不是一件一蹴而就的事情，要边实践边总结，在实践中提高水平，在总结中积累经验。文秘人员只要勇于学习，善于实践，就一定能够做到公文格式的规范化。
（作者单位：中国人民武装警察部队学院）
一、公安边防部队公文常见的几种不规范表现
（一）发文字号不规范。发文字号其作用是便于文件管理。《试行》规定：“发文字号由省（自治区、直辖市）的简称、‘公边’或‘武边’、年份、序号组成。以公安边防总队名义发文的字号为：‘×公边﹝20××﹞×号’，置于发文标识正下方空2行处，居中排布。以武警边防总队名义发文的字号为‘﹝20××﹞武×边×号’。置于发文标识左上方，顶格排布”。而《国家行政机关公文格式》和《军队机关公文格式》都规定：发文字号由发文机关代字、年份、和发文序号组成，其中发文机关代字由机关代字和部门代字组成。上行文时位于发文标识的左下方，下行文时位于发文标识的正下方。由于《试行》和国家与军队的机关公文格式不一致，在公安边防部队实际的公文中出现了不统一、不规范，下行文时有的发文字号在发文标识的下方，有的在发文标识的左上方。而且总队发文与总队司令部发文的发文字号没有区别开。造成的主要原因是有些单位按照军队新的机关公文格式标识，有的仍然严格按照《试行》规定来执行。军队新的机关公文格式和国家行政机关公文格式对发文字号的规定是一致的，即由发文机关代字、年份和发文序号组成。因此，公安边防部队应进行统一规范：“即以公安边防总队名义下行文时，发文字号为：‘×公边﹝20××﹞×号’，置于发文标识正下方空2行处，居中排布。以武警边防总队名义发文字号为‘武×边﹝20××﹞×号’。置于发文标识正下方空2行处，居中排布。上行文时置于发文标识左下方。机关代字也要由发文机关代字和主办部门代字组成。”比如：以公安边防总队名义发文，由司令部某处具体承办，发文字号为“×公边（司）﹝20××﹞×号”；以武警边防总队名义发文，由政治部某处承办，发文字号为“武×边（政）﹝20××﹞×号”。以武警边防总队司令部名义行文，由边境管理处具体承办，则应写成 “武×边司（境）﹝20××﹞×号。这样，既符合军队和国家机关公文格式规定，也体现公安边防部队的特色，也实现了统一和规范。
（二）签发要素不规范。军队和国家机关公文格式中明确规定：对于上行文，要标注签发领导的姓名。但是军队机关公文与国家行政机关公文标注方法不同，军队机关公文要求签发人姓名标注在签发前面，而且需要时同时标注已阅领导的姓名。即“×××签发，×××已阅”。签发和已阅成两排对齐。国家行政机关公文只标注签发，没有已阅标识，而且签发领导的姓名在后，即“签发人：×××”。在公安边防部队部分上行文中，有的单位按军队机关公文格式规定标识，有的单位按国家行政机关公文格式规定标识。《试行》中明确规定：“请示”“报告”应当注明签发人，标注在发文标识右下方、公文标题右上方适当位置。并没有规定标识“已阅”要素。因此，笔者认为，为统一规范，凡上行文，不管是以公安边防还是以武警边防名义行文时，如果需要标识签发要素时，就统一标识为“签发人：×××”，置于发文机关标识右下方。
（三）无正文说明和署名不规范。无正文说明和署名两个要素，军队机关公文格式与国家行政机关格式两者规定不一致，军队机关公文格式规定：“正文排完后所剩空白处不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页标识，并用三号仿宋体字在版心上部第三行居左空二字标识‘（此页无正文）’字样。部队公文必须署名。”而国家行政机关公文格式规定：“当公文排版后所剩空白不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决。国家行政机关公文不署名。”可见，两个格式规定截然不同，造成公安边防部队公文标识混乱，虽然《试行》对此要素按照部队和行政公文也进行了区别对待，但给实际公文处理工作带来不便，也使一些文秘人员根本搞不清标与不标的真正原因所在。笔者认为：为统一规范，不管是以公安边防还是以武警边防名义行文时，都要按照国家行政机关公文格式规定要求，不要出现“此页无正文”字样。这也是为防止文件造假，提高公文权威性。对于署名要素，也要统一到一种规定，或是按部队公文格式规定标注，或是按行政机关公文格式规定都不署名。
（四）转发公文格式不规范。在批转、转发、印发文件时常见不规范的表现是：一是被转发件做为附件；二是转发文件的版记错放在被转发件前面；三是被发件仍然保留眉首和版记；四是被转发件放在成文日期之前。军队机关格式规定：“印发、转发和批转的公文内容不作为附件，位于公文版记之前（有附件的位于附件之前）、成文日期之后（有发文、传达说明的位于发文、传达说明之后），另起一页排印。印发、转发和批转的公文不排印眉首和版记”。部队公文出现此类不规范现象的主要原因是文秘人员图方便，工作简单化，不管上级还是下级来文时，需要转发和批转时，文秘人员只是简单地拟写一个转发通知，然后把来文复印后直接装订在转发通知后面，形成新的文件后下发部队。正确的做法应该是对来文进行重新排版（保证文件内容不变），去掉眉首和版记，重新拟写转发通知，在转发通知的成文日期后、版记前，重新另起一页，放置被转发件，在被转发件后标识新文件的版记。 二、推进公安边防部队公文规范化的主要措施
（一）领导要重视，抓认识、建机制、重规范。部队机关公文，是部队各级机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。一个“特定效力”、一个“规范格式”，从公文的内涵和形式两方面揭示了它不同于一般文章的鲜明特征和作用。可见公文书面格式同内容一样是非常重要的。各级领导必须充分认识到这一点，克服“重内容、轻形式”的思想观念，树立规范意识，重视公文格式的规范化建设，这是规范公文格式的前提。其次，要建立起行之有效的运行机制。要制定相关考核办法，建立考核评比制度，并以考核评比为突破口，建立有效的激励、约束机制，把公文质量的高低作为考核文秘人员工作成绩优劣的内容之一，定期检查评比，对成绩突出者给予表彰，以调动文秘工作者的积极性。公安边防部队公文的主管部门，要依据《军队机关公文格式》和《党政机关公文格式》，结合公安边防部队实际，制定公文格式的法规依据，对《试行》要进行修改完善，使公文处理有章可循、有规可依，切实重视公文格式的规范化建设。
（二）公文处理部门要依据公文的法规文件，严把关、求规范。《军队机关公文格式》和《党政机关公文格式》最突出的特点之一就是对公文格式作了规范化的规定，公文格式包括三部分，即眉首、主体、版记。具体有10多个要素，这就为公文格式规范化提供了可遵循的具体模式。对公安边防部队公文处理部门来说，首先，要学习宣传两个法规文件，使广大文秘人员熟悉、掌握并运用。其次，要加强审核，严把公文格式关。公文处理部门在审核时，要在公文的秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、附件、发文机关署名、成文日期、印发范围、主题词、印制版记等方面逐条进行核校。最后，要对用纸格式、装订格式等进行把关，看是否规范、符合要求。
（三）文秘人员要严要求、善实践、促规范。首先，文秘工作者要严格要求自己，不断提高自身业务素质。工作中，不少文秘人员由于事务性工作较多，很少系统、深入地研究和探讨业务，即使公文格式出现不规范的现象，也难以发现并及时予以纠正。这就要求广大文秘工作者要坚持不懈地坚持业务知识学习，学习《中国人民解放军机关公文处理条例》《党政机关公文处理工作条例》及相关业务知识，不断提高政策水平、理论修养和业务素质，更好地服务工作、迎接挑战。其次，公文格式的规范不是一件一蹴而就的事情，要边实践边总结，在实践中提高水平，在总结中积累经验。文秘人员只要勇于学习，善于实践，就一定能够做到公文格式的规范化。
（作者单位：中国人民武装警察部队学院）