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2012年，我市档案局为了迎接全国新农村档案工作示范市验收，局机关工作人员分成几组到农村、社区对村级档案整理工作进行指导。我在指导整理的过程中，发现村级档案整理工作确实存在一些问题，这些问题如果不能很好地解决，会给村级档案保存和利用工作带来诸多不便。
案例1：在指导某村立卷过程中，档案业务指导人员和村干部把该村全部文件材料收集后运到档案局，由业务指导人员帮助整理编目后，又全部运到村里入柜排列。村干部在给环卫工人发工资时欲寻一张该村的环卫工人出勤表，找遍所有档案也未发现，就让业务指导人员再找，还是没找着。而村里的环卫工人参加工作时间不一、出勤天数不同，村里负责此项工作的干部也记不清楚具体情况。为了避免矛盾纠纷，村里就按环卫工人自己说的时间和出勤发放此项工资。后来，村干部埋怨业务指导人员把环卫工人情况表整理丢了，档案业务指导人员也觉得委屈，认为你们本应该自己整理或者至少派人学着整理，而竟然一个人都不去，收集的文件材料里也不知到底有没有这份材料……
案例2：在指导某社区建档过程中，档案业务指导人员和社区干部共同把文件材料收集后，连同以往整理过的档案全部运到档案局重新整。当时我认为以往整理过的档案就不要再动了，一位参与收集的业务指导人员说：“社区干部说了，以前整理过的档案用着不方便得重新加以整理。”之后，我就开始逐卷查看已整理过的档案，发现档案里面果然存在一些问题：期限与上级制定的有出入，分类也不合理，拟写的标题也不确切，拆过的案卷也没再装订，借出的文件也未归档，等等。看后，对于这些档案，我也认为应该重新整理。可是，重新整理整过的档案比整理刚收集的文件材料更加困难，一是档案页码全得涂改、目录封面全部作废；二是浪费了人力、财力。如果不重新整理，查找利用档案十分困难。
针对上述情况，我们业务指导人员仔细研究对策，把那些专业性强不宜分开的如计划生育、居民医保、党员、户籍、“三资”管理等文件材料作为专业档案整理，不再按文书档案的七大类去分。整理后把属于一种专业的档案放在一起，先排永久，再排长期，最后排短期，所装柜节上标出专业档案的名称，如“计划生育档案”，其中一种排完后，依照上述方法再排另外一种，这样，村干部到档案室就可以直观地看到每种档案，便于查找。
感悟：在指导建档过程中，责任心要强，该归档的文件材料全部按保管期限各归其类，同时，在整理过程中村里应指派一人监管或学着整理。无论难度多大，都应按有关档案整理标准，对所收集的资料、对整理过的档案进行分类、再整理，形成不同门类的档案，便于档案的保存和利用。
（作者单位：新郑市档案局 摘自《档案界》）
案例1：在指导某村立卷过程中，档案业务指导人员和村干部把该村全部文件材料收集后运到档案局，由业务指导人员帮助整理编目后，又全部运到村里入柜排列。村干部在给环卫工人发工资时欲寻一张该村的环卫工人出勤表，找遍所有档案也未发现，就让业务指导人员再找，还是没找着。而村里的环卫工人参加工作时间不一、出勤天数不同，村里负责此项工作的干部也记不清楚具体情况。为了避免矛盾纠纷，村里就按环卫工人自己说的时间和出勤发放此项工资。后来，村干部埋怨业务指导人员把环卫工人情况表整理丢了，档案业务指导人员也觉得委屈，认为你们本应该自己整理或者至少派人学着整理，而竟然一个人都不去，收集的文件材料里也不知到底有没有这份材料……
案例2：在指导某社区建档过程中，档案业务指导人员和社区干部共同把文件材料收集后，连同以往整理过的档案全部运到档案局重新整。当时我认为以往整理过的档案就不要再动了，一位参与收集的业务指导人员说：“社区干部说了，以前整理过的档案用着不方便得重新加以整理。”之后，我就开始逐卷查看已整理过的档案，发现档案里面果然存在一些问题：期限与上级制定的有出入，分类也不合理，拟写的标题也不确切，拆过的案卷也没再装订，借出的文件也未归档，等等。看后，对于这些档案，我也认为应该重新整理。可是，重新整理整过的档案比整理刚收集的文件材料更加困难，一是档案页码全得涂改、目录封面全部作废；二是浪费了人力、财力。如果不重新整理，查找利用档案十分困难。
针对上述情况，我们业务指导人员仔细研究对策，把那些专业性强不宜分开的如计划生育、居民医保、党员、户籍、“三资”管理等文件材料作为专业档案整理，不再按文书档案的七大类去分。整理后把属于一种专业的档案放在一起，先排永久，再排长期，最后排短期，所装柜节上标出专业档案的名称，如“计划生育档案”，其中一种排完后，依照上述方法再排另外一种，这样，村干部到档案室就可以直观地看到每种档案，便于查找。
感悟：在指导建档过程中，责任心要强，该归档的文件材料全部按保管期限各归其类，同时，在整理过程中村里应指派一人监管或学着整理。无论难度多大，都应按有关档案整理标准，对所收集的资料、对整理过的档案进行分类、再整理，形成不同门类的档案，便于档案的保存和利用。
（作者单位：新郑市档案局 摘自《档案界》）