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工作中，有时可能需要给很多不同的客户发统一格式的邀请函、感谢信等。面对庞大的客户信息，难道要一个一个复制粘贴吗？能保证不贴错贴漏吗？不用烦，借助Word的“邮件合并”，我们就能快速准确地完成这些任务。
还有半小时就下班啦！这时，领导却“亲切”地朝我走来。
“本本，有个紧急任务。周五要开研讨会，今晚得把全部邀请函弄出来。嗯，也不是很多，大概四百来封吧！”
我差点晕过去！
“这样吧，”大概注意到我的失态，领导打了个哈哈，说，“你今晚只需把电子文件做好发给我就行，打印和传真的工作，明天我会安排其他人做。今晚辛苦点加加班，明天让你补休两个小时。邀请函格式和嘉宾名单，我已发你邮箱了。”
领导走了，留下我对着两个文件发愁：Word格式的邀请函，Excel格式的嘉宾名单。
418份邀请函！此时，我脑海中浮现两个画面：一个，是我像搬运工一样，一个一个地复制粘贴，不时还回头去检查，看有没贴漏贴错；另一个，是妈妈不停地看时钟，焦急地等我回家。唉，对工作是三分无奈，对妈妈有十分愧疚。
“本本，别发愁。”小余好心地安慰我，“听说过‘邮件合并’没？我以前见同事用过的，上千封的感谢信，她半小时就搞定了。”
“真的？太谢谢你啦！”有时，同事小小一句话，就帮了你一个大忙！
我赶紧上网搜索学习“邮件合并”。果然，用“邮件合并”来处理，大大提高了工作效率！
首先，打开“邀请函”文件，单击“工具→信函与邮件→邮件合并”，进入“邮件合并向导”，第一步选择文档类型，保持默认选项“信函”，单击“下一步：正在启动文档”。
第二步选择开始文档，保持默认选项“使用当前文档”，单击“下一步：选取收件人”。
第三步选择收件人，由于有现成的文件“嘉宾名单”，所以保持默认选项“使用现有列表”，并单击 “浏览”，在弹出的“选取数据源”对话框中选择“嘉宾名单”文件并打开。
此时弹出“选择表格”对话框，因为数据存放在“嘉宾名单”工作表中，因此选中“嘉宾名单”表，同时选中“数据首行包含列标题”，单击“确定”。
在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，选择要合并到“邀请函”中的嘉宾，这里保持默认状态“全选”，确定后会返回“邮件合并向导”第三步，单击“下一步：撰写信函”。
第四步撰写信函，这是邮件合并的关键。把光标放在“邀请函”中“单位：”的右方，单击任务窗格中的“其他项目”。
在打开的“插入合并域”对话框中，“数据库域”被默认选中，下方的列表中出现了“嘉宾名单”中的字段“单位”和“姓名”。选中“单位”字段，单击“插入→关闭”，“单位”字段就插入到“邀请函”文档中。然后用同样的方法把“姓名”字段插入到“邀请函”中。
第五步预览信函，刚才带有《》符号的字段变成了“嘉宾名单”中第一条记录的具体内容，单击邮件合并向导中的“《” 或“》”按钮，可以浏览生成的其他嘉宾的邀请函。然后单击“下一步：完成合并”。
单击“编辑个人信函”，在打开的“合并到新文档”窗口中选择“全部”并确定。
此时，Word自动生成一个名为“字母1”的文档（把文件另存即可），418份邀请函都同时出现在这个新的文档中，每一份邀请函占独立的一页，不用点击“《”或“》”按钮也可以全部看到了。如果需要的话，您还可以对任何一份邀请函进行编辑。
至此，大功告成！整个操作过程前后花了不到半小时！我归心似箭，毫不迟疑地把文件发了出去！这时，领导突然从办公室探出头来（真是个工作狂呀！居然还没走）：“本本，这么快就做完啦？”语气中充满怀疑。
我把“邮件合并”的神奇跟领导大概说了一下，他这才眉开眼笑，说，“知识就是力量呀！行，明天还给你补休！”
小知识
使用Word的“邮件合并”功能，通常需要两样东西：一个主文档（如本例中的“邀请函”），一个数据源（如本例中Excel格式的“嘉宾名单”）。主文档通常为Word格式，包含固定不变的内容；数据源为主文档提供可变的信息，它可以是Excel表，也可以是Access数据表、Outlook通讯录/联系人信息或特殊格式的Word文档。
小提示
在Word 2007和Word 2010中，要使用“邮件合并”功能，请单击“邮件→开始邮件合并”，后面操作类似。
还有半小时就下班啦！这时，领导却“亲切”地朝我走来。
“本本，有个紧急任务。周五要开研讨会，今晚得把全部邀请函弄出来。嗯，也不是很多，大概四百来封吧！”
我差点晕过去！
“这样吧，”大概注意到我的失态，领导打了个哈哈，说，“你今晚只需把电子文件做好发给我就行，打印和传真的工作，明天我会安排其他人做。今晚辛苦点加加班，明天让你补休两个小时。邀请函格式和嘉宾名单，我已发你邮箱了。”
领导走了，留下我对着两个文件发愁：Word格式的邀请函，Excel格式的嘉宾名单。
418份邀请函！此时，我脑海中浮现两个画面：一个，是我像搬运工一样，一个一个地复制粘贴，不时还回头去检查，看有没贴漏贴错；另一个，是妈妈不停地看时钟，焦急地等我回家。唉，对工作是三分无奈，对妈妈有十分愧疚。
“本本，别发愁。”小余好心地安慰我，“听说过‘邮件合并’没？我以前见同事用过的，上千封的感谢信，她半小时就搞定了。”
“真的？太谢谢你啦！”有时，同事小小一句话，就帮了你一个大忙！
我赶紧上网搜索学习“邮件合并”。果然，用“邮件合并”来处理，大大提高了工作效率！
首先，打开“邀请函”文件，单击“工具→信函与邮件→邮件合并”，进入“邮件合并向导”，第一步选择文档类型，保持默认选项“信函”，单击“下一步：正在启动文档”。
第二步选择开始文档，保持默认选项“使用当前文档”，单击“下一步：选取收件人”。
第三步选择收件人，由于有现成的文件“嘉宾名单”，所以保持默认选项“使用现有列表”，并单击 “浏览”，在弹出的“选取数据源”对话框中选择“嘉宾名单”文件并打开。
此时弹出“选择表格”对话框，因为数据存放在“嘉宾名单”工作表中，因此选中“嘉宾名单”表，同时选中“数据首行包含列标题”，单击“确定”。
在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，选择要合并到“邀请函”中的嘉宾，这里保持默认状态“全选”，确定后会返回“邮件合并向导”第三步，单击“下一步：撰写信函”。
第四步撰写信函，这是邮件合并的关键。把光标放在“邀请函”中“单位：”的右方，单击任务窗格中的“其他项目”。
在打开的“插入合并域”对话框中，“数据库域”被默认选中，下方的列表中出现了“嘉宾名单”中的字段“单位”和“姓名”。选中“单位”字段，单击“插入→关闭”，“单位”字段就插入到“邀请函”文档中。然后用同样的方法把“姓名”字段插入到“邀请函”中。
第五步预览信函，刚才带有《》符号的字段变成了“嘉宾名单”中第一条记录的具体内容，单击邮件合并向导中的“《” 或“》”按钮，可以浏览生成的其他嘉宾的邀请函。然后单击“下一步：完成合并”。
单击“编辑个人信函”，在打开的“合并到新文档”窗口中选择“全部”并确定。
此时，Word自动生成一个名为“字母1”的文档（把文件另存即可），418份邀请函都同时出现在这个新的文档中，每一份邀请函占独立的一页，不用点击“《”或“》”按钮也可以全部看到了。如果需要的话，您还可以对任何一份邀请函进行编辑。
至此，大功告成！整个操作过程前后花了不到半小时！我归心似箭，毫不迟疑地把文件发了出去！这时，领导突然从办公室探出头来（真是个工作狂呀！居然还没走）：“本本，这么快就做完啦？”语气中充满怀疑。
我把“邮件合并”的神奇跟领导大概说了一下，他这才眉开眼笑，说，“知识就是力量呀！行，明天还给你补休！”
小知识
使用Word的“邮件合并”功能，通常需要两样东西：一个主文档（如本例中的“邀请函”），一个数据源（如本例中Excel格式的“嘉宾名单”）。主文档通常为Word格式，包含固定不变的内容；数据源为主文档提供可变的信息，它可以是Excel表，也可以是Access数据表、Outlook通讯录/联系人信息或特殊格式的Word文档。
小提示
在Word 2007和Word 2010中，要使用“邮件合并”功能，请单击“邮件→开始邮件合并”，后面操作类似。