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［摘 要］随着信息时代的来临,人类社会正步入一个崭新的网络化时代。网络技术正改变着人们的生活方式和社会组织形式,高校的行政组织结构也因信息技术的广泛应用而逐渐被优化。本文通过现行高校行政组织结构体现出的局限性,分析利用信息技术优化高校组织结构取得的成效。
［关键词］信息技术;高校;组织结构;成效
［中图分类号］C93 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）52-0040-01
随着信息技术的快速发展,高校原有的行政组织结构已无法满足学校快速发展的需要,高校行政组织结构体现出的局限性,直接影响到其组织成员的主动性和积极性的发挥,也限制了高校的发展,因此,众多高校以引入信息技术为手段,不断优化高校行政组织结构,并取得诸多成效。
1 信息技术对高校行政组织结构的影响
高校行政组织结构受信息技术的影响,对其内部人员、管理方式和职能划分都有了更高的要求。首先，对高校行政人员提出了新的要求,要求行政人员改变传统的行政管理观念,树立现代的行政管理理念,不断提升自身能力,增强全局意识,科学、合理的应用网络技术,高效的处理行政管理工作。其次,高校需改变传统的手工管理模式,引入先进的管理系统,实现信息资源共享,利用行政组织进行横向和纵向的沟通。最后,高校需依据信息技术优化的工作流程重新对行政人员进行职能划分,使行政人员既分工明确,又能相互配合,高效的完成各项工作。信息技术对高校行政组织结构产生了巨大变化,高校利用现代信息技术和互联网提高了行政工作效率,精简了职能重复的机构和人员,降低了行政管理成本。
2 传统高校行政组织结构的局限性
受信息技术发展的影响,传统高校行政组织结构体现出以下局限性：
2.1 传统高校行政组织的横向协调困难
以职能分工为基础的传统高校行政组织往往体现出的是本位主义,各部门只关注自身的工作,导致各部门间的横向协调困难。在面对新问题时,必然使行政组织分工越来越细,组织规模越来越膨胀。从而导致整体效率降低,解决问题的能力受制于结构的约束也越来越低。
2.2 传统高校行政组织的纵向沟通不到位
传统的高校行政组织多呈金字塔式结构,中间存在着多重层级,使得行政程序冗长、复杂。当顶层的领导层发出决策,信息自上而下传递,经过多层级别才能到达具体实施层,在传递过程易出现信息传递失真和因职能不清而导致的信息传递不到位现象,自下而上的信息反馈自然也就出现不准确、不及时的现象。
2.3 传统高校行政组织权力运行难以监控
传统高校行政组织管理强调规则和程序,而这些规则和程序使得事务处理越来越僵化,过程也日益烦琐,甚至出现目标与手段的倒置。传统高校行政人员在处理事务时需经历烦琐的手续,经过很多不必要的环节,也就容易出现权力运行难以监控。
3 信息技术对高校行政组织结构优化的成效
3.1 信息技术使高校行政管理结构趋向扁平化和网络化
信息技术的广泛应用使得高校处理琐碎、繁杂、大量的行政事务工作交由计算机处理,行政管理人员可以更多地应用电子邮件、视频会议等形式来组织成员之间、各部门之间或各单位之间的信息传递和学术交流。使信息可以从源头上一次性的获取,不经过众多复杂部门,避免了信息传递的失真及不到位,并且可以使信息体现在公共资源库中,实现信息共享,减少收集信息的重复劳动,大大发挥信息技术的优越性,提高获取信息的速度,提高工作效率。另外,信息技术在行政组织中的运用与扩展,使得信息的流向不再是单向的,而是构成网络形状,纵向与横向的沟通都同样流畅,每一个节点都有可能成为信息流动的中心。这种行政组织结构,必然打破原来的层级结构,从而形成一种与之相适应的网络状结构。
3.2 信息技术使高校行政管理结构纵向沟通顺畅
信息技术的利用将使非增值环节被简化,使得上级传递信息更顺畅、直达工作要点,下级反馈的信息也更及时,更到位。信息可以从顶层直接传递到基层,不因信息传递的层数过多而导致信息传递失真,这种纵向沟通使得信息传递更加顺畅,减少重复、浪费、无意义的现象。同时可以在工作过程中减少人力、物力的投入,消除出错的机会,提高工作效率。顶层领导的决策也更准确、到位。
3.3 信息技术使高校行政管理权力划分明确
信息技术的应用使得权力划分更具体,明确。首先,网络技术可以设定不同的行政人员不同的权限,在权限范围内行政人员享有独立自主权。其次,行政人员可以在权力范围内充分利用信息技术完成一切基础事务,众多事务处理只需一次向上级权限上报审批,不需将众多事务逐一上报审核,以提高工作效率。最后,不同权限拥有者,拥有不同级别的信息和对信息的处理和使用权。权力的明确运行可以有效激发每个人的工作潜能,强化其管理职责。
3.4 信息技术使高校行政组织的决策更加科学
高校行政组织作出的决策是在收集和整理大量的信息基础上完成的,因此,信息的全面、及时、准确是决策的根本。而传统的高校行政组织面对庞大的信息量是束手无策的,在信息收集整理过程中极易出现信息失真、信息收集不全等现象,加之行政人员的主观认识不同,信息在传递的过程中又会经过不同程度的过滤。使得无法科学收集、统计有用信息。信息技术在高校行政组织中的运用,使得待处理的每一个项目都可以在公共平台上进行布置,从而保证了信息收集的全面性,信息可以越过众多中间层级,由源头直接达至信息的接收点,从而保证了信息的准确性,信息的传递未经任何中间环节处理就直达接收点,从而保证了信息的及时性。将这些全面、准确的信息应用到高校的行政组织决策中,必然会大大提高决策的科学性与可行性。
高校行政组织结构的变迁与信息技术的发展息息相关,面对现代信息技术的快速发展,以科层制模式为特征的传统高校行政组织已远远满足不了现代高校的发展,其所体现出的局限性必将阻碍高校的整体发展,因此利用现代信息技术对高校的行政组织结构进行优化,可以从制度理性和规范理念等方面对高校的发展提供有力支持。然而,在行政组织优化改革中,科层制模式不能全盘否定,在一些以处理非常规型事务为主的行政组织中,科层制模式还应该得以健全的巩固。
将适应信息技术下运行的科层制模式有效地保留,使二者能相互促进,使高校的行政组织结构得到进一步优化。
参考文献：
［1］李传军.信息技术对公共行政的影响［J］.中国行政管理,2000(4).
［2］杨志明.电子政府的特性与效率分析［J］.科技进步与对策,2003(5).
［3］武中哲.论技术与组织的和谐互构［J］.自然辩证法研究,2006(4).
［4］石磊.技术与组织结构关系研究述评［J］.外国经济与管理,2007(11).
［作者简介］栾吉华(1981—），男，汉族，吉林长春人，长春医学高等专科学校，初级教师，研究生。
［关键词］信息技术;高校;组织结构;成效
［中图分类号］C93 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）52-0040-01
随着信息技术的快速发展,高校原有的行政组织结构已无法满足学校快速发展的需要,高校行政组织结构体现出的局限性,直接影响到其组织成员的主动性和积极性的发挥,也限制了高校的发展,因此,众多高校以引入信息技术为手段,不断优化高校行政组织结构,并取得诸多成效。
1 信息技术对高校行政组织结构的影响
高校行政组织结构受信息技术的影响,对其内部人员、管理方式和职能划分都有了更高的要求。首先，对高校行政人员提出了新的要求,要求行政人员改变传统的行政管理观念,树立现代的行政管理理念,不断提升自身能力,增强全局意识,科学、合理的应用网络技术,高效的处理行政管理工作。其次,高校需改变传统的手工管理模式,引入先进的管理系统,实现信息资源共享,利用行政组织进行横向和纵向的沟通。最后,高校需依据信息技术优化的工作流程重新对行政人员进行职能划分,使行政人员既分工明确,又能相互配合,高效的完成各项工作。信息技术对高校行政组织结构产生了巨大变化,高校利用现代信息技术和互联网提高了行政工作效率,精简了职能重复的机构和人员,降低了行政管理成本。
2 传统高校行政组织结构的局限性
受信息技术发展的影响,传统高校行政组织结构体现出以下局限性：
2.1 传统高校行政组织的横向协调困难
以职能分工为基础的传统高校行政组织往往体现出的是本位主义,各部门只关注自身的工作,导致各部门间的横向协调困难。在面对新问题时,必然使行政组织分工越来越细,组织规模越来越膨胀。从而导致整体效率降低,解决问题的能力受制于结构的约束也越来越低。
2.2 传统高校行政组织的纵向沟通不到位
传统的高校行政组织多呈金字塔式结构,中间存在着多重层级,使得行政程序冗长、复杂。当顶层的领导层发出决策,信息自上而下传递,经过多层级别才能到达具体实施层,在传递过程易出现信息传递失真和因职能不清而导致的信息传递不到位现象,自下而上的信息反馈自然也就出现不准确、不及时的现象。
2.3 传统高校行政组织权力运行难以监控
传统高校行政组织管理强调规则和程序,而这些规则和程序使得事务处理越来越僵化,过程也日益烦琐,甚至出现目标与手段的倒置。传统高校行政人员在处理事务时需经历烦琐的手续,经过很多不必要的环节,也就容易出现权力运行难以监控。
3 信息技术对高校行政组织结构优化的成效
3.1 信息技术使高校行政管理结构趋向扁平化和网络化
信息技术的广泛应用使得高校处理琐碎、繁杂、大量的行政事务工作交由计算机处理,行政管理人员可以更多地应用电子邮件、视频会议等形式来组织成员之间、各部门之间或各单位之间的信息传递和学术交流。使信息可以从源头上一次性的获取,不经过众多复杂部门,避免了信息传递的失真及不到位,并且可以使信息体现在公共资源库中,实现信息共享,减少收集信息的重复劳动,大大发挥信息技术的优越性,提高获取信息的速度,提高工作效率。另外,信息技术在行政组织中的运用与扩展,使得信息的流向不再是单向的,而是构成网络形状,纵向与横向的沟通都同样流畅,每一个节点都有可能成为信息流动的中心。这种行政组织结构,必然打破原来的层级结构,从而形成一种与之相适应的网络状结构。
3.2 信息技术使高校行政管理结构纵向沟通顺畅
信息技术的利用将使非增值环节被简化,使得上级传递信息更顺畅、直达工作要点,下级反馈的信息也更及时,更到位。信息可以从顶层直接传递到基层,不因信息传递的层数过多而导致信息传递失真,这种纵向沟通使得信息传递更加顺畅,减少重复、浪费、无意义的现象。同时可以在工作过程中减少人力、物力的投入,消除出错的机会,提高工作效率。顶层领导的决策也更准确、到位。
3.3 信息技术使高校行政管理权力划分明确
信息技术的应用使得权力划分更具体,明确。首先,网络技术可以设定不同的行政人员不同的权限,在权限范围内行政人员享有独立自主权。其次,行政人员可以在权力范围内充分利用信息技术完成一切基础事务,众多事务处理只需一次向上级权限上报审批,不需将众多事务逐一上报审核,以提高工作效率。最后,不同权限拥有者,拥有不同级别的信息和对信息的处理和使用权。权力的明确运行可以有效激发每个人的工作潜能,强化其管理职责。
3.4 信息技术使高校行政组织的决策更加科学
高校行政组织作出的决策是在收集和整理大量的信息基础上完成的,因此,信息的全面、及时、准确是决策的根本。而传统的高校行政组织面对庞大的信息量是束手无策的,在信息收集整理过程中极易出现信息失真、信息收集不全等现象,加之行政人员的主观认识不同,信息在传递的过程中又会经过不同程度的过滤。使得无法科学收集、统计有用信息。信息技术在高校行政组织中的运用,使得待处理的每一个项目都可以在公共平台上进行布置,从而保证了信息收集的全面性,信息可以越过众多中间层级,由源头直接达至信息的接收点,从而保证了信息的准确性,信息的传递未经任何中间环节处理就直达接收点,从而保证了信息的及时性。将这些全面、准确的信息应用到高校的行政组织决策中,必然会大大提高决策的科学性与可行性。
高校行政组织结构的变迁与信息技术的发展息息相关,面对现代信息技术的快速发展,以科层制模式为特征的传统高校行政组织已远远满足不了现代高校的发展,其所体现出的局限性必将阻碍高校的整体发展,因此利用现代信息技术对高校的行政组织结构进行优化,可以从制度理性和规范理念等方面对高校的发展提供有力支持。然而,在行政组织优化改革中,科层制模式不能全盘否定,在一些以处理非常规型事务为主的行政组织中,科层制模式还应该得以健全的巩固。
将适应信息技术下运行的科层制模式有效地保留,使二者能相互促进,使高校的行政组织结构得到进一步优化。
参考文献：
［1］李传军.信息技术对公共行政的影响［J］.中国行政管理,2000(4).
［2］杨志明.电子政府的特性与效率分析［J］.科技进步与对策,2003(5).
［3］武中哲.论技术与组织的和谐互构［J］.自然辩证法研究,2006(4).
［4］石磊.技术与组织结构关系研究述评［J］.外国经济与管理,2007(11).
［作者简介］栾吉华(1981—），男，汉族，吉林长春人，长春医学高等专科学校，初级教师，研究生。