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摘要：每个行业、每个组织部门都需要行政管理的参与，而如今随着各行各业行政管理工作量的增加，该部分也成为各个行业普遍想改善的的现状之一。行政管理工作主要涉及对经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等各个方面进行管理，可见其管理范围涉及到了社会的方方面面，面临这样的严峻情况下，行政管理工作也存在诸多的潜在问题。为了解决在当前的时代背景下的行政管理出现的问题，即运用了新型的管理OA系统。故本文分析探讨行政管理存在的潜在问题，分析了OA系统在当前行政管理中的优势，提出了OA系统还需要增强的管理策略。
关键词：OA系统;行政管理;作用
引言：人类在当代的快节奏生活模式当中，都执着于追求办理事务的效率问题，尤其在面临工作难度大且量多的情况下，更是高标准的要求完全预定的目标。在这样的情形下，如何应对数据量大的情形下行政管理的中问题，已经是行政管理人员需要解决的严峻问题。随着新时代科技的发展下，人们对人工数量的依赖转变为对计算机技术的依赖，由此产生了以计算机为主体设计的OA管理系统，来减少管理工作中人员的参与，加大投入对机械的使用管理。在内部的管理部门当中，高效的行政办公方式可以改善企业的业务运作能力，也增加了企业的核心竞争能力，同时也加速了员工的工作热情。
一、OA系统在行政管理中的问题
1、OA系统缺乏专业的管理能力
无论是企业的OA系统，还是高校的OA系统，要做好应用OA系统的处理行政管理的工作问题，就需要公文的管理人员配备专业的理论知识和过硬的技术本领，来应对随时可能发生的潜在危害问题。当前大多数的行政管理人员，都是偏人工管理阶段的工作人员，在管理工作当中，对文件的存档、传递、归类有较强的认知水平，而新型的行政管理OA系统就不仅仅要求管理人员需要具备专业的文件管理能力，还需熟悉计算机方面的知识和网络安全的相关知识。专业上面的受限是OA系统管理的主要问题，也是导致企业或者高校不能高效运用OA系统的主要原因。故企业或者高校在对行政管理人员的工作需求上，除了要求管理自身的工作技能外，在后续的工作中还需注重加强工作人员工作后的能力水平，可以定期地开展工作人员的业务学习能力和技能培训工作。
2、OA系统的安全工作不到位
由于OA系统在工作运转当中，不同于人工阶段，这个过程内部人员的办公设备在同一网段内，此时若一个员工的计算机遭受了外部人员的恶意攻击，就可能使全网的工作设备，在同一时间段受到攻击，造成的严重后果是不堪设想的。一般导致这样的原因是内部人员在接受外部的办公人员的电子文件时候，由于自身专业能力受限，对不安全文件辨别不清，传播了该文件，就造成了内部的办公系统遭受了病毒侵害。要尽可能地规避这样的情况发生，就需要内部的工作人员既保证OA系统的安全运行工作和保密工作，也要加强对内部员工的安全教育指导工作，让非专业的办公人员有着对机要文件的处理、保存、转发的基础知识。除此之外，行政管理人员在平时的工作管理当中也要密切注意办公设备的异样情况，在不清楚的情况下，需要及时联系技术管理人员，避免自己不正确操作导致不可挽回的严重后果。
二、OA系统在行政管理中的优势
1、OA系统提升了行政办公效率
传统的行政管理对于公文的处理都是靠人工完成，尤其在传递过程中，容易出现错发和漏发的情况，在这个过程中一份文件从产生到传递到目的地需要涉及到多个部门的参与和确认工作，若在公文数量偏多的情况下，参与确认工作的人员还容易在面临巨大的工作量面前出现错误，其过程不仅减缓了公文的传递效率，还导致了公文的传递出现错误。故引入新型的行政管理OA系统，不仅有利于减缓人工使用的费用，还有利于提高行政管理的办事效率。OA系统通过利用网络的传输性将公文的纸质传输转变为线上的传输，及时地响应了文件的查阅时间。除此之外，还可以利用OA系统的日志文件查看接收人员的具体情况，以及接受的时间，给后期公文问责问题提供了有力的线索。
2、OA系统加速了协调组织能力
传统的行政管理都是纸质文档偏多，尤其在公文的传阅过程中都
要根据工作人员的人数进行打印，在文件阅读后，留下的是废纸，这大大加速了纸质的浪费，在日积月累当中，也给企业增加了额外的费用支出。在面临多方参与的工作情况下，由于文档的特殊性、安全性，部门之间的工作也不能有及时的反馈和处理，减缓了工作的完成时间。这些问题在OA系统当中，就可以完全地避免，由于是网络上的文档资源，工作人员可以随时随地进行上下行的传输工作，也可在相同的时间和地点供多人阅读并下载，尽可能将资源是使用率扩大到最大。除此之外，如果文档的内容和排版出现了错误，还可以在短时间内进行修改，某种程度上规避了错误带来的严重后果。OA系统促使企业部门之间的联系更加灵活，也直接地影响了员工之间协调工作能力。
三、OA系统在行政管理中的研究策略
1、OA系统的使用策略
企业或者高校在使用OA系统的过程中，要密切关注该系统的安全工作，当在使用过程当中出现问题需要及时向行政管理人员进行及时地反馈，这样不仅提高了行政管理工作能力水平，还促进了决策科学有效性，突显管理工作的人性化处理。OA系统在平时的使用过程中，需要注意保留操作人员的基本信息，对操作的每一个步骤都需要打印日志，并进行详细地记录，这对后期的文档归档和查阅有着重要的作用。OA系统需要规范办公的工作流程，例如在收文的过程中需要详细记录收文时间、收件人签收情况、发件人的具体单位、文件的内容、是否属于机密文档等;在发文的过程中需要记录发文的署名单位、文档的类型、文档的排版样式等;在存档的时候，需要按照相关文档的有关规定，进行分门别类地存档和记录。OA系统的使用简化了行政管理的繁琐程序，减少了办公造成的纸质浪费。
2、OA系统的管理策略
行政管理人员在熟悉了OA系统的使用工作后，要根据该系统的工作原理，制定详细的管理工作规范，这样既提高了管理工作的效率和质量水平，又提高了行政管理人员队伍业务素质。由于OA系统是将日常办公、计算机网络技术、网络传输技术、网络安全技术等融为一体的综合性办公设备，其工作总类存在特殊性，所以管理工作也存在特殊性，例如需要对使用人员进行基础的技能培訓和知识讲解。OA系统在使用过程中需要花大量的时间和精力来管理该系统，保证该系统的正常运行和安全运转，在对比人工阶段的管理成本价钱，可见在管理该系统的费用远远的小于人工阶段的管理费用。在经过一段时间的使用，管理行政管理人员可以有针对性对该系统容易出现错误的地方，进行实时监测，并制定完善的解决方案，来避免类似的情况重复出现，从而有效促进行政管理部门工作的细化、量化、规范化。
四、结语
综上所述，随着数字信息化的到来，企业办事效率的提升就意味着增强企业的核心竞争力，所以对办公设备的要求也越来越严格。当前数字化办公的需求是无纸化、集成化、数字化、信息为一体的，而OA系统的提出正是做到了以上的要求，该系统的出现打破了传统的管理方法，也极大程度地带动了内部员工的工作热情。故企业在平时的行政管理时候，应该大力宣传OA系统的运用，将该系统运用于各行各业的行政管理当中，OA系统在行政管理当中的大力使用，对提升人们的办公效率有重要的意义，也对推进人类的社会发展有进一步的意义。
参考文献
[1]吴蓓. 医院OA系统助力财务工作的研究[J]. 当代会计，2020，（23）：135-136.
[2]韩飞. 基于OA系统的煤炭企业信息化集成管理研究[D].西安科技大学，2019.
[3]艾旭. 基于OA系统工作流技术审批功能应用实践的思考[J]. 产业与科技论坛，2018，17（17）：263-264.
关键词：OA系统;行政管理;作用
引言：人类在当代的快节奏生活模式当中，都执着于追求办理事务的效率问题，尤其在面临工作难度大且量多的情况下，更是高标准的要求完全预定的目标。在这样的情形下，如何应对数据量大的情形下行政管理的中问题，已经是行政管理人员需要解决的严峻问题。随着新时代科技的发展下，人们对人工数量的依赖转变为对计算机技术的依赖，由此产生了以计算机为主体设计的OA管理系统，来减少管理工作中人员的参与，加大投入对机械的使用管理。在内部的管理部门当中，高效的行政办公方式可以改善企业的业务运作能力，也增加了企业的核心竞争能力，同时也加速了员工的工作热情。
一、OA系统在行政管理中的问题
1、OA系统缺乏专业的管理能力
无论是企业的OA系统，还是高校的OA系统，要做好应用OA系统的处理行政管理的工作问题，就需要公文的管理人员配备专业的理论知识和过硬的技术本领，来应对随时可能发生的潜在危害问题。当前大多数的行政管理人员，都是偏人工管理阶段的工作人员，在管理工作当中，对文件的存档、传递、归类有较强的认知水平，而新型的行政管理OA系统就不仅仅要求管理人员需要具备专业的文件管理能力，还需熟悉计算机方面的知识和网络安全的相关知识。专业上面的受限是OA系统管理的主要问题，也是导致企业或者高校不能高效运用OA系统的主要原因。故企业或者高校在对行政管理人员的工作需求上，除了要求管理自身的工作技能外，在后续的工作中还需注重加强工作人员工作后的能力水平，可以定期地开展工作人员的业务学习能力和技能培训工作。
2、OA系统的安全工作不到位
由于OA系统在工作运转当中，不同于人工阶段，这个过程内部人员的办公设备在同一网段内，此时若一个员工的计算机遭受了外部人员的恶意攻击，就可能使全网的工作设备，在同一时间段受到攻击，造成的严重后果是不堪设想的。一般导致这样的原因是内部人员在接受外部的办公人员的电子文件时候，由于自身专业能力受限，对不安全文件辨别不清，传播了该文件，就造成了内部的办公系统遭受了病毒侵害。要尽可能地规避这样的情况发生，就需要内部的工作人员既保证OA系统的安全运行工作和保密工作，也要加强对内部员工的安全教育指导工作，让非专业的办公人员有着对机要文件的处理、保存、转发的基础知识。除此之外，行政管理人员在平时的工作管理当中也要密切注意办公设备的异样情况，在不清楚的情况下，需要及时联系技术管理人员，避免自己不正确操作导致不可挽回的严重后果。
二、OA系统在行政管理中的优势
1、OA系统提升了行政办公效率
传统的行政管理对于公文的处理都是靠人工完成，尤其在传递过程中，容易出现错发和漏发的情况，在这个过程中一份文件从产生到传递到目的地需要涉及到多个部门的参与和确认工作，若在公文数量偏多的情况下，参与确认工作的人员还容易在面临巨大的工作量面前出现错误，其过程不仅减缓了公文的传递效率，还导致了公文的传递出现错误。故引入新型的行政管理OA系统，不仅有利于减缓人工使用的费用，还有利于提高行政管理的办事效率。OA系统通过利用网络的传输性将公文的纸质传输转变为线上的传输，及时地响应了文件的查阅时间。除此之外，还可以利用OA系统的日志文件查看接收人员的具体情况，以及接受的时间，给后期公文问责问题提供了有力的线索。
2、OA系统加速了协调组织能力
传统的行政管理都是纸质文档偏多，尤其在公文的传阅过程中都
要根据工作人员的人数进行打印，在文件阅读后，留下的是废纸，这大大加速了纸质的浪费，在日积月累当中，也给企业增加了额外的费用支出。在面临多方参与的工作情况下，由于文档的特殊性、安全性，部门之间的工作也不能有及时的反馈和处理，减缓了工作的完成时间。这些问题在OA系统当中，就可以完全地避免，由于是网络上的文档资源，工作人员可以随时随地进行上下行的传输工作，也可在相同的时间和地点供多人阅读并下载，尽可能将资源是使用率扩大到最大。除此之外，如果文档的内容和排版出现了错误，还可以在短时间内进行修改，某种程度上规避了错误带来的严重后果。OA系统促使企业部门之间的联系更加灵活，也直接地影响了员工之间协调工作能力。
三、OA系统在行政管理中的研究策略
1、OA系统的使用策略
企业或者高校在使用OA系统的过程中，要密切关注该系统的安全工作，当在使用过程当中出现问题需要及时向行政管理人员进行及时地反馈，这样不仅提高了行政管理工作能力水平，还促进了决策科学有效性，突显管理工作的人性化处理。OA系统在平时的使用过程中，需要注意保留操作人员的基本信息，对操作的每一个步骤都需要打印日志，并进行详细地记录，这对后期的文档归档和查阅有着重要的作用。OA系统需要规范办公的工作流程，例如在收文的过程中需要详细记录收文时间、收件人签收情况、发件人的具体单位、文件的内容、是否属于机密文档等;在发文的过程中需要记录发文的署名单位、文档的类型、文档的排版样式等;在存档的时候，需要按照相关文档的有关规定，进行分门别类地存档和记录。OA系统的使用简化了行政管理的繁琐程序，减少了办公造成的纸质浪费。
2、OA系统的管理策略
行政管理人员在熟悉了OA系统的使用工作后，要根据该系统的工作原理，制定详细的管理工作规范，这样既提高了管理工作的效率和质量水平，又提高了行政管理人员队伍业务素质。由于OA系统是将日常办公、计算机网络技术、网络传输技术、网络安全技术等融为一体的综合性办公设备，其工作总类存在特殊性，所以管理工作也存在特殊性，例如需要对使用人员进行基础的技能培訓和知识讲解。OA系统在使用过程中需要花大量的时间和精力来管理该系统，保证该系统的正常运行和安全运转，在对比人工阶段的管理成本价钱，可见在管理该系统的费用远远的小于人工阶段的管理费用。在经过一段时间的使用，管理行政管理人员可以有针对性对该系统容易出现错误的地方，进行实时监测，并制定完善的解决方案，来避免类似的情况重复出现，从而有效促进行政管理部门工作的细化、量化、规范化。
四、结语
综上所述，随着数字信息化的到来，企业办事效率的提升就意味着增强企业的核心竞争力，所以对办公设备的要求也越来越严格。当前数字化办公的需求是无纸化、集成化、数字化、信息为一体的，而OA系统的提出正是做到了以上的要求，该系统的出现打破了传统的管理方法，也极大程度地带动了内部员工的工作热情。故企业在平时的行政管理时候，应该大力宣传OA系统的运用，将该系统运用于各行各业的行政管理当中，OA系统在行政管理当中的大力使用，对提升人们的办公效率有重要的意义，也对推进人类的社会发展有进一步的意义。
参考文献
[1]吴蓓. 医院OA系统助力财务工作的研究[J]. 当代会计，2020，（23）：135-136.
[2]韩飞. 基于OA系统的煤炭企业信息化集成管理研究[D].西安科技大学，2019.
[3]艾旭. 基于OA系统工作流技术审批功能应用实践的思考[J]. 产业与科技论坛，2018，17（17）：263-264.