新时期档案管理工作规范化的新途径探究

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  摘 要:在我国的院校不断发展的进程中,档案管理越发受到关注。档案管理在单位管理中是非常重要的一部分,可以保证单位工作顺利运行。当前大部分院校的档案管理工作都在规范化进程中,可以满足上级的需求,但是档案管理工作也存在许多困境,需要不断研究工作方法,从而提高档案管理工作的效果,这样才能让单位得到良好发展。
  关键词:新时期;档案管理工作规范化;新途径
  在档案管理工作进行中,可以充分考量自己学校的管理模式,并吸收其他学校的管理方式,创新档案管理工作措施。但是,当前档案管理工作并不能满足学校的发展,效果也比较差,不能紧跟时代发展的进程。因此,山东省平原中等师范学校应该对从事档案管理工作的人员进行培训,从而提高其办事效果。
  一、学校档案管理工作存在的困境
  1.没有制定完善的档案管理制度
  现今,大部分学校都有档案室,但是并没有制定完善的档案管理制度,工作人员素养比较低,设备也不是非常完善,这样档案管理工作就是不完善的,工作人员的责任并没有严格区分,学校应该注重对档案管理制度有足够的关注,不断完善档案管理制度,这样才能提高档案管理工作的效率。
  2.管理控制工作没有紧密相连
  档案管理工作主要分为收集、整理、存储与分类等环节,其中收集与整理是非常重要的,特别是收集与整理和学生相关的资料,这需要学校中的所有部门一起努力,将每个部门与学生相关的资料发送给档案室,让档案室进行整理。不过,当前大部分学校在对档案进行管理的环节中,一般都认为档案管理是档案室的工作,其他部门不需要参与。因此,相关部门就不会配合档案室的工作,这给档案室的工作提供了难度,给档案收集增加了难度,而且在发展的过程中也会出现困境。
  3.管理方式滞后
  在科技不断发展的进程中,信息技术被运用到了各行各业中,这也是社会发展的大趋势。信息技术给档案管理提供了大量契机,不仅可以减少大量人力与时间成本,还能提高管理效果。不过,大部分学校的档案都是运用纸张记录,没有紧跟时代的发展,这样就不能将档案细化,档案内容也非常缺乏,这给档案工作的发展带来了阻碍。
  二、新时期档案管理工作规范化的新途径
  1.找到工作效率低的因素
  因为大部分中专院校中的档案管理工作人员并没有相关工作管理经验,或者是依然采用以往的档案管理方式,没有紧跟时代的发展,也就没有及时更新档案管理的思想,对档案管理工作没有足够的关注。这样档案管理工作就没有认真进行部署,也没有完备的工作设备,更没有专人负责档案管理,这样档案管理工作的安全就得不到保障。大部分院校都没有关注档案管理工作,这样就不能促进档案管理工作的顺利实施,这也会阻碍学校其他工作的实施。
  在信息化时代,档案管理工作迎来了新的发展契机,大部分工作人员都可以借助电子文件对档案进行管理。另外,信息技术设备比较快捷,传输速度比较快,也方便攜带,虽然大部分文件也需要转变为纸质文档进行管理,但是二元制管理模式更能保障档案管理的安全,并且工作效率也会有所提高。各大院校都在运用纸质文档,没有适当的运用电子文档,这样也就没有适应时代的发展。因此,学校应该紧跟时代发展,这样才能推动档案管理工作顺利发展。
  在一些规模小、民办学校中,因为资金或其他方面的影响,档案管理工作有时不能及时完成。另外,一些院校在学校工作考核中并没有将档案室建设融入其中,学校领导也不关注档案室的建设。因此,在学校的经费预算中,对档案室建设也没有投入适当的资金,没有在科研与学术研究中有所投入,这样档案室就不能得到扩建,设备也比较缺乏。档案室的建设如果没有大量的资金投入,软硬件设备也就不够完备,不能保证档案素材的完备性。
  2.保证档案管理工作的规范性
  学校中的科研、学生以及教学信息都是由档案工作人员进行管理,是学校发展的第一手资源。但是,大部分学校还在运用以往的档案管理形式,都是运用纸质文档对资源进行管理,这样的管理形式会消耗大量的人力与时间,还需要大量的保存空间,在寻找档案时也需要一定的时间,也不能保证档案的完整性,这样档案资源就容易丢失。在信息化时代,推动档案管理工作规范化主要是运用信息技术对档案进行管理,这也是当前一种保存档案的潮流方式,同时也可以提高学校的教学效率,保证档案管理工作的效果。因此,在新形势下,对档案管理工作严格进行约束,将档案管理工作落到实处,也可以保证管理工作的严密性,推动学校中的其他工作的办事效果,提高学校的整体发展水平。
  现今,我国的中专院校主要是给社会培养大量实用性人才,推动我们国家经济的发展。在满足社会需求的状况下,技术型人才越来越少,中专院校的发展越发受到国家关注,并向中专学校拨入了一定的资金,这样学校才会有大量的资金保证校园建设。在这样的基础上,学校档案管理工作的要求也变得越来越高。为了推动中专院校的可持续性发展,给社会发展提供大量的能量,档案管理人员应该紧跟时代的发展,满足社会的需求,不断创新档案管理工作的模式。
  3.及时更新档案管理工作的思想
  为了保证中专院校的可持续性发展,档案管理人员应该不断创新。学校领导应该对档案管理工作有足够的关注,档案管理工作人员应该及时更新管理思想,树立端正的档案管理观念,将档案管理工作看作是学校工作中的一部分。在具体情况中,在学校的发展规划中,应该将档案管理工作内容融入其中,并规划好档案管理工作的细则,对相关工作人员进行考评,给工作人员提供完备的场地和设施,并投入一定的经费。另外,档案管理应该以专业人员为主,但是为了促进档案管理工作的顺利实施,教师和学生也应该树立一定的管理档案的观念。
  首先,学校应该对相关专业人员进行培训,这样才能有效提高档案管理工作的效果。其次,在平常的生活中,学校还要注重对档案管理工作的宣传,让教师和学生都对档案管理有足够的关注,并配合相关专业工作人员的工作,从而推动学校档案管理工作的实施。只要学校中的教师和学生都意识到档案管理工作的重要性,相关工作人员才能得到教师和学生的支持,并且在教学环节中帮助档案工作人员进行记录,留住那些优秀成果,并不断对学校中的档案素材进行拓展,一起促进学校档案管理工作的发展。   档案管理工作之所以发展比较慢,是因为专业档案管理工作者之外的学者并没有对这部分工作有多么透彻的了解,在他们的认知中,档案管理就是将相关材料收集起来,并进行保管,以备今后使用。因此,中专院校的相关工作人员应该改变以往对档案管理的认知,紧跟时代的发展,不断推动档案管理工作的科学性与规范性,并定期对档案进行整理,运用科学安排,凸显学校档案管理工作的本质,将档案管理工作的文化不断传承,充分发挥出信息技术的作用。将电子档案与纸质档案整合起来,将原有的纸质档案进行归拢,从而保障纸质档案的安全性,运用电子档案进行搜索,可以不断提高档案管理工作的效果。
  4.提升人员能力
  在大部分学校的领导中,只需要将档案工作按部就班地开展,不需要对相关设施进行完善,对档案管理工作也没有足够的关注。学校领导应该非常注重科研以及学术研究,同时也在加强档案管理工作的推动,并不断为档案管理工作提供支持。档案管理工作人员只有得到学校领导的注重,才能不断将档案室进行拓展,发挥出信息技术的作用。借助信息技术可以推动档案管理工作的发展,保障档案资源的安全,提高档案管理工作的效果,并不断对工作模式进行创新。学校应该充分考虑实际发展情况,配备一定数量与质量的档案管理专业人员。
  从档案管理负责人这一角度来看,学生有关的档案信息是非常重要的,负责管理学生档案信息的人员也非常关键,因为学校中档案管理数量有限,不可能让每个工作人员都身兼数职。
  首先,应该对相关档案管理工作人员进行培训,帮助他们了解最近的管理政策,将党的管理政策落到实处,对相关工作技能进行培训,了解学校档案管理的模式,努力成为这方面的专业人才。在平常的工作中,不时会有相关人员借读档案,档案管理人员应该把握好原则,在外借之前对相关人员进行登记,然后查找需要运用的档案,如果是非常重要的档案资料,工作人员应该对借读者的身份等方面进行调研,等到确认后,再将档案资料发给他们,并提醒用户应该及时归还,这样才能保证档案的完整性。
  其次,还可以借助讲座等形式,让相关工作人员了解档案管理的地位,凸显其作用。同时,学校也应该帮助档案人员了解工作的内容,激励相关工作人员,不断对档案信息进行储备记忆,获得更高的学位,不断学习怎样进行档案管理,并将学到的档案管理知识运用到实践中,树立终身学习的原则,不断提升自己的档案管理技术,创新档案管理工作模式,成为优秀的工作人员。
  5.完善档案管理机制
  中专学校应该不断完善档案管理机制,并落实到立卷归档的原则。定期或者随机对与学生相关的档案进行调查,保证档案管理工作的规范性。在具体情况中,中专学校应该将学生的档案进行分级管理,将院与系分成二级管理,教务处为是一级管理,系为二级管理。另外,院校应该是一级管理设计。由档案室或者相关的专业人员对档案进行管理。院系应该由领导分配与档案相关的工作,将学生有关的档案由一名档案专业人员进行负责,由部門对这些工作进行统一调配,管理好院系中的学生的档案信息。学校不断完善档案管理机制,对学生档案进行分级管理,可以从全方位整理与学生相关的档案信息。依据《中等学校档案管理办法》,对档案进行二级管理,针对每个学校的状况,选择科学有效的档案管理的措施,这样相关的工作人员在工作时才能有法可依,有章可循,才能从全方位做到档案管理工作,提高档案管理工作的科学性与规范性。
  档案管理机制是非常重要的,同时完善的机制可以提高相关管理人员的工作效果。另外,还要有序开展学校中的档案管理工作。但是怎样充分考量学校情况制订管理机制却是非常困难的。因为档案管理工作大部分都是比较复杂的,管理范围也是非常广泛的,因此档案管理人员应该秉承科学规范的原则,整理档案素材。完善档案管理机制,不断创新档案管理模式,这样才能让档案管理工作更加完善。在激发档案管理工作人员的职业观念时,在档案进行整理后,也要确保档案的真实性与及时性。同时,我国也应该制定与档案管理相关的标准,并且配合相应的机制。因此,学校以及相关专业工作人员要充分根据学校的教学状况,运用完备的标准数据,为今后的档案素材做好准备。
  6.做好资源管理
  对相关资料进行研究,大部分中等院校的档案管理工作应该涉及处理文书。文书与档案又有所不同,自主性比较强,但文书与档案的来源途径是相同的,档案也就是文书。因此,凸显出文书的管理本质才能对与学生有关的档案资源进行更好地管理。同时,完善文书管理机制,可以将档案中的数据进行量化,并对数据进行科学准确记录,根据记录的知识预测档案的发展趋势,这样才能让档案中的数据更加真实可靠,为科学管理做好铺垫。
  在档案管理工作顺利实施的过程中,学校中的工作人员不能只注重档案的数量,还应该注重档案的类型与效果,将档案管理工作落到实处。首先,档案管理工作人员应该认识到整理档案并不是简单的整理档案,当前的档案管理工作并不是很完备;其次,学校在档案管理的过程中,也没有将制订的相关机制落到实处,出现这种状况是因为学校并没有建设档案的观念,专业管理人员一直在调换,这样就不能做到专人专职,也就不能确定档案是完备的。在学校整理档案资源时,应该体现出科学性、社会性等原则,充分考量学校的教学特征以及学校的发展,对档案室进行系统建设,这样才能为学生提供良好的学习环境。
  三、结语
  档案管理工作是学校工作的一部分,应该从整体上进行管理,并受到学校领导的关注。针对档案管理的科学性与规范性可以看出,应该不断完善文书处理机制,并且不断增强相关工作人员的责任心,提升工作人员的素养,这样才能让档案管理工作更加科学规范。另外,也应该激发学生管理档案的观念。运用科学合理的档案管理工作方法,将档案管理与信息技术进行整合,优化档案管理的环节,这样才能提高档案管理的效果。
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  (作者单位:山东省平原师范学校)
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